Lấy sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ là thủ tục quan trọng mà người lao động cần thực hiện sau khi nghỉ việc để bảo đảm quyền lợi BHXH. Trên thực tế, nhiều trường hợp gặp khó khăn do công ty chậm chốt sổ, không trả sổ hoặc đã giải thể, phá sản. Bài viết sẽ giúp bạn nắm rõ quy định pháp luật và cách xử lý phù hợp trong từng tình huống cụ thể năm 2026.
1. Nghỉ việc bao lâu thì được trả sổ bảo hiểm xã hội?
Căn cứ Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và trả lại các giấy tờ đã giữ của người lao động.
Theo quy định chung, các quyền lợi và nghĩa vụ liên quan khi người lao động nghỉ việc được giải quyết trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng. Trong một số trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp giải thể, phá sản, thay đổi cơ cấu, công nghệ vì lý do kinh tế hoặc gặp thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, địch họa, thời hạn có thể được kéo dài nhưng không quá 30 ngày.
Vì vậy, nếu đã nghỉ việc nhưng công ty cũ chưa chốt hoặc chưa hoàn tất thủ tục BHXH, người lao động có thể chủ động yêu cầu doanh nghiệp giải quyết và kiểm tra quá trình đóng BHXH của mình để bảo đảm quyền lợi.
2. Cách lấy sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ sau khi nghỉ việc
Tùy theo tình trạng hoạt động của đơn vị sử dụng lao động, người lao động thực hiện thủ tục nhận sổ bảo hiểm xã hội theo các trường hợp sau:
2.1 Trường hợp doanh nghiệp cũ vẫn đang hoạt động
- Bước 1: Người lao động liên hệ bộ phận nhân sự hoặc người phụ trách BHXH của công ty để đề nghị thực hiện chốt sổ và trả sổ BHXH.
- Bước 2: Công ty thực hiện thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN theo quy định và hoàn tất hồ sơ liên quan đến quá trình tham gia BHXH của người lao động.
- Bước 3: Sau khi hoàn tất việc chốt sổ, người lao động nhận lại sổ BHXH tại công ty cũ. Thời gian nhận sổ thường không quá 14 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động.
Lưu ý: Trường hợp người lao động nghỉ việc không báo trước, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện chốt sổ BHXH theo quy định. Thời hạn hoàn thành việc chốt và trả sổ có thể kéo dài từ 14 đến tối đa 30 ngày kể từ ngày người lao động nghỉ việc.
2.2 Trường hợp doanh nghiệp cũ đã giải thể hoặc phá sản
- Bước 1: Người lao động đến cơ quan BHXH đang quản lý quá trình tham gia BHXH của mình để đề nghị xác nhận thời gian đã đóng đến thời điểm doanh nghiệp ngừng hoạt động. Khi đi cần mang theo giấy tờ tùy thân hợp lệ để đối chiếu thông tin.
- Bước 2: Cơ quan BHXH căn cứ hồ sơ quản lý để thực hiện chốt sổ BHXH cho người lao động theo thời gian doanh nghiệp đã thực hiện nghĩa vụ đóng.
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp còn nợ tiền BHXH, sổ BHXH chỉ được xác nhận đến thời điểm đã đóng. Khi cơ quan BHXH thu hồi được khoản nợ, thời gian đóng còn thiếu sẽ được cập nhật bổ sung trên sổ.
- Bước 3: Trong khoảng từ 14 đến 30 ngày, người lao động nhận sổ BHXH trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi đã nộp hồ sơ.
3. Người lao động nhận sổ BHXH ở đâu?
Sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) lấy ở đâu còn tùy thuộc vào tình trạng của người lao động.
Cụ thể:
- Nếu nghỉ việc: Người lao động nhận lại sổ BHXH tại công ty cũ sau khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục xác nhận quá trình đóng BHXH.
- Nếu công ty cũ giải thể hoặc phá sản: Người lao động liên hệ cơ quan BHXH đang quản lý đơn vị để kiểm tra quá trình đóng và được hướng dẫn xử lý.
- Nếu bị mất sổ BHXH: Người lao động thực hiện thủ tục cấp lại sổ tại cơ quan BHXH có thẩm quyền.
Nhìn chung, nếu nghỉ việc bình thường, người lao động nên liên hệ công ty cũ để nhận lại sổ BHXH. Trường hợp doanh nghiệp không còn hoạt động hoặc sổ bị mất, có thể liên hệ cơ quan BHXH để được hướng dẫn thủ tục phù hợp.
