Việc biếu tặng là một quy trình thiết yếu trong doanh nghiệp, giúp thể hiện sự tri ân hoặc khen thưởng đối với khách hàng, nhân viên, hay đối tác. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay vân chưa biết được cách hạch toán hàng biếu tặng không thu tiền đảm bảo việc quản lý chi phí và thuế được chính xác mà còn tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý. Trong bài viết dưới đây AZTAX sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán hàng cho biếu tặng một cách chi tiết nhất. Cùng AZTAX tìm hiểu để biết được hàng được tặng hạch toán như thế nào nhé!
1. Các hình thức tặng quà cho khách hàng, nhân viên
Doanh nghiệp có thể tặng quà cho khách hàng hoặc nhân viên qua các hình thức như biếu tặng hàng hóa, tổ chức sự kiện khen thưởng, hoặc gửi quà dịp lễ. Mỗi hình thức yêu cầu lập hóa đơn và ghi nhận giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ tương đương để đảm bảo tuân thủ quy định thuế, đồng thời giúp củng cố mối quan hệ và động viên nhân viên.
Các công ty thường lựa chọn quà biếu phù hợp với từng dịp để thể hiện ý nghĩa tốt nhất của món quà. Các hình thức quà tặng bao gồm:
- Mua hàng để biếu tặng: Ví dụ như mua hoa cho sinh nhật, mua bánh kẹo, rượu… vào dịp tết.
- Bộ quà tặng sản phẩm hoặc dịch vụ do chính doanh nghiệp sản xuất.
- Quà thiết kế đặc biệt của doanh nghiệp: Bao gồm các món quà có in thông điệp chúc mừng, và có thể kết hợp in logo hoặc thương hiệu của công ty như lịch treo tường, lịch bàn, sổ… để quảng bá thương hiệu.
- Quà tặng là phiếu mua hàng từ các nhà cung cấp cho phép khách hàng và nhân viên đến mua hàng.
- Voucher, coupon khuyến mãi giảm giá, chương trình tích lũy điểm để mua sản phẩm chính của công ty.
Hóa đơn cho các sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp, biếu tặng cũng là một phần quan trọng trong quy trình này.
Xem thêm: Cách hạch toán hàng mẫu không thu tiền
2. Quy định về Thuế đối với hàng cho, biếu, tặng
Quy định về thuế đối với hàng cho, biếu, tặng yêu cầu doanh nghiệp lập hóa đơn như khi bán hàng, với giá tính thuế là giá hàng hóa hoặc dịch vụ tương đương tại thời điểm tặng. Doanh nghiệp phải hạch toán thuế GTGT đầu ra trên hóa đơn và đưa vào báo cáo thuế. Đồng thời, giá trị hàng hóa tặng không được ghi nhận vào chi phí sản xuất mà phải được thanh toán từ quỹ khen thưởng hoặc quỹ khác theo quy định.
2.1. Thuế thu nhập doanh nghiệp
2.1.1. Đối với đơn vị đi biếu, tặng
Trước đây, khi chi phí cho việc biếu tặng khách hàng vượt quá 15%, thường không được coi là chi phí trừ khi được xác định là thu nhập chịu thuế TNDN. Tuy nhiên, Luật 71/2014/QH13 đã sửa đổi và bãi bỏ điểm m, khoản 2 Điều 9 của Luật 32/2013/QH13. Từ kỳ tính thuế TNDN năm 2015, các chi phí cho quà biếu, tặng nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định sẽ được tính và có thể được trừ khi tính thuế TNDN.
Theo Thông tư số 96/2015/TT-BTC, có 3 điều kiện để các khoản chi phí này được tính vào chi phí trừ khi tính thuế TNDN của doanh nghiệp:
- Chi phí phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
- Các khoản chi có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật;
- Các khoản chi có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Đối với các khoản chi cho việc biếu tặng nhân viên:
- Các khoản chi được lấy từ nguồn doanh nghiệp chỉ tính là phúc lợi trực tiếp cho người lao động, không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp (theo điều 3 của Thông tư 25/2018/TT-BTC sửa đổi và bổ sung Thông tư 78).
- Các khoản chi lấy nguồn từ Quỹ phúc lợi không được tính vào chi phí tính thuế TNDN.
