Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử mới nhất 2025

Đăng ký hóa đơn điện tử có bắt buộc không? Đây là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp quan tâm khi chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Với xu hướng số hóa và yêu cầu từ cơ quan thuế, việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là lựa chọn mà còn là quy định bắt buộc trong nhiều trường hợp. Vậy quy trình đăng ký hóa đơn điện tử diễn ra như thế nào? Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để tuân thủ quy định? Hãy cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử?

1.1 Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử

Có thể xem hóa đơn điện tử là một trong những yếu tố quan trọng đầu tiên mà doanh nghiệp cần triển khai khi bắt đầu hoạt động.

Để quá trình đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện sau:

• Đăng ký và sử dụng chữ ký số theo đúng quy định pháp luật. Lưu ý, chữ ký số phải còn hiệu lực tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử.
• Đảm bảo có thiết bị kết nối internet ổn định để thực hiện các nghiệp vụ liên quan như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Xây dựng hệ thống lưu trữ dữ liệu đáp ứng yêu cầu bảo quản hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm hoặc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, có hệ thống lưu trữ an toàn và bảo mật cao.
• Đào tạo nhân sự sử dụng thành thạo phần mềm hóa đơn điện tử. Khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm, doanh nghiệp nên ưu tiên những đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để đảm bảo được tư vấn và giải quyết sự cố kịp thời.
• Sử dụng phần mềm bán hàng hoặc phần mềm kế toán có khả năng kết nối với hệ thống hóa đơn điện tử, giúp dữ liệu được cập nhật tự động. Tuy nhiên, trên thực tế, một số Cơ quan thuế không bắt buộc doanh nghiệp mới thành lập phải trang bị các phần mềm này ngay từ đầu. Vì vậy, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của cơ quan thuế quản lý trước khi triển khai.

1.2 Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử

Sau khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký theo quy định.

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
• Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.
• Mẫu hóa đơn điện tử (do nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp).

Lưu ý quan trọng:

• Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Mẫu hóa đơn phải được scan và tổng hợp thành một tệp duy nhất dưới định dạng Word (.doc).
• Doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token để đảm bảo tính pháp lý khi phát hành hóa đơn.

2. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử theo nghi định 123

Theo quy định tại Điều 13 và Điều 15 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hướng dẫn về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử dành cho hộ kinh doanh trong năm 2024 được quy định cụ thể như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp cần điền đầy đủ thông tin vào tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT được quy định trong Phụ lục IA của Nghị định 123, sau đó gửi hồ sơ đến cơ quan thuế để xét duyệt.

Hướng dẫn đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA – Nghị định 123)

Bước 2: Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo xác nhận về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh và cá nhân qua email đã đăng ký với cơ quan thuế.

Bước 3: Trong vòng một ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đăng ký, cơ quan thuế có trách nhiệm phản hồi bằng thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT (Phụ lục IB – Nghị định 123) để thông báo về việc chấp nhận hoặc từ chối đăng ký hóa đơn điện tử.

• Nếu được chấp thuận, doanh nghiệp có thể bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử theo đúng quy định của Nghị định 123.
• Nếu bị từ chối, doanh nghiệp cần điều chỉnh, bổ sung thông tin theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại hồ sơ để được xét duyệt lại.

Ngoài ra, theo quy định của Nghị định 123, kể từ thời điểm đăng ký hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng các loại hóa đơn điện tử cũ đã phát hành theo quy định trước đây. Đồng thời, hóa đơn giấy chưa sử dụng nhưng đã thông báo phát hành trước đó phải được tiêu hủy theo đúng quy định tại Điều 27 Nghị định 123.

Một điểm đáng chú ý là doanh nghiệp không còn phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn hay số lượng hóa đơn với cơ quan thuế như trước đây.

3. Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trong vòng một ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc trực tiếp đến doanh nghiệp, hộ kinh doanh, thông báo về việc đăng ký được chấp nhận hay bị từ chối.

