Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt là một nghiệp vụ thường xuyên trong doanh nghiệp nhằm phục vụ nhu cầu chi tiêu nội bộ bằng tiền mặt. Việc hạch toán chính xác nghiệp vụ này giúp đảm bảo tính minh bạch và cân đối giữa các tài khoản. Trong bài viết này, AZTAX sẽ hướng dẫn bạn cách định khoản, lưu ý và xử lý chứng từ liên quan. Cùng tìm hiểu chi tiết ngay sau đây!
1. Định khoản tài khoản
Nợ vào tài khoản 111 – Quỹ Tiền Mặt (1111, 1112)
Có vào tài khoản 112 – Tài Khoản Tiền Gửi Ngân Hàng (1121, 1122)
2. Các công việc thực hiện
Khi công ty cần chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng vào quỹ tiền mặt, các bước thực hiện sẽ như sau:
- Kế toán thanh toán ngân hàng sẽ chuẩn bị séc để rút tiền mặt.
- Sau khi nhận đủ chữ ký từ Giám đốc và Kế toán trưởng, kế toán sẽ mang séc đến ngân hàng để thực hiện việc rút tiền và nhập vào quỹ tiền mặt của công ty.
- Kế toán thanh toán tiền mặt sẽ lập Phiếu thu để ghi nhận số tiền đã rút.
- Thủ quỹ dựa vào Phiếu thu để nhận tiền mặt, đồng thời cập nhật sổ quỹ.
- Cuối cùng, Kế toán thanh toán tiền mặt căn cứ vào Phiếu thu, với chữ ký của thủ quỹ và người nộp tiền, để ghi chép vào sổ kế toán tiền mặt.
Xem thêm: Cách hạch toán lệ phí trước bạ xe ô tô và nhà đất
Xem thêm: Lệ phí hải quan hạch toán vào tài khoản nào?
Xem thêm:Phí bảo lãnh ngân hàng hạch toán như thế nào?
3. Hướng dẫn quy trình rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt
Bước 1: Truy cập vào hệ thống qua đường dẫn: Tiền gửi → Nhập liệu → Hạch toán → Giấy báo nợ.
Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn “Thêm” để tạo một chứng từ mới.
Bước 3: Lựa chọn loại phiếu là “Rút tiền về nhập quỹ“, sau đó điền đầy đủ thông tin và nhấn “Lưu“.
Lưu ý khi tạo Giấy báo nợ rút tiền nhập quỹ:
- Cung cấp đầy đủ thông tin tại mục thông tin chung, bao gồm tài khoản có, diễn giải và ngày chứng từ.
- Trong phần thông tin chi tiết, cần nhập mã đối tượng, tài khoản nợ, và số tiền cần rút.
Chương trình sẽ tự động tạo Phiếu thu tiền (trong phân hệ tiền mặt) với các thông tin tương tự như Giấy báo nợ.
Bước 4: Để in phiếu, nhấn vào biểu tượng “In” trên chứng từ hoặc trong thanh công cụ.
Lưu ý quan trọng:
Trong quy trình kế toán, bạn chỉ nên nhập một trong hai loại chứng từ: Giấy báo nợ ngân hàng hoặc Phiếu thu tiền mặt. Nhập liệu cả hai sẽ dẫn đến việc hạch toán bị trùng lặp.
Nguyên tắc ưu tiên khi chọn loại chứng từ để cập nhật:
- Phiếu thu tiền mặt ưu tiên hơn Giấy báo nợ ngân hàng. Ví dụ: Khi rút tiền từ ngân hàng để nhập quỹ tiền mặt, nên sử dụng Phiếu thu.
- Giấy báo nợ hoặc Phiếu chi ưu tiên hơn Giấy báo có hoặc Phiếu thu. Ví dụ: Khi chuyển tiền giữa các tài khoản ngân hàng, hãy sử dụng Giấy báo nợ.
Nếu cần nhập cả hai loại chứng từ, thực hiện hạch toán qua tài khoản tiền đang chuyển (TK 113).
3.1 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt căn chứng từ gì
Để hạch toán nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt một cách hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị và căn cứ vào các chứng từ sau:
- Séc rút tiền: Đây là chứng từ chính do kế toán lập và được Giám đốc cùng Kế toán trưởng ký duyệt trước khi mang đến ngân hàng để rút tiền. Séc ghi rõ số tiền rút, tài khoản ngân hàng rút tiền, và mục đích sử dụng.
Ví dụ: Công ty rút 50.000.000 VND từ tài khoản ngân hàng, séc ghi: “Rút tiền về nhập quỹ tiền mặt ngày 09/04/2025”.
- Giấy báo nợ từ ngân hàng: Sau khi rút tiền, ngân hàng cung cấp giấy báo nợ xác nhận số tiền đã rút từ tài khoản tiền gửi (TK 112). Chứng từ này là căn cứ để hạch toán giảm tài khoản tiền gửi ngân hàng.
Định khoản: Nợ TK 111: 50.000.000 VND, Có TK 112: 50.000.000 VND.
- Phiếu thu tiền mặt: Khi tiền được nhập vào quỹ tiền mặt, thủ quỹ lập phiếu thu để ghi nhận số tiền nhận được, có chữ ký của người nộp tiền (kế toán) và thủ quỹ. Phiếu thu là căn cứ để cập nhật sổ quỹ tiền mặt.
Ví dụ: Phiếu thu số PT001, ngày 09/04/2025, ghi: “Thu tiền rút từ ngân hàng, 50.000.000 VND”.
- Ủy nhiệm chi (nếu áp dụng): Trong trường hợp rút tiền qua chuyển khoản nội bộ (ví dụ, từ tài khoản chính sang quỹ tiền mặt tại ngân hàng), cần có ủy nhiệm chi làm chứng từ bổ sung.
Lưu ý:
- Chỉ cần nhập một trong hai chứng từ chính (Giấy báo nợ hoặc Phiếu thu) vào sổ kế toán để tránh trùng lặp. Theo nguyên tắc, ưu tiên sử dụng Phiếu thu nếu tiền đã nhập quỹ.
- Các chứng từ phải được lưu trữ cẩn thận để phục vụ kiểm tra, đối chiếu hoặc quyết toán thuế sau này.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán quỹ phòng chống thiên tai
Xem thêm: Hạch toán phí chuyển tiền ngân hàng [Có ví dụ]
Việc rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt là bước quan trọng trong quản lý tài chính. Bằng cách thực hiện đúng quy trình và lưu ý, bạn sẽ đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong các giao dịch. Hy vọng bài viết này AZTAX đã giúp bạn hiểu rõ hơn và thực hiện các bước một cách dễ dàng và hiệu quả.
