Hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài là một phần thiết yếu trong quản lý tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt khi hoạt động phụ thuộc vào dịch vụ từ bên ngoài. Việc nắm vững cách ghi nhận và phân bổ các chi phí này không chỉ giúp duy trì sự chính xác trong báo cáo tài chính mà còn tối ưu hóa hiệu quả chi tiêu của công ty. Cùng AZTAX khám phá đề tài thú vị này nhé!
1. Chi phí nhân công thuê ngoài và cơ sở pháp lý áp dụng
Chi phí nhân công thuê ngoài là khoản tiền mà các công ty, doanh nghiệp hoặc cá nhân trả cho các tổ chức, cá nhân bên ngoài để hoàn thành công việc theo kế hoạch hoặc hợp đồng đã thỏa thuận trước.
1.1 Chi phí nhân công thuê ngoài là gì?
Chi phí nhân công thuê ngoài là khoản tiền mà các công ty, doanh nghiệp hoặc cá nhân trả cho các tổ chức, cá nhân bên ngoài sau khi hoàn thành công việc theo hợp đồng hoặc kế hoạch đã thống nhất.
Các phương án thuê nhân công ngoài bao gồm:
- Giao khoán công nhân cho cá nhân không kinh doanh
- Giao khoán công nhân cho cá nhân kinh doanh
- Thuê công ty thầu xây dựng
- Tự tìm nhân công.
1.2 Cơ sở pháp lý và các văn bản pháp luật áp dụng
Cơ sở pháp lý và các văn bản quy định chi phí nhân công thuê ngoài bao gồm:
- Thông tư 92/TT-BTC ngày 15/06/2016 hướng dẫn nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân và giá trị gia tăng của cá nhân cư trú có hoạt động kinh doanh.
- Khoản 1, điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 quy định về các khoản chi phí được trừ.
- Điểm a, khoản 2, điều 2 của Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 về thu nhập từ tiền công, tiền lương.
- Điểm i, khoản 1, điều 25 của Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 về khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Ngoài ra, các quy định từ Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 và Luật lao động 2019 cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định và áp dụng các chi phí liên quan đến nhân công.
Việc hiểu rõ các quy định trên sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống kế toán linh hoạt và hiệu quả, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tối ưu hóa chi phí nhân công.
2. Hồ sơ và phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài
Mỗi phương án thuê nhân công yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị các hồ sơ và chứng từ riêng biệt. Việc chuẩn bị đầy đủ tài liệu là rất quan trọng để tránh rủi ro khi cơ quan thuế thực hiện quyết toán. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về hồ sơ và phương án hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài theo từng trường hợp cụ thể:
Trường hợp 1: Doanh nghiệp giao khoán công nhân cho cá nhân không kinh doanh
Trong trườn hợp này doanh nghiệp phải khấu trừ thuế TNCN 10% trước khi chi trả cho cá nhân, kể cả khi cá nhân đó là đại diện cho nhóm.
Về hóa đơn, cơ quan thuế không cấp hóa đơn cho trường hợp này.
Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Hợp đồng giao khoán.
- Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành.
- Xác nhận khối lượng hoàn thành.
- Chứng minh nhân dân của người đại diện và từng lao động.
- Chứng từ thanh toán tiền mặt hoặc ngân hàng.
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài như sau:
- Ghi nhận chi phí: Nợ TK 627/622, Có TK 331
- Trích thuế TNCN 10%: Nợ TK 331, Có TK 3335
- Khi thanh toán: Nợ TK 331, Có TK 111, 112
Ví dụ: Công ty XYZ thuê một nhóm công nhân từ một cá nhân không kinh doanh để thực hiện một dự án sản xuất trong tháng 9. Tổng chi phí thuê nhân công là 50.000.000 đồng. Theo quy định, công ty phải trích thuế TNCN 10% trước khi thanh toán.
- Công ty XYZ ghi nhận chi phí nhân công vào tài khoản chi phí sản xuất như sau:
- Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: 50.000.000 đồng
- Có TK 331 – Phải trả cho người cung cấp: 50.000.000 đồng
- Công ty trích thuế TNCN 10% từ số tiền thuê nhân công ghi nhận như sau:
- Nợ TK 331 – Phải trả cho người cung cấp: 5.000.000 đồng
- Có TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân: 5.000.000 đồng
- Công ty thanh toán số tiền còn lại sau khi trừ thuế TNCN:
- Nợ TK 331 – Phải trả cho người cung cấp: 45.000.000 đồng
- Có TK 111 – Tiền mặt hoặc TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 45.000.000 đồng
Trường hợp 2: Doanh nghiệp giao khoán công nhân cho cá nhân kinh doanh
Về hóa đơn: Cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ nếu tiền công từ 100 triệu đồng/năm trở lên, nếu tiền công dưới 100 triệu đồng/năm thì không cần hóa đơn.
Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Hợp đồng giao khoán nhân công
- Biên bản nghiệm thu
- Quyết toán khối lượng giao khoán
- Hóa đơn nhân công
Phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài như sau:
- Ghi nhận chi phí: Nợ TK 627/622, Có TK 331
- Khi thanh toán: Nợ TK 331, Có TK 111, 112
Ví dụ: Công ty ABC ký hợp đồng với một cá nhân kinh doanh để cung cấp 10 công nhân thực hiện một dự án xây dựng trong tháng 8. Tổng chi phí thuê nhân công là 80.000.000 đồng. Công ty thanh toán số tiền này bằng chuyển khoản.
- Công ty ABC ghi nhận chi phí thuê nhân công vào tài khoản chi phí sản xuất như sau:
- Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: 80.000.000 đồng
- Có TK 331 – Phải trả cho người cung cấp: 80.000.000 đồng
- Khi thanh toán toàn bộ chi phí thuê nhân công cho cá nhân kinh doanh ghi nhận như sau:
- Nợ TK 331 – Phải trả cho người cung cấp: 80.000.000 đồng
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 80.000.000 đồng
Trường hợp 3: Doanh nghiệp thuê công ty thầu xây dựng
Lưu ý: Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng hoạt động và uy tín của công ty thầu trước khi hợp tác để tránh rủi ro liên quan đến hóa đơn, nợ doanh nghiệp, và trốn thuế.
Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Hợp đồng giao khoán nhân công
- Biên bản nghiệm thu
- Biên bản xác nhận khối lượng giao khoán
- Quyết toán khối lượng giao khoán
- Hóa đơn VAT
- Ủy nhiệm chi thanh toán ngay
Phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài như sau:
- Ghi nhận chi phí: Nợ TK 627/622, Có TK 331
- Khi thanh toán: Nợ TK 331, Có TK 111, 112
Ví dụ: Công ty XYZ ký hợp đồng với Công ty TNHH Xây Dựng An Phát để thi công một phần của dự án xây dựng nhà máy trong tháng 7. Tổng chi phí cho hợp đồng là 200.000.000 đồng. Công ty XYZ sẽ thanh toán cho Công ty An Phát bằng chuyển khoản.
- Công ty XYZ ghi nhận chi phí thuê nhân công từ Công ty An Phát vào tài khoản chi phí sản xuất như sau:
- Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung: 200.000.000 đồng
- Có TK 331 – Phải trả cho nhà thầu: 200.000.000 đồng
- Khi thanh toán toàn bộ chi phí thuê nhân công cho Công ty An Phát ghi nhận như sau:
- Nợ TK 331 – Phải trả cho nhà thầu: 200.000.000 đồng
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 200.000.000 đồng
Trường hợp 4: Doanh nghiệp tự tìm nhân công
Hồ sơ yêu cầu:
- Hợp đồng khoán việc, chứng minh thư và hồ sơ của người lao động nếu có.
- Bảng chấm công và bảng tính lương.
- Bản cam kết 02/CK-TNCN để tạm thời không khấu trừ thuế TNCN 10%.
Lưu ý: Để áp dụng bản cam kết 02/CK-TNCN, người lao động cần có mã số thuế tại thời điểm cam kết và chỉ có thu nhập tại một nơi. Tổng thu nhập chịu thuế, sau khi giảm trừ gia cảnh, không vượt quá mức phải nộp thuế.
Phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài như sau:
- Trường hợp hợp đồng lao động cá nhân dưới 1 tháng:
- Ghi nhận chi phí:
- Nợ TK 622
- Có TK 334
- Trích thuế TNCN 10% (nếu có):
- Nợ TK 334
- Có TK 3335
- Khi thanh toán:
- Nợ TK 334
- Có TK 111, 112
- Ghi nhận chi phí:
- Trường hợp hợp đồng lao động cá nhân từ 1 tháng trở lên:
- Ghi nhận chi phí:
- Nợ TK 622
- Có TK 334
- Trích bảo hiểm xã hội:
- Nợ TK 622, 334
- Có TK 338
- Trích thuế TNCN 10% (nếu có):
- Nợ TK 334
- Có TK 3335
- Khi thanh toán:
- Nợ TK 334
- Có TK 111, 112
- Ghi nhận chi phí:
Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán chi phí sản xuất
3. Ưu nhược điểm của các phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài
Để đưa ra giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp, hãy xem xét các ưu điểm và nhược điểm của từng phương pháp hạch toán nhân công thuê ngoài.
