Kế toán hộ kinh doanh cá thể giữ vai trò then chốt trong việc quản lý doanh thu, chi phí, hóa đơn và nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật. Việc thực hiện kế toán bài bản không chỉ giúp cho chủ hộ nắm rõ tình hình tài chính, hạn chế sai sót khi kê khai thuế mà còn tránh được những rủi ro về xử phạt hành chính. Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng siết chặt quản lý, việc hiểu và áp dụng đúng kế toán cho hộ kinh doanh cá thể là yếu tố quan trọng giúp hoạt động kinh doanh diễn ra ổn định, minh bạch và phát triển bền vững. Cùng AZTAX tìm hiểu thông qua bài viết sau đây nhé!
1. Đối tượng áp dụng và công tác tổ chức kế toán
Đối tượng áp dụng và công tác tổ chức kế toán là nội dung quan trọng trong hoạt động quản lý tài chính, giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh và tổ chức kinh tế tuân thủ đúng quy định pháp luật. Việc xác định đúng đối tượng áp dụng, đồng thời tổ chức bộ máy kế toán khoa học, minh bạch không chỉ đảm bảo việc ghi chép, phản ánh số liệu chính xác mà còn hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định hiệu quả, nâng cao tính minh bạch và năng lực cạnh tranh.
1.1 Đối tượng phải áp dụng chế độ kế toán hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
Không phải mọi hộ kinh doanh (HKD) hoặc cá nhân kinh doanh (cá nhân KD) đều bắt buộc phải thực hiện chế độ kế toán theo Thông tư 88/2021/TT-BTC.
Nhóm bắt buộc áp dụng theo Thông tư 88
Các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai. Tiêu chí xác định nộp thuế theo phương pháp này được hướng dẫn chi tiết tại Điều 3 Thông tư 40/2021/TT-BTC.
Nhóm khuyến khích áp dụng
Những hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện nộp thuế theo phương pháp kê khai nhưng có nhu cầu thì vẫn có thể áp dụng chế độ kế toán quy định tại Thông tư 88/2021/TT-BTC.
Theo lộ trình, thuế khoán sẽ dần được xóa bỏ từ năm 2026. Khi đó, nhiều hộ kinh doanh sẽ phải lập hóa đơn và thực hiện đầy đủ sổ sách kế toán.
Hiện nay, cơ quan thuế đã đưa ra định hướng quản lý đối với hộ kinh doanh nộp thuế khoán. Tuy nhiên, để tránh rủi ro, các hộ kinh doanh cần thường xuyên cập nhật quy định mới liên quan đến hóa đơn và kế toán.
| Nhóm | Mức doanh thu/năm | Yêu cầu việc xuất hóa đơn | Yêu cầu về chế độ kế toán |
| Nhóm 1 | Dưới 200 triệu | Khuyến khích sau khi bỏ thuế khoán | Chế độ kế toán theo hình thức rất đơn giản theo phần mềm của BCT |
| Nhóm 2 | 200 triệu – dưới 1 tỷ | Khuyến khích (lộ trình áp dụng năm 2027 – 2028) | Chế độ kế toán theo hình thức rất đơn giản theo phần mềm của BCT |
| Nhóm 3 | Từ 1 tỷ – dưới 10 tỷ (*) | Bắt buộc sử dụng | Chế độ kế toán theo hình thức đơn giản, sửa đổi thông tư 88/2021/TT-BTC |
| Nhóm 4 | Từ 10 tỷ trở lên | Bắt buộc sử dụng | Thông tư 88/2021/TT-BTC |
(*) Hoặc từ 1 – 3 tỷ đối với doanh nghiệp xây dựng, công nghiệp, nông nghiệp.
1.2 Tổ chức công tác kế toán tại hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
Phân công kế toán: Việc bố trí người phụ trách kế toán do chủ hộ hoặc cá nhân kinh doanh tự quyết định. Người đảm nhận có thể là thành viên trong gia đình (vợ, chồng, cha mẹ ruột hoặc nuôi, anh chị em ruột, con ruột hoặc con nuôi…) hoặc nhân sự đang làm các công việc khác như quản lý, thủ quỹ, thủ kho kiêm nhiệm.
So với quy định trước đây tại Quyết định 169-200/QĐ-BTC yêu cầu phải có người am hiểu nghiệp vụ kế toán, thì quy định hiện tại đã mở rộng và linh hoạt hơn trong việc lựa chọn nhân sự phụ trách kế toán cho hộ kinh doanh.
