Trích lập dự phòng phải thu khó đòi là biện pháp quan trọng giúp doanh nghiệp dự phòng rủi ro tài chính, đảm bảo tính trung thực và chính xác của báo cáo tài chính, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp nhiện nay vẫn chưa nắm rỏ về khái niệm này. Để hiểu hơn về trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là gì cũng như cách hạch toán dự phòng phải thu khó đòi cùng AZTAX tìm hiểu về bài viết dưới đây nhé
1. Trích lập dự phòng phải thu khó đòi là gì?
Trích lập dự phòng phải thu khó đòi là việc doanh nghiệp ghi nhận một khoản chi phí dự phòng trong sổ sách kế toán để phản ánh rủi ro không thu được nợ từ các khoản phải thu, thường là các khoản nợ từ khách hàng hoặc đối tác mà có khả năng không thu hồi được do các nguyên nhân như khó khăn tài chính của khách hàng, phá sản, hoặc không có khả năng thanh toán.
Mục đích của trích lập dự phòng phải thu khó đòi:
- Bảo vệ tài chính của doanh nghiệp: Đảm bảo rằng doanh nghiệp đã tính toán đến rủi ro không thu hồi được nợ, từ đó có kế hoạch tài chính phù hợp.
- Phản ánh trung thực tình hình tài chính: Việc trích lập dự phòng giúp báo cáo tài chính phản ánh chính xác hơn giá trị thực của các khoản phải thu.
2. Mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC, đối tượng trích lập dự phòng nợ khó đòi bao gồm các khoản nợ phải thu (kể cả nợ cho vay và trái phiếu chưa niêm yết) đã quá hạn hoặc có nguy cơ không thu hồi đúng hạn, dù chưa đến hạn thanh toán.
Theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC, đối tượng trích lập dự phòng nợ khó đòi bao gồm các khoản nợ phải thu (kể cả nợ cho vay và trái phiếu chưa niêm yết) đã quá hạn hoặc có nguy cơ không thu hồi đúng hạn, dù chưa đến hạn thanh toán như sau:
2.1 Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng
- 30% của giá trị cho các khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm.
- 50% của giá trị áp dụng cho các khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
- 70% của giá trị áp dụng cho các khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
- 100% của giá trị áp dụng cho các khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
2.2 Đối với doanh nghiệp cung cấp viễn thông
Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ viễn thông và bán lẻ hàng hóa, các khoản nợ phải thu từ cước dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình trả sau và các khoản nợ phải thu từ bán lẻ hàng hóa theo hình thức trả chậm hoặc trả góp của cá nhân đã quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng được áp dụng như sau:
- 30% của giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 đến dưới 6 tháng.
- 50% của giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 đến dưới 9 tháng.
- 70% của giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 9 đến dưới 12 tháng.
- 100% của giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 12 tháng trở lên.
2.3 Đối với các khoản nợ Phải Thu Trước Hạn Khi Phát Hiện Khách Hàng Phá Sản Hoặc Bỏ Trốn
Đối với những khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng doanh nghiệp thu thập được các bằng chứng xác định tổ chức kinh tế đã phá sản, đã mở thủ tục phá sản, đã bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh. Trong trường hợp nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng bên nợ gặp khó khăn nghiêm trọng, chẳng hạn tổ chức kinh tế rơi vào tình trạng phá sản, đang giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, bị truy tố, giam giữ, xét xử, hoặc đã qua đời, doanh nghiệp cần đánh giá và ước tính mức tổn thất không thu hồi được để tiến hành trích lập dự phòng. Sau khi thực hiện việc trích lập dự phòng cho từng khoản nợ khó đòi, doanh nghiệp cần tổng hợp tất cả các khoản dự phòng này vào bảng kê chi tiết, đây sẽ là cơ sở để hạch toán vào chi phí quản lý.
Lưu ý:
- Để đảm bảo tính chính xác trong quá trình trích lập dự phòng, khi nợ phải thu và nợ phải trả đồng thời phát sinh từ cùng một đối tượng nợ, doanh nghiệp cần căn cứ vào biên bản đối chiếu công nợ để xác định số tiền còn phải thu, sau khi đã điều chỉnh bù trừ khoản nợ phải trả.
- Mức trích lập dự phòng cho các khoản nợ quá hạn được tính bằng tỷ lệ (%) của số tiền nợ quá hạn, nhân với tổng số tiền còn phải thu sau khi đã điều chỉnh bù trừ khoản nợ phải trả theo thời hạn quy định.
