Hạch toán kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn không chỉ là quy trình cốt lõi trong lĩnh vực tài chính và kế toán mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và xử lý các thông tin về thu chi và sử dụng kinh phí của công đoàn một cách chính xác và minh bạch. Đây là bước quan trọng không thể thiếu để quản lý và kiểm soát tài chính công đoàn một cách hiệu quả. Cụ thể về quy trình này, AZTAX sẽ đề cập chi tiết trong bài viết sau đây.
1. Khái niệm kinh phí công đoàn
Hạch toán kinh phí công đoàn là quy trình ghi chép và theo dõi các khoản chi phí liên quan đến việc đóng góp vào quỹ công đoàn trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc tính toán tỷ lệ phần trăm trên tổng quỹ lương, thực hiện các bút toán kế toán để phản ánh đúng số tiền đã trích và nộp vào quỹ công đoàn, và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý liên quan. Hạch toán kinh phí công đoàn chính xác giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch tài chính và bảo đảm quyền lợi của người lao động.
Công đoàn là tổ chức đại diện cho quyền lợi của người lao động tại các cấp độ khác nhau: từ cấp cơ sở trong doanh nghiệp, cấp ngành cho các lĩnh vực cụ thể, đến cấp quốc gia. Chức năng chính của công đoàn là bảo vệ quyền lợi người lao động, nỗ lực tạo điều kiện làm việc công bằng và cải thiện môi trường làm việc. Công đoàn hoạt động để đảm bảo lợi ích và điều kiện làm việc tốt nhất cho người lao động.
Để trang trải các chi phí hoạt động như tổ chức sự kiện, trả lương cho đại diện công đoàn, tuyên truyền, đào tạo và các hoạt động bảo vệ quyền lợi người lao động, công đoàn yêu cầu đóng kinh phí công đoàn. Mọi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp, dù có hay không có tổ chức công đoàn cơ sở, đều phải thực hiện nghĩa vụ đóng góp. Mức đóng kinh phí công đoàn là 2% của quỹ tiền lương dùng làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Hạch toán kinh phí công đoàn là quá trình quan trọng ghi nhận và xác định các giao dịch tài chính liên quan đến hoạt động của công đoàn. Việc ghi nhận các khoản thu và chi phải rõ ràng và chính xác, nhằm đảm bảo minh bạch và quản lý tài chính hiệu quả. Quá trình này tuân theo các nguyên tắc hạch toán tài chính chung, bao gồm sử dụng các tài khoản phù hợp để phân loại và ghi nhận các khoản thu và chi.
Công đoàn cần duy trì các bản ghi tài chính chi tiết như sổ cái, sổ nhật ký và báo cáo tài chính để có thể theo dõi và kiểm soát các hoạt động tài chính một cách chặt chẽ. Hạch toán kinh phí công đoàn giúp đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý tài chính, đồng thời đánh giá hiệu quả của các hoạt động và dự án của công đoàn.
2. Hướng dẫn cách thức hạch toán kinh phí công đoàn
Để hạch toán kinh phí công đoàn, doanh nghiệp cần tính toán số tiền phải nộp dựa trên tỷ lệ phần trăm của tổng tiền lương tham gia bảo hiểm xã hội. Ghi nhận chi phí vào tài khoản 3382 và 111 hoặc TK 112 khi nộp tiền. Theo dõi và báo cáo chi phí trong báo cáo tài chính để đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Dưới đây là cách hạch toán kế toán công đoàn cơ sở cụ thể cho từng trường hợp.
2.1 Hạch toán chi phí công đoàn
Để hạch toán chi phí công đoàn một cách chi tiết và hiệu quả, cần tính vào các chi phí sản xuất, kinh doanh và dịch vụ của doanh nghiệp trong mỗi kỳ:
- Nợ vào các tài khoản: 154, 241, 622, 623, 727, 641, 642…
- Ghi có vào tài khoản 3382 (Tổng tiền lương tham gia bảo hiểm xã hội (X) 2%) khi nộp tiền kinh phí công đoàn.
