Các trường hợp bị thanh tra bảo hiểm xã hội hiện nay là gì? Doanh nghiệp cần lưu ý những gì khi bị thanh tra? Mời bạn đọc cùng tìm hiểu bài viết sau đây để hiểu rõ hơn về nội dung này nhé!
1. Trường hợp bị thanh tra bảo hiểm xã hội
Doanh nghiệp có thể bị cơ quan BHXH thanh tra khi phát sinh dấu hiệu vi phạm nghĩa vụ đóng hoặc thực hiện không đúng quy định về BHXH, BHYT, BHTN. Tiến hành nhận diện sớm các trường hợp dễ dẫn đến thanh tra giúp đơn vị chủ động rà soát, khắc phục và tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro xử phạt và truy thu.
1.1 Trường hợp chậm đóng bảo hiểm xã hội
Căn cứ hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH, được sửa đổi bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH, thời hạn đóng bảo hiểm của doanh nghiệp được quy định cụ thể như sau:
- Đối với số tiền phải đóng hàng tháng: Thời hạn đóng BHXH chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng.
- Nếu đóng 3 tháng hoặc 6 tháng một lần: Thời hạn đóng BHXH chậm nhất là ngày cuối cùng của phương thức đóng đã chọn. Nếu công ty nợ bảo hiểm trong hơn 30 ngày, công ty sẽ bị tính lãi chậm và bị xử lý vi phạm về hành vi chậm đóng Bảo hiểm Xã hội (theo khoản 3 Điều 122 Luật BHXH năm 2014).
Theo BHXH Việt Nam, những đơn vị sử dụng lao động có khoản nợ trên hai tháng được cơ quan BHXH đề nghị thanh toán đầy đủ vào ngày đầu tiên của tháng sau liền kề. Sau thời hạn này, cơ quan BHXH sẽ tiến hành thanh tra chuyên ngành việc đóng và xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
Như vậy, đối với doanh nghiệp nợ đóng tiền bảo hiểm thì trên 02 tháng có thể sẽ bị thanh tra.
1.2 Một số các trường hợp bị thanh tra bảo hiểm xã hội khác
Bên cạnh đó, khi doanh nghiệp có những dấu hiệu sau đây thì cũng sẽ bị thanh tra:
- Đăng ký lùi thời hạn bắt đầu đóng BHXH; Người lao động hưởng chế độ thai sản được trả lương cao hơn và thời hạn đóng ngắn hơn; Không thông báo kịp thời về các khoản tăng đóng góp BHXH dựa trên mức lương tối thiểu vùng
- Tiền lương và người lao động kê khai trong phiếu lương nộp cho Cơ quan thuế khác với mục lương và người đăng ký BHXH (Trường hợp này vừa bị thanh tra bảo hiểm xã hội vừa bị thanh tra thuế.)
- Một số trường hợp khác, mặc dù không phát hiện thấy dấu hiệu vi phạm nhưng đơn vị cũng có thể bị thanh tra theo kế hoạch, chương trình của cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội.
Tóm lại, có 02 đối tượng bị thanh tra của cơ quan BHXH là:
(1) Đơn vị đã được cơ quan BHXH kiểm tra phát hiện vi phạm pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN nhưng chưa khắc phục trong thời hạn quy định.
(2) Đơn vị chưa được kiểm tra nhưng có dấu hiệu vi phạm pháp luật về đóng BHXH, BHYT, BHXH.
2. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gì khi bị thanh tra?
Khi bị thanh tra do nợ tiền đóng bảo hiểm, cơ quan BHXH sẽ gửi quyết định thanh tra và hồ sơ thanh tra bảo hiểm xã hội. Căn cứ vào nội dung thanh tra và yêu cầu yêu cầu của cơ quan thanh tra BHXH mà doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ phù hợp.
Dưới đây là các loại giấy tờ mà doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ trong trường hợp bị thanh tra để tránh bị xử phạt thêm các lỗi vi phạm khác:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Khai trình sử dụng lao động
- Hợp đồng lao động; Danh sách lao động.
- Hồ sơ cá nhân của toàn bộ lao động trong công ty (Sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, bản sao văn bằng chứng chỉ …).
- Hệ thống thang bảng lương do đơn vị xây dựng;
- Bảng thanh toán tiền lương có chữ ký của người lao động, bảng chấm công.
- Hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
- Hồ sơ điều chỉnh của cơ quan bảo hiểm xã hội trong quá trình đóng các loại bảo hiểm.
- Các thông báo kết quả đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
- Các loại giấy tờ làm căn cứ truy thu bảo hiểm (nếu có ).
