Công ty làm mất sổ bảo hiểm xã hội khiến nhiều người lao động lo lắng về quyền lợi, quá trình đóng BHXH và việc giải quyết các chế độ liên quan sau này. Tình trạng này thường xảy ra khi người lao động nghỉ việc, chuyển nơi làm mới hoặc doanh nghiệp chưa hoàn tất thủ tục chốt sổ. Vậy khi bị mất sổ BHXH do công ty, người lao động cần xử lý như thế nào và cần chuẩn bị những hồ sơ gì để xin cấp lại sổ? Cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết nguyên nhân, cách xử lý và thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động.
1. Công ty làm mất sổ bảo hiểm xã hội có ảnh hưởng đến quyền lợi không?
Theo Điều 96 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, sổ BHXH được cấp cho mỗi người lao động để theo dõi quá trình tham gia và hưởng các chế độ BHXH. Đây là căn cứ quan trọng để cơ quan BHXH giải quyết các quyền lợi theo quy định của pháp luật.
Vì vậy, khi công ty làm mất sổ bảo hiểm xã hội hoặc người lao động làm mất sổ, thời gian đã tham gia BHXH không bị mất do dữ liệu vẫn được lưu trên hệ thống. Tuy nhiên, nếu không thực hiện thủ tục cấp lại sổ kịp thời, người lao động có thể gặp nhiều khó khăn trong quá trình giải quyết các chế độ BHXH.
Một số rủi ro có thể gặp phải gồm:
- Khó làm thủ tục hưởng chế độ thai sản trong một số trường hợp theo quy định.
- Ảnh hưởng đến việc giải quyết chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
- Gặp khó khăn khi làm hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc hỗ trợ học nghề.
- Không đủ hồ sơ để hưởng BHXH một lần.
- Ảnh hưởng đến thủ tục hưởng lương hưu khi đủ điều kiện.
- Thân nhân có thể gặp vướng mắc khi làm hồ sơ hưởng chế độ tử tuất.
Do đó, ngay khi phát hiện sổ BHXH bị mất, người lao động nên nhanh chóng thực hiện thủ tục cấp lại sổ BHXH theo quy định để đảm bảo quá trình giải quyết quyền lợi diễn ra thuận lợi và không bị gián đoạn.
2. Cách xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội nhanh chóng
Khi sổ bảo hiểm xã hội bị mất, hỏng hoặc thất lạc, người lao động có thể gặp khó khăn trong việc giải quyết các chế độ BHXH. Tuy nhiên, hiện nay thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội đã được đơn giản hóa, giúp người tham gia dễ dàng thực hiện cả trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc trực tuyến qua các nền tảng điện tử.
2.1 Thủ tục xin cấp lại sổ BHXH trực tiếp tại cơ quan BHXH
Quy trình cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp bị mất được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định
Người lao động cần hoàn thiện đầy đủ các giấy tờ theo hướng dẫn của cơ quan BHXH để đảm bảo hồ sơ hợp lệ.
Cụ thể, hồ sơ gồm:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Thẻ Căn cước công dân (CCCD) hoặc giấy tờ tùy thân có ảnh còn hiệu lực để đối chiếu thông tin.
- Giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền (nếu ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục).
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trên, người lao động có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc thực hiện thủ tục trực tuyến theo quy định.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH
- Nếu đang làm việc: Nộp hồ sơ cho doanh nghiệp, công ty nơi đang công tác. Đơn vị sử dụng lao động sẽ có trách nhiệm gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH quản lý.
- Nếu tham gia BHXH tự nguyện: Có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc đại lý thu nơi gần nhất, hoặc gửi qua đường bưu điện.
Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận và cấp lại sổ mới
- Thời gian giải quyết không quá 10 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
- Trường hợp cần xác minh thông tin từ nhiều tỉnh hoặc nhiều đơn vị, thời gian giải quyết tối đa 45 ngày, và cơ quan BHXH sẽ thông báo bằng văn bản cho người lao động.
Cách nhận sổ BHXH mới:
- Người lao động đang làm việc nhận lại sổ qua bộ phận nhân sự của công ty.
- Người tham gia BHXH tự nguyện hoặc đã nghỉ việc có thể nhận trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc qua đường bưu điện theo đăng ký.
2.2 Thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội online
Hiện nay, người lao động có thể thực hiện thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội một cách nhanh chóng và thuận tiện thông qua hai hình thức trực tuyến gồm ứng dụng VssID và Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam. Cụ thể, dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện.
