Trong bối cảnh hoạt động tài chính ngày càng phát triển, việc hạch toán cho vay ngắn hạn trở thành một yếu tố quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Hạch toán chính xác các khoản vay ngắn hạn không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi nguồn vốn lưu động hiệu quả mà còn đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính. Hãy cùng AZTAX tìm hiểu kĩ hơn về chủ đề này nhé!
1. Vay ngắn hạn là gì?
Khoản vay là nghĩa vụ tài chính mà một bên phải trả, được xác nhận qua việc ký kết và thực hiện các hiệp định, hợp đồng, thỏa thuận vay.
Căn cứ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định tại điểm 1a, điều 58: Doanh nghiệp không được ghi nhận vào tài khoản 341 các khoản vay từ phát hành trái phiếu hoặc cổ phiếu ưu đãi có điều khoản bắt buộc mua lại trong tương lai.
Điều 58. Tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính
1. Nguyên tắc kế toán
a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tiền vay, nợ thuê tài chính và tình hình thanh toán các khoản tiền vay, nợ thuê tài chính của doanh nghiệp. Không phản ánh vào tài khoản này các khoản vay dưới hình thức phát hành trái phiếu hoặc phát hành cổ phiếu ưu đãi có điều khoản bắt buộc bên phát hành phải mua lại tại một thời điểm nhất định trong tương lai.
Như vậy, các khoản vay dưới hình thức trái phiếu hoặc cổ phiếu ưu đãi với điều khoản mua lại trong tương lai là công cụ nợ, các khoản vay dưới hai hình thức này không được ghi nhận là khoản vay.
Mục 1b, Điều 58 của Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn phân loại khoản vay và nợ thuê tài chính dựa trên kỳ hạn ngắn hạn hoặc dài hạn:
Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết kỳ hạn phải trả của các khoản vay, nợ thuê tài chính. Các khoản có thời gian trả nợ hơn 12 tháng kể từ thời điểm lập Báo cáo tài chính, kế toán trình bày là vay và nợ thuê tài chính dài hạn. Các khoản đến hạn trả trong vòng 12 tháng tiếp theo kể từ thời điểm lập Báo cáo tài chính, kế toán trình bày là vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn để có kế hoạch chi trả.
Thông tư 39/2016/TT-NHNN ngày 30/12/2016 của Ngân hàng Nhà nước quy định về thời hạn vay tín dụng của tổ chức tín dụng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài như sau:
Điều 10. Loại cho vay
Tổ chức tín dụng xem xét quyết định cho khách hàng vay theo các loại cho vay như sau:
- Cho vay ngắn hạn là các khoản vay có thời hạn cho vay tối đa 01 (một) năm.
- Cho vay trung hạn là các khoản vay có thời hạn cho vay trên 01 (một) năm và tối đa 05 (năm) năm.
- Cho vay dài hạn là các khoản vay có thời hạn cho vay trên 05 (năm) năm”
- Đối với các chủ thể cho vay khác như các doanh nghiệp không phải tổ chức tín dụng, các cá nhân thì không có quy định cụ thể của pháp luật về thời hạn vay.
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, theo Thông tư 39/2016/TT-NHNN, khoản vay ngắn hạn trong lĩnh vực ngân hàng có thời hạn tối đa là 01 năm. Tuy nhiên, trong kế toán tài chính doanh nghiệp, vay ngắn hạn được hiểu là các khoản vay có thời hạn trả trong vòng 12 tháng kể từ ngày lập báo cáo tài chính.
Xem thêm: Kế toán ngân hàng là gì? Hạch toán kế toán ngân hàng
Xem thêm: Nhóm tài khoản chi phí: Khái niệm và phân loại chi tiết nhất
2. Đặc điểm và phân loại vay ngắn hạn
AZTAX đã tổng hợp các đặc điểm cơ bản và cách phân loại các khoản vay ngắn hạn mà bạn cần nắm rõ:
2.1 Đặc điểm vay ngắn hạn
Tại doanh nghiệp hoặc bên đi vay, các khoản vay ngắn hạn là những khoản vay có thời hạn trả trong vòng 12 tháng kể từ ngày lập Báo cáo tài chính. Chúng chủ yếu nhằm tài trợ cho tài sản lưu động hoặc đáp ứng nhu cầu vốn ngắn hạn của doanh nghiệp, hộ sản xuất, hoặc cá nhân.
2.2 Phân loại vay ngắn hạn
Phân loại theo bên cho vay:
- Ngân hàng và tổ chức tín dụng là các bên cho vay chính trong nền kinh tế, cung cấp nguồn vốn lớn và lãi suất hợp lý cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể có quan hệ tín dụng với nhiều ngân hàng nhưng cần đáp ứng yêu cầu về minh bạch tài chính, khả năng trả nợ và tài sản đảm bảo.
