Mẫu đơn xin giảm trùng bảo hiểm xã hội năm 2026

Mẫu đơn xin giảm trùng bảo hiểm xã hội là giấy tờ quan trọng giúp người lao động và đơn vị sử dụng lao động đề nghị cơ quan BHXH điều chỉnh trường hợp đóng trùng trong cùng một thời gian. Việc xử lý giảm trùng kịp thời không chỉ giúp thống nhất quá trình tham gia BHXH mà còn đảm bảo quyền lợi về thời gian đóng, chế độ hưởng và khoản tiền đã đóng thừa. Trong bài viết này, AZTAX sẽ cung cấp cho bạn mẫu đơn xin giảm trùng BHXH năm 2026, hướng dẫn cách xử lý khi đóng trùng, hồ sơ cần chuẩn bị, thủ tục thực hiện và giải đáp các thắc mắc thường gặp liên quan đến việc giảm trùng bảo hiểm xã hội. 

1. Mẫu đơn xin giảm trùng bảo hiểm xã hội năm 2026

Tình trạng trùng bảo hiểm xã hội xảy ra khá thường xuyên trong thực tế, tuy nhiên người lao động hoàn toàn có thể xử lý nếu kịp thời rà soát và thực hiện đúng thủ tục. Dưới đây là tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS, được sử dụng để làm căn cứ đề nghị hoàn trả phần tiền BHXH đã đóng trùng, đồng thời kết hợp thực hiện thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội theo quy định.

TẢI MẪU TK1-TS

2. Hướng dẫn cách điền mẫu đơn xin giảm trùng BHXH chi tiết

Dưới đây là hướng dẫn điền Mẫu TK1-TS – Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT. 

Xác định phần cần kê khai

• Trường hợp chưa được cấp mã số BHXH: Cần điền Phần I, từ chỉ tiêu [01] đến [13] 
• Trường hợp đã có mã số BHXH và cần điều chỉnh thông tin, giảm trùng, gộp sổ: Cần điền Phần II, từ chỉ tiêu [01] đến [05]. 
• Phần “Phụ lục thành viên hộ gia đình” chỉ dùng khi người tham gia BHYT theo hộ gia đình và được giảm trừ mức đóng. Phần này không áp dụng cho thủ tục xin giảm trùng bảo hiểm xã hội. 

Lưu ý: Trường hợp đã có mã BHXH chỉ cần điền Phần 2 không điền Phần 1 và ngược lại.

Hướng dẫn điền Phần I của mẫu TK1-TS 

[01] Họ và tên: Ghi đầy đủ họ, tên đệm và tên bằng chữ in hoa, đúng theo giấy khai sinh hoặc giấy tờ tùy thân.

[02] Ngày, tháng, năm sinh: Ghi theo định dạng dd/mm/yyyy.

[03] Giới tính: Ghi Nam hoặc Nữ.

[04] Quốc tịch: Ghi quốc tịch hiện tại của người tham gia.

[05] Dân tộc: Ghi dân tộc theo giấy khai sinh hoặc giấy tờ tùy thân.

[06] Nơi đăng ký giấy khai sinh: Ghi đầy đủ xã/phường, huyện/quận và tỉnh/thành phố nơi đăng ký khai sinh.

[07] Địa chỉ nhận kết quả: Ghi nơi người tham gia muốn nhận kết quả giải quyết hồ sơ.

[08] Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: Ghi số giấy tờ tùy thân còn hiệu lực.

[09] Số điện thoại liên hệ: Ghi số điện thoại đang sử dụng để cơ quan BHXH liên hệ khi cần.

[10] Họ tên cha/mẹ/người giám hộ: Chỉ áp dụng đối với trẻ em dưới 6 tuổi.

[11] Mức tiền đóng: Chỉ áp dụng đối với người tham gia BHXH tự nguyện.

[12] Phương thức đóng: Chỉ áp dụng đối với người tham gia BHXH tự nguyện.