Chế độ kế toán áp dụng: Hộ kinh doanh có thể lựa chọn thực hiện theo Thông tư 88/2021/TT-BTC hoặc theo chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ quy định tại Thông tư 132/2018/TT-BTC, tùy thuộc vào nhu cầu quản lý cũng như đặc thù kinh doanh.
Thời điểm áp dụng: Bắt đầu có hiệu lực từ ngày 01/01/2022.
2. Chế độ kế toán cho cá nhân, hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai
Chế độ kế toán cho hộ kinh doanh cá thể đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính, đảm bảo minh bạch và tuân thủ nghĩa vụ thuế. Tùy vào quy mô hoạt động, họ có thể áp dụng các chế độ kế toán khác nhau để tối ưu hóa việc hạch toán và báo cáo tài chính.
2.1 Đối với chứng từ kế toán
Thông tư 88/2021/TT-BTC quy định hệ thống mẫu chứng từ kế toán áp dụng thống nhất cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh trên toàn quốc.
| STT | Tên chứng từ | Mẫu số |
| 1 | Phiếu thu | 01-TT |
| 2 | Phiếu chi | 02-TT |
| 3 | Phiếu nhập kho | 03-VT |
| 4 | Phiếu xuất kho | 04-VT |
| 5 | Bảng thanh toán lương và các khoản thu nhập của người lao động | 05-LĐTL |
Nội dung bắt buộc trên chứng từ kế toán
Mỗi chứng từ kế toán cần có đầy đủ các thông tin cơ bản sau:
- Tên và số hiệu của chứng từ;
- Ngày tháng năm lập;
- Tên và địa chỉ của bên lập và bên nhận chứng từ;
- Mô tả nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số lượng, đơn giá, thành tiền (ghi bằng số); riêng các chứng từ thu chi tiền phải có số tiền ghi bằng cả số và chữ;
- Ký, ghi họ tên của người lập, duyệt và bên liên quan.
- Các thông tin khác theo loại chứng từ
Quy định về lập, ký và lưu trữ chứng từ kế toán theo Luật Kế toán 2015 (Điều 17, 18, 19)
- Mỗi nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh phải được lập một chứng từ, và chỉ lập duy nhất một lần;
- Thông tin trên chứng từ phải chính xác, đầy đủ và theo đúng biểu mẫu.
- Không được viết tắt, tẩy xóa hay sửa chữa; khi ghi phải dùng bút mực, viết liên tục, không để trống — nếu có chỗ trống thì phải gạch chéo;
- Gạch chéo chứng từ khi viết sai
- Lập đủ số liên theo quy định
- Người ký (lập, duyệt, liên quan) chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung chứng từ;
- Khi lập chứng từ điện tử, cần mã hóa để ngăn sửa đổi và đảm bảo tính bảo mật suốt quá trình xử lý, lưu giữ.
2.2 Đối với sổ kế toán hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
Theo quy định tại Điều 5 Thông tư 88/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh cá thể bắt buộc phải sử dụng các mẫu sổ kế toán chuẩn, cụ thể gồm 7 loại sổ sách của hộ kinh doanh, giúp ghi chép và quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách minh bạch, đầy đủ và chính xác.
| STT | Tên sổ kế toán | Mẫu số |
| 1 | Sổ chi tiết doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ | S1-HKD |
| 2 | Sổ chi tiết về vật tư, công cụ, sản phẩm và hàng hóa | S2-HKD |
| 3 | Sổ theo dõi chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh | S3-HKD |
| 4 | Sổ theo dõi việc thực hiện nghĩa vụ thuế với ngân sách nhà nước | S4-HKD |
| 5 | Sổ theo dõi chi trả lương và các khoản đóng theo lương cho người lao động | S5-HKD |
| 6 | Sổ quỹ tiền mặt | S6-HKD |
| 7 | Sổ theo dõi tiền gửi tại ngân hàng | S7-HKD |
Nội dung ghi sổ kế toán đối với hộ kinh doanh
Mỗi sổ kế toán cần đảm bảo đầy đủ các thông tin sau:
- Thông tin tên hộ/cá nhân kinh doanh
- Tên sổ và ngày ghi sổ;
- Mã số và thời điểm lập chứng từ kế toán
- Tóm lược nội dung nghiệp vụ tài chính phát sinh;
- Giá trị tiền tệ của nghiệp vụ;
- Dư đầu, biến động và dư cuối kỳ.
