Mẫu đơn xin giảm trùng bảo hiểm xã hội là hồ sơ quan trọng giúp người lao động xử lý tình trạng đóng BHXH, BHTN bị trùng do có nhiều sổ hoặc làm việc tại nhiều đơn vị. Nếu không thực hiện kịp thời, quyền lợi bảo hiểm có thể bị ảnh hưởng và phát sinh vướng mắc khi giải quyết chế độ. Bài viết cung cấp hướng dẫn đầy đủ về hồ sơ, thủ tục và mức hoàn trả để người lao động chủ động thực hiện đúng quy định năm 2025.
1. Đối tượng nào cần mẫu đơn xin giảm trùng bảo hiểm xã hội?
Căn cứ tại điểm e khoản 3 Điều 43 Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH nêu rõ như sau:
…
Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi.
…
Từ các quy định nêu trên, chúng ta có thể xác định đối tượng cần xin mẫu trùng bảo hiểm xã hội là những cá nhân có từ hai sổ BHXH trở lên, trong đó phát sinh thời gian tham gia BHXH hoặc BHTN trùng nhau. Những trường hợp này thuộc diện được cơ quan BHXH xem xét hoàn trả phần tiền đã đóng trùng theo đúng phạm vi và nguyên tắc quy định của pháp luật.
2. Mẫu đơn xin giảm trùng bảo hiểm xã hội năm 2025
Tình trạng trùng bảo hiểm xã hội xảy ra khá thường xuyên trong thực tế, tuy nhiên người lao động hoàn toàn có thể xử lý nếu kịp thời rà soát và thực hiện đúng thủ tục. Dưới đây là tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS, được sử dụng để làm căn cứ đề nghị hoàn trả phần tiền BHXH đã đóng trùng, đồng thời kết hợp thực hiện thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội theo quy định.
3. Các cách xử lý khi đóng trùng bảo hiểm xã hội
Tình trạng đóng trùng bảo hiểm xã hội thường phát sinh khi người lao động làm việc đồng thời tại nhiều đơn vị và cả hai đơn vị đều thực hiện đóng BHXH, dẫn đến trùng thời gian tham gia. Ngoài ra, việc một cá nhân có từ hai sổ BHXH trở lên cũng là nguyên nhân phổ biến gây ra trùng quá trình đóng. Trong các trường hợp này, việc xử lý được thực hiện theo những cách sau:
3.1 Giảm trùng quá trình tham gia bảo hiểm xã hội
Khi phát hiện thời gian đóng BHXH bị trùng, người lao động cần thực hiện các bước sau:
- Đề nghị một trong các đơn vị sử dụng lao động liên quan thực hiện thủ tục giảm trùng. Trách nhiệm lập hồ sơ giảm trùng thuộc về đơn vị sử dụng lao động.
- Nộp hồ sơ gồm sổ BHXH có phát sinh trùng cho doanh nghiệp hoặc trực tiếp cho cơ quan BHXH để được xử lý.
- Trường hợp đã hưởng các chế độ BHXH liên quan đến thời gian đóng trùng thì phải thực hiện thu hồi khoản trợ cấp đã nhận theo quy định.
- Đối với người lao động làm việc tự do hoặc không còn đơn vị quản lý, cần trực tiếp liên hệ cơ quan BHXH nơi tham gia để thực hiện thủ tục giảm trùng và gộp sổ.
3.2 Gộp sổ bảo hiểm xã hội bị trùng
Đối với trường hợp người lao động có nhiều sổ BHXH, việc gộp sổ được thực hiện theo trình tự sau:
- Cơ quan BHXH thu hồi toàn bộ các sổ đã cấp, tiến hành đối chiếu và xác minh dữ liệu.
- Toàn bộ quá trình đóng và hưởng BHXH, BHTN hợp lệ được ghi nhận vào một sổ BHXH duy nhất.
- Sổ BHXH được ưu tiên giữ lại thường là:
- Sổ có thời gian đóng tại tỉnh hoặc thành phố khác.
- Sổ đang sử dụng để giải quyết hoặc hưởng chế độ hưu trí, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
- Sổ có mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cao hơn.
