Hướng dẫn thủ tục mở đại lý vé máy bay 2024

Trong bối cảnh ngành du lịch và hàng không ngày càng phát triển việc mở đại lý vé máy bay là lựa chọn hấp dẫn cho nhiều người muốn khởi nghiệp. Không chỉ mang lại cơ hội kinh doanh tiềm năng, đại lý vé máy bay còn đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối khách hàng với các dịch vụ vận tải hàng không, đáp ứng nhu cầu di chuyển ngày càng cao của xã hội. Vậy làm thế nào để mở đại lý vé máy bay? Cùng AZTAX tìm hiểu những vấn đề trên qua bài viết sau đây nhé!

1. Đại lý vé máy bay là gì?

Đại lý vé máy bay là chi nhánh của các hãng hàng không thông qua hợp đồng hợp tác được thống nhất giữa hai bên. Các chi nhánh đại lý vé máy sẽ cung cấp vé máy bay giấy trực tiếp của các hãng vé máy bay nhất định.

Đại lý vé máy bay là đơn vị thực hiện giao dịch và cung cấp vé máy bay cho khách hàng mà không cần phải đến trực tiếp hãng hàng không. Nói cách khác, đại lý vé máy bay là các đơn vị được ủy quyền bán vé trực tiếp từ hãng và có quyền truy cập vào hệ thống của hãng để cung cấp vé với mức giá cạnh tranh. Cùng với phòng vé và các trang website, đại lý vé máy bay được xem là một trong ba kênh phân phối vé hiệu quả nhất cho người tiêu dùng.

Trước khi bắt đầu mở đại lý vé máy bay, điều quan trọng là bạn phải xác định được loại đại lý mình muốn tham gia. Hiện nay, các hãng hàng không chia đại lý thành các cấp như cấp 1, cấp 2 và đôi khi có thêm cấp 3.

• Đại lý vé máy bay cấp 1: Đây là cấp đại lý cao nhất, có quyền trực tiếp từ các hãng hàng không. Để trở thành đại lý cấp 1, bạn cần khoản ký quỹ lớn (khoảng 1,2 – 1,5 tỷ đồng). Đại lý này cũng phải đạt doanh số hàng tháng do hãng hàng không đặt ra, ngoài ra cần đội ngũ chuyên nghiệp, tổng đài chăm sóc khách hàng và thành lập doanh nghiệp. Tỷ lệ thành công của đại lý cấp 1 rất thấp, chỉ khoảng 0,2%.
• Đại lý vé máy bay cấp 2: Với loại đại lý này, bạn chỉ cần số vốn từ vài chục đến vài trăm triệu đồng. Đại lý cấp 2 chủ yếu xuất vé qua tài khoản của đại lý cấp 1 và số tiền ban đầu từ 10 đến 20 triệu đồng được nạp vào tài khoản đại lý cấp 1 để thực hiện các thao tác xuất vé, giữ chỗ. Nếu chăm chỉ và nỗ lực, sau khoảng 6 tháng, bạn có thể thu hồi vốn và tạo thu nhập ổn định.
• Ngoài đại lý cấp 2, còn có các cấp thấp hơn như đại lý cấp 3 và cộng tác viên.

2. Điều kiện mở đại lý vé máy bay

Để mở đại lý vé máy bay, bạn cần có giấy phép kinh doanh từ Bộ Công Thương, chứng minh khả năng tài chính với vốn tối thiểu vài trăm triệu đến vài tỷ đồng cho đại lý cấp 1, trong khi đại lý cấp 2 chỉ cần vài chục triệu đồng. Lựa chọn địa điểm phù hợp và chuẩn bị nguồn nhân lực mạnh mẽ, bao gồm nhân viên marketing, booker và chăm sóc khách hàng, là những yếu tố quan trọng để duy trì hoạt động hiệu quả.