- Vay từ các doanh nghiệp không phải tổ chức tín dụng thường chỉ diễn ra giữa các công ty có quan hệ đối tác hoặc liên kết, dựa trên lòng tin và mối quan hệ kinh doanh. Tổng số vốn vay từ nguồn này thường không lớn.
- Vay cá nhân thường xảy ra giữa công ty và cổ đông, người góp vốn, lãnh đạo công ty hoặc người thân của họ, chủ yếu để giải quyết nhanh nhu cầu vốn. Loại vay này thường ngắn hạn và tổng số vốn vay không lớn.
Phân loại theo hình thức bảo đảm của khoản vay:
- Bảo đảm bằng tài sản thuộc quyền sở hữu của người vay hoặc của một bên thứ ba:
- Hình thức bảo đảm này thường áp dụng khi vay tại ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng khác.
- Bên vay phải thế chấp tài sản của mình hoặc của bên thứ ba để bảo đảm khoản vay.
- Bên cho vay đánh giá giá trị tài sản thế chấp để tính toán giá trị cho vay, có thể tự làm hoặc thuê đơn vị định giá. Định giá phải khách quan, trung thực và phù hợp với giá thị trường để tránh thiệt hại cho bên cho vay hoặc ảnh hưởng đến số tiền vay của bên đi vay.
- Dựa vào giá trị định giá tài sản, bên cho vay tính số tiền vay, thường từ 40% đến 70% giá trị tài sản thế chấp.
- Bảo đảm bằng tài sản tạo ra từ vốn vay:
- Hình thức bảo đảm này thường dùng khi vay tại ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng.
- Khi không có tài sản đảm bảo, bên cho vay có thể yêu cầu doanh nghiệp dùng tài sản hình thành từ nguồn vay để đảm bảo.
- Hình thức này thường dùng cho vay trung và dài hạn, và đôi khi cả vay ngắn hạn (như hàng hóa nhập kho sau vay).
- Với hình thức này, bên cho vay yêu cầu khách hàng mua bảo hiểm cho tài sản hình thành trong tương lai, bên cho vay làm người thụ hưởng và giữ giấy tờ sở hữu cũng như cam kết bảo quản tài sản.
- Vay tín chấp:
- Vay tín chấp là khoản vay không có tài sản đảm bảo, thường xảy ra giữa doanh nghiệp hoặc cá nhân với bên cho vay có mối quan hệ xã hội như đối tác hoặc bên liên quan.
Phân loại theo phương thức cho vay
- Hiện nay có hai phương thức cho vay cơ bản:
- Cho vay theo hạn mức: Bên cho vay và bên đi vay xác định một hạn mức vay cố định trong khoảng thời gian nhất định. Bên đi vay có thể vay và trả nợ nhiều lần, nhưng tổng số dư nợ không được vượt quá hạn mức đã thỏa thuận tại bất kỳ thời điểm nào.
- Cho vay từng lần: Đây là hình thức cho vay mà mỗi lần vay yêu cầu bên đi vay thực hiện thủ tục và trình bày phương án sử dụng vốn vay cho từng khoản vay cụ thể.
Ngoài hai hình thức chính, còn có các hình thức vay khác như vay thấu chi, vay trả góp, và nhiều loại hình khác.
3. Phương pháp hạch toán cho vay ngắn hạn tại doanh nghiệp
Dưới đây là một số phương pháp hạch toán các khoản vay ngắn hạn mới nhất mà AZTAX đã nghiên cứu:
3.1 Vay ngắn hạn là tài khoản nào?
Trước đây, theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, các khoản vay ngắn hạn được hạch toán trên tài khoản 311.
Với chế độ kế toán hiện hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC, các khoản vay ngắn hạn không được theo dõi trên tài khoản vay ngắn hạn riêng biệt mà được hạch toán tại tài khoản 341 – “Vay và nợ thuê tài chính”. Tài khoản 341 không theo dõi các khoản vay từ phát hành trái phiếu hoặc cổ phiếu ưu đãi bắt buộc mua lại.
Do đó, việc theo dõi và hạch toán các khoản vay của doanh nghiệp được thực hiện chi tiết trên tài khoản 341.
Trước đó, khi chuyển sang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014, kế toán cần thực hiện việc kết chuyển số dư:
“Điều 126. Chuyển đổi số dư trên sổ kế toán
– Số dư tài khoản 311 – Nợ ngắn hạn, tài khoản 315 – Nợ dài hạn đến hạn trả, tài khoản 342 – Nợ dài hạn chuyển sang tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính”
3.2 Hạch toán cho vay ngắn hạn theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Dưới đây là một số nghiệp vụ hạch toán cho vay ngắn hạn cơ bản theo Điều 58 Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính:
Vay bằng tiền
- Vay bằng Đồng Việt Nam
- Nợ TK 111 – Tiền mặt (1111) hoặc TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng (1121)
- TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411).