- Chữ ký của người ghi và đại diện hợp pháp.
- Đóng dấu giáp lai và đánh số trang đầy đủ.
Nguyên tắc lập và khóa sổ kế toán
- Về kỳ mở sổ: Hộ kinh doanh cá thể tiến hành mở sổ kế toán vào đầu năm tài chính hoặc ngay từ ngày thành lập đối với các hộ, cá nhân mới đi vào hoạt động.
- Về việc khóa sổ: Hộ kinh doanh phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính, đồng thời thực hiện khóa sổ trong các trường hợp khác theo quy định hiện hành của pháp luật.
Nguyên tắc ghi sổ kế toán
- Việc ghi chép phải được thực hiện liên tục, rõ ràng và chính xác theo thứ tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ;
- Thông tin ghi vào sổ phải trung thực, khớp đúng với chứng từ gốc;
- Có thể sử dụng phần mềm kế toán hoặc phương tiện điện tử, nhưng vẫn phải tuân thủ đầy đủ quy định hiện hành.
Quy định về việc lưu trữ sổ kế toán
- Quy định về ghi sổ kế toán: Việc ghi sổ phải được thực hiện liên tục, theo trình tự thời gian và đầy đủ từ khi mở sổ, đảm bảo phản ánh trung thực và chính xác thông tin trên các chứng từ kế toán.
- Hộ kinh doanh cá thể và cá nhân kinh doanh có thể sử dụng phương tiện điện tử để ghi sổ, nhưng phải tuân thủ đúng các quy định hiện hành về sổ kế toán.
Nguyên tắc việc sửa sổ kế toán
- Việc điều chỉnh sai sót trong sổ kế toán phải tuân thủ theo quy định tại Điều 27 Luật Kế toán 2015, bao gồm các phương pháp sửa chữa hợp lệ và được ghi nhận rõ ràng.
2.3 Về việc xác định doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế
Căn cứ theo Điều 6 Thông tư 88/2021/TT-BTC, việc xác định doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải tuân thủ theo quy định tại pháp luật.
Cụ thể:
- Hộ/cá nhân kinh doanh xác định thuế dựa trên khoản thu và chi thực tế.
- Việc tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế giá trị gia tăng (GTGT) áp dụng theo hướng dẫn tại Thông tư số 40/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.
3. Các phương pháp kê khai thuế của hộ kinh doanh cá thể
Kê khai thuế hộ kinh doanh cá thể là quá trình mà hộ hoặc cá nhân kinh doanh chuẩn bị và nộp các hồ sơ, chứng từ liên quan đến nghĩa vụ thuế theo mẫu quy định cho cơ quan thuế quản lý.
Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh có thể áp dụng một trong ba phương pháp kê khai thuế sau, tùy thuộc vào quy mô, hình thức hoạt động và lựa chọn cụ thể:
Phương pháp kê khai định kỳ
- Thuế được tính theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu thực tế của kỳ khai (tháng hoặc quý).
- Áp dụng cho:
- Hộ kê khai theo tháng nếu doanh thu năm trước trên 50 tỷ đồng.
- Hộ kê khai theo quý nếu doanh thu năm trước từ 50 tỷ đồng trở xuống hoặc mới thành lập.
Phương pháp kê khai theo từng lần phát sinh
- Thuế được xác định dựa trên doanh thu của từng lần phát sinh hoạt động kinh doanh.
- Áp dụng cho hộ kinh doanh không thường xuyên, chỉ phát sinh hoạt động khi cần và sử dụng hóa đơn điện tử lẻ cho từng giao dịch.
Phương pháp khoán
- Thuế được tính theo doanh thu khoán do cơ quan thuế ấn định trước, căn cứ vào quy mô, ngành nghề và địa điểm kinh doanh.
- Áp dụng cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ, hoạt động ổn định, không thường xuyên sử dụng hóa đơn.
4. Xác định kỳ nộp báo cáo của hộ kinh doanh thực hiện chế độ kế toán
Việc xác định kỳ nộp báo cáo của hộ kinh doanh thực hiện chế độ kế toán là nội dung quan trọng giúp hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh rủi ro xử phạt và đảm bảo minh bạch tài chính. Tùy thuộc vào quy mô và hình thức kinh doanh, hộ kinh doanh sẽ có thời hạn nộp báo cáo khác nhau theo từng kỳ. Hiểu rõ quy định này không chỉ hỗ trợ quản lý hiệu quả hoạt động mà còn giúp hộ kinh doanh xây dựng chiến lược tài chính bền vững.
