Việc doanh nghiệp đăng ký mã số thuế cho nhân viên là một bước quan trọng để đảm bảo tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ thuế đối với nhà nước. Mã số thuế giúp quản lý thu nhập, các khoản khấu trừ thuế và là cơ sở để thực hiện các nghĩa vụ thuế cho nhân viên. Hãy cùng AZTAX tìm hiểu về quy trình và yêu cầu khi đăng ký mã số thuế cho nhân viên trong bài viết dưới đây.
1. Trách nhiệm của doanh nghiệp đăng ký mã số thuế cho nhân viên
Việc đảm bảo mỗi cá nhân lao động có mã số thuế hợp lệ giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch trong quản lý tài chính, đồng thời tránh được những rủi ro pháp lý liên quan đến thuế.
Căn cứ khoản 1, khoản 2 Điều 30 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về đối tượng đăng ký thuế và cấp mã số thuế như sau:
- Người nộp thuế phải thực hiện đăng ký thuế và được cơ quan thuế cấp mã số thuế trước khi bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc có phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.
- Đối tượng đăng ký thuế bao gồm:
- Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thực hiện đăng ký thuế theo cơ chế một cửa liên thông cùng với đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã, đăng ký kinh doanh theo quy định của Luật Doanh nghiệp và quy định khác của pháp luật có liên quan;
- Tổ chức, cá nhân không thuộc trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Luật Quản lý thuế 2019 thực hiện đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Theo quy định tại khoản 3 Điều 33 Luật Quản lý thuế 2019, trách nhiệm đăng ký thuế của doanh nghiệp đối với người lao động được quy định như sau:
- Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có nghĩa vụ đăng ký thuế thay cho cá nhân có thu nhập trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế, nếu cá nhân đó chưa có mã số thuế.
- Doanh nghiệp cũng có trách nhiệm đăng ký thuế cho người phụ thuộc của người nộp thuế trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế thực hiện việc đăng ký giảm trừ gia cảnh, nếu người phụ thuộc chưa có mã số thuế.
2. Thủ tục doanh nghiệp đăng ký mã số thuế cho nhân viên
Việc doanh nghiệp đăng ký mã số thuế cho nhân viên là một yêu cầu pháp lý không thể thiếu trong quá trình quản lý tài chính và thuế của mọi tổ chức. Thủ tục này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch trong việc kê khai thuế và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động, từ việc đóng bảo hiểm xã hội, y tế cho đến việc đảm bảo thuế thu nhập cá nhân được tính toán và nộp đầy đủ.
Căn cứ điểm a khoản 9 ĐIều 7 Thông tư 105/2020/TT-BTC quy định thủ tục đăng ký mã số thuế cho người lao động như sau:
2.1 Cá nhân nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế cho doanh nghiệp
Hồ sơ đăng ký thuế của cá nhân: Văn bản ủy quyền và một trong các giấy tờ của cá nhân gồm:
- Giấy ủy quyền đăng ký mã số thuế cá nhân
- Bản sao Thẻ căn cước công dân hoặc bản sao Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam;
- Bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.
Lưu ý quan trọng:
- Trong trường hợp cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân tại nhiều cơ quan chi trả thu nhập cùng một kỳ, cá nhân chỉ cần ủy quyền đăng ký thuế tại một cơ quan chi trả để được cấp mã số thuế từ cơ quan thuế. Sau đó, cá nhân phải thông báo mã số thuế của mình và người phụ thuộc cho các cơ quan chi trả thu nhập khác để sử dụng cho mục đích khấu trừ, kê khai và nộp thuế.
- Theo quy định tại Khoản 2, Điều 36 của Thông tư 86/2024/TT-BTC, cá nhân đã đăng ký và kích hoạt tài khoản định danh điện tử mức độ 2 theo Nghị định số 69/2024/NĐ-CP sẽ không cần nộp bản sao hộ chiếu trong hồ sơ đăng ký thuế, nếu thông tin hộ chiếu đã được tích hợp vào tài khoản định danh điện tử của cá nhân.
2.2 Doanh nghiệp hoàn thiện tờ khai đăng ký thuế và gửi cho cơ quan thuế
2.2.1 Doanh nghiệp kê khai trực tiếp tại cơ quan thuế
- Doanh nghiệp có trách nhiệm tập hợp thông tin đăng ký thuế của cá nhân vào tờ khai mẫu số 05-ĐK-TH-TCT theo Thông tư 86/2024/TT-BTC và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc cơ quan chi trả thu nhập.
2.2.2. Doanh nghiệp kê khai online
Cách 1: Đăng ký thuế trực tuyến qua trang thuế điện tử
- Đăng nhập vào trang thuế điện tử thuedientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản quản lý doanh nghiệp.
- Chọn “Đăng ký thuế”, sau đó chọn “Đăng ký mới, thay đổi thông tin cá nhân qua CQCT” và chọn tờ khai “05-ĐK-TH-TCT”.
- Kê khai trực tuyến thông tin cá nhân trên tờ khai.
- Sau khi điền xong, chọn “Hoàn thành kê khai”, ký và nộp tờ khai bằng chữ ký số.
Cách 2: Đăng ký thuế qua phần mềm HTKK và nộp qua trang thuế điện tử
- Mở phần mềm HTKK, chọn mục “Thuế thu nhập cá nhân” và chọn tờ khai “05-ĐK-TH-TCT” để kê khai thông tin cá nhân.
- Nhập thông tin cá nhân từ Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước hoặc Hộ chiếu.
- Sau khi nhập đầy đủ thông tin, bấm “Kiểm tra và Kết xuất”, sau đó chọn “Kết xuất XML” để tạo file tờ khai.
