Làm bảo hiểm xã hội cần giấy tờ gì là câu hỏi được nhiều người lao động và doanh nghiệp quan tâm khi lần đầu tham gia hoặc thực hiện các thủ tục liên quan đến BHXH. Việc nắm rõ danh mục hồ sơ cần chuẩn bị sẽ giúp quá trình đăng ký, đóng và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội diễn ra nhanh chóng, chính xác và tránh gián đoạn quyền lợi. Trong bài viết này, AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết những loại giấy tờ bắt buộc đảm bảo bạn hoàn thiện thủ tục BHXH đúng quy định pháp luật mới nhất.
1. Làm bảo hiểm xã hội cần giấy tờ gì?
Theo Điều 23 và Điều 24 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội được phân loại cụ thể theo hình thức tham gia, giúp người lao động và doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, đảm bảo thủ tục diễn ra nhanh chóng và đúng quy định.
1.1 Hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc
(1) Giấy tờ do người lao động chuẩn bị
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS.
Trường hợp người lao động thuộc đối tượng đặc biệt được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn, cần nộp bổ sung giấy tờ chứng minh quyền lợi này.
(2) Giấy tờ do đơn vị sử dụng lao động chuẩn bị
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).
- Bảng kê thông tin người lao động (Mẫu D01-TS).
1.2 Hồ sơ tham gia BHXH tự nguyện
Người lao động chuẩn bị tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS.
Người lao động có thể nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan BHXH hoặc thông qua đại lý thu BHXH tự nguyện để đăng ký tham gia và đóng BHXH tự nguyện theo quy định.
2. Thủ tục làm bảo hiểm xã hội được thực hiện thế nào?
Thủ tục làm bảo hiểm xã hội được thực hiện thế nào? Đây là vấn đề nhiều người lao động và doanh nghiệp quan tâm khi lần đầu tham gia hoặc đăng ký cho nhân sự mới. Việc hiểu rõ các bước từ chuẩn bị hồ sơ, nộp biểu mẫu đến nhận sổ BHXH và thẻ BHYT sẽ giúp quá trình thực hiện nhanh chóng, chính xác.
Thủ tục tham gia BHXH lần đầu được thực hiện theo các bước chi tiết sau, giúp doanh nghiệp và người lao động hoàn tất đăng ký BHXH một cách nhanh chóng, chính xác và đúng quy định pháp luật:
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ cần thiết
Doanh nghiệp và người lao động chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, hồ sơ, thông tin cá nhân và hồ sơ doanh nghiệp theo yêu cầu, làm cơ sở để điền vào các biểu mẫu đăng ký BHXH. Việc chuẩn bị kỹ càng sẽ giúp quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi, tránh phải bổ sung nhiều lần.
Bước 2: Đăng ký mã đơn vị (nếu chưa có)
Trường hợp đơn vị chưa có mã BHXH, doanh nghiệp phải nộp Tờ khai TK3-TS cho cơ quan BHXH quản lý. Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, trong 1–7 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị cho doanh nghiệp, là căn cứ để tiến hành các bước tiếp theo.
Bước 3: Hoàn thiện hồ sơ tăng lao động tham gia BHXH lần đầu
Khi đã có mã đơn vị, doanh nghiệp tiến hành soạn thảo và điền các biểu mẫu, hồ sơ liên quan để báo tăng người lao động tham gia BHXH lần đầu, bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động và các giấy tờ liên quan theo quy định.
Bước 4: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH
Doanh nghiệp nộp toàn bộ hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, căn cứ vào giấy phép đăng ký kinh doanh để xác định cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ. Hồ sơ cần đầy đủ và chính xác để quá trình tiếp nhận diễn ra thuận lợi.
Bước 5: Cấp số BHXH và thẻ BHYT
Sau khi nhận hồ sơ hợp lệ, trong không quá 5 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ cấp số BHXH và thẻ BHYT cho đơn vị và người lao động, chính thức hoàn tất thủ tục tham gia BHXH lần đầu.
3. Không đăng ký đóng bảo hiểm xã hội, có bị phạt không?
Theo khoản 6 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, khi người sử dụng lao động không đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) cho toàn bộ người lao động nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự, sẽ bị xử phạt hành chính với mức từ 18% đến 20% tổng số tiền BHXH bắt buộc phải nộp tại thời điểm lập biên bản vi phạm, nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng.