3. Điều kiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Các đối tượng cần lập dự phòng phải thu khó đòi không chỉ phải tuân theo quy định tại mục 2, mà còn phải đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC, cụ thể như sau:
- Cần có chứng từ gốc chứng minh số tiền mà đối tượng nợ chưa thanh toán, bao gồm:
- Một trong các chứng từ gốc như: hợp đồng kinh tế, khế ước vay, hoặc cam kết nợ;
- Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có);
- Biên bản đối chiếu công nợ; nếu không có đối chiếu công nợ, phải có văn bản yêu cầu đối chiếu hoặc văn bản đòi nợ mà doanh nghiệp đã gửi (có dấu bưu điện hoặc xác nhận của đơn vị chuyển phát);
- Bảng kê công nợ;
- Các chứng từ liên quan khác (nếu có).
- Phải có căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:
- Khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ít nhất 06 tháng (tính từ thời hạn thanh toán gốc ban đầu theo hợp đồng, khế ước vay, hoặc các cam kết nợ khác, không tính thời gian gia hạn), dù doanh nghiệp đã gửi đối chiếu nợ hoặc yêu cầu thanh toán nhưng vẫn chưa thu hồi được nợ.
- Khoản nợ phải thu chưa đến hạn nhưng doanh nghiệp đã thu thập đủ bằng chứng cho thấy đối tượng nợ có khả năng không thể thanh toán đúng hạn theo quy định tại (iii) mục 3.
- Đối với các khoản nợ mua từ doanh nghiệp mua bán nợ (có đăng ký và hoạt động theo đúng quy định pháp luật), thời gian quá hạn được tính từ ngày chuyển giao quyền chủ nợ giữa các bên (dựa trên biên bản hoặc thông báo bàn giao quyền chủ nợ) hoặc theo cam kết gần nhất (nếu có) giữa đối tượng nợ và doanh nghiệp mua bán nợ.
4. Thời điểm trích lập và hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi
Nguyên tắc chung về trích lập dự phòng tại Điều 3 Thông tư 48/2019/TT-BTC bao gồm:
- Các khoản dự phòng được tính vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế trong kỳ, nhằm bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm sau, và đảm bảo giá trị hàng tồn kho, đầu tư, nợ phải thu không cao hơn giá thị trường hay giá trị thu hồi tại thời điểm báo cáo tài chính.
- Thời điểm trích lập và hoàn nhập dự phòng là khi lập báo cáo tài chính năm.
- Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế quản lý vật tư, hàng hóa, đầu tư và công nợ để giảm thiểu rủi ro, với trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận.
- Không trích lập dự phòng rủi ro cho các khoản đầu tư ra nước ngoài.
Theo quy định, thời điểm trích lập và hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi là khi lập báo cáo tài chính năm.
5. Nguyên tắc hạch toán dự phòng phải thu khó đòi
Để trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi, doanh nghiệp thực hiện vào thời điểm lập Báo cáo tài chính như sau:
- Trong trường hợp số tiền dự phòng phải thu khó đòi lập ở cuối kỳ kế toán lớn hơn số dư đang ghi trên sổ kế toán, sự chênh lệch được ghi nhận như tăng dự phòng và chi phí quản lý của doanh nghiệp.
- Nếu số tiền dự phòng phải thu khó đòi lập ở cuối kỳ kế toán nhỏ hơn số dư đang ghi trên sổ kế toán, sự chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập và ghi nhận như giảm dự phòng và chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần dự đoán mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ, sau đó lập dự phòng và cung cấp các chứng cứ minh chứng. Sau khi trích lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp tất cả vào bảng kê chi tiết để hạch toán vào chi phí quản lý.
Đối với các khoản nợ mua, doanh nghiệp chỉ được trích lập dự phòng tối đa bằng số tiền đã chi ra để mua nợ và không vượt quá thời hạn tái cơ cấu doanh nghiệp hoặc thời gian tái cơ cấu nợ theo phương án mua và xử lý nợ.
Không thực hiện trích lập dự phòng đối với các khoản nợ phải thu quá thời hạn thanh toán phát sinh từ lợi nhuận, cổ tức từ đầu tư vào doanh nghiệp khác.
Đối với những khoản nợ phải thu kéo dài nhiều năm mà đã thử đủ các biện pháp thu nợ mà vẫn không thành công và khách hàng nợ thực sự không có khả năng thanh toán, doanh nghiệp có thể phải bán nợ cho Công ty mua, bán nợ hoặc xoá nợ từ sổ kế toán.
