Lấy sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ là thủ tục quan trọng mà người lao động cần thực hiện sau khi nghỉ việc để bảo đảm quyền lợi BHXH. Trên thực tế, nhiều trường hợp gặp khó khăn do công ty chậm chốt sổ, không trả sổ hoặc đã giải thể, phá sản. Bài viết sẽ giúp bạn nắm rõ quy định pháp luật và cách xử lý phù hợp trong từng tình huống cụ thể năm 2025.
1. Thời hạn công ty trả sổ BHXH sau khi nghỉ việc
Thời hạn trả sổ bảo hiểm xã hội là nội dung quan trọng mà người lao động cần nắm rõ sau khi chấm dứt hợp đồng lao động. Hiểu đúng mốc thời gian doanh nghiệp phải chốt và trả sổ BHXH giúp người lao động chủ động bảo vệ quyền lợi, đồng thời kịp thời xử lý nếu phát sinh tình trạng chậm trễ hoặc vi phạm quy định.
Căn cứ Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019, trách nhiệm chốt sổ và trả sổ BHXH cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng được thực hiện theo các mốc thời gian sau:
- Thời hạn thông thường: Trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt, người sử dụng lao động phải hoàn tất thủ tục chốt sổ BHXH và trả lại sổ cho người lao động.
- Trường hợp đặc biệt: Nếu doanh nghiệp rơi vào các tình huống như giải thể, phá sản hoặc chịu ảnh hưởng của thiên tai, thời hạn trả sổ có thể được kéo dài nhưng tối đa không vượt quá 30 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động.
Doanh nghiệp tuân thủ đúng thời hạn trên giúp bảo đảm quyền lợi BHXH của người lao động và hạn chế phát sinh tranh chấp trong quá trình giải quyết chế độ.
2. Cách lấy sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ sau khi nghỉ việc
Tùy theo tình trạng hoạt động của đơn vị sử dụng lao động, người lao động thực hiện thủ tục nhận sổ bảo hiểm xã hội theo các trường hợp sau:
2.1 Trường hợp doanh nghiệp cũ vẫn đang hoạt động
- Bước 1: Người lao động liên hệ bộ phận nhân sự hoặc người phụ trách BHXH của công ty để đề nghị thực hiện chốt sổ và trả sổ BHXH.
- Bước 2: Trong thời hạn khoảng 7 ngày kể từ thời điểm người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp có trách nhiệm lập và nộp hồ sơ chốt sổ BHXH cho cơ quan BHXH. Thủ tục có thể thực hiện bằng hình thức điện tử hoặc nộp trực tiếp.
- Bước 3: Sau khi hoàn tất việc chốt sổ, người lao động nhận lại sổ BHXH tại công ty cũ. Thời gian nhận sổ thường không quá 14 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động.
Lưu ý: Trường hợp người lao động nghỉ việc không báo trước, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện chốt sổ BHXH theo quy định. Thời hạn hoàn thành việc chốt và trả sổ có thể kéo dài từ 14 đến tối đa 30 ngày kể từ ngày người lao động nghỉ việc.
2.2 Trường hợp doanh nghiệp cũ đã giải thể hoặc phá sản
- Bước 1: Người lao động đến cơ quan BHXH đang quản lý quá trình tham gia BHXH của mình để đề nghị xác nhận thời gian đã đóng đến thời điểm doanh nghiệp ngừng hoạt động. Khi đi cần mang theo giấy tờ tùy thân hợp lệ để đối chiếu thông tin.
- Bước 2: Cơ quan BHXH căn cứ hồ sơ quản lý để thực hiện chốt sổ BHXH cho người lao động theo thời gian doanh nghiệp đã thực hiện nghĩa vụ đóng.
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp còn nợ tiền BHXH, sổ BHXH chỉ được xác nhận đến thời điểm đã đóng. Khi cơ quan BHXH thu hồi được khoản nợ, thời gian đóng còn thiếu sẽ được cập nhật bổ sung trên sổ.
- Bước 3: Trong khoảng từ 14 đến 30 ngày, người lao động nhận sổ BHXH trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi đã nộp hồ sơ.
3. Cần làm gì nếu công ty không trả sổ bảo hiểm xã hội?
Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện việc chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội dù người lao động đã nhiều lần yêu cầu, người lao động có thể áp dụng các biện pháp sau để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình theo quy định pháp luật:
- Thực hiện khiếu nại tại doanh nghiệp: Người lao động gửi yêu cầu hoặc đơn khiếu nại trực tiếp đến người sử dụng lao động, đề nghị giải quyết việc chốt và trả sổ BHXH theo đúng trách nhiệm quy định tại Điều 5 Nghị định 24/2018/NĐ-CP.
