Mẫu công văn giải trình truy thu BHXH là tài liệu quan trọng doanh nghiệp cần chuẩn bị khi cơ quan BHXH yêu cầu làm rõ nguyên nhân truy thu và các số liệu liên quan trong quá trình tham gia bảo hiểm. Nếu trình bày không đúng mẫu, thiếu căn cứ hoặc giải trình chưa thuyết phục, doanh nghiệp có thể bị kéo dài thời gian xử lý và đối mặt với rủi ro phát sinh thêm. Bài viết của AZTAX sẽ cung cấp mẫu công văn mới nhất năm 2026 cùng hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp giải trình đầy đủ và đúng quy định.
1. Công văn giải trình truy thu BHXH là gì?
Công văn giải trình truy thu bảo hiểm xã hội là mẫu công văn do Cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh/thành phố lập ra và gửi cho Cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam để giải trình sự việc truy thu BHXH dựa trên tình hình thống kê và kết quả thực hiện việc truy thu BHXH. Đây cũng là văn bản để Cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam ghi nhận việc cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh/ thành phố đã thực hiện việc truy thu theo đúng quy định của pháp luật.
Hiện tại, một công văn giải trình bảo hiểm xã hội cần bao gồm các yếu tố sau:
- Quốc Hiệu và Tiêu Ngữ: Của nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, kèm theo ngày tháng năm soạn thảo công văn.
- Tên Văn Bản và Trình Bày Sơ Lược Sự Việc: Mô tả ngắn gọn về nội dung hoặc sự kiện được giải trình.
- Thông Tin Cơ Bản của Doanh Nghiệp Soạn Thảo Công Văn: Bao gồm tên doanh nghiệp, mã số, thông tin liên hệ của người đại diện pháp luật, số điện thoại và người đại diện pháp lý.
- Lý Do Viết Công Văn Giải Trình Bảo Hiểm Xã Hội: Mô tả chi tiết về sự việc và giải thích rõ ràng về các nguyên nhân dẫn đến tình trạng cần giải trình.
- Yêu Cầu Cụ Thể cho Cơ Quan Bảo Hiểm Xã Hội: Doanh nghiệp cần đưa ra yêu cầu rõ ràng và chi tiết đối với cơ quan Bảo hiểm xã hội.
- Chữ Ký và Dấu Xác Nhận: Người đại diện pháp lý của doanh nghiệp cần đóng dấu và ký tên xác nhận trên công văn giải trình.
3. Mẫu công văn giải trình truy thu BHXH
Dưới đây là mẫu công văn giải trình truy thu BHXH:
2. Trường hợp cần thực hiện công văn giải trình truy thu BHXH
Khi cơ quan bảo hiểm yêu cầu giải trình chênh lệch, doanh nghiệp phải thực hiện các bước tương ứng với từng mẫu công văn giải trình:
Công văn giải trình chênh lệch bảo hiểm xã hội:
- Mục tiêu là giải thích chênh lệch giữa số người lao động đóng bảo hiểm và thực tế, ảnh hưởng đến quá trình quyết toán thuế TNCN.
Công văn giải trình truy thu bảo hiểm xã hội:
- Sử dụng khi doanh nghiệp bị yêu cầu truy thu số tiền đóng BHXH, BHTN, BHYT, BHTN và BHTN cho nhân viên.
- Thường áp dụng trong trường hợp trốn đóng, đóng không đủ số lượng hoặc không đủ số tiền.
Công văn giải trình nộp trễ bảo hiểm xã hội:
- Dành cho trường hợp doanh nghiệp chưa nộp bảo hiểm và cơ quan BHXH yêu cầu giải trình.
- Cung cấp thông tin về lý do và nguyên nhân chậm đóng.
Công văn giải trình tham gia BHXH trễ:
- Sử dụng khi doanh nghiệp giải trình việc tham gia BHXH muộn.
- Giải thích lý do chậm đăng ký tham gia BHXH, thường xuất phát từ doanh nghiệp mới hoạt động hoặc người lao động mới.
4. Giấy tờ cần chuẩn bị khi giải trình truy thu BHXH
- Hợp đồng lao động và sơ yếu lý lịch: Tài liệu này chứa thông tin về người lao động và điều kiện tham gia bảo hiểm xã hội.
- Bảng chấm công và thanh toán lương: Chứng minh việc đánh giá và thanh toán lương cho nhân viên.
- Đơn đăng ký thang bảng lương: Sử dụng lao động được đăng ký với Phòng Lao động – Thương binh xã hội.