Dựa theo Nghị định số 92/2016/NĐ-CP để mở đại lý vé máy bay bạn cần đáp ứng những điều kiện sau:

• Có giấy phép kinh doanh: Theo quy định pháp luật, đại lý vé máy bay bắt buộc phải có giấy phép kinh doanh. Đại lý vé máy bay thực chất là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung cấp sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đặc biệt là các đại lý cấp 1, có quyền xuất vé trực tiếp từ hãng hàng không. Để được cấp giấy phép này, bạn cần tiến hành đăng ký với Bộ Công Thương.
• Điều kiện về vốn:
  • Để mở đại lý vé máy bay, các hãng hàng không thường yêu cầu đối tác ký hợp đồng nhằm chứng minh khả năng tài chính và xác minh các giấy bảo lãnh từ ngân hàng. Vốn đóng vai trò quyết định khoảng 60% khả năng thành lập và duy trì hoạt động của đại lý.
  • Đối với đại lý cấp 1, số vốn tối thiểu cần thiết thường dao động từ vài trăm triệu đến vài tỷ đồng. Khoản vốn này dùng để ký quỹ, hỗ trợ việc xuất vé và đặt chỗ từ hãng. Bên cạnh đó, nó còn chi trả cho các chi phí như thuê mặt bằng và nhân sự, vì đại lý cấp 1 thường có đội ngũ lớn, bao gồm nhân viên chăm sóc khách hàng và điều hành.
  • Ngược lại, đại lý cấp 2, do xuất vé thông qua đại lý cấp 1, không cần phải ký quỹ hay chứng minh tài chính. Do đó, số vốn cần thiết để mở đại lý cấp 2 thường thấp hơn, chỉ khoảng vài chục triệu đồng. Mức chiết khấu mà đại lý cấp 2 nhận được sẽ thấp hơn so với đại lý cấp 1.
• Địa điểm mở đại lý vé máy bay: Dù là đại lý cấp 1 hay cấp 2, việc lựa chọn địa điểm để thành lập đại lý là điều cần thiết. Đây không chỉ là bộ mặt thương hiệu mà còn là nơi giao dịch với hãng hàng không để giải quyết các vấn đề phát sinh cho khách hàng. Văn phòng đại lý cũng là không gian làm việc của các nhân viên như bộ phận kinh doanh, booker, nhân sự và quản lý, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động hàng ngày của đại lý.
• Điều kiện về nguồn nhân lực: Ngoài cơ sở vật chất, việc chuẩn bị nguồn nhân lực mạnh mẽ là một yếu tố quan trọng khi muốn làm đại lý vé máy bay. Cần có sự hình dung rõ ràng về đội ngũ nhân viên cần thiết để điều hành hệ thống. Bộ phận then chốt bao gồm marketing, đội ngũ booker và bộ phận chăm sóc khách hàng. Mặc dù chi phí cho nguồn nhân lực tại đại lý cấp 2 thường thấp hơn so với đại lý cấp 1, tổng chi phí cho đội ngũ nhân viên vẫn chiếm tỷ lệ lớn trong ngân sách chuẩn bị ban đầu.

Xem thêm: Thủ tục xin giấy phép kinh doanh vận chuyển hàng không

3. Thủ tục để mở đại lý bán vé máy bay

3.1 Thủ tục mở đại lý vé máy bay cấp 1

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ mở đại lý vé máy bay cấp 1

Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết, bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh: Ghi rõ ngành nghề bán vé máy bay (mã ngành đại lý vé máy bay 5229: Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải).
• Điều lệ công ty: Quy định về cơ cấu tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp.
• Danh sách thành viên/cổ đông: Áp dụng cho công ty TNHH từ hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần. (Không áp dụng với công ty TNHH một thành viên).
• Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp pháp khác xác nhận danh tính của thành viên/cổ đông và người đại diện theo pháp luật.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mở đại lý vé máy bay

• Người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định.
• Phương thức nộp hồ sơ:
  • Nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt cơ sở kinh doanh
  • Nộp qua dịch vụ bưu chính đến cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt cơ sở kinh doanh
  • Nộp trực tuyến tại Cổng thông tin điện tử Chính phủ

Bước 3: Xử lý và cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

• Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.
• Trường hợp từ chối, cơ quan đăng ký phải thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do và yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung tài liệu.

3.2 Thủ tục mở đại lý vé máy bay cấp 2

Đối tượng có thể làm đại lý bán vé máy bay cấp 2 bao gồm: phòng vé, công ty du lịch, doanh nghiệp muốn mở thêm kinh doanh vé máy bay, khách sạn, bưu điện, nhà hàng và cá nhân như khách hàng lẻ, sinh viên, nhân viên có mối quan hệ rộng để kiếm thêm thu nhập.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ mở đại lý vé máy bay cấp 2

• Đối với cá nhân: CMND hoặc hộ chiếu
• Đối với công ty/doanh nghiệp: Bản sao công chứng giấy phép kinh doanh
• Tiền gửi vào bên cho vay để xuất hóa đơn, tối thiểu 20 triệu đồng.
• Email chính để nhận thông tin về tài khoản đăng nhập và báo cáo công nợ từ đại lý cấp 1
• Máy tính, máy in, kết nối internet, và các thiết bị cần thiết để phục vụ việc đặt vé và chăm sóc khách hàng.

