Đóng trùng bảo hiểm xã hội ở 2 công ty là tình trạng khá phổ biến khi người lao động cùng lúc làm việc cho nhiều doanh nghiệp hoặc chuyển việc nhưng hồ sơ BHXH chưa được xử lý kịp thời. Việc đóng trùng không chỉ gây phát sinh chi phí không cần thiết mà còn ảnh hưởng đến quá trình ghi nhận thời gian tham gia và quyền lợi BHXH sau này. Hiểu rõ nguyên nhân, cách nhận biết và hướng xử lý đúng quy định sẽ giúp người lao động và doanh nghiệp tránh rủi ro và bảo đảm quyền lợi hợp pháp.
1. Đóng trùng bảo hiểm xã hội là gì?
Đóng trùng bảo hiểm xã hội (BHXH) là tình trạng người lao động trong cùng một khoảng thời gian lại được hai doanh nghiệp khác nhau đăng ký tham gia BHXH, dẫn đến dữ liệu đóng bảo hiểm bị chồng chéo. Thực trạng này không chỉ khiến hồ sơ hưởng các chế độ BHXH bị tạm dừng, kéo dài thời gian giải quyết mà còn gây nhiều vướng mắc khi người lao động nghỉ việc và thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH.
Khi phát sinh thời gian đóng trùng BHXH tại hai công ty, người lao động cần chủ động đề nghị một trong hai đơn vị sử dụng lao động thực hiện thủ tục điều chỉnh, giảm trùng quá trình tham gia BHXH theo đúng quy định pháp luật hiện hành, nhằm bảo đảm quyền lợi bảo hiểm của mình.
2. Đóng trùng bảo bảo hiểm xã hội ở 2 công ty, có được hoàn tiền?
Có, vì căn cứ theo điểm 3.1 khoản 3 Điều 43 của Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, đồng thời quy định về việc cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành, nội dung này được quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
Cụ thể như sau:
e) Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi.
Như vậy, trong trường hợp phát sinh việc đóng trùng bảo hiểm xã hội, người lao động sẽ được cơ quan bảo hiểm hoàn trả lại khoản tiền đã đóng trùng theo quy định. Cụ thể, số tiền được hoàn trả bao gồm toàn bộ phần đã nộp vào quỹ hưu trí, tử tuất và quỹ bảo hiểm thất nghiệp, tính cả phần đóng của người lao động và phần thuộc trách nhiệm đóng của người sử dụng lao động. Việc hoàn trả chỉ áp dụng đối với số tiền gốc đã đóng trùng, không tính và không chi trả khoản tiền lãi phát sinh trong thời gian tham gia.
3. Cách xử lý khi trùng thời gian đóng bảo hiểm xã hội
Bạn có biết việc đóng trùng bảo hiểm xã hội có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi hưu trí và chế độ bảo hiểm của bạn không? Tình trạng này thường xảy ra khi người lao động làm việc đồng thời tại nhiều công ty hoặc tự đóng BHXH mà không kiểm tra kỹ. Cùng khám phá cách nhận biết, xử lý và khắc phục trùng thời gian đóng bảo hiểm xã hội để đảm bảo quyền lợi tối đa và tránh rắc rối pháp lý không đáng có.
Nguyên nhân dẫn đến tình trạng đóng trùng bảo hiểm xã hội thường xuất phát từ việc người lao động cùng lúc làm việc cho nhiều doanh nghiệp và đều được các đơn vị này đăng ký tham gia BHXH, khiến thời gian đóng bảo hiểm bị chồng chéo. Bên cạnh đó, một số trường hợp người lao động sở hữu từ hai sổ BHXH trở lên cũng làm phát sinh việc ghi nhận trùng quá trình tham gia BHXH trên hệ thống.
Khi xảy ra tình huống này, việc xử lý đóng trùng bảo hiểm xã hội cần được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục theo quy định, bao gồm các bước cụ thể như sau:
3.1 Giảm trùng quá trình tham gia bảo hiểm xã hội
Trường hợp người lao động phát sinh thời gian tham gia BHXH bị trùng tại hai doanh nghiệp, bước đầu tiên cần thực hiện là đề nghị một trong hai đơn vị đang đóng trùng tiến hành thủ tục điều chỉnh, giảm thời gian đóng BHXH cho người lao động theo quy định.