[13] Nơi đăng ký khám bệnh, chữa bệnh ban đầu: Ghi tên cơ sở khám chữa bệnh ban đầu đã đăng ký; không áp dụng đối với người tham gia BHXH tự nguyện.

Lưu ý khi điền Phần I

• Ghi đầy đủ, chính xác các thông tin cá nhân theo giấy tờ gốc.
• Không bỏ sót các chỉ tiêu từ [01] đến [13].
• Đối với [11] và [12], chỉ điền nếu tham gia BHXH tự nguyện.
• Đối với [13], chỉ điền khi tham gia BHYT, không áp dụng cho BHXH tự nguyện.
• Sau khi kê khai xong, người kê khai ký và ghi rõ họ tên ở cuối tờ khai.

Hướng dẫn điền Phần II khi xin giảm trùng BHXH

[01] Họ và tên: Ghi họ và tên đầy đủ bằng chữ in hoa, đúng như trên sổ BHXH hoặc giấy tờ tùy thân. Ví dụ: NGUYỄN VĂN A

[02] Ngày, tháng, năm sinh: Ghi theo định dạng dd/mm/yyyy, đúng với giấy khai sinh, CMND/CCCD hoặc hồ sơ BHXH. Ví dụ: 15/08/1990

[03] Mã số BHXH: Ghi mã số BHXH gồm 10 chữ số đã được cấp cho người tham gia. Ví dụ: 0123456789

[04] Nội dung thay đổi, yêu cầu

Đây là mục quan trọng nhất khi đề nghị giảm trùng bảo hiểm xã hội. Cần ghi rõ:

• Lý do đề nghị giảm trùng.
• Khoảng thời gian bị đóng trùng.
• Tên đơn vị sử dụng lao động liên quan (nếu có).
• Đề nghị cơ quan BHXH điều chỉnh và xử lý theo quy định.

Cách ghi tham khảo:

Đề nghị cơ quan BHXH xem xét giảm trùng quá trình tham gia BHXH của tôi từ tháng …/… đến tháng …/…, do bị đóng BHXH trùng tại đơn vị … và đơn vị …. Đồng thời đề nghị xử lý hoàn trả số tiền BHXH đóng trùng (nếu có) theo quy định.

[05] Hồ sơ kèm theo

Liệt kê các giấy tờ gửi kèm hồ sơ, ví dụ:

• Bản sao sổ BHXH hoặc các sổ BHXH liên quan.
• Bản sao CMND/CCCD.
• Các giấy tờ chứng minh quá trình đóng trùng.
• Văn bản xác nhận của đơn vị sử dụng lao động (nếu có).

Phần “Xác nhận của đơn vị” chỉ áp dụng trong một số trường hợp người lao động đang tham gia BHXH bắt buộc và thay đổi họ tên, tên đệm, ngày tháng năm sinh. Nếu chỉ đề nghị giảm trùng BHXH, người kê khai vẫn cần ký và ghi rõ họ tên ở phần “Người kê khai”.

Lưu ý khi điền mẫu TK1-TS

• Ghi đầy đủ, chính xác thông tin cá nhân và mã số BHXH.
• Nêu rõ thời gian đóng trùng để cơ quan BHXH dễ đối chiếu và xử lý.
• Đính kèm các giấy tờ chứng minh quá trình đóng BHXH trùng.
• Kiểm tra kỹ trước khi ký tên và nộp hồ sơ.

Hướng dẫn cách điền “Phụ lục thành viên hộ gia đình” của mẫu TK1-TS

• Họ và tên chủ hộ: Ghi tên chủ hộ theo thông tin đăng ký cư trú.

• Số điện thoại: Ghi số điện thoại liên hệ của chủ hộ (nếu có).

• Địa chỉ: Ghi đầy đủ thôn/bản/tổ dân phố, xã/phường/thị trấn, huyện/quận/thị xã/thành phố thuộc tỉnh và tỉnh/thành phố.

• STT: Ghi số thứ tự của từng thành viên trong hộ gia đình.

