Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ quan trọng để người lao động xác nhận số thuế đã bị khấu trừ, phục vụ việc quyết toán hoặc hoàn thuế. Tuy nhiên, thực tế không ít trường hợp công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN dù người lao động có nhu cầu sử dụng. Vậy doanh nghiệp có bắt buộc phải cấp chứng từ không, người lao động cần làm gì khi công ty từ chối và công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bị phạt không? Trong bài viết này, AZTAX sẽ cung cấp thông tin chi tiết về quy định hiện hành, cách xử lý và những vấn đề thường gặp để người lao động chủ động bảo vệ quyền lợi về thuế của mình.
1. Công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN có được không?
Không, nếu công ty thuộc trường hợp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì không được tự ý từ chối cấp. Chứng từ này là căn cứ để người lao động xác nhận số thuế TNCN đã bị khấu trừ và sử dụng khi thực hiện quyết toán hoặc hoàn thuế nếu có.
Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp doanh nghiệp đều phải cấp chứng từ. Một số trường hợp pháp luật quy định không phải lập chứng từ, chẳng hạn người lao động thuộc diện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế TNCN. Vì vậy, cần xác định đúng trường hợp trước khi kết luận công ty có vi phạm nghĩa vụ cấp chứng từ hay không.
Nếu công ty đã khấu trừ thuế nhưng thuộc trường hợp phải cấp mà vẫn không cung cấp, người lao động có quyền yêu cầu doanh nghiệp cấp chứng từ và có thể liên hệ cơ quan thuế để được hướng dẫn nếu doanh nghiệp không giải quyết.
2. Cách xử lý khi công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN dù đã được yêu cầu
Nếu công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN dù người lao động đã yêu cầu và thuộc trường hợp phải được cấp, người lao động có thể thực hiện các bước sau để bảo vệ quyền lợi của mình:
Bước 1: Gửi yêu cầu công ty cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Trước tiên, người lao động nên gửi yêu cầu trực tiếp đến bộ phận nhân sự, kế toán hoặc bộ phận phụ trách thuế của doanh nghiệp. Yêu cầu có thể được gửi bằng email hoặc văn bản để có căn cứ chứng minh đã đề nghị công ty cấp chứng từ.
Nội dung yêu cầu nên có các thông tin cơ bản như:
- Họ và tên người lao động;
- Mã số thuế cá nhân;
- Thời gian làm việc và nhận thu nhập tại công ty;
- Số điện thoại hoặc email liên hệ;
- Đề nghị công ty cung cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN tương ứng với thời gian đã khấu trừ thuế.
Người lao động nên lưu lại email, văn bản hoặc các tài liệu trao đổi với doanh nghiệp để làm căn cứ nếu cần thực hiện các bước tiếp theo.
Bước 2: Liên hệ cơ quan thuế khi công ty không giải quyết
Nếu đã yêu cầu nhưng công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN, người lao động có thể liên hệ cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp để được hướng dẫn xử lý.
Khi làm việc với cơ quan thuế, người lao động nên chuẩn bị các tài liệu có liên quan như hợp đồng lao động, bảng lương, sao kê nhận lương, thông tin về số thuế TNCN đã bị khấu trừ và nội dung trao đổi với công ty.
Cơ quan thuế có thể kiểm tra, đối chiếu thông tin về thu nhập và số thuế đã khấu trừ trên dữ liệu quản lý thuế để hướng dẫn người lao động thực hiện quyết toán thuế theo quy định.
Bước 3: Khiếu nại hoặc khởi kiện khi quyền lợi bị ảnh hưởng
Trường hợp doanh nghiệp vẫn không thực hiện nghĩa vụ và việc không cấp chứng từ gây ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của người lao động, người lao động có thể xem xét thực hiện quyền khiếu nại hoặc các biện pháp pháp lý khác theo quy định.
Việc khởi kiện doanh nghiệp chỉ nên được xem xét khi tranh chấp không được giải quyết bằng các phương thức phù hợp trước đó và người lao động có căn cứ chứng minh quyền, lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm.
3. Công ty không xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bị xử phạt không?
Có, nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp phải lập và cung cấp chứng từ nhưng không thực hiện đúng quy định.
Căn cứ Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc không thực hiện đúng nghĩa vụ khấu trừ, cung cấp chứng từ có thể bị xử phạt tùy theo tính chất và mức độ vi phạm. Cụ thể:
- Phạt từ 5.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng tùy theo hành vi và mức độ vi phạm.
- Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp có thể phải thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả theo quy định.
- Cơ quan thuế có thể kiểm tra, đối chiếu dữ liệu về thu nhập và số thuế TNCN đã khấu trừ trên hệ thống để xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
Vì vậy, nếu công ty không xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong trường hợp bắt buộc, doanh nghiệp có thể bị xử lý vi phạm về thuế và phải thực hiện các nghĩa vụ liên quan theo quy định pháp luật.
Việc công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động khi quyết toán hoặc hoàn thuế. Do đó, người nộp thuế cần chủ động kiểm tra, yêu cầu doanh nghiệp cung cấp chứng từ đúng quy định để đảm bảo minh bạch và hợp pháp. Nếu doanh nghiệp cố tình không thực hiện, cá nhân có thể phản ánh đến cơ quan thuế để được hướng dẫn và bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình. Hy vọng bài viết đã cung cấp những kiến thức hữu ích, nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được giải đáp nhanh chóng.
4. Các câu hỏi thường gặp
4.1 Công ty cũ không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải làm sao?
Nếu công ty cũ không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN dù thuộc trường hợp phải cấp, người lao động có thể gửi yêu cầu bằng email hoặc văn bản đến bộ phận kế toán, nhân sự của doanh nghiệp. Nếu công ty vẫn không giải quyết, người lao động có thể liên hệ cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp để được hướng dẫn xử lý.
4.2 Công ty đã nghỉ việc có phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?
Có. Việc người lao động đã nghỉ việc không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được từ chối cấp chứng từ. Nếu trước đó công ty đã khấu trừ thuế TNCN và thuộc trường hợp phải lập, cấp chứng từ thì vẫn phải thực hiện theo quy định.
4.3 Công ty từ chối cấp chứng từ vì nói đã hết thời hạn có đúng không?
Không phải trường hợp nào công ty cũng có thể từ chối cấp với lý do đã hết thời hạn. Nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp phải cấp chứng từ thì cần thực hiện đúng nghĩa vụ theo quy định. Người lao động có thể yêu cầu công ty giải thích căn cứ từ chối và liên hệ cơ quan thuế nếu cần được hướng dẫn.
4.4 Tự quyết toán thuế TNCN 2026 không có chứng từ khấu trừ thuế có được không?
Có thể, tùy từng trường hợp. Người lao động tự quyết toán thuế TNCN không nhất thiết chỉ dựa vào chứng từ khấu trừ mà cơ quan thuế có thể đối chiếu thông tin thu nhập và số thuế đã khấu trừ trên dữ liệu quản lý thuế. Tuy nhiên, người nộp thuế vẫn nên lưu giữ các tài liệu chứng minh thu nhập và số thuế đã khấu trừ để phục vụ việc quyết toán khi cần.