2.1.2. Đối với đơn vị nhận biếu, tặng
Những món quà biếu, quà tặng bằng tiền hay hiện vật được tính vào phần Thu nhập khác. Khi nhận được các loại hiện vật, giá trị của chúng được xác định dựa trên giá trị của hàng hóa hoặc dịch vụ tương đương vào thời điểm nhận (theo quy định tại Điều 7 của Thông tư 78/2014/TT-BTC).
2.2. Thuế Giá trị gia tăng
2.2.1. Đối với đơn vị cho biếu tặng
Theo quy định tại Điều 14 Khoản 5 của Thông tư 219/2013/TT-BTC, các khoản thuế GTGT đầu vào từ hàng hoá (bao gồm cả hàng hóa mua từ bên ngoài hoặc tự sản xuất) được sử dụng để biếu tặng, khuyến mãi, quảng cáo để phục vụ sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT sẽ được khấu trừ.
Tuy nhiên, các thuế GTGT đầu vào từ hàng hoá, dịch vụ sử dụng cho sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế thì sẽ không được khấu trừ, theo khoản 7 của Điều 14 Thông tư 219.
Những hóa đơn đầu vào từ chi phí biếu tặng sẽ được khấu trừ thuế giá trị gia tăng nếu đáp ứng các điều kiện sau đây, như quy định tại Điều 1 Khoản 10 của Thông tư 26/2015/TT-BTC:
- Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp hoặc các chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng khi nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia trị gia tăng thay cho nhà thầu nước ngoài;
- Có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt cho hàng hoá, dịch vụ mua vào từ 20 triệu đồng trở lên.
2.2.2. Đối với đơn vị nhận biếu tặng
Theo quy định tại Điều 1 Khoản 10 của Thông tư 26/2015/TT-BTC, nếu bên nhận hàng biếu tặng không có nghĩa vụ thanh toán tiền cho các món quà nhận được và không có chứng từ thanh toán tương ứng, thì không được áp dụng khấu trừ thuế GTGT từ hóa đơn của các món quà biếu tặng đó.
2.3. Thuế thu nhập cá nhân
Việc tặng quà biếu có các trường hợp và quy định sau đây:
- Quà tặng không phải là tài sản đăng ký quyền sở hữu như tivi, máy tính, điện thoại,… Công ty tặng cho cá nhân, bao gồm cả nhân viên và khách hàng, nếu không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 10 Khoản 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, sẽ không phải chịu thuế thu nhập cá nhân từ việc nhận quà tặng.
- Quà tặng là các tài sản như xe máy, xe ô tô, bất động sản, đất đai, nhà cửa,… sẽ chịu thuế thu nhập cá nhân 10% trên phần giá trị vượt quá 10 triệu đồng mỗi lần biếu tặng, theo quy định tại Điều 16 Thông tư 111/2013/TT-BTC.
- Nếu quà biếu, tặng là tiền, khi đó sẽ được coi như khoản thu nhập của nhân viên và chịu thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC.
- Đối với voucher mà công ty phát hành để tặng cho nhân viên, các chứng từ này có giá trị như tiền và được sử dụng như công cụ thanh toán. Có hai trường hợp: (1) vào thời điểm phát hành, khi chưa có hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ nên công ty không phải lập hóa đơn và tính thuế GTGT. (2) Khi nhân viên sử dụng voucher để mua hàng, công ty sẽ chính thức chuyển giao quyền sở hữu, lập hóa đơn, kê khai thuế GTGT và xác định doanh thu để tính thuế TNDN theo quy định, nếu đáp ứng đủ các điều kiện.
Đối với thuế TNCN, các khoản thu nhập này cũng cần được tính cho từng người thụ hưởng khi quyết toán thuế TNCN.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hàng bán bị trả lại theo TT 200 và TT 133
3. Hạch toán hàng biếu tặng tại bên tặng
Khi hạch toán quà tặng khách hàng, đối tác doanh nghiệp cần lập hóa đơn với giá trị hàng hóa và ghi nhận thuế GTGT đầu ra. Thuế này được hạch toán vào tài khoản thuế phải nộp và báo cáo thuế. Giá trị hàng tặng không ghi vào chi phí sản xuất mà thanh toán từ quỹ khen thưởng hoặc quỹ phúc lợi. Doanh nghiệp cần theo dõi số liệu để đảm bảo tuân thủ quy định thuế.