Cách 1: Thực hiện cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trực tuyến qua ứng dụng VssID
Để xin cấp lại sổ BHXH online trên ứng dụng VssID, người lao động cần thực hiện theo 5 bước đơn giản sau:
Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng VssID bằng tài khoản cá nhân đã được đăng ký với cơ quan bảo hiểm xã hội.
Bước 2: Truy cập vào mục “Dịch vụ công” trên ứng dụng, sau đó chọn “Cấp lại sổ BHXH (không thay đổi thông tin)” để bắt đầu thực hiện thủ tục.
- Chọn “BP tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả” nếu bạn muốn đến trực tiếp cơ quan BHXH để nhận sổ.
- Chọn “Qua dịch vụ bưu chính” nếu muốn nhận sổ qua đường bưu điện, đồng thời ghi rõ địa chỉ nhận sổ.
Lưu ý: Người yêu cầu phải tự thanh toán chi phí chuyển phát.
Bước 4: Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã khai, sau đó nhấn “Gửi” để hoàn tất việc nộp hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội online.
Bước 5: Nhập mã OTP được gửi đến email đã đăng ký với cơ quan BHXH, sau đó chọn “Xác nhận” để hoàn tất thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội.
Cách 2: Xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội qua Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam
Để thực hiện thủ tục cấp lại sổ BHXH online trên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam, người lao động tiến hành theo 6 bước sau:
Bước 1: Truy cập website https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản BHXH cá nhân.
Bước 2: Chọn mục “Kê khai hồ sơ”, sau đó tìm mã thủ tục 607a hoặc chọn dịch vụ “Cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin (phải xác minh)”.
Bước 3: Trong phần “Kê khai”, nhấn vào biểu tượng tệp để mở mẫu TK1-TS, sau đó điền đầy đủ thông tin cá nhân theo hướng dẫn hiển thị trên màn hình.
Bước 4: Chọn hình thức nhận sổ BHXH
- Nhận trực tiếp: Đăng ký đến cơ quan BHXH để nhận sổ.
- Nhận qua bưu điện: Ghi rõ địa chỉ nhận sổ, lưu ý người lao động tự thanh toán phí bưu chính.
Bước 5: Đính kèm bản scan các giấy tờ cần thiết, nhập mã kiểm tra (Captcha) và nhấn “Xác nhận” để gửi hồ sơ.
Bước 6: Truy cập email đã đăng ký, lấy mã OTP do cơ quan BHXH gửi, sau đó nhập mã vào hệ thống và bấm “Xác nhận” để hoàn tất thủ tục cấp lại sổ.
3. Công ty làm mất sổ bảo hiểm xã hội chưa chốt phải làm sao?
Trường hợp công ty làm mất sổ bảo hiểm xã hội nhưng chưa chốt là vấn đề khá phổ biến, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động trong việc bảo lưu hoặc giải quyết các chế độ BHXH sau này.
Khi công ty làm mất sổ chưa chốt của người lao động, cần thực hiện các bước sau
Bước 1: Làm lại sổ bảo hiểm xã hội
Trong trường hợp công ty/ doanh nghiệp bất cẩn dẫn đến việc làm mất sổ bảo hiểm cần nhanh chóng tiến hành việc làm lại sổ bảo hiểm cho người lao động
Doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ:
– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, BHYT (Mẫu TK1-TS);
– Đơn đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội của người lao động
Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội
Người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, BHTN và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng những văn bản giấy tờ khác đã giữ của người lao động (trừ trường hợp doanh nghiệp bị phá sản không thể tiến hành chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động).
Sau khi chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội.
Để tiến hành thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội thì trước tiên doanh nghiệp cần tiến hành báo giảm lao động.
Hồ sơ làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm gồm:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, BHYT
- Bảng kê thông tin;
- Sổ bảo hiểm xã hội;
- Công văn chốt sổ của đơn vị;
- Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN;
Doanh nghiệp hoàn tất hồ sơ và gửi tới cơ quan bảo hiểm xã hội qua phần mềm bảo hiểm xã hội hoặc qua đường bưu điện để được giải quyết giống với hình thức nộp trợ cấp thất nghiệp online.