- Các chứng từ bắt buộc khác
Lưu ý: Cơ quan bảo hiểm khi thanh tra có thể sẽ yêu cầu bổ sung thêm một hoặc loại bớt một số giấy tờ nêu trên.
3. Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ thanh tra BHXH
3.1 Đảm bảo sự chính xác và trung thực
Thực hiện kiểm tra và đối chiếu dữ liệu trước khi nộp hồ sơ là yêu cầu quan trọng để hạn chế sai sót khi làm việc với đoàn thanh tra. Doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng các nội dung sau:
- Kiểm tra đầy đủ và đối chiếu số liệu liên quan đến tiền lương, phụ cấp, thời gian làm việc và mức đóng BHXH với hồ sơ thực tế để bảo đảm tính chính xác.
- So sánh sự đồng nhất giữa các chứng từ như bảng lương, phiếu lương của từng nhân viên, biên lai đóng BHXH và các biểu mẫu liên quan.
- Bảo đảm việc khai báo trung thực, không chỉnh sửa hoặc che giấu thông tin, nhằm tránh các rủi ro về xử phạt hành chính hoặc truy thu.
- Chuẩn bị và cung cấp đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan chức năng, bảo đảm dữ liệu rõ ràng và minh bạch.
3.2 Chuẩn bị trả lời các câu hỏi của thanh tra
Dự kiến tình huống và chuẩn bị câu trả lời giúp doanh nghiệp giảm áp lực và bảo đảm quá trình thanh tra diễn ra thuận lợi.
- Nắm rõ quy trình quản lý lao động và chính sách BHXH tại doanh nghiệp để chủ động trong việc giải trình.
- Xác định các nội dung trọng tâm mà cơ quan thanh tra thường quan tâm như cơ cấu lương, phụ cấp, thời gian làm việc, quá trình đóng BHXH và các chế độ phát sinh.
- Tổ chức tập huấn hoặc trao đổi nội bộ trước buổi thanh tra để nhân sự phụ trách có thể trả lời đúng trọng tâm.
- Chuẩn bị sẵn các tài liệu, chứng từ liên quan nhằm minh chứng khi có yêu cầu.
3.3 Phối hợp với các bộ phận liên quan
Sự phối hợp đồng bộ giữa các phòng ban là yếu tố then chốt để bảo đảm hồ sơ chính xác và đầy đủ.
- Phân công rõ trách nhiệm cho từng bộ phận như nhân sự, kế toán, hành chính nhằm tránh thiếu sót trong quá trình chuẩn bị.
- Duy trì cơ chế trao đổi thường xuyên để cập nhật tiến độ và xử lý kịp thời các vướng mắc phát sinh.
- Đảm bảo toàn bộ dữ liệu giữa các phòng ban thống nhất, không mâu thuẫn, và được cập nhật liên tục nếu có thay đổi nhằm tránh sai lệch trong hồ sơ nộp cho đoàn thanh tra.
4. Mức xử phạt đối với doanh nghiệp vi phạm nghĩa vụ đóng BHXH
Đối với doanh nghiệp nợ tiền BHXH, có 02 hình thức xử phạt khi phát hiện vi phạm đó là: Xử phạt hành chính và Truy tố trách nhiệm hình sự:
4.1 Đối với mức phạt hành chính
Căn cứ theo điểm a khoản 5 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP đối với các hành vi chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp thì:
- Người sử dụng lao động là cá nhân: quy định sẽ bị phạt 12% – 15% tổng số tiền bảo hiểm phải đóng nhưng không quá 75 triệu đồng.
- Người sử dụng lao động là tổ chức: vi phạm sẽ bị phạt nặng hơn với mức từ 24% – 30% tổng số tiền bảo hiểm phải đóng nhưng không quá 150 triệu đồng (theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
4.2 Đối với mức phạt hình sự
Hầu hết các doanh nghiệp điều nghĩ việc nợ tiền bảo hiểm nếu thanh tra thì chỉ bị xử lý hành chính. Tuy nhiên, dấu hiệu cấu thành tội “trốn đóng BHXH” là người nào có nghĩa vụ đóng BHXH cho NLĐ mà gian dối hoặc bằng thủ đoạn khác để không đóng hoặc không đóng đầy đủ theo quy định từ 6 tháng trở lên, trốn đóng từ 50 triệu đồng; từ 10 người trở lên, đã bị xử phạt hành chính về hành vi này.