Lưu ý: Các giấy tờ cần được công chứng trong vòng 10 ngày trước khi nộp.

Bước 2: Gửi yêu cầu làm đại lý cấp 2

• Đại lý cấp 2 gửi yêu cầu hợp tác tới đại lý cấp 1 bằng cách cung cấp đầy đủ thông tin về hồ sơ pháp lý, điều kiện kinh doanh và nhu cầu hợp tác.

Bước 3: Đàm phán và ký hợp đồng

• Đại lý cấp 1 xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và tiến hành đàm phán các điều khoản hợp tác.
• Sau khi đạt được thỏa thuận, hai bên ký hợp đồng mua bán vé máy bay, bao gồm:
  • Các điều khoản về đặt cọc, mức hoa hồng, phương thức thanh toán.
  • Quy định về trách nhiệm và quyền lợi của cả hai bên.

Bước 4: Hoàn tất thủ tục đặt cọc (nếu có)

• Đại lý cấp 2 thực hiện chuyển khoản đặt cọc hoặc chứng minh năng lực tài chính (nếu không cần đặt cọc) theo quy định của hợp đồng.
• Đại lý cấp 1 xác nhận thanh toán và kích hoạt tài khoản đại lý.

Bước 5: Hướng dẫn nghiệp vụ và cung cấp thông tin đăng nhập

• Đại lý cấp 1 tổ chức các buổi đào tạo về nghiệp vụ bán vé máy bay, bao gồm:
  • Cách sử dụng hệ thống đặt chỗ và xuất vé.
  • Hướng dẫn tư vấn khách hàng và giải quyết các tình huống phát sinh.
  • Quy trình xử lý công nợ và báo cáo giao dịch.
• Đại lý cấp 1 cung cấp thông tin đăng nhập hệ thống đặt vé, bao gồm user/password và hướng dẫn sử dụng.

Bước 6: Bắt đầu hoạt động kinh doanh

• Đại lý cấp 2 sử dụng hệ thống để bán vé cho khách hàng, tuân thủ các quy định trong hợp đồng.
• Thực hiện các nghiệp vụ quản lý vé, tư vấn hành trình, và chăm sóc khách hàng.
• Phối hợp với đại lý cấp 1 để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động.

4. Sự khác biệt giữa đại lý vé máy bay cấp 1 và đại lý vé máy bay cấp 2

Trong kinh doanh vé máy bay, đại lý cấp 1 và cấp 2 có những điểm khác biệt rõ rệt về quyền lợi, chi phí đầu tư và quy mô hoạt động. Mỗi loại hình đại lý đều có những đặc điểm riêng, phù hợp với từng quy mô và mục tiêu khác nhau Vì vậy, việc hiểu rõ đặc điểm của từng loại hình sẽ giúp bạn chọn được mô hình phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Hãy cùng so sánh chi tiết trong bảng sau:

Như vậy, đại lý vé máy bay cấp 1 phù hợp với các tổ chức lớn, có đủ năng lực tài chính và muốn hợp tác trực tiếp với hãng hàng không. Ngược lại, đại lý vé máy bay cấp 2 là lựa chọn thích hợp cho cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ mới bắt đầu kinh doanh vé máy bay, với vốn đầu tư ban đầu thấp hơn.

5. Hoa hồng đại lý vé máy bay là bao nhiêu?

Đối với vé quốc tế, mức hoa hồng là 70.000 VNĐ, 60.000 VNĐ, 50.000 VNĐ, 40.000 VNĐ, 30.000 VNĐ cho các mức vé đã mua trong 1 tháng. Giá bán trên website cao hơn giá net phải trả cho hãng 50.000 VNĐ.

Mức hoa hồng thường được điều chỉnh theo từng hợp đồng cụ thể giữa đại lý và hãng hàng không.

Đối với vé quốc nội chính sách hoa hồng hấp dẫn được xác định dựa trên tổng số vé bán được trong một tháng như sau:

• Trên 30 vé/tháng: Nhận 35.000 VNĐ/vé; công ty thu 15.000 VNĐ/vé.
• Dưới 30 vé/tháng: Nhận 30.000 VNĐ/vé; công ty thu 20.000 VNĐ/vé.
• Dưới 20 vé/tháng: Nhận 25.000 VNĐ/vé; công ty thu 25.000 VNĐ/vé.
• Dưới 10 vé/tháng: Nhận 20.000 VNĐ/vé; công ty thu 30.000 VNĐ/vé.
• Dưới 5 vé/tháng: Nhận 15.000 VNĐ/vé; công ty thu 35.000 VNĐ/vé.

