Tờ rời bảo hiểm xã hội là gì? Đây là giấy tờ ghi nhận quá trình tham gia và đóng BHXH của người lao động tại từng đơn vị. Tờ rời thường được sử dụng để đối chiếu thời gian đóng và thực hiện các thủ tục liên quan đến chế độ BHXH. Vậy tờ rời BHXH có ý nghĩa gì, lấy ở đâu, cách kiểm tra và cần làm gì khi bị mất? Trong bài viết dưới đây, AZTAX sẽ giải đáp chi tiết những vấn đề này, giúp người lao động dễ dàng nắm rõ quy trình và bảo vệ quyền lợi BHXH của mình.
1. Tờ rời bảo hiểm xã hội là gì?
Tờ rời bảo hiểm xã hội là các phụ lục kèm theo sổ BHXH, dùng để ghi nhận đầy đủ và chi tiết quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động trong từng giai đoạn nhất định. Mỗi tờ rời phản ánh rõ thời gian đóng, mức tiền lương làm căn cứ đóng và đơn vị tham gia BHXH, giúp thông tin được cập nhật chính xác, minh bạch theo quy định.
Ngoài ra, tờ rời bảo hiểm xã hội là giấy tờ bắt buộc để cơ quan BHXH xem xét, giải quyết và chi trả các chế độ như ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất, trợ cấp thất nghiệp cũng như chế độ bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ-BNN).
2. Mẫu tờ rời bảo hiểm xã hội mới nhất 2025
Căn cứ theo quy định tại Điều 3 Quyết định số 1035/QĐ-BHXH, mẫu tờ rời bảo hiểm xã hội được ban hành nhằm thống nhất hình thức và nội dung thể hiện quá trình tham gia BHXH của người lao động.
3. Nội dung ghi trên trang tờ rời sổ BHXH là gì?
Trang tờ rời sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là phần quan trọng giúp người lao động theo dõi quá trình tham gia và đóng BHXH của mình. Việc nắm rõ các thông tin trên tờ rời sổ BHXH giúp người lao động kiểm tra quyền lợi, đối chiếu dữ liệu với cơ quan BHXH và bảo vệ quyền lợi khi hưởng chế độ bảo hiểm.
Căn cứ theo khoản 2 Điều 4 Quy định ban hành kèm theo Quyết định số 1035/QĐ-BHXH năm 2015, nội dung thể hiện trên tờ rời sổ bảo hiểm xã hội được quy định cụ thể, thống nhất nhằm quản lý chính xác quá trình tham gia BHXH của người lao động. Nội dung ghi trên tờ rời sổ BHXH bao gồm các phần chính như sau:
Tiêu đề
Phần tiêu đề được in thống nhất với dòng chữ: “QUÁ TRÌNH ĐÓNG BẢO HIỂM XÃ HỘI”.
Thông tin quản lý người tham gia BHXH
- Họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; số sổ BHXH: Ghi theo đúng quy định tại Tiết c, Điểm 1.2, Khoản 1, Điều 4 của Quy định.
- Số thứ tự tờ rời: Được ghi ở cuối dòng thông tin ngày sinh, đánh số theo thứ tự tự nhiên như “Tờ 1”, “Tờ 2”, … đến “Tờ n”. Trường hợp cấp lại sổ hoặc chỉ cấp lại tờ rời thì thực hiện theo hướng dẫn tại Tiết 2.5.1, Điểm 2.5, Khoản 2, Điều 5 của Quy định.
Nội dung quá trình đóng BHXH
Phần này được trình bày thành 05 cột, phản ánh chi tiết từng giai đoạn tham gia bảo hiểm:
- Cột 1 và cột 2 – “Từ tháng năm”, “Đến tháng năm”: Ghi rõ khoảng thời gian người lao động tham gia đóng hoặc hưởng BHXH, BHTN, BHXH tự nguyện mà không có sự thay đổi về cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, đơn vị công tác, nơi làm việc, mức tiền lương làm căn cứ đóng hoặc thời gian đã hưởng trợ cấp thất nghiệp.