- Danh sách chi trả lương cho nhân viên: Thông tin về số tiền và các khoản chi trả liên quan đến lương nhân viên.
- Hệ thống thang bảng lương tại doanh nghiệp: Bao gồm thông tin về mức lương của từng nhân viên trong doanh nghiệp.
- Bảng quyết toán thuế TNCN của doanh nghiệp: Liên quan đến việc tính toán và thanh toán thuế thu nhập cá nhân.
- Khai trình sử dụng lao động: Bao gồm lý do và chi tiết về sử dụng lao động tại doanh nghiệp.
- Hồ sơ tham gia đăng ký đóng và đã đóng Bảo hiểm xã hội: Xác nhận đăng ký và trạng thái đóng bảo hiểm xã hội của nhân viên.
- Bản photo có công chứng sổ Bảo hiểm xã hội: Xác nhận việc đóng bảo hiểm xã hội của người lao động tại đơn vị.
- Quyết định của doanh nghiệp đối với nhân viên: Chứng minh các quyết định như thăng chức, kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.
- Báo cáo chi tiết về tình hình sử dụng lao động: Cung cấp thông tin chi tiết về số lượng và vị trí công việc của nhân viên trong đơn vị.
5. Các hành vi bị xem là chậm đóng BHXH
Trường hợp chậm đóng BHXH căn cứ tại Điều 38 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 như sau:
Chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp
Chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp là hành vi của người sử dụng lao động thuộc một trong các trường hợp sau đây:
1. Chưa đóng hoặc đóng chưa đầy đủ số tiền phải đóng theo hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp đã đăng ký kể từ sau ngày đóng bảo hiểm xã hội chậm nhất quy định tại khoản 4 Điều 34 của Luật này hoặc kể từ sau ngày đóng bảo hiểm thất nghiệp chậm nhất theo quy định của pháp luật về bảo hiểm thất nghiệp, trừ trường hợp quy định tại điểm đ và điểm e khoản 1 Điều 39 của Luật này;
2. Không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ số người phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn quy định tại khoản 1 Điều 28 của Luật này;
3. Không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ số người phải tham gia bảo hiểm thất nghiệp trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn phải tham gia bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật về bảo hiểm thất nghiệp;
4. Thuộc trường hợp không bị coi là trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định tại khoản 2 Điều 39 của Luật này.
6. Dịch vụ giải trình truy thu BHXH
Với các thủ tục, hồ sơ giải trình truy thu phức tạp và chính sách BHXH thay đổi liên tục như hiện nay. Để tiết kiệm thời gian và tránh những rủi ro không đáng có, doanh nghiệp nên tìm đến công ty dịch vụ giải trình bảo hiểm xã hội uy tín để được tư vấn và thay mặt doanh nghiệp hoàn tất các thủ tục hồ sơ pháp lý một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
AZTAX là một trong những đơn vị hàng đầu về dịch vụ BHXH được nhiều doanh nghiệp lớn trong nước và nước ngoài lựa chọn. Với nhiều năm kinh nghiệm và đội ngũ chuyên nghiệp trong lĩnh vực giải trình truy thu BHXH, AZTAX chắc chắn sẽ mang đến cho quý Doanh nghiệp sự hài lòng tuyệt đối khi sử dụng dịch vụ. Đến với AZTAX chúng tôi sẽ giúp bạn:
- Thu thập thông tin cần thiết về doanh nghiệp phục vụ cho nghiệp vụ và tiến hành tư vấn những vẫn đề pháp lý liên quan tới hồ sơ, thủ tục giải trình.
- Hoàn tất các thủ tục hồ sơ và bàn giao kết quả cho quý doanh nghiệp.
- Tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp: Nhân viên của chúng tôi sẽ thay mặt doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và đại diện làm việc trực tiếp với với Cơ quan bảo hiểm.
- Giúp giảm thiểu tối đa các khoản chi phí hợp pháp cho doanh nghiệp.
- Luôn hỗ trợ và tư vấn miễn phí 24/7 cho khách hàng khi có thắc mắc cần được giải đáp.
Mẫu công văn giải trình truy thu BHXH được chuẩn bị cẩn thận sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết yêu cầu của cơ quan BHXH nhanh chóng và giảm thiểu rủi ro. Với sự tận tâm và kinh nghiệm chuyên sâu, AZTAX luôn mang đến cho doanh nghiệp cảm giác an tâm trong từng hồ sơ giải trình. Liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089 để được hỗ trợ chính xác và kịp thời.