Hồ sơ giảm trùng BHXH bao gồm các giấy tờ sau:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS):
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-LT):
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) (nếu có):
3.2 Gộp sổ có thời gian tham gia BHXH trùng nhau
Theo quy định hiện hành, nếu một người lao động sở hữu từ hai sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) trở lên và các sổ này ghi nhận thời gian tham gia BHXH không bị chồng chéo, cơ quan BHXH sẽ tiến hành thu hồi toàn bộ các sổ đã cấp.
Căn cứ Khoản 143 Điều 27 Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH ngày 26/6/2020 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, việc gộp sổ BHXH được thực hiện theo quy định cụ thể. Trường hợp gộp sổ có phát sinh thời gian đóng trùng, sổ BHXH được giữ lại sẽ được xác định theo thứ tự ưu tiên sau:
- Sổ có quá trình đóng BHXH tại tỉnh, thành phố khác với nơi còn lại. Trường hợp người lao động có nhu cầu giảm trùng tại sổ này thì cần trực tiếp liên hệ cơ quan BHXH của tỉnh, thành phố liên quan để thực hiện thủ tục điều chỉnh và chốt sổ.
- Sổ BHXH đang được sử dụng để hưởng chế độ hưu trí.
- Sổ đã hoặc đang giải quyết chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
- Sổ đã hưởng bảo hiểm xã hội một lần nhưng vẫn còn thời gian bảo hiểm thất nghiệp chưa được giải quyết.
- Sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp nhưng vẫn còn thời gian đóng BHXH một lần chưa hưởng.
- Sổ BHXH có mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, BHYT, BHTN cao hơn.
Trường hợp người lao động có văn bản cam kết không công nhận một phần hoặc toàn bộ quá trình đã đóng BHXH, BHTN, nội dung này cần được thể hiện rõ ràng trong bảng kê thông tin theo Mẫu D01-TS do đơn vị sử dụng lao động lập và gửi cơ quan BHXH để làm căn cứ xử lý.
3.3 Hoàn trả tiền bảo hiểm xã hội đóng trùng
Căn cứ khoản 2.5 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định về việc hoàn trả tiền trong trường hợp phát sinh đóng trùng bảo hiểm, cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm thực hiện hoàn trả cho người nộp. Quy định này nêu rõ:
“2.5. Hoàn trả: là việc cơ quan BHXH chuyển trả lại khoản tiền được xác định không thuộc nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN hoặc số tiền đã nộp thừa khi chấm dứt giao dịch với cơ quan BHXH; bao gồm cả trường hợp đóng trùng cho cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã nộp tiền cho cơ quan BHXH.”
Theo đó, khi người lao động phát sinh việc đóng trùng bảo hiểm xã hội, cơ quan BHXH sẽ căn cứ hồ sơ và dữ liệu tham gia để xác định số tiền đóng không đúng quy định và thực hiện hoàn trả lại khoản tiền BHXH đã đóng trùng theo đúng trình tự, đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động.
4. Hồ sơ hoàn tiền đóng trùng BHXH
Việc đóng trùng bảo hiểm xã hội không chỉ gây lãng phí tài chính mà còn tạo ra những rắc rối không đáng có trong quá trình quản lý hồ sơ. Vậy hồ sơ hoàn tiền đóng trùng BHXH gồm những giấy tờ gì, quy trình thực hiện ra sao?
Căn cứ quy định tại Điều 26 Quyết định 595/QĐ-BHXH, để được giải quyết hoàn trả khoản tiền đã đóng không đúng hoặc đóng trùng bảo hiểm xã hội, người lao động và đơn vị liên quan cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.