• Họ và tên: Ghi đầy đủ họ tên của từng thành viên.

• Mã số BHXH: Ghi mã số BHXH nếu đã được cấp; nếu chưa có thì để trống và kê khai thêm Phần I của mẫu TK1-TS.

• Ngày, tháng, năm sinh: Ghi theo định dạng dd/mm/yyyy.

• Giới tính: Ghi Nam hoặc Nữ.

• Nơi cấp giấy khai sinh: Ghi nơi đăng ký khai sinh của thành viên.

• Mối quan hệ với chủ hộ: Ghi rõ như vợ/chồng, con, cha, mẹ, anh, chị, em…

• Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: Ghi số giấy tờ tùy thân của thành viên (nếu có).

• Ghi chú: Ghi thông tin bổ sung nếu cần.

Nơi nộp hồ sơ:

Đối với trường hợp xin giảm trùng bảo hiểm xã hội, người lao động thường đã được cấp mã số BHXH, do đó cần kê khai Phần II của mẫu TK1-TS. Trong phần này, người kê khai cần ghi đầy đủ họ tên, ngày sinh, mã số BHXH và trình bày rõ nội dung đề nghị giảm trùng tại mục [04] Nội dung thay đổi, yêu cầu. 

Cần nêu rõ thời gian bị đóng trùng, đơn vị liên quan và đề nghị cơ quan BHXH điều chỉnh, hoàn trả số tiền đóng trùng (nếu có). 

3. Những các cách xử lý khi đóng trùng bảo hiểm xã hội

Tình trạng đóng trùng bảo hiểm xã hội thường phát sinh khi người lao động làm việc đồng thời tại nhiều đơn vị và cả hai đơn vị đều thực hiện đóng BHXH, dẫn đến trùng thời gian tham gia. Ngoài ra, việc một cá nhân có từ hai sổ BHXH trở lên cũng là nguyên nhân phổ biến gây ra trùng quá trình đóng. Trong các trường hợp này, việc xử lý được thực hiện theo những cách sau:

3.1 Giảm trùng quá trình tham gia bảo hiểm xã hội

Khi phát hiện thời gian đóng BHXH bị trùng, người lao động cần thực hiện các bước sau:

• Đề nghị một trong các đơn vị sử dụng lao động liên quan thực hiện thủ tục giảm trùng. Trách nhiệm lập hồ sơ giảm trùng thuộc về đơn vị sử dụng lao động.
• Nộp hồ sơ gồm sổ BHXH có phát sinh trùng cho doanh nghiệp hoặc trực tiếp cho cơ quan BHXH để được xử lý.
• Trường hợp đã hưởng các chế độ BHXH liên quan đến thời gian đóng trùng thì phải thực hiện thu hồi khoản trợ cấp đã nhận theo quy định.
• Đối với người lao động làm việc tự do hoặc không còn đơn vị quản lý, cần trực tiếp liên hệ cơ quan BHXH nơi tham gia để thực hiện thủ tục giảm trùng và gộp sổ.

3.2 Gộp sổ bảo hiểm xã hội bị trùng

Đối với trường hợp người lao động có nhiều sổ BHXH, việc gộp sổ được thực hiện theo trình tự sau:

• Cơ quan BHXH thu hồi toàn bộ các sổ đã cấp, tiến hành đối chiếu và xác minh dữ liệu.
• Toàn bộ quá trình đóng và hưởng BHXH, BHTN hợp lệ được ghi nhận vào một sổ BHXH duy nhất.
• Sổ BHXH được ưu tiên giữ lại thường là:
  • Sổ có thời gian đóng tại tỉnh hoặc thành phố khác.
  • Sổ đang sử dụng để giải quyết hoặc hưởng chế độ hưu trí, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
  • Sổ có mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cao hơn.
• Trường hợp người lao động không thừa nhận thời gian đóng trùng, cần kê khai rõ nội dung trong mẫu D01-TS để cơ quan BHXH có căn cứ xử lý.