Khi nộp tiền kinh phí công đoàn, ghi sổ kế toán như sau:
- Nợ TK 3382 (Kinh phí công đoàn tính theo 2% tổng tiền lương tham gia bảo hiểm xã hội)
- Có TK 111, 112 (Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng)
Khi công đoàn cơ sở trong doanh nghiệp sử dụng 65% tổng số thu kinh phí công đoàn, cần hạch toán qua tài khoản 3388 (Phải trả, phải nộp khác):
- Nợ vào tài khoản 3382.
- Ghi có vào tài khoản 3388.
Trường hợp Đoàn phí của các Đoàn viên đóng 1% số tiền lương tham gia bảo hiểm xã hội tại Tổ chức công đoàn cơ sở, doanh nghiệp không cần hạch toán kinh phí công đoàn trong sổ sách kế toán, mà sẽ theo dõi riêng bên ngoài sổ sách kế toán.
Việc này giúp đảm bảo rõ ràng và chính xác trong việc quản lý tài chính của công đoàn và đồng thời thực hiện các nghĩa vụ pháp lý một cách hiệu quả.
2.2 Hạch toán đoàn phí công đoàn
Hạch toán đoàn phí công đoàn trong kế toán cần tuân theo các quy định và hướng dẫn của pháp luật hiện hành, đặc biệt là Luật Công đoàn và các văn bản hướng dẫn liên quan. Dưới đây là hướng dẫn hạch toán cơ bản cho đoàn phí công đoàn:
Khi trích nộp đoàn phí công đoàn:
- Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Số tiền đoàn phí trích từ lương của người lao động).
- Có TK 3382 – Kinh phí công đoàn.
Khi nộp đoàn phí công đoàn cho công đoàn cấp trên:
- Nợ TK 3382 – Kinh phí công đoàn.
- Có TK 111/112 – Tiền mặt/tiền gửi ngân hàng.
Khi sử dụng đoàn phí công đoàn (nếu có):
Nếu đơn vị được phép sử dụng một phần đoàn phí công đoàn để chi cho các hoạt động của công đoàn tại đơn vị, hạch toán như sau:
- Nợ TK 3382 – Kinh phí công đoàn.
- Có TK 111/112 – Tiền mặt/tiền gửi ngân hàng.
2.3 Cách thức hạch toán tiền phạt kinh phí công đoàn
Để hạch toán tiền phạt kinh phí công đoàn một cách hợp lệ và minh bạch, cần tuân theo các quy định pháp luật và chính sách tài chính của từng công ty và tổ chức công đoàn. Việc này giúp ghi nhận và phản ánh đầy đủ khoản phạt trong sổ sách kế toán. Thông thường, tiền phạt được hạch toán vào tài khoản chi phí hoặc tài khoản phạt tương ứng và cần được phân loại cụ thể, ghi chú thích chi tiết để làm rõ lý do và căn cứ pháp lý.
Để hạch toán tiền phạt vào chi phí công đoàn, quá trình sẽ được thực hiện như sau:
- Nợ vào tài khoản 811.
- Ghi có vào tài khoản 3388.
Khi tiền phạt được nộp:
- Nợ vào tài khoản 3388.
- Ghi có vào tài khoản 111 và 112.
Cuối kỳ kết chuyển:
- Nợ vào tài khoản 911.
- Ghi có vào tài khoản 811.
Lưu ý: khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN theo biểu 03/TNDN, số tiền này phải nhập vào chỉ tiêu B4, vì đây là khoản tiền không được khấu trừ khi tính thuế TNDN.
Việc thực hiện hạch toán kinh phí công đoàn này không chỉ đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính mà còn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật liên quan đến tiền phạt trong hoạt động của công đoàn.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán tiền thưởng cho nhân viên
Xem thêm: hạch toán tiền lương và định khoản các khoản trích theo lương
Xem thêm: hạch toán tiền thưởng tết, ngày nghỉ lễ cho nhân viên
3. Mức đóng kinh phí công đoàn
Mức đóng kinh phí công đoàn là 2% của tổng tiền lương của người lao động khi tham gia bảo hiểm xã hội. Quỹ tiền lương này bao gồm tổng số tiền lương của những người lao động tham gia Bảo hiểm xã hội theo quy định. Kinh phí này được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh và dịch vụ trong mỗi kỳ.