- Vay bằng ngoại tệ (đổi sang VNĐ):
- Nợ TK 111 – Tiền mặt (1112) (vay nhập quỹ) hoặc TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng (1122) (vay gửi ngân hàng)
- Nợ TK 221, 222 (vay đầu tư vào công ty con, liên kết, liên doanh)
- Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (vay thanh toán trực tiếp)
- Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (vay để mua TSCĐ)
- Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng (nếu có)
- Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính
- Chi phí đi vay (ngoài lãi vay):
- Nợ TK 241, 635
- Có TK 111, 112, 331.
Vay chuyển thẳng cho người bán
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
- Nợ TK 152, 153, 156, 211, 213, 241 (giá mua chưa thuế).
- Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình (giá mua chưa bao gồm thuế GTGT).
- Nợ TK 1332 – Thuế GTGT được khấu trừ.
- Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính.
- Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, giá trị TSCĐ bao gồm cả thuế GTGT. Chi phí đi vay liên quan (ngoài lãi vay) được ghi tương tự như trên.
Ví dụ: Công ty XYZ mua một máy móc sản xuất với giá 1.000.000.000 VND (chưa bao gồm thuế GTGT 10%). Công ty vay từ ngân hàng và tiền được chuyển thẳng cho người bán. Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
- Ghi nhận giá trị máy móc (Tài sản cố định hữu hình):
- Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình: 1.000.000.000 VND (giá mua chưa thuế)
- Nợ TK 1332 – Thuế GTGT được khấu trừ: 100.000.000 VND (thuế GTGT)
- Ghi nhận khoản vay:
- Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính: 1.100.000.000 VND
- Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, toàn bộ giá trị TSCĐ sẽ bao gồm cả thuế GTGT, tức là:
- Nợ TK 211: 1.100.000.000 VND (bao gồm cả thuế GTGT)
- Có TK 341: 1.100.000.000 VND
Vay thanh toán hoặc ứng vốn cho người bán hoặc nhận thầu xây dựng cơ bản
- Nợ TK 331, 641, 642, 811
- Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính.
Ví dụ: Công ty ABC vay 500.000.000 VND từ ngân hàng để thanh toán cho nhà thầu xây dựng cơ bản trong dự án xây dựng văn phòng mới.
- Ghi nhận khoản thanh toán cho nhà thầu:
- Nợ TK 331 – Phải trả người bán: 500.000.000 VND
- Ghi nhận khoản vay từ ngân hàng:
- Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính: 500.000.000 VND
Vay để đầu tư vào công ty con, liên doanh, liên kết, hoặc mua cổ phiếu, trái phiếu
- Nợ TK 221, 222, 228
- Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính.
3.3 Trình bày thông tin về khoản vay ngắn hạn trên báo cáo tài chính
Kế toán nhận diện và phân loại khoản vay ngắn hạn khi lập báo cáo tài chính. Các khoản vay đến hạn trong 12 tháng tới được trình bày là Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán.
Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 quy định về trình bày chỉ tiêu Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn theo Điều 112 trong Bảng cân đối kế toán:
+ Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn (Mã số 320) (thuộc phần Nợ ngắn hạn)
Chỉ tiêu này phản ánh tổng giá trị các khoản doanh nghiệp đi vay, còn nợ các ngân hàng, tổ chức, công ty tài chính và các đối tượng khác có kỳ hạn thanh toán còn lại không quá 12 tháng tại thời điểm báo cáo. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào số dư Có chi tiết của tài khoản 341 và 34311 (chi tiết phần đến hạn thanh toán trong 12 tháng tiếp theo).”
Theo đó doanh nghiệp cần theo dõi để phân loại chính xác các khoản vay ngắn hạn và xác định giá trị chỉ tiêu vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn (Mã số 320), bao gồm:
- Tất cả các khoản vay có thời hạn dưới 12 tháng
- Các khoản vay phải trả trong vòng 12 tháng tại thời điểm báo cáo.