Bước 3: Thực hiện các thủ tục bảo hiểm xã hội khác theo nhu cầu
Sau khi thực hiện các bước làm lại sổ và chốt sổ bảo hiểm xã hội thì DN tiếp tục tiến hành các thủ tục theo yêu cầu của Cơ quan Bảo hiểm Xã hội để có thể làm lại và trả sổ bảo hiểm đã làm mất cho người lao động để họ có thể hưởng được những quyền lợi nhất định của bản thân.
Qua bài viết, AZTAX hy vọng đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách xử lý khi công ty làm mất sổ bảo hiểm xã hội cũng như các bước cần thiết để xin cấp lại sổ BHXH. Việc nắm rõ hồ sơ, thủ tục và hướng giải quyết phù hợp sẽ giúp người lao động chủ động bảo vệ quyền lợi, hạn chế ảnh hưởng đến quá trình tham gia và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội sau này. Với những thông tin được AZTAX chia sẻ, người lao động có thể dễ dàng hơn trong việc giải quyết tình huống mất sổ BHXH và đảm bảo quyền lợi của mình theo đúng quy định.
4. Các câu hỏi thường gặp
4.1 Có thể ủy quyền cho người khác làm thủ tục cấp lại sổ BHXH được không?
Có. Người lao động có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục cấp lại sổ BHXH bị mất nếu không thể trực tiếp nộp hồ sơ. Khi thực hiện, người được ủy quyền cần mang theo giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền hợp lệ, cùng hồ sơ cấp lại sổ BHXH và giấy tờ tùy thân để cơ quan BHXH đối chiếu theo quy định.
4.2 Phải làm gì khi tìm lại được sổ BHXH cũ sau khi đã nộp hồ sơ xin cấp lại?
Nếu tìm lại được sổ BHXH cũ sau khi đã nộp hồ sơ xin cấp lại, người lao động nên thông báo ngay cho cơ quan BHXH để được hướng dẫn xử lý. Trường hợp sổ mới chưa được cấp, cơ quan BHXH sẽ xem xét dừng thủ tục nếu phù hợp. Nếu đã được cấp lại sổ mới, người lao động cần thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan BHXH và chỉ sử dụng một sổ BHXH duy nhất theo quy định.
4.3 Có nên bỏ lại sổ BHXH ở công ty cũ?
Không nên. Sau khi nghỉ việc và hoàn tất thủ tục chốt sổ, người lao động nên nhận lại sổ BHXH từ công ty để tự quản lý. Việc để sổ BHXH tại công ty cũ có thể dẫn đến nguy cơ thất lạc, gây khó khăn khi chuyển nơi làm việc hoặc thực hiện các thủ tục hưởng chế độ BHXH sau này. Do đó, hãy kiểm tra và nhận lại sổ BHXH ngay sau khi nghỉ việc để đảm bảo quyền lợi của mình.
4.4 Công ty cũ làm mất sổ BHXH người lao động thì nên làm gì?
Nếu công ty cũ làm mất sổ BHXH, người lao động nên bình tĩnh và thực hiện theo các bước sau:
- Liên hệ công ty cũ để xác minh tình trạng sổ BHXH và yêu cầu doanh nghiệp phối hợp làm thủ tục cấp lại.
- Liên hệ cơ quan BHXH nếu công ty không hỗ trợ hoặc đã ngừng hoạt động để được hướng dẫn cấp lại sổ.
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định để quá trình cấp lại sổ BHXH diễn ra nhanh chóng.
- Theo dõi kết quả giải quyết và nhận lại sổ BHXH để đảm bảo quyền lợi khi tham gia và hưởng các chế độ BHXH.
4.5 Nghỉ việc nhiều năm có lấy được sổ bảo hiểm xã hội?
Có. Dù đã nghỉ việc nhiều năm, người lao động vẫn có thể nhận lại hoặc làm thủ tục cấp lại sổ BHXH nếu bị mất. Để thực hiện, người lao động nên:
- Liên hệ công ty cũ (nếu còn hoạt động) để kiểm tra tình trạng chốt và bàn giao sổ BHXH.
- Liên hệ cơ quan BHXH nơi quản lý nếu công ty đã giải thể, ngừng hoạt động hoặc không còn giữ sổ.
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định để được hỗ trợ cấp lại hoặc giải quyết các thủ tục liên quan.
Việc nghỉ việc nhiều năm không làm mất quyền được cấp lại sổ BHXH hoặc ảnh hưởng đến thời gian tham gia BHXH đã được ghi nhận.
