Bán voucher có phải xuất hóa đơn không là thắc mắc phổ biến của nhiều doanh nghiệp bán lẻ và dịch vụ trong năm 2025. Theo quy định hiện hành, việc bán voucher không phải lập hóa đơn mà chỉ ghi nhận chứng từ thu chi, hóa đơn chỉ phát sinh khi khách hàng dùng voucher để mua hàng hóa dịch vụ. Bài viết sau của AZTAX sẽ giúp doanh nghiệp hiểu đúng quy định tránh sai sót thuế và hạch toán chính xác.
1. Bán voucher có phải xuất hóa đơn không?
Bán voucher không phải xuất hóa đơn. Doanh nghiệp chỉ lập chứng từ thu khi bán voucher và chỉ xuất hóa đơn khi khách hàng dùng voucher để mua hàng hóa, dịch vụ. Khi bán voucher, doanh nghiệp lập chứng từ thu tiền. Chỉ khi khách hàng dùng voucher để mua hàng hóa, dịch vụ thì bên bán mới lập hóa đơn GTGT và kê khai thuế theo quy định.
Theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, pháp luật quy định các nguyên tắc cơ bản trong việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ.
Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
….
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định tùy thuộc vào loại giao dịch:
- Đối với hoạt động bán hàng hóa: Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho khách hàng, bất kể việc thanh toán đã diễn ra hay chưa.
- Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là lúc dịch vụ được hoàn thành. Nếu người bán nhận tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, thì hóa đơn phải lập ngay tại thời điểm thu tiền, ngoại trừ một số khoản đặt cọc hoặc tạm ứng dùng để đảm bảo thực hiện các hợp đồng dịch vụ như: tư vấn, kế toán, kiểm toán, thuế, thẩm định giá, thiết kế kỹ thuật, giám sát, khảo sát hay lập dự án đầu tư xây dựng.
Cùng với đó, theo hướng dẫn tại Công văn 44393/CT-TTHT năm 2020, trường hợp doanh nghiệp phát sinh nghiệp vụ bán voucher/phiếu quà tặng, khoản thu này không được xem là doanh thu bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
Như vậy:
- Khi bán voucher và nhận tiền, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn điện tử, mà chỉ cần lập phiếu thu; bên mua lập phiếu chi theo quy định.
- Chỉ khi khách hàng sử dụng voucher để mua hàng hóa hoặc dịch vụ thực tế, doanh nghiệp mới phải lập hóa đơn giá trị gia tăng và kê khai thuế cho hàng hóa/dịch vụ đã bán.
2. Trường hợp được sử dụng hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng là chứng từ quan trọng để ghi nhận doanh thu và thực hiện nghĩa vụ thuế. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chỉ những tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện nhất định, bao gồm hoạt động trong nước, khu phi thuế quan và xuất khẩu, mới được sử dụng hóa đơn này.
Theo Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn bán hàng được áp dụng cho các tổ chức, cá nhân cụ thể như sau:
Tổ chức, cá nhân khai và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, sử dụng hóa đơn cho các trường hợp:
- Bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ trong nước;
- Thực hiện các hoạt động vận tải quốc tế;
- Xuất hàng vào khu phi thuế quan hoặc các trường hợp được coi là xuất khẩu;
- Xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
Tổ chức, cá nhân hoạt động trong khu phi thuế quan, khi sử dụng hóa đơn bán hàng để:
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa;
- Giao dịch giữa các tổ chức, cá nhân trong cùng khu phi thuế quan;
- Xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
Trong các trường hợp này, trên hóa đơn phải ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan” để đảm bảo tính hợp pháp và theo đúng quy định quản lý hóa đơn.
3. Cách hạch toán voucher, phiếu giảm giá và quà tặng
Việc hạch toán voucher, phiếu giảm giá và quà tặng được thực hiện tùy theo bản chất giao dịch vì mỗi loại hình mang đặc điểm khác nhau về doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế.
3.1 Hạch toán voucher
Trước hết, đối với voucher còn gọi là phiếu quà tặng, đây là khoản doanh nghiệp thu trước của khách hàng nhưng chưa phát sinh doanh thu. Theo nguyên tắc kế toán, khi bán voucher doanh nghiệp ghi nhận khoản tiền nhận trước vào tài khoản phản ánh nghĩa vụ phải thực hiện với khách hàng.
Doanh thu chỉ được ghi nhận tại thời điểm khách hàng sử dụng voucher để mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Khi đó, doanh nghiệp kết chuyển số tiền tương ứng từ nghĩa vụ phải trả sang doanh thu theo đúng giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp.