Theo Điều 11 Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh áp dụng phương pháp kê khai thuế có quyền lựa chọn kê khai theo tháng hoặc theo quý.
Việc xác định kỳ kê khai thuế được căn cứ tại Điều 9 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cụ thể:
-
Nếu doanh thu của năm trước vượt 50 tỷ đồng thì phải kê khai theo tháng.
-
Nếu doanh thu năm trước từ 50 tỷ đồng trở xuống thì kê khai theo quý.
Về thời hạn nộp tờ khai thuế:
-
Kê khai theo tháng: hạn chót là ngày 20 của tháng kế tiếp tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. Ví dụ: Tờ khai của tháng 6/2025 phải nộp muộn nhất ngày 20/7/2025.
-
Kê khai theo quý: hạn cuối là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo. Ví dụ: Quý III/2025 (gồm tháng 7, 8, 9) thì phải nộp chậm nhất ngày 30/10/2025.
Như vậy, hộ kinh doanh mới thành lập, nếu lựa chọn phương pháp kê khai và có thực hiện chế độ kế toán, có thể đăng ký kê khai theo quý với cơ quan thuế. Đồng thời, hộ kinh doanh không phải lập báo cáo tài chính năm như doanh nghiệp.
5. Một số câu hỏi thường gặp
Câu hỏi số 1: Nộp hồ sơ khai thuế hộ kinh doanh ở đâu?
Hộ kinh doanh nộp hồ sơ khai thuế tại Cơ quan thuế quản lý trực tiếp (Chi cục Thuế nơi đặt địa điểm kinh doanh).
Câu hỏi số 2: Hộ kinh doanh nộp thuế ở đâu?
Hộ kinh doanh nộp thuế tại Kho bạc Nhà nước, ngân hàng thương mại được ủy nhiệm thu hoặc trực tiếp tại Cơ quan thuế quản lý.
Câu hỏi số 3: Lưu ý hộ kinh doanh cá thể ngừng hoặc tạm ngừng kinh doanh
Với Hộ kê khai tạm ngừng kinh doanh
- Nếu hộ kê khai tạm ngừng kinh doanh, cần thông báo cho CQT trực thuộc với hạn cuối là 01 ngày làm việc trước khi tạm ngừng kinh doanh, HKD không cần nộp hồ sơ khai thuế, trừ khi hộ kê khai tạm ngừng kinh doanh không tròn tháng/quý nếu khai thuế theo tháng/quý.
Với Hộ kê khai đã chuyển đổi từ hộ khoán trong năm
- Hộ khoán đã chuyển đổi sang hộ kê khai, thì trước đó hộ khoán cần khai điều chỉnh, bổ sung theo tờ khai thuế khoán 01/CNKD. CQT theo đó điều chỉnh giảm thuế khoán cho thời gian chuyển đổi. Thời gian hộ khoán nộp tờ khai điều chỉnh hạn cuối là ngày thứ 10 từ ngày bắt đầu chuyển đổi phương pháp tính thuế.
Câu hỏi số 4: Đối tượng nào được áp dụng chế độ kế toán HKD, cá nhân kinh doanh?
Là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh:
- Kê khai thuế theo phương pháp kê khai (không theo phương pháp khoán);
- Có đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế theo quy định pháp luật;
- Bao gồm cả trường hợp tự nguyện áp dụng chế độ kế toán.
Câu hỏi số 5: Người đại diện của HKD có thể chọn vợ/chồng mình làm người phụ trách kế toán của HKD không?
Có. Theo quy định tại Thông tư 88/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh (HKD) có thể chỉ định vợ hoặc chồng của người đại diện hộ làm người phụ trách kế toán, miễn là người đó đáp ứng điều kiện chuyên môn về kế toán theo quy định pháp luật.7
Thực hiện đúng quy định về kế toán hộ kinh doanh cá thể là điều kiện cần để duy trì hoạt động kinh doanh bền vững và hợp pháp. Từ lựa chọn phương pháp ghi chép đến lập hóa đơn và kê khai thuế, mỗi bước đều đòi hỏi sự cẩn trọng và hiểu biết. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn cụ thể hơn.