Cơ quan thu tiền kinh phí là Liên đoàn Lao động cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Liên đoàn Lao động tỉnh). Các cấp công đoàn trực thuộc gồm:
- Liên đoàn lao động huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
- Công đoàn ngành địa phương.
- Công đoàn những khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
- Công đoàn Tổng Công ty.
- Các cấp công đoàn trực thuộc khác.
Do đó, tùy theo từng địa phương và công ty cổ phần, cần liên hệ trực tiếp với Liên đoàn Lao động cấp tỉnh để được hướng dẫn về địa điểm nộp kinh phí. Đồng thời, sẽ được hướng dẫn về phương thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản) và thông tin về tài khoản nhận chuyển khoản nếu áp dụng. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong quản lý và thực hiện nghĩa vụ tài chính của công đoàn tại từng địa phương.
4. Phương thức đóng kinh phí công đoàn
Phương thức đóng kinh phí công đoàn yêu cầu doanh nghiệp và người lao động đóng góp vào quỹ công đoàn để hỗ trợ quyền lợi của người lao động. Kinh phí này được tính theo tỷ lệ phần trăm trên tổng quỹ lương và trích từ quỹ lương hàng tháng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải đảm bảo việc đóng góp đúng hạn để tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi của người lao động.
Theo quy định tại Điều 6 của Nghị định 191/2013/NĐ-CP về tài chính công đoàn, các điều sau được quy định như sau:
Cơ quan, đơn vị ngân sách nhà nước
- Cơ quan, đơn vị được ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ hoặc một phần:
- Đóng kinh phí công đoàn hàng tháng cùng thời điểm đóng bảo hiểm xã hội.
- Kho bạc Nhà nước kiểm soát và chuyển tiền vào tài khoản công đoàn tại ngân hàng.
- Khi ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ kinh phí hoạt động:
- Kinh phí công đoàn được bao gồm trong dự toán chi thường xuyên hàng năm.
- Khi ngân sách nhà nước chỉ bảo đảm một phần kinh phí hoạt động:
- Ngân sách nhà nước đảm bảo nguồn đóng kinh phí công đoàn theo quỹ tiền lương cho biên chế từ ngân sách.
- Phần kinh phí công đoàn còn lại do đơn vị tự bảo đảm và hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc từ nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị.
Tổ chức, doanh nghiệp
- Các tổ chức, doanh nghiệp đóng kinh phí công đoàn mỗi tháng một lần, đồng thời với việc đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động.
- Đặc biệt đối với các tổ chức, doanh nghiệp nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp có lương được tính theo chu kỳ sản xuất, kinh doanh. Kinh phí công đoàn được đóng theo tháng hoặc quý, cùng với thời điểm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động dựa trên việc đăng ký với tổ chức công đoàn.
5. Mức đóng công đoàn 2024
Từ 01/7/2024, mức đóng đoàn phí công đoàn hàng tháng tối đa sẽ tăng.
- Nhóm 1: Gồm đoàn viên tại cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, lực lượng vũ trang, đơn vị sự nghiệp hưởng lương theo quy định Nhà nước. Mức đóng là 1% tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.
- Nhóm 2: Gồm đoàn viên công đoàn cơ sở doanh nghiệp nhà nước. Mức đóng là 1% tiền lương thực lĩnh, tối đa bằng 10% mức lương cơ sở.
- Nhóm 3: Gồm đoàn viên công đoàn doanh nghiệp ngoài nhà nước, tổ chức quốc tế tại Việt Nam. Mức đóng là 1% tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội, nhưng không quá 10% mức lương cơ sở.
Từ 01/7/2024, mức lương cơ sở tăng lên 2,340,000 đồng/tháng, do đó, mức đóng đoàn phí tối đa cho nhóm 2 và 3 sẽ là 234,000 đồng/tháng (trước đó là 180,000 đồng/tháng).
Bài viết trên AZTAX đã cung cấp thông tin cho các bạn về cách hạch toán kinh phí công đoàn. Hy vọng những thông tin trên là cần thiết trong quá trình kế toán của doanh nghiệp các bạn. Nếu cần tư vấn về dịch vụ kế toán hãy gọi ngay cho chúng tôi qua số HOTLINE: 0932.383.089.
Xem thêm: Quy định và cách hạch toán trợ cấp thôi việc cho người lao động 2024