- Trường hợp người lao động không thừa nhận thời gian đóng trùng, cần kê khai rõ nội dung trong mẫu D01-TS để cơ quan BHXH có căn cứ xử lý.
3.3 Hoàn trả tiền bảo hiểm xã hội đóng trùng
Căn cứ quy định hiện hành, cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả số tiền đã đóng trùng cho các đối tượng sau:
- Người lao động có phát sinh khoản đóng trùng.
- Đơn vị sử dụng lao động đã thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH trùng cho người lao động.
Khoản tiền được hoàn trả tương ứng với phần đóng thừa do trùng thời gian tham gia, nhằm bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan.
Nhìn chung, việc đóng trùng BHXH có thể được xử lý triệt để thông qua các thủ tục giảm trùng, gộp sổ và hoàn trả tiền đóng thừa. Người lao động cần chủ động rà soát quá trình tham gia BHXH và phối hợp kịp thời với doanh nghiệp hoặc cơ quan BHXH để bảo đảm quyền lợi theo quy định.
4. Hồ sơ xin giảm trùng bảo hiểm xã hội
Căn cứ Điều 26 Quyết định 595/QĐ-BHXH về việc hoàn trả số tiền đã đóng trong trường hợp một người có từ hai sổ BHXH trở lên và phát sinh thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau, hồ sơ thực hiện giảm trùng, gộp sổ và hoàn trả tiền đóng trùng được chuẩn bị như sau:
Hồ sơ người lao động cần chuẩn bị
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK1-TS.
- Toàn bộ sổ BHXH đã được cấp đối với trường hợp có thời gian tham gia BHXH, BHTN trùng nhau, bao gồm cả người tham gia BHXH tự nguyện.
- Trường hợp người tham gia đã chết, nộp văn bản chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính giấy chứng tử để đối chiếu.
Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị
- Phiếu trình giải quyết công việc, 01 bản chính cho mỗi người lao động.
- Danh sách tổng hợp lao động tham gia BHXH, BHYT theo mẫu D02-TS, 01 bản chính.
- Phiếu yêu cầu theo mẫu C02-TS, 01 bản chính cho mỗi người lao động.
- Sổ BHXH mẫu cũ hoặc tờ bìa sổ và các trang tờ rời của sổ BHXH, 01 bộ cho mỗi người.
- Quyết định thu hồi tiền trợ cấp các chế độ BHXH trong trường hợp đã phát sinh chi trả, 01 bản chính.
Chuẩn bị đầy đủ và đúng thành phần hồ sơ sẽ giúp cơ quan BHXH thuận lợi trong quá trình xử lý giảm trùng, gộp sổ và hoàn trả tiền BHXH đã đóng trùng theo quy định.
5. Thủ tục xin giảm trùng bảo hiểm xã hội
Thủ tục xin giảm trùng bảo hiểm xã hội được áp dụng trong trường hợp người lao động có thời gian tham gia BHXH hoặc BHTN bị trùng do làm việc tại nhiều đơn vị hoặc phát sinh nhiều sổ BHXH. Thực hiện đúng và kịp thời thủ tục này không chỉ giúp điều chỉnh lại quá trình tham gia BHXH cho chính xác mà còn là căn cứ để cơ quan BHXH hoàn trả phần tiền đã đóng trùng, qua đó bảo đảm đầy đủ quyền lợi hợp pháp của người lao động theo quy định hiện hành.
Để thực hiện thủ tục giảm trùng bảo hiểm xã hội, người lao động cần tiến hành theo trình tự sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Người lao động bị đóng trùng BHXH chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định, bao gồm các giấy tờ đã được hướng dẫn ở phần trên, nhằm bảo đảm điều kiện tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Sau khi hoàn tất hồ sơ, người lao động nộp tại cơ quan BHXH đang quản lý đơn vị nơi làm việc hoặc nơi cư trú. Trường hợp còn đang làm việc tại doanh nghiệp, hồ sơ cũng có thể được nộp thông qua đơn vị sử dụng lao động để thực hiện thủ tục giảm trùng và hoàn trả.