- Cột 3 – “Diễn giải”
- Đối với người tham gia BHXH bắt buộc:
Ghi rõ cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, tên đơn vị và nơi làm việc. Các thông tin này là căn cứ xác định mức tiền lương, phụ cấp đóng BHXH cũng như điều kiện lao động (bình thường hay nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm).
- Trường hợp hưởng tiền lương theo chế độ Nhà nước: ghi đầy đủ các khoản tiền lương, hệ số và phụ cấp liên quan như ngạch, bậc, phụ cấp chức vụ, khu vực, thâm niên, bảo lưu, tái cử…
- Trường hợp hưởng tiền lương do người sử dụng lao động quyết định: ghi mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác làm căn cứ đóng các quỹ BHXH, BHTN.
- Đối với người tham gia BHXH tự nguyện:
Ghi rõ địa điểm tham gia BHXH tự nguyện và mức thu nhập làm căn cứ đóng, bao gồm phần người tham gia đóng và phần Nhà nước hỗ trợ (nếu có).
- Đối với người đã hưởng trợ cấp thất nghiệp:
Ghi rõ thông tin quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp (số quyết định, ngày ban hành và cơ quan ban hành).
- Đối với các trường hợp không đóng BHXH:
Áp dụng cho thời gian nghỉ thai sản, nghỉ ốm trên 14 ngày, nghỉ không lương hoặc tạm hoãn hợp đồng lao động, ghi rõ lý do không tham gia đóng.
- Cột 4 – “Căn cứ đóng”: Ghi số tiền, hệ số hoặc tỷ lệ tương ứng với nội dung diễn giải tại cột 3. Trường hợp không phát sinh đóng BHXH thì đánh dấu ký hiệu “x”.
- Cột 5 – “Tỷ lệ đóng (%)”: Thể hiện tỷ lệ đóng đối với từng quỹ BHXH, BHTN hoặc thu nhập đóng BHXH tự nguyện. Các trường hợp không đóng cũng được đánh dấu “x”.
4. Cách lấy tờ rời bảo hiểm xã hội
Việc lấy tờ rời bảo hiểm xã hội là bước quan trọng giúp người lao động kiểm tra và xác nhận thời gian đóng BHXH, đảm bảo quyền lợi về các chế độ bảo hiểm. Hiểu rõ cách lấy tờ rời sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót khi thực hiện các giao dịch liên quan đến BHXH.
Căn cứ Điều 13 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, người sử dụng lao động có nghĩa vụ lập hồ sơ tham gia BHXH, thực hiện việc đóng bảo hiểm và đảm bảo quyền lợi hưởng BHXH cho người lao động. Tùy từng trường hợp cụ thể, việc nhận tờ rời bảo hiểm xã hội sẽ được thực hiện theo các cách khác nhau, phổ biến gồm:
(1) Lấy tờ rời BHXH hằng năm:
Sau khi kết thúc năm tài chính, cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ tiến hành tổng hợp, in và xác nhận quá trình đóng BHXH của người lao động trong suốt năm đó trên các tờ rời. Những tờ rời này được chuyển về đơn vị sử dụng lao động để quản lý. Doanh nghiệp có trách nhiệm bàn giao lại tờ rời BHXH hằng năm cho người lao động nhằm giúp theo dõi, đối chiếu và lưu giữ thông tin tham gia bảo hiểm.
(2) Lấy tờ rời BHXH khi nghỉ việc, chốt sổ:
Khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải lập hồ sơ và thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH tại cơ quan BHXH theo quy định. Cơ quan BHXH sẽ xác nhận đầy đủ toàn bộ thời gian đã đóng và hoàn thiện sổ BHXH. Sau khi có kết quả, doanh nghiệp sẽ nhận lại sổ đã chốt và bàn giao cho người lao động. Theo đó, người lao động sẽ trực tiếp nhận tại công ty cũ (thường thông qua bộ phận nhân sự hoặc kế toán) sổ BHXH đã chốt kèm toàn bộ các tờ rời ghi nhận quá trình đóng BHXH tại đơn vị đó.
5. Cách kiểm tra tờ rời BHXH đã được cấp hay chưa
Bạn có thể kiểm tra quá trình đóng BHXH và tình trạng hồ sơ qua VssID, Cổng thông tin BHXH hoặc liên hệ trực tiếp cơ quan BHXH.