- Đăng nhập vào trang thuế điện tử thuedientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản quản lý doanh nghiệp đã đăng ký.
- Chọn “Đăng ký thuế”, tiếp theo chọn “Nộp tờ khai 05TH từ HTKK”, chọn tệp hồ sơ, ký điện tử và nộp tờ khai.
2.3 Nhận kết quả mã số thuế
- Sau khi xem xét hồ sơ đăng ký mã số thuế, cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế.
- Người lao động nhận kết quả từ doanh nghiệp chi trả thu nhập.
3. Xử phạt doanh nghiệp chậm đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên
Việc đăng ký mã số thuế cho người lao động là nghĩa vụ quan trọng của doanh nghiệp nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về thuế. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc thực hiện đăng ký thuế không đúng thời hạn có thể dẫn đến các hình thức xử phạt từ cơ quan thuế.
Theo Điều 10 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt đối với việc chậm đăng ký mã số thuế cá nhân được quy định như sau:
- Phạt cảnh cáo: Đăng ký thuế quá hạn từ 1 – 10 ngày với tình tiết giảm nhẹ.
- 1.000.000 – 2.000.000 đồng: Đăng ký thuế chậm từ 1 – 30 ngày.
- 3.000.000 – 6.000.000 đồng: Đăng ký thuế quá hạn từ 31 – 90 ngày.
- 6.000.000 – 10.000.000 đồng: Đăng ký thuế quá hạn từ 91 ngày trở lên.
(*) Các trường hợp ngoại lệ theo Khoản 1 Điều 10 không áp dụng mức phạt trên.
4. Một số câu hỏi liên quan về đăng ký mã số thuế
4.1 Khi nào cần đăng ký thuế
Tại Điều 33 Thông tư 105/2020/TT-BTC quy định về thời hạn đăng ký thuế lần đầu như sau:
- Khi người nộp thuế thực hiện đăng ký thuế cùng với đăng ký doanh nghiệp, hợp tác xã, hoặc đăng ký kinh doanh, thời gian đăng ký thuế sẽ theo thời gian quy định của pháp luật về đăng ký doanh nghiệp, hợp tác xã, hoặc kinh doanh.
- Trường hợp người nộp thuế đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế, thời hạn đăng ký thuế là 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh một trong các tình huống sau:
- Nhận được giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy phép thành lập và hoạt động, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, hoặc quyết định thành lập;
- Bắt đầu hoạt động kinh doanh đối với tổ chức không thuộc diện đăng ký kinh doanh, hoặc đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện đăng ký nhưng chưa được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
- Phát sinh nghĩa vụ khấu trừ thuế và nộp thuế thay;
- Tổ chức nộp thuế thay cho cá nhân theo hợp đồng hoặc văn bản hợp tác kinh doanh;
- Ký hợp đồng nhận thầu đối với nhà thầu hoặc nhà thầu phụ nước ngoài kê khai thuế trực tiếp với cơ quan thuế; ký hợp đồng hoặc hiệp định dầu khí;
- Phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân;
- Phát sinh yêu cầu hoàn thuế;
- Phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc nghĩa vụ khác với ngân sách nhà nước.
4.2 Cấp mã số thuế được quy định thế nào?
Việc cấp mã số thuế được quy định cụ thể tại Điều 30, Khoản 3 của Luật Quản lý thuế 2019, với những hướng dẫn rõ ràng về đối tượng và cách thức cấp mã số thuế. Cụ thể:
- Đối với doanh nghiệp và tổ chức: Mỗi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sẽ được cấp một mã số thuế duy nhất trong suốt quá trình hoạt động. Mã số này sẽ giữ nguyên cho đến khi doanh nghiệp chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Các chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp cũng sẽ được cấp mã số thuế phụ thuộc, nếu thực hiện nghĩa vụ thuế.
- Đối với cá nhân: Mỗi cá nhân sẽ được cấp một mã số thuế duy nhất và sử dụng suốt đời. Người phụ thuộc của cá nhân cũng sẽ có mã số thuế riêng để giảm trừ gia cảnh cho người nộp thuế. Mã số thuế của người phụ thuộc sẽ đồng thời là mã số thuế của cá nhân khi người phụ thuộc phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Đối với tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân có trách nhiệm khấu trừ, nộp thuế thay: Các đối tượng này sẽ được cấp mã số thuế nộp thay để thực hiệntrách nhiệm kê khai và nộp thuế thay cho người nộp thuế.
- Mã số thuế không được cấp lại: Mã số thuế đã cấp cho một đối tượng không được sử dụng lại cho đối tượng khác.
- Mã số thuế sau khi chuyển nhượng: Mã số thuế của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoặc tổ chức khác vẫn giữ nguyên sau khi chuyển đổi loại hình, bán, tặng, cho hoặc thừa kế.
- Mã số thuế cho hộ gia đình và cá nhân kinh doanh: Hộ gia đình, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh sẽ được cấp mã số thuế cho cá nhân người đại diện.
Như vậy, việc cấp mã số thuế hiện nay được thực hiện theo các quy định rõ ràng nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý thuế.
Việc doanh nghiệp đăng ký mã số thuế cho nhân viên không chỉ giúp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn đảm bảo sự minh bạch trong quản lý thuế thu nhập cá nhân. Mỗi nhân viên có mã số thuế sẽ dễ dàng thực hiện các nghĩa vụ thuế và nhận các ưu đãi giảm trừ nếu có. Để đảm bảo thực hiện đúng thủ tục, doanh nghiệp cần chú ý các quy trình đăng ký kịp thời và chính xác. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ AZTAX để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ giải đáp.