Ngoài ra, trên thuyết minh báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần trình bày nguyên tắc ghi nhận, giá trị và theo dõi chi tiết từng khoản vay…
Ví dụ: Ngày 31/12/2021, kế toán công ty A phân loại chỉ tiêu vay và nợ thuê tài chính với số dư 8.100 triệu đồng từ hai khoản vay:
| STT | Nội dung khoản vay | Số dư ngày 31/12/2021 | Chỉ tiêu Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn | Chỉ tiêu Vay và nợ thuê tài chính dài hạn |
| 1 | Vay Ngân hàng ngày 10/9/2021; thời hạn vay 9 tháng; số tiền vay 4.000 triệu đồng; chưa trả gốc | 4.000 | 4.000 | |
| 2 | Vay Ngân hàng ngày 01/6/2021; thời hạn vay 48 tháng; số tiền vay 4.800 triệu; đã trả 700 triệu đồng; lịch trả nợ 100 triệu đồng/tháng | 4.100 | 1.200 | 2.900 |
| CỘNG | 8.100 | 5.200 | 2.900 |
Giải thích:
| Khoản vay | Giải thích |
| Vay ngân hàng ngày 10/9/2021; thời hạn vay 9 tháng; số tiền vay 4.000 triệu đồng; chưa trả gốc | – dư nợ tại ngày 31/12/2021 là 4.000 triệu đồng – toàn bộ là vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn vì thời hạn vay 9 tháng, tính đến thời điểm phải trả còn khoảng gần 5 tháng |
| Vay ngân hàng ngày 01/6/2021; thời hạn vay 48 tháng; số tiền vay 4.800 triệu; đã trả 700 triệu đồng | – dư nợ tại ngày 31/12/2021 là 4.100 triệu đồng
– lịch trả nợ 100 triệu đồng/tháng, nên số tiền phải trả trong năm 2022 (thời hạn dưới 12 tháng) là 1.200 triệu đồng – giá trị phải trả từ năm 2023 (thời hạn trên 12 tháng) là 2.900 triệu đồng ⇒ Chỉ tiêu Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn tính là 1.200 triệu đồng (thuộc chỉ tiêu tổng hợp Nợ ngắn hạn); chỉ tiêu Vay và nợ thuê tài chính dài hạn tính là 2.900 triệu đồng (thuộc chỉ tiêu tổng hợp Nợ dài hạn trên Bảng cân đối kế toán) |
Kết luận, phương pháp hạch toán các khoản vay ngắn hạn tại doanh nghiệp là yếu tố then chốt trong việc quản lý tài chính và đảm bảo báo cáo chính xác. Áp dụng đúng quy định và thực tiễn sẽ giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định tài chính và đáp ứng các yêu cầu pháp lý.
Tóm lại, việc hạch toán cho vay ngắn hạn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp, đảm bảo chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính. Để hỗ trợ thêm về các quy định và kỹ thuật hạch toán, vui lòng liên hệ AZTAX qua Hotline: 0932.383.089 này nhé!
Xem thêm: Hạch toán nhận tiền hỗ trợ của nhà nước chi tiết nhất
Xem thêm: Cách hạch toán mua cổ phiếu – TK 121 theo TT 133
Xem thêm: Hạch toán mua trái phiếu đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn
4. Một số câu hỏi thường gặp khi hạch toán cho vay ngắn hạn
4.1 Có được cho vay bằng tiền mặt không?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 09/2015/TT-BTC quy định như sau:
Điều 4. Hình thức thanh toán trong giao dịch vay, cho vay và trả nợ vay lẫn nhau giữa các doanh nghiệp không phải là tổ chức tín dụng:
1. Các doanh nghiệp không phải là tổ chức tín dụng (tức là các doanh nghiệp không thành lập, tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật các tổ chức tín dụng) khi thực hiện các giao dịch vay, cho vay và trả nợ vay lẫn nhau phải sử dụng các hình thức thanh toán sau:
a) Thanh toán bằng séc;
b) Thanh toán bằng ủy nhiệm chi – chuyển tiền;
c) Các hình thức thanh toán không sử dụng tiền mặt khác theo quy định hiện hành.
Như vậy, các doanh nghiệp khi vay, cho vay và trả nợ vay không được phép sử dụng tiền mặt.
4.2 Tiền lãi cho vay có chịu thuế GTGT không?
Căn cứ theo điểm b khoản 8 Điều 4 Thông tư số 219/2013/TTBTC ngày 31/12/2013. Quy định về đối tượng không chịu thuế GTGT như sau:
Điều 4. Đối tượng không chịu thuế GTGT
…
8. Các dịch vụ tài chính, ngân hàng, kinh doanh chứng khoán sau đây:
b) Hoạt động cho vay riêng lẻ, không phải hoạt động kinh doanh, cung ứng thường xuyên của người nộp thuế không phải là tổ chức tín dụng.
Ví dụ 5: Công ty cổ phần VC có tiền nhàn rỗi tạm thời chưa phục vụ hoạt động kinh doanh, Công ty cổ phần VC ký hợp đồng cho Công ty T vay tiền trong thời hạn 6 tháng và được nhận khoản tiền lãi thì khoản tiền lãi Công ty cổ phần VC nhận được thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT.
Như vậy khoản Tiền lãi cho vay thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT.
4.3 Khi nhận được tiền lãi cho vay có phải lập hóa đơn không?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:
Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
Như vậy chỉ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất thì không phải lập hóa đơn.