Trong quá trình mua hàng để dùng cho việc biếu tặng, có hai trường hợp cụ thể như sau:
Trường hợp mua hàng về và không nhập kho ngay:
- Nếu doanh nghiệp áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC: Nợ vào Tài khoản 641 hoặc 642.
- Nếu doanh nghiệp áp dụng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: Nợ vào Tài khoản 642.
- Nợ Tài khoản 133: Để ghi nhận thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
- Có Tài khoản 111, 112, 331.
Trường hợp hàng hóa mua về sau đó nhập kho:
- Nợ vào Tài khoản 152, 153, 156: Ghi nhận giá trị hàng hóa đã nhập kho.
- Nợ Tài khoản 1331: Để ghi nhận thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
- Có Tài khoản 111, 112, 331.
3.1. Hạch toán hàng tặng cho khách hàng
Để hạch toán quà tặng khách hàng các chi phí và khấu trừ thuế GTGT trong quá trình kế toán, ta có các bút toán như sau:
- Ghi nhận chi phí:
- Nợ vào Tài khoản 641.
- Có Tài khoản 152, 153, 155, 156,…
- Có Tài khoản 33311.
- Khấu trừ Thuế GTGT đầu vào và đầu ra:
- Nợ vào Tài khoản 3331: Để ghi nhận số thuế GTGT phải nộp.
- Có Tài khoản 1331: Để ghi nhận số thuế GTGT được khấu trừ.
- Ghi nhận chi phí đầu vào:
- Nợ vào Tài khoản 641
- Nợ vào Tài khoản 133
- Có Tài khoản 111
- Ghi nhận thuế GTGT khi xuất hóa đơn đầu ra:
- Nợ vào Tài khoản 641
- Có Tài khoản 3331
- Khấu trừ thuế GTGT đầu ra:
- Nợ vào Tài khoản 3331
- Có Tài khoản 133
Để thực hiện các bút toán này, việc khấu trừ thuế GTGT đầu ra và đầu vào thực hiện vào cuối kỳ sau khi hoàn thành tờ khai thuế và xác định số thuế được khấu trừ trong kỳ.
Lưu ý: Theo Khoản 5 của Công văn Số 2785/TCT-CS ngày 23/7/2014 giới thiệu nội dung mới của Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 về thuế TNDN của Bộ Tài chính, hàng hóa dùng để biếu tặng không phải ghi nhận doanh thu để tính thuế TNDN.
Xem thêm: Cách hạch toán hàng gửi đi bán – Tài khoản 157 theo Thông tư 200
3.2. Hạch toán hàng biếu tặng cho cán bộ, công nhân viên được lấy từ quỹ khen thưởng, phúc lợi.
Để ghi nhận các giao dịch liên quan đến doanh thu từ quỹ khen thưởng, phúc lợi của doanh nghiệp và chi phí giá vốn của hàng hóa dùng để biếu tặng nhân viên, có thể thực hiện các bút toán như sau:
- Ghi nhận doanh thu từ quỹ khen thưởng, phúc lợi:
-
- Nợ vào Tài khoản 353: Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá trị thanh toán).
- Có Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ.
- Có Tài khoản 3331: Thuế GTGT cần phải nộp (nếu có).
- Ghi nhận giá vốn hàng bán đối với hàng hóa dùng để biếu tặng công nhân viên:
- Nợ vào Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán.
- Có các Tài khoản 152, 153, 155, 156 (để ghi nhận giá trị hàng hóa).
- Trường hợp sử dụng quỹ khen thưởng, phúc lợi để chi trả hàng biếu tặng:
- Nợ vào Tài khoản 353: Quỹ khen thưởng, phúc lợi.
- Có Tài khoản 331: Phải trả người bán (để ghi nhận khoản thanh toán cho người cung cấp).
Ví dụ 1: Công ty ABC sản xuất máy lọc không khí và quyết định biếu tặng 12 máy cho các đối tác quan trọng nhân dịp kỷ niệm thành lập công ty. Mỗi máy có giá vốn 600.000 VNĐ và đơn giá bán 700.000 VNĐ, thuế suất GTGT là 10%.