Trường hợp doanh nghiệp, hộ kinh doanh đăng ký chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo phương thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế (theo quy định tại điểm b1, khoản 3, Điều 22 – Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và được cơ quan thuế chấp thuận, nhưng chưa phối hợp với Tổng cục Thuế để thiết lập hạ tầng kỹ thuật, kiểm thử kết nối và truyền nhận dữ liệu, thì cần thực hiện các bước sau:

• Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận thông báo từ cơ quan thuế, doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải hoàn thiện cơ sở hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp triển khai kết nối. Quá trình kết nối này diễn ra trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi Tổng cục Thuế tiếp nhận yêu cầu từ doanh nghiệp.

Nếu kiểm thử kết nối và truyền nhận dữ liệu thành công, doanh nghiệp, hộ kinh doanh sẽ tiến hành gửi dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định tại Điều 22 – Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

• Trường hợp quá 05 ngày làm việc mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh không thông báo để phối hợp kết nối hoặc kết quả kiểm thử không đạt yêu cầu, doanh nghiệp phải thay đổi hình thức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Khi đó, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký lại theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử) tại Phụ lục IA – Nghị định 123/2020/NĐ-CP và chuyển dữ liệu thông qua đơn vị trung gian có chức năng kết nối, truyền nhận và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

4. Các công việc cần thực hiện khi cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

• Sau khi cơ quan thuế chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải:

• Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã được thông báo phát hành theo các quy định trước đó.
• Tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Quy trình và thủ tục tiêu hủy được thực hiện theo Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

• Đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế mà không phải trả phí dịch vụ, cần thực hiện các bước sau:

• Cơ quan thuế quản lý sẽ tiến hành kiểm tra định kỳ hàng tháng.
• Chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, theo thông báo từ cơ quan thuế.
• Cập nhật thông tin khi có thay đổi liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Lưu ý: Đối với các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ thực hiện kiểm tra định kỳ và thông báo nếu doanh nghiệp thuộc diện phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, để thực hiện đăng ký theo hướng dẫn đã nêu.

5. Những trường hợp nào hộ kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo khoản 1, Điều 16 – Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh cần ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế trong các trường hợp sau:

• Hộ kinh doanh bị hủy mã số thuế.
• Hộ kinh doanh bị cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký kinh doanh.
• Hộ kinh doanh thông báo tạm ngừng kinh doanh với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Hộ kinh doanh nhận thông báo từ cơ quan thuế yêu cầu ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.
• Hộ kinh doanh bị phát hiện có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả hoặc hàng vi phạm quyền sở hữu trí tuệ, và cơ quan chức năng thông báo cho cơ quan thuế.
• Hộ kinh doanh bị phát hiện có hành vi lập hóa đơn điện tử để bán khống hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ nhằm chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân, và cơ quan chức năng thông báo cho cơ quan thuế.

6. Câu hỏi thường gặp khi đăng ký hóa đơn điện tử

6.1 Khi nào bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn theo Nghị định 123 & Thông tư 78?

Hiện nay, Chính phủ đang triển khai việc chuyển đổi hóa đơn điện tử trên toàn quốc. Theo lộ trình, tất cả doanh nghiệp phải hoàn thành chuyển đổi trước 01/07/2022. Tuy nhiên, 6 tỉnh thành thí điểm (Hà Nội, Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Bình Định, Hải Phòng, Phú Thọ) phải hoàn thành chuyển đổi trước 01/04/2022.

6.2 Nếu doanh nghiệp không chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, có bị phạt không?

Hiện tại, không có quy định phạt đối với doanh nghiệp không thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.

6.3 Sau khi chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, có cần phải hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo Thông tư 32 không?

Khi chuyển đổi sang Thông tư 78 và được cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký, doanh nghiệp cần ngừng sử dụng hóa đơn cũ, tiến hành hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo Thông tư 32 trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Đồng thời, doanh nghiệp phải làm báo cáo quyết toán tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC) và nộp điện tử cho cơ quan thuế.

Đăng ký hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và giảm thiểu rủi ro. Đây là bước đi quan trọng trong chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tạo dựng môi trường kinh doanh minh bạch, chuyên nghiệp. Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình đăng ký, đừng ngần ngại liên hệ ngay đến AZTAX qua HOTLINE: 0932 383 089 để nhận được sự hỗ trợ tận tình và chuyên nghiệp!