Làm BHXH cho người nước ngoài tại Việt Nam đòi hỏi doanh nghiệp nắm rõ điều kiện tham gia, mức đóng và thủ tục khai báo để tránh sai sót trong quá trình thực hiện. Với hệ thống quy định ngày càng chặt chẽ, việc chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn và tuân thủ thời hạn trở thành yếu tố bắt buộc đối với cả người lao động lẫn đơn vị sử dụng lao động. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ giúp bạn hiểu chi tiết quy trình làm BHXH cho lao động nước ngoài, hỗ trợ doanh nghiệp vận hành thuận lợi và đảm bảo đúng pháp luật.
1. Đối tượng người nước ngoài làm bảo hiểm xã hội
Tại doanh nghiệp, các đối tượng tham gia BHXH lần đầu thuộc nhóm đối tượng tham gia BHXH bắt buộc được xác định dựa trên quy định tại Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và Điều 2 Nghị định 143/2018/NĐ-CP. Những đối tượng này bao gồm:
- Người nước ngoài sở hữu giấy phép lao động, chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam cấp
- Có hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 1 năm trở lên với đơn vị sử dụng lao động tại Việt Nam
Tuy nhiên, một số trường hợp không thuộc diện tham gia, bao gồm:
- Lao động nước ngoài di chuyển nội bộ doanh nghiệp theo quy định về quản lý lao động nước ngoài;
- Người lao động đã đạt độ tuổi nghỉ hưu theo khoản 2 Điều 169 Bộ luật Lao động tại thời điểm ký hợp đồng;
- Các trường hợp được quy định khác tại điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
2. Các chế độ BHXH cho người nước ngoài được hưởng
Người lao động nước ngoài khi tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc tại Việt Nam sẽ được hưởng đầy đủ các chế độ giống như người lao động trong nước, bao gồm:
- Chế độ ốm đau
- Chế độ thai sản
- Chế độ bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp
- Chế độ hưu trí và tử tuất
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng công dân nước ngoài không thuộc đối tượng được hưởng bảo hiểm thất nghiệp tại Việt Nam.
3. Mức đóng BHXH cho người lao động nước ngoài
Dựa trên Luật BHXH 2024, Quyết định 595/QĐ-BHXH, và Nghị định 58/2020/NĐ-CP, mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc áp dụng cho người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam được xác định theo từng quỹ thành phần.
Đối với khoản Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ-BNN), doanh nghiệp có thể được hưởng mức đóng ưu đãi 0,3% nếu thuộc nhóm ngành nghề có yếu tố rủi ro cao và đồng thời đáp ứng đủ ba điều kiện quan trọng:
- Không phát sinh xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự liên quan đến an toàn – vệ sinh lao động và bảo hiểm xã hội trong vòng 03 năm tính đến thời điểm đề xuất;
- Thực hiện nghiêm túc các báo cáo định kỳ về tai nạn lao động và an toàn lao động trong 03 năm liền kề;
- Tần suất tai nạn lao động giảm tối thiểu 15% so với mức trung bình của 03 năm liền kề trước đó, hoặc không xảy ra tai nạn lao động trong toàn bộ 03 năm.
Từ các quy định trên, mức đóng BHXH hằng tháng giữa người lao động nước ngoài và người sử dụng lao động được xác định như sau:
| Người lao động nước ngoài | Người sử dụng lao động | ||||||||
| BHXH | BHTN | BHYT | BHXH | BHTN | BHYT | ||||
| Hưu trí, tử tuất | Ốm đau,thai sản | TNLĐ-BNN | Hưu trí, tử tuất | Ốm đau,thai sản | TNLĐ-BNN | ||||
| 8% | – | – | 1,5% | 14% | 3% | 0,5%* | 3% | ||
| 9,5% | 20,5% | ||||||||
| Tổng cộng: 30% | |||||||||
Theo cách tính hiện hành, tổng mức đóng BHXH bắt buộc đối với người lao động nước ngoài được xác lập ở mức 30% trên tiền lương làm căn cứ đóng. Trong đó:
- Người lao động nước ngoài có trách nhiệm trích từ thu nhập của mình 9,5% để nộp vào các quỹ bảo hiểm theo quy định.
- Người sử dụng lao động sẽ đóng góp 20,5% trên quỹ tiền lương hàng tháng của người lao động để hoàn tất nghĩa vụ tham gia BHXH.
Lưu ý:
- Trong trường hợp người lao động có số ngày không làm việc và không hưởng lương từ 14 ngày trở lên trong tháng, họ sẽ không phải tham gia đóng BHXH cho tháng đó. Tuy nhiên, quy định vẫn cho phép người lao động và người sử dụng lao động tự thỏa thuận tiếp tục đóng BHXH nếu có nhu cầu, với mức căn cứ đóng dựa trên tiền lương của tháng liền kề trước đó.
- Nếu rơi vào tháng đầu tiên đi làm hoặc tháng đầu tiên quay trở lại công việc mà người lao động nghỉ ốm từ 14 ngày làm việc trở lên và được hưởng chế độ ốm đau, thì BHXH của tháng này vẫn phải đóng đầy đủ theo quy định.
