Làm bảo hiểm xã hội cần giấy tờ gì là câu hỏi được nhiều người lao động và doanh nghiệp quan tâm khi lần đầu tham gia hoặc thực hiện các thủ tục liên quan đến BHXH. Việc nắm rõ danh mục hồ sơ cần chuẩn bị sẽ giúp quá trình đăng ký, đóng và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội diễn ra nhanh chóng, chính xác và tránh gián đoạn quyền lợi. Trong bài viết này, AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết những loại giấy tờ bắt buộc đảm bảo bạn hoàn thiện thủ tục BHXH đúng quy định pháp luật mới nhất.
1. Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc là ai?
Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc là ai? Đây là câu hỏi được nhiều người lao động và doanh nghiệp quan tâm khi tìm hiểu về quyền lợi và nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội. Việc xác định đúng đối tượng sẽ giúp người lao động được hưởng đầy đủ các chế độ như lương hưu, ốm đau, thai sản, thất nghiệp và đảm bảo doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ pháp lý về BHXH đúng quy định.
1.1 Người lao động là công dân Việt Nam
1.1.1 Người lao động tham gia BHXH bắt buộc
Theo quy định pháp luật, người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc được chia thành 12 nhóm đối tượng cụ thể như sau:
- Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động: Bao gồm cả hợp đồng lao động không xác định thời hạn và hợp đồng xác định thời hạn từ 1 tháng trở lên. Điều này cũng áp dụng với những thỏa thuận mang tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện rõ về công việc có thù lao, tiền lương và chịu sự quản lý, giám sát của người sử dụng lao động.
- Cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc trong các cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.
- Lực lượng vũ trang và cơ yếu: Bao gồm công nhân, viên chức quốc phòng; công nhân công an; những người làm việc trong các tổ chức cơ yếu.
- Quân nhân và công an chuyên nghiệp: Bao gồm sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong Quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, chuyên môn kỹ thuật trong Công an nhân dân; người làm công tác cơ yếu được hưởng lương theo chế độ quân nhân.
- Lực lượng nghĩa vụ và học viên: Bao gồm hạ sĩ quan, binh sĩ trong Quân đội nhân dân; chiến sĩ nghĩa vụ Công an nhân dân; học viên các trường quân đội, công an và cơ yếu được cấp sinh hoạt phí.
- Dân quân thường trực được hưởng sinh hoạt phí theo quy định.
- Người lao động Việt Nam làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng: Tham gia BHXH bắt buộc theo quy định của Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài, trừ khi điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác.
- Vợ hoặc chồng không hưởng lương ngân sách nhà nước nhưng được cử đi công tác nhiệm kỳ cùng với thành viên cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và được nhận sinh hoạt phí.
- Người giữ chức danh quản lý, điều hành trong doanh nghiệp hoặc hợp tác xã có hưởng lương hoặc không hưởng lương: Bao gồm người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước/doanh nghiệp, thành viên HĐQT, tổng giám đốc, giám đốc, thành viên ban kiểm soát hoặc các chức danh quản lý khác được bầu theo Luật Hợp tác xã.
- Người hoạt động không chuyên trách tại địa phương: Bao gồm các chức danh ở cấp xã, thôn hoặc tổ dân phố.
- Người lao động làm việc không trọn thời gian nhưng có mức lương hàng tháng bằng hoặc cao hơn mức tiền lương tối thiểu làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc.
- Chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh theo quy định của Chính phủ.
1.1.2 Người sử dụng lao động tham gia BHXH bắt buộc
Theo quy định hiện hành, người sử dụng lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc bao gồm các nhóm sau:
- Các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập, có trách nhiệm đóng BHXH cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động theo quy định pháp luật.
- Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp thuộc lực lượng Quân đội nhân dân, Công an nhân dân và tổ chức cơ yếu, đảm bảo quyền lợi BHXH cho các đối tượng phục vụ trong lực lượng vũ trang.
- Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội – nghề nghiệp và các tổ chức xã hội khác, có trách nhiệm tham gia BHXH cho nhân sự theo quy định.
- Cơ quan, tổ chức quốc tế và tổ chức nước ngoài hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam, phải thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH cho người lao động theo luật Việt Nam.
- Các doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác, hộ kinh doanh, các tổ chức khác và cá nhân thuê mướn lao động thông qua hợp đồng lao động, đều phải tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động thuộc phạm vi quản lý.
1.2 Người lao động nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam
Theo Khoản 2, Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam sẽ thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc nếu ký hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam. Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, bao gồm:
- Người lao động nước ngoài được chuyển công tác nội bộ trong cùng một doanh nghiệp, thực hiện theo đúng quy định pháp luật hiện hành về lao động nước ngoài tại Việt Nam (theo Khoản 1, Điều 3, Nghị định 11/2016/NĐ-CP).
- Người lao động đã đạt đến tuổi nghỉ hưu theo quy định tại Khoản 2, Điều 169 Bộ luật Lao động 2019 tại thời điểm ký hợp đồng lao động.
- Trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác so với luật trong nước; trong tình huống này, sẽ áp dụng theo nội dung của điều ước quốc tế.