Bên cạnh đó, theo khoản 10 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động còn phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả, gồm:
- Đóng đủ số tiền BHXH bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp còn thiếu cho cơ quan BHXH.
- Nộp khoản tiền lãi bằng 2 lần mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân của năm trước liền kề, tính trên số tiền chậm đóng, không đóng, trốn đóng hoặc chiếm dụng tiền đóng và thời gian chậm đóng.
Trong trường hợp người sử dụng lao động không tự thực hiện nghĩa vụ trên, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu ngân hàng, tổ chức tín dụng hoặc kho bạc nhà nước trích từ tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp để nộp số tiền chưa đóng và khoản lãi, áp dụng lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất do các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt.
Lưu ý: Theo Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt trên áp dụng cho cá nhân. Trường hợp tổ chức có hành vi vi phạm tương tự, mức phạt tiền sẽ bằng 2 lần mức phạt áp dụng cho cá nhân, nhằm tăng tính răn đe và bảo đảm quyền lợi BHXH cho người lao động.
4. Những lưu ý khi chuẩn bị giấy tờ BHXH
Khi chuẩn bị giấy tờ BHXH, người tham gia cần kiểm tra kỹ thông tin và hồ sơ để tránh thiếu sót, phải bổ sung hoặc kéo dài thời gian giải quyết.
Những lưu ý khi chuẩn bị giấy tờ BHXH:
- Kiểm tra thông tin cá nhân: Kiểm tra chính xác họ tên, ngày sinh, số CCCD/số định danh và các thông tin liên quan trước khi nộp hồ sơ.
- Kiểm tra mã số BHXH: Nếu đã từng tham gia BHXH, nên tra cứu mã số BHXH để tránh đăng ký trùng hoặc sai thông tin.
- Chuẩn bị đúng mẫu hồ sơ: Xác định mình tham gia BHXH bắt buộc hay tự nguyện để chuẩn bị đúng mẫu tờ khai và giấy tờ theo quy định.
- Kiểm tra hồ sơ trước khi nộp: Đối chiếu lại các giấy tờ, thông tin kê khai và chữ ký để hạn chế trường hợp hồ sơ bị thiếu hoặc phải bổ sung.
- Lưu lại thông tin sau khi nộp: Nên giữ lại giấy xác nhận, thông báo tiếp nhận hoặc thông tin giao dịch để thuận tiện theo dõi và tra cứu khi cần.
Tóm lại, việc nắm rõ làm bảo hiểm xã hội cần giấy tờ gì là bước quan trọng giúp người lao động và doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng, chính xác, đồng thời đảm bảo quyền lợi về BHXH, BHYT và BHTN không bị gián đoạn. Chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định sẽ tiết kiệm thời gian, tránh bổ sung hồ sơ nhiều lần và giúp thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội diễn ra suôn sẻ. Để được hướng dẫn chi tiết và hỗ trợ trọn gói các thủ tục BHXH, bạn hãy liên hệ ngay với AZTAX.
5. Các câu hỏi thường gặp về hồ sơ bảo hiểm xã hội
5.1 Người lao động đã có mã số BHXH có phải đăng ký lại không?
Không. Người lao động đã có mã số BHXH không cần đăng ký mã số mới khi chuyển sang công ty khác. Chỉ cần cung cấp mã số BHXH và thông tin cá nhân để doanh nghiệp thực hiện thủ tục tham gia.
5.2 Mất sổ BHXH có ảnh hưởng đến việc tham gia BHXH không?
Không. Mất sổ BHXH không làm mất quá trình tham gia BHXH. Người lao động có thể đề nghị cơ quan BHXH cấp lại sổ theo quy định.
5.3 Sai thông tin trên hồ sơ BHXH phải làm thế nào?
Nếu phát hiện sai thông tin trên hồ sơ BHXH, người tham gia cần kiểm tra lại nội dung sai và thực hiện thủ tục điều chỉnh theo quy định. Tùy từng trường hợp, có thể cần cung cấp giấy tờ liên quan để chứng minh thông tin chính xác.
5.4 Hồ sơ BHXH bị thiếu giấy tờ thì phải xử lý thế nào?
Nếu hồ sơ BHXH bị thiếu giấy tờ, người tham gia cần kiểm tra yêu cầu bổ sung và hoàn thiện đầy đủ các giấy tờ còn thiếu. Nên thực hiện bổ sung sớm để hồ sơ được tiếp nhận và giải quyết đúng thời gian.