4. Mức xử phạt khi không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động
Theo quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp có trách nhiệm chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng. Trường hợp cố tình không thực hiện nghĩa vụ này, người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, cụ thể như sau:
Vi phạm các quy định khác về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp
…
4. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng; không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc có hiệu lực;
b) Không lập danh sách người lao động hoặc không lập hồ sơ hoặc không nộp hồ sơ đúng thời hạn quy định tại khoản 2 Điều 102, khoản 1 Điều 103, khoản 1 Điều 110, khoản 2 Điều 112 của Luật Bảo hiểm xã hội; khoản 1 Điều 59, khoản 1 Điều 60 của Luật An toàn, vệ sinh lao động;
c) Không giới thiệu người lao động thuộc đối tượng quy định tại Điều 47 của Luật An toàn, vệ sinh lao động và Điều 55 của Luật Bảo hiểm xã hội đi khám giám định suy giảm khả năng lao động tại Hội đồng Giám định y khoa;
d) Không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định tại khoản 5 Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội.
…
Lưu ý về mức phạt áp dụng:
- Mức phạt nêu trên được áp dụng đối với người sử dụng lao động là cá nhân theo Khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
- Trường hợp người sử dụng lao động là doanh nghiệp hoặc tổ chức, mức phạt tiền sẽ được áp dụng GẤP 2 LẦN so với mức phạt đối với cá nhân.
5. Giải đáp câu hỏi thường gặp về lấy sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ
5.1 Có nên bỏ lại sổ BHXH vì công ty không trả sổ không?
TUYỆT ĐỐI KHÔNG. Sổ bảo hiểm xã hội là căn cứ pháp lý ghi nhận toàn bộ quá trình đóng BHXH và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động như lương hưu, bảo hiểm thất nghiệp và BHXH một lần. Theo Luật Bảo hiểm xã hội và Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019, doanh nghiệp có trách nhiệm chốt và trả sổ BHXH trong thời hạn 14 ngày làm việc, trường hợp đặc biệt không quá 30 ngày. Nếu bỏ lại sổ, người lao động có thể gặp rủi ro về thất lạc hồ sơ, chậm chốt sổ hoặc phát sinh khó khăn khi làm thủ tục tại đơn vị mới.
5.2 Nên làm gì khi công ty cũ làm mất sổ BHXH?
Khi công ty cũ làm mất sổ BHXH, người lao động có quyền đề nghị cấp lại sổ và tờ rời quá trình đóng theo Điều 27 Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH. Người lao động chuẩn bị tờ khai Mẫu TK1-TS và nộp thông qua đơn vị đang làm việc hoặc trực tiếp tại cơ quan BHXH nếu đang bảo lưu thời gian đóng. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ thực hiện cấp lại sổ, thời gian giải quyết thông thường từ 5 đến 10 ngày làm việc.
5.3 Nghỉ việc nhiều năm có lấy được sổ bảo hiểm xã hội không?
Người lao động nghỉ việc trong thời gian dài vẫn được nhận lại sổ BHXH vì toàn bộ thời gian đã đóng được bảo lưu và không bị mất giá trị. Trường hợp doanh nghiệp cũ còn hoạt động, người lao động liên hệ yêu cầu chốt và trả sổ. Nếu doanh nghiệp đã giải thể, người lao động làm thủ tục trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp đăng ký. Thời gian đóng BHXH trước đó tiếp tục được ghi nhận để tham gia tại đơn vị mới hoặc giải quyết các chế độ theo quy định.
5.4 Cần làm gì nếu công ty không trả sổ BHXH?
Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện việc chốt và trả sổ BHXH dù người lao động đã nhiều lần yêu cầu, người lao động có thể áp dụng các biện pháp sau để bảo vệ quyền lợi:
- Khiếu nại tại doanh nghiệp: Người lao động gửi yêu cầu hoặc đơn khiếu nại đến người sử dụng lao động, đề nghị giải quyết việc chốt và trả sổ BHXH theo Điều 5 và khoản 1 Điều 15 Nghị định 24/2018/NĐ-CP.
- Khiếu nại lần hai: Nếu không đồng ý với kết quả giải quyết hoặc quá thời hạn mà khiếu nại không được giải quyết, người lao động có thể khiếu nại đến người có thẩm quyền theo khoản 2 Điều 15 Nghị định 24/2018/NĐ-CP.
- Khởi kiện tại Tòa án: Người lao động có quyền khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền trong các trường hợp được quy định tại Điều 5 Nghị định 24/2018/NĐ-CP.
Lấy sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ đúng quy định giúp người lao động bảo lưu đầy đủ thời gian đóng và tránh rủi ro khi tham gia BHXH tại đơn vị mới. Nếu gặp vướng mắc trong quá trình chốt sổ, nhận sổ hoặc xử lý hồ sơ liên quan đến BHXH, AZTAX luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ. Liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn chi tiết, chính xác và kịp thời.