3.3 Hoàn trả tiền bảo hiểm xã hội đóng trùng

Căn cứ quy định hiện hành, cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả số tiền đã đóng trùng cho các đối tượng sau:

• Người lao động có phát sinh khoản đóng trùng.
• Đơn vị sử dụng lao động đã thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH trùng cho người lao động.

Khoản tiền được hoàn trả tương ứng với phần đóng thừa do trùng thời gian tham gia, nhằm bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan.

Nhìn chung, việc đóng trùng BHXH có thể được xử lý triệt để thông qua các thủ tục giảm trùng, gộp sổ và hoàn trả tiền đóng thừa. Người lao động cần chủ động rà soát quá trình tham gia BHXH và phối hợp kịp thời với doanh nghiệp hoặc cơ quan BHXH để bảo đảm quyền lợi theo quy định.

4. Hồ sơ xin giảm trùng bảo hiểm xã hội

Căn cứ Điều 26 Quyết định 595/QĐ-BHXH về việc hoàn trả số tiền đã đóng trong trường hợp một người có từ hai sổ BHXH trở lên và phát sinh thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau, hồ sơ thực hiện giảm trùng, gộp sổ và hoàn trả tiền đóng trùng được chuẩn bị như sau:

Hồ sơ người lao động cần chuẩn bị

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK1-TS.
• Toàn bộ sổ BHXH đã được cấp đối với trường hợp có thời gian tham gia BHXH, BHTN trùng nhau, bao gồm cả người tham gia BHXH tự nguyện.
• Trường hợp người tham gia đã chết, nộp văn bản chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính giấy chứng tử để đối chiếu.

Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị

• Phiếu trình giải quyết công việc, 01 bản chính cho mỗi người lao động.
• Danh sách tổng hợp lao động tham gia BHXH, BHYT theo mẫu D02-TS, 01 bản chính.
• Phiếu yêu cầu theo mẫu C02-TS, 01 bản chính cho mỗi người lao động.
• Sổ BHXH mẫu cũ hoặc tờ bìa sổ và các trang tờ rời của sổ BHXH, 01 bộ cho mỗi người.
• Quyết định thu hồi tiền trợ cấp các chế độ BHXH trong trường hợp đã phát sinh chi trả, 01 bản chính.

Chuẩn bị đầy đủ và đúng thành phần hồ sơ sẽ giúp cơ quan BHXH thuận lợi trong quá trình xử lý giảm trùng, gộp sổ và hoàn trả tiền BHXH đã đóng trùng theo quy định.

5. Thủ tục xin giảm trùng bảo hiểm xã hội

Thủ tục xin giảm trùng bảo hiểm xã hội được áp dụng trong trường hợp người lao động có thời gian tham gia BHXH hoặc BHTN bị trùng do làm việc tại nhiều đơn vị hoặc phát sinh nhiều sổ BHXH. Thực hiện đúng và kịp thời thủ tục này không chỉ giúp điều chỉnh lại quá trình tham gia BHXH cho chính xác mà còn là căn cứ để cơ quan BHXH hoàn trả phần tiền đã đóng trùng, qua đó bảo đảm đầy đủ quyền lợi hợp pháp của người lao động theo quy định hiện hành.

Để thực hiện thủ tục giảm trùng bảo hiểm xã hội, người lao động cần tiến hành theo trình tự sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người lao động bị đóng trùng BHXH chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định, bao gồm các giấy tờ đã được hướng dẫn ở phần trên, nhằm bảo đảm điều kiện tiếp nhận và xử lý hồ sơ.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Sau khi hoàn tất hồ sơ, người lao động nộp tại cơ quan BHXH đang quản lý đơn vị nơi làm việc hoặc nơi cư trú. Trường hợp còn đang làm việc tại doanh nghiệp, hồ sơ cũng có thể được nộp thông qua đơn vị sử dụng lao động để thực hiện thủ tục giảm trùng và hoàn trả.