| Phương pháp | Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|---|
| 1. Doanh nghiệp giao khoán cho cá nhân không kinh doanh | – Không phải đóng BHXH. – Chi phí thuê nhân công thấp. – Chi phí được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN. |
– Không có hóa đơn VAT, không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. – Phải trích 10% thuế TNCN (do doanh nghiệp thường chịu thay cho người lao động). |
| 2. Doanh nghiệp giao khoán cho cá nhân kinh doanh | – Không phải đóng BHXH. – Có hóa đơn trực tiếp, được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN. – Không phải trích 10% thuế TNCN. |
– Không có hóa đơn VAT, không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. – Phải trả 7% thuế khi mua hóa đơn (2% thuế TNCN + 5% thuế GTGT). – Khó tìm cá nhân kinh doanh phù hợp. |
| 3. Doanh nghiệp thuê công ty thầu xây dựng | – Có hóa đơn GTGT, được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. – Không phải trích 10% thuế TNCN. – Được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN. – Có thể tạm không trích 10% thuế TNCN với bản cam kết theo mẫu 02/CK-TNCN (nếu hợp đồng dưới 1 tháng). |
– Chi phí thuê cao do bao gồm tiền công, BHXH và thuế TNCN cho công nhân. – Rủi ro nếu không thẩm định kỹ đối tác có thể gặp phải vấn đề mua bán hóa đơn. |
| 4. Doanh nghiệp tự tìm nhân công | – Không phải đóng BHXH nếu hợp đồng dưới 1 tháng. – Chi phí thuê nhân công thấp. |
– Không có hóa đơn VAT, không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. – Phải trích 10% thuế TNCN nếu người lao động có thu nhập từ hai nguồn hoặc trên 132 triệu/năm. – Thủ tục, hồ sơ, chứng từ nhiều. |
Phương án 1: Dù phải nộp toàn bộ thuế GTGT và 10% thuế TNCN cho người lao động, chi phí thuê nhân công sẽ thấp hơn và thủ tục đơn giản hơn. Nếu thực hiện đúng, doanh nghiệp sẽ tránh được truy thu về BHXH và thuế TNCN. Phương án này được coi là an toàn nhất.
Phương án 2: Đối với các cá nhân không muốn đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp sẽ phải trả chi phí cao hơn vì cá nhân sẽ không muốn thực hiện các thủ tục như đóng thuế TNCN và BHXH.
Phương án 3: Mặc dù phương án này có vẻ an toàn nhất vì chi phí được tính hợp lý khi đầy đủ hồ sơ, chi phí thuê công ty xây dựng lại khá cao. Doanh nghiệp cần thận trọng khi chọn đối tác để tránh rủi ro về việc mua bán hóa đơn và bị loại chi phí khi quyết toán thuế.
Phương án 4: Phương án này tốn ít chi phí nhất nhưng có nguy cơ cao về truy thuế TNCN và BHXH, đồng thời yêu cầu nhiều thủ tục và chứng từ, gây tốn thời gian và công sức cho kế toán.
Doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố như khối lượng công việc và tính chất ngành nghề để chọn phương án thuê nhân công phù hợp, bên cạnh việc tối ưu thuế
4. Các loại chứng từ cần để chi phí nhân công thuê ngoài được tính hợp lý của doanh nghiệp
AZTAX đã tổng hợp những thông tin quan trọng về chi phí nhân công thuê ngoài trong bài viết dưới đây:
4.1 Các chứng từ cần thiết để chi phí nhân công thuê ngoài được tính hợp lý của doanh nghiệp
Để chi phí nhân công thuê ngoài hợp lý khi tính vào thuế thu nhập doanh nghiệp, công ty cần ký hợp đồng lao động và có chứng từ sau:
- Hợp đồng giao khoán công việc theo Mẫu số 08-LĐTL theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
- Biên bản xác nhận hoàn thành công việc.
- Giấy phép hành nghề, chứng chỉ, giấy đăng ký kinh doanh và thuế.
- Bảng kê mua hàng hóa dịch vụ theo mẫu 01/TNDN.
- Chứng từ chi tiền.
- Giấy tờ chứng nhận việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
4.2 Mẫu hợp đồng giao khoán công việc
Mẫu hợp đồng giao khoán công việc là văn bản pháp lý quan trọng, quy định các điều khoản thỏa thuận giữa bên giao khoán và bên nhận khoán trong việc thực hiện một công việc hoặc nhiệm vụ cụ thể.
4.3 Mẫu bảng chi phí nhân công thuê ngoài
Ngoài các phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài đã được nêu rõ, mẫu bảng kê chi phí cũng rất quan trọng. Bảng kê chi phí giúp xác nhận số tiền đã thanh toán cho những công việc không có hợp đồng, chẳng hạn như bốc vác, vận chuyển thiết bị, hay khoán công việc cụ thể. Việc sử dụng bảng kê này đảm bảo rằng thanh toán cho nhân công thuê ngoài được thực hiện chính xác và minh bạch.
Bạn có thể tham khảo mẫu bảng chi phí thuê nhân công dưới đây:
Trên đây là toàn bộ thông tin về hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài. Hy vọng bài viết mang lại thông tin hữu ích cho bạn
Hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài đóng vai trò thiết yếu trong việc duy trì sự chính xác và rõ ràng trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Áp dụng đúng quy định và phương pháp hạch toán nhân công thuê ngoài không chỉ giúp kiểm soát chi phí hiệu quả mà còn nâng cao quản lý tài chính. Để nhận sự hỗ trợ và tư vấn chi tiết, vui lòng liên hệ AZTAX qua Hotline: 0932.383.089 nhé!