3.2 Hạch toán phiếu giảm giá
Đối với phiếu giảm giá, bản chất là một khoản chiết khấu thương mại hoặc một hình thức giảm trừ doanh thu. Khi khách hàng sử dụng phiếu giảm giá, doanh nghiệp ghi nhận doanh thu theo giá bán đã trừ phần giảm giá.
Phần giảm giá được hạch toán vào tài khoản giảm trừ doanh thu và không ghi nhận riêng như một khoản chi phí độc lập. Điều này đảm bảo phản ánh đúng giá trị thực tế mà doanh nghiệp thu được từ giao dịch bán hàng.
3.3 Hạch toán quà tặng
Riêng đối với quà tặng, doanh nghiệp phải xác định đây là khoản xuất dùng cho mục đích khuyến mại hoặc biếu tặng theo chính sách kinh doanh. Việc xuất quà tặng được hạch toán vào chi phí bán hàng hoặc chi phí quản lý tùy theo mục đích sử dụng.
Đồng thời, doanh nghiệp phải lập hóa đơn theo quy định và tính thuế giá trị gia tăng đầu ra theo quy định tại Nghị định 123 và Luật thuế giá trị gia tăng nếu thuộc đối tượng chịu thuế. Giá trị quà tặng được ghi nhận theo giá vốn hoặc giá tính thuế tùy theo yêu cầu của từng sắc thuế và chuẩn mực kế toán.
Việc hạch toán voucher, phiếu giảm giá và quà tặng phải dựa trên bản chất kinh tế của từng giao dịch để xác định đúng thời điểm ghi nhận doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế, đảm bảo tuân thủ chuẩn mực kế toán và quy định pháp luật hiện hành.
4. Hóa đơn khởi tạo máy tính tiền có bắt buộc dùng chữ ký số không?
Theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế phải đáp ứng một số nguyên tắc nhất định. Trước hết, hóa đơn phải được nhận biết là loại hóa đơn in ra từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Đây là yêu cầu nhằm đảm bảo khả năng kiểm tra, đối chiếu thông tin phục vụ công tác quản lý thuế.
Đáng chú ý, pháp luật quy định hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải có chữ ký số. Điều này xuất phát từ đặc thù của loại hóa đơn này là được tạo lập trực tiếp qua hệ thống máy tính tiền đã kết nối và truyền dữ liệu tự động đến cơ quan thuế. Do đó, yêu cầu về chữ ký số không đặt ra như đối với hóa đơn điện tử thông thường.
Ngoài ra, khoản chi sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là hợp lệ khi tính nghĩa vụ thuế. Doanh nghiệp có thể dùng hóa đơn bản in, bản sao hoặc tra cứu thông tin từ Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để chứng minh khoản chi là hợp pháp. Quy định này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc hạch toán và kê khai thuế, đồng thời bảo đảm sự minh bạch và kiểm soát từ cơ quan thuế.
Như vậy, quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP khẳng định hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế không bắt buộc phải có chữ ký số.
5. Một số câu hỏi thường gặp
5.1 Nếu bán voucher trực tuyến, có cần xuất hóa đơn điện tử ngay không?
Khi doanh nghiệp bán voucher trực tuyến, theo Công văn 44393/CT-TTHT năm 2020 hướng dẫn và các quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc này không được coi là bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ thực tế, do đó không phải lập hóa đơn điện tử ngay khi thu tiền. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần lập phiếu thu để ghi nhận khoản tiền nhận được. Hóa đơn GTGT chỉ được lập khi khách hàng sử dụng voucher để thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ, và kê khai thuế theo đúng quy định.
5.2 Có cần kê khai thuế khi bán voucher không?
Khi bán voucher, doanh nghiệp không phải kê khai thuế GTGT ngay tại thời điểm bán. Lý do là việc bán voucher chỉ là thu tiền trước, chưa phát sinh doanh thu thực tế từ hàng hóa hoặc dịch vụ. Do đó, chưa có cơ sở để tính thuế giá trị gia tăng hay thu nhập chịu thuế.
Chỉ khi khách hàng sử dụng voucher để mua hàng hóa hoặc dịch vụ, lúc này mới phát sinh doanh thu thực tế và doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT, kê khai và nộp thuế theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Công văn 44393/CT-TTHT năm 2020.
Bán voucher có phải xuất hóa đơn không vẫn là vấn đề nhiều đơn vị còn nhầm lẫn, dẫn đến rủi ro về thuế. Nếu bạn cần tư vấn chuẩn xác và giải pháp kế toán thuế trọn gói, hãy liên hệ AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được hỗ trợ chuyên nghiệp.