Đối với người lao động:
Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN (Mẫu D02-TS) (nếu có)
- Sổ bảo hiểm xã hội
- Giấy chứng tử (nếu có)
Đối với phía doanh nghiệp:
- Phiếu trình giải quyết công việc
- Bảng tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS)
- Phiếu yêu cầu (Mẫu C02-TS)
- Sổ bảo hiểm xã hội
- Quyết định thu hồi tiền trợ cấp các chế độ BHXH (nếu có)
5. Cách tính mức hoàn trả tiền BHXH đóng trùng BHXH
Bạn đang băn khoăn không biết khi đóng trùng bảo hiểm xã hội (BHXH) giữa nhiều đơn vị, số tiền thừa sẽ được hoàn trả như thế nào? Dưới đây sẽ tiết lộ cách tính mức hoàn trả BHXH đóng trùng chi tiết, minh bạch, giúp bạn nắm rõ quyền lợi và tránh mất tiền oan. Hãy cùng khám phá để biết mình có thể nhận lại bao nhiêu?
Tại tiết e điểm 3.1 khoản 3 Điều 43 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định rõ về việc xử lý trường hợp người lao động có nhiều sổ BHXH phát sinh thời gian đóng trùng.
Cụ thể, khi một cá nhân có từ hai sổ BHXH trở lên và các sổ này ghi nhận thời gian tham gia BHXH, BHTN bị chồng chéo, cơ quan BHXH sẽ thực hiện hoàn trả lại số tiền đã đóng trùng vào quỹ hưu trí, tử tuất và quỹ bảo hiểm thất nghiệp. Khoản tiền được hoàn trả bao gồm cả phần đóng của người lao động và phần thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động, tuy nhiên không tính tiền lãi phát sinh.
Như vậy, trong trường hợp người lao động có thời gian tham gia BHXH, BHTN trùng nhau, cơ quan BHXH sẽ hoàn trả lại số tiền đã nộp vào quỹ hưu trí, tử tuất (tỷ lệ 22%) và quỹ BHTN (tỷ lệ 2%) tương ứng với thời gian và mức tiền lương đóng trùng.
Ví dụ minh họa:
Ngày 05/6/2020, bà Trần Thị Lan ký hợp đồng lao động và được tham gia BHXH tại Công ty Y với mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm là 12.000.000 đồng/tháng. Trong quá trình rà soát lại quá trình tham gia BHXH, bà Lan phát hiện Công ty cũ X vẫn tiếp tục đóng BHXH cho bà đến hết tháng 6/2020 với mức lương 8.000.000 đồng/tháng. Như vậy, bà Lan bị đóng trùng BHXH 01 tháng (tháng 6/2020) tại hai doanh nghiệp khác nhau.
Hồ sơ báo giảm trùng thời gian đóng BHXH
Công ty X – đơn vị phát sinh đóng trùng – cần lập hồ sơ báo giảm, bao gồm:
- Mẫu D02-TS, trong đó ghi rõ tại cột ghi chú nội dung: báo giảm do đóng trùng thời gian tham gia BHXH tháng 6/2020 với Công ty Y;
- Sổ BHXH của bà Trần Thị Lan để cơ quan BHXH đối chiếu dữ liệu.
Số tiền cơ quan BHXH hoàn trả cho bà Trần Thị Lan
- Thời gian đóng trùng: 01 tháng
- Mức lương đóng trùng tại Công ty X: 8.000.000 đồng
Cách tính tiền hoàn trả như sau:
- Tiền hoàn trả vào Quỹ hưu trí, tử tuất: 8.000.000 x 22% x 1 = 1.760.000 đồng
- Tiền hoàn trả vào Quỹ BHTN: 8.000.000 x 2% x 1 = 160.000 đồng
Tổng số tiền bà Trần Thị Lan được hoàn trả: 1.760.000 + 160.000 = 1.920.000 đồng
Tóm lại, đóng trùng bảo hiểm xã hội ở 2 công ty là tình trạng không hiếm gặp và có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động nếu không được xử lý kịp thời. Việc chủ động rà soát quá trình tham gia BHXH, sớm phát hiện thời gian đóng trùng và thực hiện đúng thủ tục điều chỉnh, hoàn trả theo quy định sẽ giúp người lao động tránh vướng mắc khi chốt sổ, hưởng chế độ và đảm bảo quyền lợi bảo hiểm lâu dài.