Khi thực hiện hạch toán hàng cho biếu tặng, công ty ghi nhận các khoản liên quan như sau:
- Nợ TK 353: 8.400.000 VNĐ (12 máy x 700.000 VNĐ x 10% thuế GTGT)
- Có TK 511: 8.400.000 VNĐ (12 máy x 700.000 VNĐ)
- Có TK 3331: 840.000 VNĐ (12 máy x 700.000 VNĐ x 10% thuế GTGT)
- Nợ TK 632: 7.200.000 VNĐ (12 máy x 600.000 VNĐ)
- Có TK 156: 7.200.000 VNĐ (12 máy x 600.000 VNĐ)
Như vậy, công ty ghi nhận doanh thu và giá vốn tương ứng như khi bán hàng hóa, đồng thời hạch toán thuế GTGT đầu ra để phản ánh đúng số thuế phải nộp.
Ví dụ 2: Công ty DEF tổ chức một sự kiện khen thưởng và mua 8 bộ máy pha cà phê để tặng cho nhân viên xuất sắc. Mỗi bộ máy có giá trị 800.000 VNĐ và thuế suất GTGT là 10%. Toàn bộ chi phí được trang trải từ quỹ phúc lợi của công ty.
Khi mua các bộ máy pha cà phê và ghi nhận chi phí, công ty thực hiện như sau:
- Nợ TK 353: 8.800.000 VNĐ (8 bộ x 800.000 VNĐ x 10% thuế GTGT)
- Có TK 331: 8.800.000 VNĐ (8 bộ x 800.000 VNĐ + thuế GTGT)
Công ty không ghi nhận giá trị của các bộ máy pha cà phê vào chi phí sản xuất, mà toàn bộ chi phí, bao gồm cả thuế GTGT, được thanh toán từ quỹ phúc lợi.
4. Hạch toán hàng nhận biếu tặng
Khi nhận hàng biếu, tặng, doanh nghiệp ghi nhận giá trị hàng vào tài khoản hàng tồn kho hoặc chi phí. Không cần lập hóa đơn và không ghi nhận thuế GTGT đầu vào vì hàng tặng không được khấu trừ thuế. Giá trị hàng được hạch toán vào chi phí hoặc quỹ khen thưởng tùy vào mục đích sử dụng. Doanh nghiệp cần hạch toán chính xác để tuân thủ quy định và báo cáo tài chính đúng. cùng theo dỏi đoạn dưới đây để biết được nhận hàng biếu tặng hạch toán như thế nào nhé!
Để xử lý các trường hợp liên quan đến hàng hóa được sử dụng để biếu tặng, có thể thực hiện các bút toán như sau:
Trường hợp hàng được cho biếu tặng là hàng nội địa, hạch toán như sau:
- Nợ vào Tài khoản 156, 242, 211,…: Ghi nhận tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT (vì không được khấu trừ thuế).
- Có Tài khoản 711.
Trường hợp hàng được cho biếu tặng là hàng nhập khẩu phi mậu dịch (hàng nhập khẩu không mang tính chất thương mại):
- Ghi nhận giá trị lô hàng:
- Nợ vào Tài khoản 152, 156, 211, 642: Ghi nhận nguyên vật liệu, hàng hóa và chi phí liên quan.
- Có Tài khoản 711: Ghi nhận giá trị tính thuế theo Hải quan.
- Nộp thuế khâu nhập khẩu:
- Nợ vào Tài khoản 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu.
- Nợ vào Tài khoản 3333: Thuế nhập khẩu.
- Có Tài khoản 111, 112: Ghi nhận tiền mặt hoặc Tài khoản ngân hàng.
- Nếu đã ghi nhận giá trị hàng cho biếu tặng theo giá thị trường hoặc giá Hải quan, phần thuế nhập khẩu sẽ tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Nợ vào Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Có Tài khoản 3333: Thuế nhập khẩu.
Xem thêm: Cách hạch toán bán hàng không qua kho
5. Hướng dẫn cách viết hóa đơn cho quà biếu tặng
Khi viết hóa đơn cho quà biếu tặng, doanh nghiệp cần ghi rõ thông tin người bán và người nhận, bao gồm tên, địa chỉ, và mã số thuế. Mô tả chi tiết hàng hóa hoặc dịch vụ tặng, bao gồm tên, số lượng, đơn giá, và tổng giá trị trước thuế. Tính toán và ghi rõ thuế GTGT đầu ra theo quy định, với giá trị thuế được đưa vào hóa đơn. Hóa đơn cần được lưu giữ và báo cáo đúng quy định thuế.