Bước 3: Trả kết quả
Cơ quan BHXH tiếp nhận, kiểm tra và giải quyết hồ sơ. Trên cơ sở đó, cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động phần tiền đã đóng trùng vào quỹ hưu trí, tử tuất và quỹ bảo hiểm thất nghiệp, bao gồm cả phần thuộc trách nhiệm đóng của người sử dụng lao động, không tính tiền lãi theo quy định.
6. Mức hoàn trả tiền bảo hiểm xã hội đã đóng trùng
Căn cứ các quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, mức hoàn trả tiền bảo hiểm xã hội đã đóng trùng được xác định trên cơ sở các nội dung sau:
Theo quy định về giải thích thuật ngữ tại điểm 2.5 khoản 2 Điều 2, khái niệm hoàn trả được hiểu như sau:
Giải thích từ ngữ
…
2. Giải thích từ ngữ
…
2.5. Hoàn trả: là việc cơ quan BHXH chuyển trả lại số tiền được xác định không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN hoặc đóng thừa khi ngừng giao dịch với cơ quan BHXH; đóng trùng cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH.
…
Căn cứ tiết e điểm 3.1 khoản 3 Điều 43 Quy trình thu BHXH ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, được sửa đổi bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020, quy định cụ thể về trường hợp hoàn trả tiền đóng trùng như sau:
Quản lý tiền thu
…
3. Hoàn trả
3.1. Các trường hợp hoàn trả
…
e) Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi. Cơ quan BHXH quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Khoản 2 Điều 46.
Từ các căn cứ trên, mức hoàn trả tiền bảo hiểm xã hội được xác định như sau:
- Áp dụng đối với trường hợp người lao động có từ hai sổ BHXH trở lên và phát sinh thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau.
- Số tiền được hoàn trả là toàn bộ phần tiền đã đóng thừa vào:
- Quỹ hưu trí, tử tuất.
- Quỹ bảo hiểm thất nghiệp.
- Khoản tiền hoàn trả bao gồm cả phần đóng thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động.
- Số tiền hoàn trả không bao gồm tiền lãi phát sinh trong thời gian đã đóng trùng.
Hoàn trả được thực hiện bởi cơ quan BHXH quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang cư trú theo đúng trình tự, thủ tục quy định.
7. Giải đáp câu hỏi thường gặp về mẫu đơn xin giảm trùng bảo hiểm xã hội
7.1 Mẫu đơn xin giảm trùng BHXH là gì?
Mẫu đơn xin giảm trùng BHXH là giấy tờ do người lao động hoặc đơn vị sử dụng lao động lập để đề nghị cơ quan BHXH điều chỉnh, xử lý thời gian đóng BHXH bị trùng và thực hiện các thủ tục liên quan theo quy định.
7.2 Khi nào cần sử dụng mẫu đơn xin giảm trùng BHXH?
Mẫu đơn được sử dụng khi người lao động phát sinh thời gian đóng BHXH trùng tại nhiều đơn vị hoặc khi có từ hai sổ BHXH trở lên và cần gộp về một sổ duy nhất.
7.3 Nếu người lao động đã nhận trợ cấp BHXH một lần, có thể giảm trùng BHXH không?
Trường hợp đã hưởng trợ cấp BHXH một lần, việc giảm trùng vẫn được thực hiện nhưng chỉ giảm đến tháng liền kề trước thời điểm hưởng trợ cấp, đồng thời thu hồi khoản trợ cấp đã nhận nếu có trùng lặp.
7.4 Nếu có sai sót trong việc giảm trùng BHXH, phải làm sao?
Khi phát hiện sai sót, người lao động hoặc doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp cơ quan BHXH để đề nghị điều chỉnh và bổ sung hồ sơ nhằm bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người lao động.
Mẫu đơn xin giảm trùng bảo hiểm xã hội cần được thực hiện đúng quy định để bảo vệ trọn vẹn quyền lợi BHXH của người lao động và tránh những rủi ro phát sinh về sau. Với kinh nghiệm thực tế trong xử lý hồ sơ BHXH, AZTAX luôn đồng hành, hỗ trợ khách hàng tháo gỡ vướng mắc nhanh chóng và đúng pháp luật. Liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn tận tâm và hỗ trợ thực hiện thủ tục giảm trùng BHXH hiệu quả.