4. Hồ sơ làm BHXH cho người nước ngoài
4.1 Đối với người sử dụng lao động nước ngoài
Khi doanh nghiệp phát sinh trường hợp lao động nước ngoài thuộc diện phải tham gia BHXH, đơn vị cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định. Bộ hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai tham gia và điều chỉnh thông tin theo Mẫu TK3-TS, được ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, dùng để đăng ký hoặc cập nhật thông tin của đơn vị.
- Danh sách lao động tăng theo Mẫu D02-TS, trong đó ghi nhận cụ thể người lao động nước ngoài được bổ sung vào danh sách tham gia BHXH.
4.2 Đối với người lao động nước ngoài
Đối với người lao động là công dân nước ngoài khi đăng ký tham gia BHXH, cơ quan BHXH yêu cầu sử dụng mẫu tờ khai TK1-TS mới nhất để kê khai thông tin.
Lưu ý: Mẫu này chỉ áp dụng cho những trường hợp chưa từng được cấp mã số BHXH
Khi hoàn thiện tờ khai, các thông tin như họ tên, quốc tịch, giới tính phải được nhập theo phiên âm quốc tế để đảm bảo thống nhất dữ liệu. Bên cạnh đó, bộ hồ sơ cá nhân kèm theo cần là bản dịch tiếng Việt có chứng thực hợp lệ, tuân thủ đúng quy định pháp luật Việt Nam về hợp pháp hóa và chứng nhận tài liệu dành cho người nước ngoài.
5. Thủ tục xin bảo hiểm xã hội cho người nước ngoài
Thủ tục xin bảo hiểm xã hội cho người nước ngoài là quy trình bắt buộc giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật Việt Nam đồng thời đảm bảo quyền lợi cho lao động nước ngoài.
Bước 1: Lập, nộp hồ sơ
Người lao động nước ngoài chuẩn bị hồ sơ như đã nêu ở trên
Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định
Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ BHXH cho người lao động. Trường hợp cơ quan BHXH không thể cấp sổ, phải phản hồi bằng văn bản chính thức và nêu rõ lý do từ chối để người nộp hồ sơ được biết.
Bước 3: Nhận kết quả
Người nước ngoài sẽ nhận sổ BHXH và thẻ BHYT từ cơ quan bảo hiểm xã hội, được cấp thông qua các hình thức nộp hồ sơ và đăng ký mà cơ quan BHXH đã giải quyết.
Lưu ý: Thời hạn để hoàn tất việc đăng ký BHXH cho người lao động là 30 ngày, tính từ ngày ký hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, hoặc ngày quyết định tuyển dụng có hiệu lực.
6. Nộp hồ sơ BHXH ở đâu?
Khi thực hiện thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu, người nước ngoài có thể lựa chọn nộp hồ sơ theo hai hình thức khác nhau:
- Hồ sơ bản giấy: Doanh nghiệp gửi hồ sơ thông qua dịch vụ bưu chính của cơ quan BHXH. Chỉ cần tạo tài khoản theo hướng dẫn của cơ quan BHXH, toàn bộ quá trình nộp hồ sơ sẽ được hỗ trợ miễn phí.
- Hồ sơ điện tử: Doanh nghiệp có thể kê khai trực tuyến thông qua các phần mềm giao dịch BHXH điện tử như VSSID Việt Nam. Chỉ cần có chữ ký số và tài khoản kê khai, doanh nghiệp dễ dàng nộp hồ sơ nhanh chóng mà không cần xử lý giấy tờ thủ công.
7. Dịch vụ làm BHXH cho người nước ngoài
Nếu doanh nghiệp đang sử dụng lao động là người nước ngoài nhưng chưa nắm rõ thủ tục hồ sơ và chế độ bảo hiểm, AZTAX sẵn sàng hỗ trợ với gói dịch vụ trọn gói dành riêng cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cho người lao động nước ngoài.
- Khai báo tăng, giảm lao động khi có phát sinh.
- Thực hiện đầy đủ hồ sơ chế độ cho lao động nước ngoài.
- Thực hiện đóng BHXH theo đúng mức quy định pháp luật.
- Thay doanh nghiệp khai trình lao động định kỳ.
- Hỗ trợ giải trình và xử lý khi doanh nghiệp bị thanh tra.
Việc làm BHXH cho người nước ngoài là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Để quá trình này diễn ra nhanh chóng, chính xác và không gặp sai sót, doanh nghiệp có thể lựa chọn các dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp như AZTAX, nơi cung cấp giải pháp trọn gói từ đăng ký BHXH lần đầu, khai báo tăng giảm lao động, đến thực hiện hồ sơ chế độ và hỗ trợ thanh tra. Liên hệ ngay với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn chi tiết và đảm bảo quyền lợi tối đa cho cả doanh nghiệp và người lao động nước ngoài.
Xem thêm: Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài
Xem thêm: Dịch vụ C&B trọn gói
Xem thêm: Dịch vụ tính lương