Việc xoá nợ phải thực hiện theo quy định của pháp luật và điều lệ của doanh nghiệp, số nợ này phải được theo dõi trong hệ thống quản trị và trình bày trong thuyết minh Báo cáo tài chính.
Trong trường hợp sau khi xoá nợ, doanh nghiệp lại đòi được nợ đã xử lý, số tiền thu được sẽ được hạch toán vào tài khoản 711 “Thu nhập khác”.
6. Hướng dẫn hạch toán dự phòng phải thu khó đòi
6.1 Hướng dẫn hạch toán dự phòng phải thu khó đòi theo Thông tư 200
Theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) và Thông tư 200/2014/TT-BTC, Tài khoản 229 được sử dụng để ghi nhận các khoản dự phòng tổn thất tài sản, bao gồm dự phòng giảm giá chứng khoán, dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi.
Việc lập các khoản dự phòng này vào cuối kỳ kế toán nhằm mục đích phản ánh chính xác giá trị của các tài sản trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Có tổng cộng 4 loại tài khoản cấp 2 của tài khoản 229 theo Thông tư 200 như sau:
- Tài khoản 2291 – Dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh
- Tài khoản 2292 – Dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác
- Tài khoản 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi
- Tài khoản 2294 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Để hạch toán dự phòng cho nợ phải thu khó đòi, quy trình kế toán sử dụng duy nhất tài khoản 2293 để ghi nhận các khoản dự phòng và thực hiện hoàn nhập tương ứng, nhằm phản ánh chính xác tình hình trích lập và điều chỉnh dự phòng trong báo cáo tài chính.
Hạch toán bổ sung dự phòng nợ phải thu khó đòi
Khi chuẩn bị Báo cáo tài chính, nếu số tiền dự phòng cho nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập ở kỳ kế toán hiện tại lớn hơn số dự phòng đã trích lập ở kỳ trước mà chưa sử dụng hết, kế toán sẽ thực hiện bổ sung phần chênh lệch bằng các bút toán sau đây:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Có TK 229 – Dự phòng phải thu khó đòi (2293).
Hạch toán hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi
Trong quá trình lập Báo cáo tài chính, khi phân loại các khoản nợ phải thu là nợ phải thu khó đòi, nếu số tiền dự phòng cho nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập ở kỳ kế toán hiện tại ít hơn số dự phòng đã trích lập ở kỳ kế toán trước mà chưa sử dụng hết, phương pháp kế toán sẽ hoàn nhập phần chênh lệch theo các bút toán sau:
- Nợ TK 229 – Dự phòng phải thu khó đòi (2293)
- Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Hạch toán xóa nợ phải thu khó đòi khi xác định không thể thu hồi được
Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi mà kế toán xác định là không thể thu hồi được, quy trình xử lý nợ sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. Sau khi có quyết định xóa nợ, các bút toán sẽ được thực hiện như sau:
- Nợ các TK 111, 112, 331, 334… (các khoản phải được bồi thường theo quy định của pháp luật).
- Nợ TK 229 – Dự phòng phải thu khó đòi (2293) (số tiền dự phòng đã được lập).
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần đã tính vào chi phí).
- Có các TK 131, 138, 128, 244…
Hạch toán khi thu hồi được khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý xóa nợ
Khi doanh nghiệp đã xử lý xoá nợ đối với các khoản nợ phải thu khó đòi, nhưng sau đó lại thành công trong việc thu hồi các khoản này, kế toán sẽ ghi nhận số tiền thu hồi vào trong khoản thu nhập khác. Các bút toán thực hiện như sau:
- Nợ các TK 111, 112,….
- Có TK 711 – Thu nhập khác.
Hạch toán bán các khoản nợ phải thu quá hạn
Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn được bán theo giá thỏa thuận, kế toán sẽ thực hiện ghi nhận như sau, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể:
Trường hợp khoản nợ phải thu quá hạn chưa được lập dự phòng phải thu khó đòi, ghi nhận:
- Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần tổn thất từ việc bán nợ)
- Có các TK 131, 138, 128, 244…
Trường hợp khoản nợ phải thu quá hạn đã có dự phòng phải thu khó đòi nhưng số dự phòng không đủ để bù đắp tổn thất khi bán nợ, các khoản tổn thất còn lại sẽ được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Bút toán thực hiện như sau:
- Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
- Nợ TK 229 – Dự phòng phải thu khó đòi (2293) (số tiền đã lập dự phòng)
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần tổn thất từ việc bán nợ)
- Có TK 131
Hạch toán xử lý các khoản dự phòng phải thu khó đòi trước khi doanh nghiệp Nhà nước chuyển thành công ty cổ phần
Sau khi bù đắp tổn thất, khoản dự phòng phải thu khó đòi nếu được hạch toán để tăng vốn Nhà nước, kế toán sẽ thực hiện như sau:
- Nợ TK 229 – Dự phòng phải thu khó đòi (2293)
- Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
6.2 Hạch toán dự phòng khoản phải thu khó đòi theo TT 133
Tương tự như Thông tư 200, tài khoản được sử dụng để hạch toán trích lập dự phòng phải thu khó đòi tt133 là tài khoản 229.