Kiểm tra qua VssID hoặc Cổng thông tin BHXH
(1)Trên ứng dụng VssID:
- Bước 1: Đăng nhập VssID.
- Bước 2: Chọn “Quản lý cá nhân” → “Quá trình tham gia”.
- Bước 3: Chọn “BHXH” để xem quá trình đóng.
- Bước 4: Đối chiếu thời gian đóng với thông tin thực tế tại các đơn vị đã làm việc.
Bạn cũng có thể tra cứu trên Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam bằng cách chọn “Tra cứu trực tuyến” → “Tra cứu quá trình tham gia BHXH”, sau đó nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu.
Lưu ý: Việc dữ liệu đóng BHXH đã được cập nhật không đồng nghĩa chắc chắn tờ rời bản giấy đã được in hoặc gửi. Nếu cần biết chính xác tình trạng tờ rời, nên liên hệ doanh nghiệp hoặc cơ quan BHXH.
(2) Gọi trực tiếp cơ quan BHXH
Nếu không sử dụng VssID hoặc cần xác nhận tình trạng hồ sơ, bạn có thể liên hệ cơ quan BHXH nơi giải quyết hồ sơ.
Khi liên hệ, nên chuẩn bị:
- CCCD
- Mã số BHXH
- Thông tin về đơn vị sử dụng lao động
Cơ quan BHXH có thể hỗ trợ kiểm tra tình trạng hồ sơ và hướng dẫn cách nhận kết quả.
6. Những câu hỏi liên quan đến tờ rơi BHXH
6.1 Mất tờ rời BHXH có sao không?
Có. Tờ rời BHXH ghi nhận quá trình đóng BHXH của người lao động và có thể được sử dụng khi giải quyết các chế độ bảo hiểm. Nếu bị mất, người lao động nên liên hệ cơ quan BHXH để được hướng dẫn cấp lại hoặc xác nhận lại quá trình đóng.
6.2 Đơn vị cũ chưa chốt sổ BHXH thì phải làm sao?
Người lao động có quyền yêu cầu doanh nghiệp cũ hoàn tất thủ tục xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN và trả lại giấy tờ liên quan. Nếu doanh nghiệp không thực hiện, người lao động có thể liên hệ cơ quan BHXH để được hướng dẫn xử lý.
6.3 Không có tờ rời BHXH có chốt sổ được không?
Nếu tờ rời bị mất hoặc hồ sơ còn thiếu, người lao động cần xác nhận lại quá trình đóng BHXH trước khi hoàn tất thủ tục liên quan. Trường hợp này nên liên hệ doanh nghiệp hoặc cơ quan BHXH để được hướng dẫn bổ sung hồ sơ.
6.4 Mất tờ rời bảo hiểm xã hội người lao động cần làm gì?
Nếu bị mất tờ rời BHXH, người lao động nên liên hệ cơ quan BHXH để được hướng dẫn cấp lại hoặc xác nhận quá trình đóng. Hồ sơ có thể gồm:
- Tờ khai TK1-TS;
- CCCD
- Giấy ủy quyền nếu nhờ người khác thực hiện.
Hồ sơ được nộp theo hướng dẫn của cơ quan BHXH. Thời gian giải quyết tùy từng trường hợp và tình trạng hồ sơ.
Tóm lại, việc hiểu rõ tờ rời bảo hiểm xã hội là gì sẽ giúp người lao động chủ động quản lý quá trình đóng BHXH, kịp thời phát hiện sai sót và đảm bảo đầy đủ quyền lợi khi làm thủ tục hưởng BHXH một lần, trợ cấp thất nghiệp hoặc chốt sổ BHXH. Tờ rời BHXH không chỉ là giấy tờ bổ sung cho sổ bảo hiểm xã hội mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng trong mọi giao dịch liên quan đến bảo hiểm. Nếu bạn còn thắc mắc thủ tục BHXH hãy liên hệ ngay với AZTAX để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ chuyên nghiệp, giúp bảo vệ tối đa quyền lợi của bạn.