Bước 3: Trả kết quả

Cơ quan BHXH tiếp nhận, kiểm tra và giải quyết hồ sơ. Trên cơ sở đó, cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động phần tiền đã đóng trùng vào quỹ hưu trí, tử tuất và quỹ bảo hiểm thất nghiệp, bao gồm cả phần thuộc trách nhiệm đóng của người sử dụng lao động, không tính tiền lãi theo quy định.

6. Mức hoàn trả tiền bảo hiểm xã hội đã đóng trùng

Căn cứ các quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, mức hoàn trả tiền bảo hiểm xã hội đã đóng trùng được xác định trên cơ sở các nội dung sau:

Theo quy định về giải thích thuật ngữ tại điểm 2.5 khoản 2 Điều 2, khái niệm hoàn trả được hiểu như sau:

Giải thích từ ngữ
…
2. Giải thích từ ngữ
…
2.5. Hoàn trả: là việc cơ quan BHXH chuyển trả lại số tiền được xác định không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN hoặc đóng thừa khi ngừng giao dịch với cơ quan BHXH; đóng trùng cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH.
…

Căn cứ tiết e điểm 3.1 khoản 3 Điều 43 Quy trình thu BHXH ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, được sửa đổi bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020, quy định cụ thể về trường hợp hoàn trả tiền đóng trùng như sau:

Quản lý tiền thu
…
3. Hoàn trả
3.1. Các trường hợp hoàn trả
…
e) Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi. Cơ quan BHXH quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Khoản 2 Điều 46.

Từ các căn cứ trên, mức hoàn trả tiền bảo hiểm xã hội được xác định như sau:

• Áp dụng đối với trường hợp người lao động có từ hai sổ BHXH trở lên và phát sinh thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau.
• Số tiền được hoàn trả là toàn bộ phần tiền đã đóng thừa vào:
  • Quỹ hưu trí, tử tuất.
  • Quỹ bảo hiểm thất nghiệp.
• Khoản tiền hoàn trả bao gồm cả phần đóng thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động.
• Số tiền hoàn trả không bao gồm tiền lãi phát sinh trong thời gian đã đóng trùng.

Hoàn trả được thực hiện bởi cơ quan BHXH quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang cư trú theo đúng trình tự, thủ tục quy định.

7. Giải đáp câu hỏi thường gặp về mẫu đơn xin giảm trùng bảo hiểm xã hội

7.1 Khi nào cần sử dụng mẫu đơn xin giảm trùng BHXH?

Mẫu đơn được sử dụng khi người lao động phát sinh thời gian đóng BHXH trùng tại nhiều đơn vị hoặc khi có từ hai sổ BHXH trở lên và cần gộp về một sổ duy nhất.

7.2 Nếu người lao động đã nhận trợ cấp BHXH một lần, có thể giảm trùng BHXH không?

Trường hợp đã hưởng trợ cấp BHXH một lần, việc giảm trùng vẫn được thực hiện nhưng chỉ giảm đến tháng liền kề trước thời điểm hưởng trợ cấp, đồng thời thu hồi khoản trợ cấp đã nhận nếu có trùng lặp.

7.3 Nếu có sai sót trong việc giảm trùng BHXH, phải làm sao?

Khi phát hiện sai sót, người lao động hoặc doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp cơ quan BHXH để đề nghị điều chỉnh và bổ sung hồ sơ nhằm bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người lao động.

Mẫu đơn xin giảm trùng bảo hiểm xã hội cần được thực hiện đúng quy định để bảo vệ trọn vẹn quyền lợi BHXH của người lao động và tránh những rủi ro phát sinh về sau. Với kinh nghiệm thực tế trong xử lý hồ sơ BHXH, AZTAX luôn đồng hành, hỗ trợ khách hàng tháo gỡ vướng mắc nhanh chóng và đúng pháp luật. Liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn tận tâm và hỗ trợ thực hiện thủ tục giảm trùng BHXH hiệu quả.