2. Làm bảo hiểm xã hội cần giấy tờ gì?
Theo Điều 23 và Điều 24 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội được phân loại cụ thể theo hình thức tham gia, giúp người lao động và doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, đảm bảo thủ tục diễn ra nhanh chóng và đúng quy định.
2.1 Hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc
(1) Giấy tờ do người lao động chuẩn bị
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS.
Trường hợp người lao động thuộc đối tượng đặc biệt được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn, cần nộp bổ sung giấy tờ chứng minh quyền lợi này.
(2) Giấy tờ do đơn vị sử dụng lao động chuẩn bị
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).
- Bảng kê thông tin người lao động (Mẫu D01-TS).
2.2 Hồ sơ tham gia BHXH tự nguyện
Người lao động chuẩn bị tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS.
Người lao động có thể nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan BHXH hoặc thông qua đại lý thu BHXH tự nguyện để đăng ký tham gia và đóng BHXH tự nguyện theo quy định.
3. Thủ tục làm bảo hiểm xã hội được thực hiện thế nào?
Thủ tục làm bảo hiểm xã hội được thực hiện thế nào? Đây là vấn đề nhiều người lao động và doanh nghiệp quan tâm khi lần đầu tham gia hoặc đăng ký cho nhân sự mới. Việc hiểu rõ các bước từ chuẩn bị hồ sơ, nộp biểu mẫu đến nhận sổ BHXH và thẻ BHYT sẽ giúp quá trình thực hiện nhanh chóng, chính xác.
Thủ tục tham gia BHXH lần đầu được thực hiện theo các bước chi tiết sau, giúp doanh nghiệp và người lao động hoàn tất đăng ký BHXH một cách nhanh chóng, chính xác và đúng quy định pháp luật:
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ cần thiết
Doanh nghiệp và người lao động chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, hồ sơ, thông tin cá nhân và hồ sơ doanh nghiệp theo yêu cầu, làm cơ sở để điền vào các biểu mẫu đăng ký BHXH. Việc chuẩn bị kỹ càng sẽ giúp quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi, tránh phải bổ sung nhiều lần.
Bước 2: Đăng ký mã đơn vị (nếu chưa có)
Trường hợp đơn vị chưa có mã BHXH, doanh nghiệp phải nộp Tờ khai TK3-TS cho cơ quan BHXH quản lý. Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, trong 1–7 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị cho doanh nghiệp, là căn cứ để tiến hành các bước tiếp theo.
Bước 3: Hoàn thiện hồ sơ tăng lao động tham gia BHXH lần đầu
Khi đã có mã đơn vị, doanh nghiệp tiến hành soạn thảo và điền các biểu mẫu, hồ sơ liên quan để báo tăng người lao động tham gia BHXH lần đầu, bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động và các giấy tờ liên quan theo quy định.
Bước 4: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH
Doanh nghiệp nộp toàn bộ hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, căn cứ vào giấy phép đăng ký kinh doanh để xác định cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ. Hồ sơ cần đầy đủ và chính xác để quá trình tiếp nhận diễn ra thuận lợi.
Bước 5: Cấp số BHXH và thẻ BHYT
Sau khi nhận hồ sơ hợp lệ, trong không quá 5 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ cấp số BHXH và thẻ BHYT cho đơn vị và người lao động, chính thức hoàn tất thủ tục tham gia BHXH lần đầu.
4. Không đăng ký đóng bảo hiểm xã hội, có bị phạt không?
Theo khoản 6 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, khi người sử dụng lao động không đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) cho toàn bộ người lao động nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự, sẽ bị xử phạt hành chính với mức từ 18% đến 20% tổng số tiền BHXH bắt buộc phải nộp tại thời điểm lập biên bản vi phạm, nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng.
Bên cạnh đó, theo khoản 10 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động còn phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả, gồm:
- Đóng đủ số tiền BHXH bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp còn thiếu cho cơ quan BHXH.
- Nộp khoản tiền lãi bằng 2 lần mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân của năm trước liền kề, tính trên số tiền chậm đóng, không đóng, trốn đóng hoặc chiếm dụng tiền đóng và thời gian chậm đóng.
Trong trường hợp người sử dụng lao động không tự thực hiện nghĩa vụ trên, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu ngân hàng, tổ chức tín dụng hoặc kho bạc nhà nước trích từ tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp để nộp số tiền chưa đóng và khoản lãi, áp dụng lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất do các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt.
Lưu ý: Theo Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt trên áp dụng cho cá nhân. Trường hợp tổ chức có hành vi vi phạm tương tự, mức phạt tiền sẽ bằng 2 lần mức phạt áp dụng cho cá nhân, nhằm tăng tính răn đe và bảo đảm quyền lợi BHXH cho người lao động.
Tóm lại, việc nắm rõ làm bảo hiểm xã hội cần giấy tờ gì là bước quan trọng giúp người lao động và doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng, chính xác, đồng thời đảm bảo quyền lợi về BHXH, BHYT và BHTN không bị gián đoạn. Chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định sẽ tiết kiệm thời gian, tránh bổ sung hồ sơ nhiều lần và giúp thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội diễn ra suôn sẻ. Để được hướng dẫn chi tiết và hỗ trợ trọn gói các thủ tục BHXH, bạn hãy liên hệ ngay với AZTAX.