Kết cấu tài khoản 229 theo TT 133 bao gồm 4 tài khoản cấp 2 như sau:
- Tài khoản 2291 – Dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh
- Tài khoản 2292 – Dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác
- Tài khoản 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi
- Tài khoản 2294 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Tương tự như Thông tư 200, đối với các doanh nghiệp thực hiện theo Thông tư 133, kế toán chỉ sử dụng tài khoản 2293 để thực hiện các bút toán liên quan đến việc trích lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi.
Hạch toán bổ sung dự phòng nợ phải thu khó đòi
Trong quá trình lập Báo cáo tài chính, nếu số tiền cần trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng đã trích lập ở kỳ trước nhưng chưa sử dụng hết, kế toán sẽ thực hiện trích lập bổ sung để bù đắp chênh lệch này. Bút toán cụ thể như sau:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Có TK 229 – Dự phòng phải thu khó đòi (2293).
Hạch toán hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòii
Trong quá trình lập Báo cáo tài chính, khi phân loại các khoản nợ phải thu là nợ phải thu khó đòi, nếu số tiền cần trích lập dự phòng ở kỳ kế toán này ít hơn số dự phòng đã trích lập ở kỳ kế toán trước mà chưa sử dụng hết, kế toán sẽ thực hiện hoàn nhập phần chênh lệch. Bút toán cụ thể như sau:
- Nợ TK 229 – Dự phòng phải thu khó đòi (2293)
- Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Hạch toán xóa nợ phải thu khó đòi khi xác định không thể thu hồi được
Khi xác định rằng các khoản nợ phải thu khó đòi không thể thu hồi được, kế toán sẽ thực hiện xóa nợ theo quy định của pháp luật hiện hành. Bằng cách này, các khoản bị xóa sẽ được ghi như sau:
- Nợ các TK 111, 112, 331, 334… (các khoản phải bồi thường do tổ chức cá nhân)
- Nợ TK 229 – Dự phòng phải thu khó đòi (2293) (phần đã lập dự phòng)
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần được tính vào chi phí)
- Có các TK 131, 138, 128, 244…
Hạch toán khi thu hồi được khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý xóa nợ
Khi doanh nghiệp đã thực hiện xóa nợ đối với các khoản nợ phải thu khó đòi, và sau đó lại thu hồi được các khoản này, kế toán sẽ ghi nhận khoản thu hồi như sau:
- Nợ các TK 111, 112,…
- Có TK 711 – Thu nhập khác.
Hạch toán bán các khoản nợ phải thu quá hạn
Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn được bán theo giá thoả thuận, tùy theo từng tình huống cụ thể, kế toán sẽ thực hiện như sau:
Trường hợp khoản nợ phải thu quá hạn chưa được lập dự phòng phải thu khó đòi, bút toán được ghi như sau:
- Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ)
- Có các TK 131, 138, 128, 244…
Trường hợp khoản nợ phải thu quá hạn đã được lập dự phòng phải thu khó đòi, nhưng số dự phòng đã trích lập không đủ để bù đắp tổn thất khi bán nợ, bút toán thực hiện như sau:
- Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
- Nợ TK 229 – Dự phòng phải thu khó đòi (2293) (số đã lập dự phòng)
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ)
- Có các TK 131, 138, 128, 244…
Trên đây là toàn bộ nội dung liên quan đến trích lập dự phòng phải thu khó đòi và cách hạch toán dự phòng phải thu khó đòi theo TT 200 và TT 133. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn trong việc kế toán doanh nghiệp. Nếu cần tư vấn dịch vụ kế toán hãy gọi ngay cho chúng tôi qua số HOTLINE: 0932.383.089. Đội ngũ AZTAX rất sẵn lòng hỗ trợ.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán phải thu khách hàng – Tài khoản 131