- Khiếu nại đến cơ quan có thẩm quyền: Trường hợp doanh nghiệp không giải quyết hoặc người lao động không đồng ý với kết quả xử lý, người lao động có quyền gửi đơn khiếu nại đến Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để được xem xét và giải quyết theo Điều 15 Nghị định 24/2018/NĐ-CP.
- Khởi kiện tại tòa án: Nếu không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại hoặc quá thời hạn theo quy định mà khiếu nại không được giải quyết, người lao động có thể khởi kiện vụ việc tại tòa án có thẩm quyền nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
4. Mức xử phạt khi không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động
Theo quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp có trách nhiệm chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng. Trường hợp cố tình không thực hiện nghĩa vụ này, người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, cụ thể như sau:
Vi phạm các quy định khác về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp
…
4. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng; không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc có hiệu lực;
b) Không lập danh sách người lao động hoặc không lập hồ sơ hoặc không nộp hồ sơ đúng thời hạn quy định tại khoản 2 Điều 102, khoản 1 Điều 103, khoản 1 Điều 110, khoản 2 Điều 112 của Luật Bảo hiểm xã hội; khoản 1 Điều 59, khoản 1 Điều 60 của Luật An toàn, vệ sinh lao động;
c) Không giới thiệu người lao động thuộc đối tượng quy định tại Điều 47 của Luật An toàn, vệ sinh lao động và Điều 55 của Luật Bảo hiểm xã hội đi khám giám định suy giảm khả năng lao động tại Hội đồng Giám định y khoa;
d) Không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định tại khoản 5 Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội.
…
Lưu ý về mức phạt áp dụng:
- Mức phạt nêu trên được áp dụng đối với người sử dụng lao động là cá nhân theo Khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
- Trường hợp người sử dụng lao động là doanh nghiệp hoặc tổ chức, mức phạt tiền sẽ được áp dụng GẤP 2 LẦN so với mức phạt đối với cá nhân.
5. Giải đáp câu hỏi thường gặp về lấy sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ
5.1 Có nên bỏ lại sổ BHXH vì công ty không trả sổ không?
TUYỆT ĐỐI KHÔNG. Sổ bảo hiểm xã hội là căn cứ pháp lý ghi nhận toàn bộ quá trình đóng BHXH và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động như lương hưu, bảo hiểm thất nghiệp và BHXH một lần. Theo Luật Bảo hiểm xã hội và Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019, doanh nghiệp có trách nhiệm chốt và trả sổ BHXH trong thời hạn 14 ngày làm việc, trường hợp đặc biệt không quá 30 ngày. Nếu bỏ lại sổ, người lao động có thể gặp rủi ro về thất lạc hồ sơ, chậm chốt sổ hoặc phát sinh khó khăn khi làm thủ tục tại đơn vị mới.
5.2 Nên làm gì khi công ty cũ làm mất sổ BHXH?
Khi công ty cũ làm mất sổ BHXH, người lao động có quyền đề nghị cấp lại sổ và tờ rời quá trình đóng theo Điều 27 Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH. Người lao động chuẩn bị tờ khai Mẫu TK1-TS và nộp thông qua đơn vị đang làm việc hoặc trực tiếp tại cơ quan BHXH nếu đang bảo lưu thời gian đóng. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ thực hiện cấp lại sổ, thời gian giải quyết thông thường từ 5 đến 10 ngày làm việc.
5.3 Nghỉ việc nhiều năm có lấy được sổ bảo hiểm xã hội không?
Người lao động nghỉ việc trong thời gian dài vẫn được nhận lại sổ BHXH vì toàn bộ thời gian đã đóng được bảo lưu và không bị mất giá trị. Trường hợp doanh nghiệp cũ còn hoạt động, người lao động liên hệ yêu cầu chốt và trả sổ. Nếu doanh nghiệp đã giải thể, người lao động làm thủ tục trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp đăng ký. Thời gian đóng BHXH trước đó tiếp tục được ghi nhận để tham gia tại đơn vị mới hoặc giải quyết các chế độ theo quy định.
Lấy sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ đúng quy định giúp người lao động bảo lưu đầy đủ thời gian đóng và tránh rủi ro khi tham gia BHXH tại đơn vị mới. Nếu gặp vướng mắc trong quá trình chốt sổ, nhận sổ hoặc xử lý hồ sơ liên quan đến BHXH, AZTAX luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ. Liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn chi tiết, chính xác và kịp thời.