Nếu đã bị xử phạt hành chính mà tiếp tục vi phạm những điều trên thì truy cứu trách nhiệm hình sự. Khung hình phạt tùy mức độ, số tiền trốn đóng mà có thể hình phạt từ phạt tiền hoặc phạt tù cao nhất 7 năm tù. Đây là hình phạt đối với cá nhân phạm tội, còn pháp nhân thương mại phạm tội thì sẽ bị phạt tiền từ 200 triệu đồng đến 3 tỉ đồng.
5. Biện pháp phòng ngừa sai phạm để tránh bị thanh tra BHXH
Doanh nghiệp cần chủ động xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tiền lương và nghĩa vụ đóng BHXH chặt chẽ để hạn chế rủi ro vi phạm. Chấp hành đúng quy định ngay từ khâu ký hợp đồng, đóng BHXH, thực hiện thủ tục cho người lao động và quản lý biến động lao động giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ bị thanh tra và bảo đảm tính minh bạch trong hoạt động.
5.1 Với hồ sơ đăng ký tham gia BHXH bắt buộc
Doanh nghiệp cần bảo đảm thực hiện đúng quy định về đối tượng và loại hợp đồng phải tham gia BHXH bắt buộc.
- Rà soát hợp đồng lao động từ 15 ngày trở lên theo quy định mới từ năm 2025 để xác định đúng đối tượng thuộc diện tham gia.
- Thực hiện ký đúng loại hợp đồng lao động, tránh sử dụng hợp đồng dịch vụ nhằm né tránh nghĩa vụ đóng BHXH.
- Không chia nhỏ thời hạn hợp đồng để giảm trách nhiệm tham gia BHXH cho người lao động.
5.2 Với mức lương đóng BHXH
Cần thiết lập và quản lý thang bảng lương minh bạch, đúng quy định pháp luật.
- Cơ cấu bảng lương theo hướng tách bạch khoản phải tính đóng BHXH và khoản không thuộc căn cứ đóng.
- Cập nhật thường xuyên văn bản pháp luật liên quan đến mức lương tối thiểu và các quy định về căn cứ đóng.
- Bảo đảm mức tiền lương làm căn cứ tính đóng không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm áp dụng.
5.3 Với nợ đóng và chậm đóng BHXH
Quản lý tài chính bài bản giúp giảm nguy cơ phát sinh vi phạm về đóng BHXH.
- Lập kế hoạch dòng tiền hằng tháng để bảo đảm có nguồn chi trả nghĩa vụ BHXH đúng hạn.
- Xác định chi phí BHXH là khoản chi cố định và ưu tiên trong kế hoạch tài chính.
- Trong trường hợp gặp khó khăn, chủ động thông báo và làm việc với cơ quan BHXH để được hướng dẫn phương án xử lý phù hợp.
5.4 Với thủ tục chốt sổ và trả sổ BHXH cho người lao động
Thực hiện đúng quy trình giúp tránh khiếu nại và nguy cơ bị kiểm tra.
- Hoàn tất thủ tục chốt sổ cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động.
- Thiết lập quy trình phối hợp rõ ràng giữa kế toán, nhân sự và bộ phận phụ trách BHXH để bảo đảm tính chính xác của hồ sơ.
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan nhằm phục vụ việc đối chiếu hoặc giải trình khi có yêu cầu.
5.5 Với thủ tục đăng ký thẻ BHYT
Dữ liệu BHYT phải được cập nhật đầy đủ để bảo đảm quyền lợi cho người lao động.
- Kiểm tra thường xuyên tình trạng thẻ BHYT và thực hiện điều chỉnh kịp thời khi có biến động.
- Hướng dẫn người lao động đăng ký nơi khám chữa bệnh ban đầu bảo đảm đúng tuyến và phù hợp nhu cầu.
5.6 Với biến động số lượng lao động tham gia BHXH
Quản lý biến động lao động chính xác giúp hạn chế sai sót trong báo tăng, giảm.
- Thiết lập cơ chế trao đổi thông tin rõ ràng giữa bộ phận nhân sự và kế toán để cập nhật kịp thời các thay đổi.
- Ứng dụng phần mềm quản lý lao động và BHXH nhằm tự động hóa quy trình, giảm thiểu lỗi nhập liệu và tránh thiếu sót trong báo cáo.
Với sứ mệnh trở thành đối tác đáng tin cậy, AZTAX đã và đang không ngừng cải thiện và phát triển các gói dịch vụ tốt nhất. Trong đó không thể bỏ qua Dịch vụ giải trình thanh tra BHXH, sự lựa chọn “Tiết kiệm – Tối ưu – Hiệu quả”. Để trải nghiệm dịch vụ bạn đọc có thể liên hệ theo thông tin liên lạc bên dưới.