Theo quy định, cần lưu ý các mục sau khi xuất hoá đơn cho quà biếu tặng:
- Họ và tên người mua hàng: Ghi rõ tên của người nhận quà.
- Tên đơn vị nhận quà tặng: Xác định rõ tên đơn vị hoặc tổ chức nhận quà. Nếu khách hàng không yêu cầu hoá đơn, ghi “Khách hàng không yêu cầu hoá đơn”.
- Mã số thuế và địa chỉ của người mua hàng: Điền thông tin của người nhận quà.
- Tên hàng hóa, dịch vụ: Chỉ rõ tên và mô tả hàng hóa là quà tặng, ví dụ: “Hàng cho biếu tặng không thu tiền”.
- Đơn vị tính và số lượng: Sử dụng các đơn vị tiêu chuẩn như trong hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường.
- Đơn giá: Ghi giá trị của hàng hóa là quà tặng.
- Thành tiền, thuế suất và tổng tiền thanh toán: Điền thông tin tương tự như trong hoá đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường.
Như vậy AZTAX đã điểm qua một vài thông tin về hạch toán hàng biếu tặng theo thông tư 200 và thông tư 133 khi biết và hạch toán nhận hàng biếu tặng cũng như các vấn đề liên quan. Mong rằng những thông tin này sẽ hữu ích đối với quý độc giả. Nếu quý vị còn câu hỏi hoặc cần hỗ trợ thêm, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0932.383.089. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của quý vị một cách nhanh chóng và chi tiết nhất.
6. Các câu hỏi thường gặp khi hạch toán hàng biếu tặng
6.1. Hàng cho biếu tặng có phải lập hóa đơn không?
Theo Thông tư 26/2015/TT-BTC (Sửa đổi và bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC):
Theo Điểm b, Khoản 7, Điều 3 quy định rằng: Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ được sử dụng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cũng như hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục hoạt động sản xuất).
Theo khoản 9 Điều 3: Hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động phải được lập hoá đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng), trên hoá đơn phải ghi đầy đủ các thông tin và tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng.
6.2. Giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ biếu, tặng
Theo quy định của Khoản 3, Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC:
- Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ (bao gồm cả mua ngoài hoặc do cơ sở kinh doanh tự sản xuất) được sử dụng để biếu, tặng, giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ này được xác định là giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm các hoạt động này phát sinh. Thông thường, giá tính thuế của hóa đơn đầu ra sẽ bằng giá tính thuế của hóa đơn đầu vào.
- Đối với các trường hợp đặc biệt như giấy mời không thu tiền để xem các sự kiện như biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang, thi người đẹp và người mẫu, thi đấu thể thao do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép theo quy định của pháp luật, giá tính thuế được xác định là không.
- Khi công ty thực hiện chương trình tặng hàng mẫu cho khách hàng dùng thử mà không thu tiền, Công ty cần phải lập hóa đơn và ghi rõ là hàng hóa xuất mẫu không thu tiền, tuân thủ đúng quy định của pháp luật thương mại, với giá tính thuế bằng không (0).
- Đối với hàng khuyến mại (không đi kèm các điều kiện mua hàng), sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ được sử dụng để khuyến mại phải được đăng ký với Sở Công thương theo quy định của pháp luật về thương mại. Trong trường hợp này, giá tính thuế được xác định là không (0).
- Nếu hàng hóa, dịch vụ được sử dụng để khuyến mại mà không tuân thủ quy định của pháp luật về thương mại, thì phải kê khai và tính nộp thuế như hàng hóa, dịch vụ dùng để tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng.
6.3. Mức phạt nếu không lập hóa đơn đối với hàng cho, biếu, tặng
Mức tiền phạt dao động từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng (theo quy định tại điểm b, khoản 2, Điều 24 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP):
Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
b) Không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.
Kết luận: Khi doanh nghiệp tặng quà cho công nhân viên hoặc khách hàng, cần lập hóa đơn như khi bán hàng thông thường. Giá tính thuế sẽ là giá của hàng hóa hoặc dịch vụ tương đương tại thời điểm biếu tặng.