Đối với vé quốc tế, mức hoa hồng sẽ là 70.000 VNĐ, 60.000 VNĐ, 50.000 VNĐ, 40.000 VNĐ và 30.000 VNĐ cho các mức vé tương ứng đã bán trong tháng.

Giá hiện tại công ty đang bán trên website so với Giá Net phải trả cho hãng là lời 50.000 VNĐ

Ví dụ: Nếu bạn bán vé cho khách từ Hà Nội đến Đà Nẵng với giá 1.200.000 VNĐ/vé trên trang web, thì mức lợi nhuận đã được tính vào giá là 50.000 VNĐ. Cuối tháng, hoa hồng của bạn sẽ được tính dựa trên số vé đã bán, có thể dao động từ 15.000 VNĐ đến 35.000 VNĐ tùy thuộc vào tổng số vé. Giá bạn cung cấp cho khách hàng hoàn toàn phụ thuộc vào sự quyết định của bạn.

6. Rủi ro và thách thức cần lưu ý khi mở đại lý vé máy bay

Khi làm đại lý vé máy bay, bạn sẽ đối mặt với cạnh tranh gay gắt, sự biến động từ chính sách hãng hàng không và rủi ro tài chính. Ngoài ra, cần đầu tư vào công nghệ, dịch vụ khách hàng và tuân thủ pháp lý để duy trì hoạt động ổn định.

Mở đại lý vé máy bay mang lại nhiều cơ hội, nhưng cũng không thiếu rủi ro và thách thức mà bạn cần lưu ý. Dưới đây là các yếu tố quan trọng cần cân nhắc:

• Rủi ro tài chính:
  • Chi phí khởi nghiệp cao: Mở đại lý vé máy bay yêu cầu đầu tư ban đầu lớn cho cơ sở vật chất, hệ thống công nghệ, và chi phí vận hành. Điều này có thể tạo áp lực tài chính nếu doanh thu không đạt kỳ vọng.
  • Rủi ro thanh khoản: Doanh thu có thể không ổn định, đặc biệt trong giai đoạn đầu hoạt động. Doanh nghiệp cần phải quản lý tài chính cẩn thận để đảm bảo khả năng thanh toán các khoản chi phí cố định.
• Rủi ro từ cạnh tranh:
  • Cạnh tranh gay gắt: Làm đại lý vé máy bay có sự cạnh tranh mạnh mẽ từ cả các đại lý truyền thống và nền tảng trực tuyến. Việc giữ giá cạnh tranh và cung cấp dịch vụ tốt nhất là một thách thức lớn.
  • Thay đổi thị trường: Xu hướng và yêu cầu của khách hàng có thể thay đổi nhanh chóng, đòi hỏi đại lý phải linh hoạt trong việc điều chỉnh chiến lược kinh doanh.
• Rủi ro pháp lý:
  • Tuân thủ quy định: Ngành hàng không được quản lý nghiêm ngặt với nhiều quy định và yêu cầu pháp lý. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý nghiêm trọng, bao gồm các khoản phạt hoặc thu hồi giấy phép.
  • Rủi ro từ hợp đồng: Các điều khoản trong hợp đồng với hãng hàng không cần phải được kiểm tra kỹ lưỡng để tránh các tranh chấp hoặc các điều kiện không thuận lợi.
• Rủi ro công nghệ:
  • Hệ thống công nghệ: Sự phụ thuộc vào công nghệ cho hệ thống đặt vé và thanh toán có thể gặp rủi ro nếu có sự cố kỹ thuật hoặc bảo mật. Điều này có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và sự hài lòng của khách hàng.
  • Đổi mới công nghệ: Công nghệ trong ngành hàng không thay đổi nhanh chóng. Đại lý cần thường xuyên cập nhật công nghệ mới để duy trì sự cạnh tranh và hiệu quả hoạt động.
• Thách thức về nhân sự:
  • Tuyển dụng và đào tạo: Tuyển dụng nhân viên có kinh nghiệm và đào tạo họ để cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng cao là một thách thức. Đội ngũ nhân viên không chỉ cần kỹ năng chuyên môn mà còn phải có khả năng giải quyết vấn đề và giao tiếp tốt.
  • Giữ chân nhân viên: Ngành này có thể gặp khó khăn trong việc giữ chân nhân viên do tính chất công việc hoặc sự cạnh tranh từ các công ty khác.
• Rủi ro từ các vấn đề khách hàng:
  • Quản lý khiếu nại: Xử lý các khiếu nại từ khách hàng về các vấn đề liên quan đến vé máy bay, thay đổi chuyến bay, hay hoàn tiền cần phải được thực hiện một cách chuyên nghiệp và kịp thời để duy trì lòng tin và uy tín.
  • Rủi ro từ sự không hài lòng của khách hàng: Một dịch vụ không đạt yêu cầu có thể dẫn đến phản hồi tiêu cực và ảnh hưởng đến danh tiếng của đại lý.
• Rủi ro về sự thay đổi trong ngành:
  • Biến động giá vé: Giá vé máy bay có thể thay đổi do chính sách của hãng hàng không hoặc các yếu tố kinh tế khác, ảnh hưởng đến khả năng cung cấp giá vé cạnh tranh.
  • Khủng hoảng toàn cầu: Các sự kiện như đại dịch, thiên tai, hay biến động chính trị có thể ảnh hưởng đến ngành hàng không, dẫn đến sự giảm sút trong nhu cầu và doanh thu.

Để giảm thiểu những rủi ro và thách thức này, bạn cần xây dựng một kế hoạch kinh doanh chặt chẽ, theo dõi thường xuyên các yếu tố ảnh hưởng, và chuẩn bị sẵn sàng ứng phó với các tình huống bất ngờ. Việc quản lý rủi ro hiệu quả và duy trì linh hoạt trong chiến lược sẽ giúp bạn đạt được thành công lâu dài trong ngành làm đại lý vé máy bay.

Trên đây AZTAX đã điểm qua một số nội dung quan trọng về việc mở đại lý vé máy bay. Hy vọng những nội dung trên có thể giúp bạn hiểu rõ được vấn đề này. Nếu có điều gì cần hỗ trợ hoặc giải đáp thắc mắc hãy liên hệ đến HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn miễn phí nhé!

7. Câu hỏi thường gặp về mở đại lý vé máy bay

7.1 Có nên mở đại lý vé máy bay không?

Mở đại lý vé máy bay phụ thuộc vào các yếu tố sau:

• Thị trường tiềm năng: Ngành du lịch đang phát triển mạnh mẽ, tạo cơ hội cho đại lý vé máy bay.
• Đầu tư ban đầu: Cần xem xét vốn đầu tư và khả năng thu hồi vốn.
• Cạnh tranh: Cần đánh giá mức độ cạnh tranh trong khu vực.
• Kinh nghiệm: Có kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực này sẽ giúp tăng khả năng thành công.

Nếu bạn có đủ tiềm lực tài chính và chiến lược marketing hiệu quả mở đại lý vé máy bay có thể là một cơ hội tốt.

7.2 Làm đại lý vé máy bay có lời không?

Làm đại lý vé máy bay có lời nếu bạn biết tận dụng mức phí dịch vụ (50.000-90.000 VNĐ/chặng tùy hãng) và cung cấp dịch vụ chất lượng để thu hút khách hàng. Lợi nhuận phụ thuộc vào khả năng cạnh tranh, xác định đúng đối tượng khách hàng và chiến lược kinh doanh hiệu quả.

7.3 Mở đại lý vé máy bay bao lâu thì thu hồi lại vốn?

Đối với đại lý cấp 1: Thời gian thu hồi vốn từ 1 đến 3 năm.

Đối với Đại lý cấp 2: Thời gian thu hồi vốn khoảng 6 tháng đến 1 năm.

Thời gian cụ thể phụ thuộc vào doanh thu và chi phí của mỗi đại lý.

7.4 Đại lý vé máy bay cấp 2 có cần ký quỹ không?

Đại lý vé máy bay cấp 2 có thể cần ký quỹ hoặc không, tùy thuộc vào chính sách của đại lý cấp 1. Thông thường, nếu yêu cầu ký quỹ, mức ký quỹ dao động khoảng 20 triệu đồng trở lên. Tuy nhiên, một số đại lý cấp 1 chấp nhận hợp tác mà không cần ký quỹ, thay vào đó sẽ có các thỏa thuận về hạn mức công nợ hoặc hình thức thanh toán linh hoạt.

Xem thêm: Dịch vụ đăng ký giấy phép kinh doanh

Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty