Chữ ký số hóa đơn điện tử ngày càng trở thành yếu tố bắt buộc trong hoạt động kê khai, phát hành và quản lý hóa đơn của doanh nghiệp năm 2025. Bài viết sau của AZTAX phổ cập rõ quy định và các trường hợp bắt buộc, không bắt buộc ký số giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật và hạn chế rủi ro khi giao dịch.
1. Tầm quan trọng của chữ ký số hóa đơn điện tử 2025
Chữ ký số giữ vai trò trọng yếu trong việc đảm bảo giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử theo các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Khi phát hành HĐĐT, doanh nghiệp và tổ chức bắt buộc phải sử dụng chữ ký số hợp lệ để xác lập tính xác thực và toàn vẹn của chứng từ.
Việc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử có ý nghĩa pháp lý và kỹ thuật quan trọng, thể hiện qua các nội dung sau:
- Xác nhận sự đồng thuận giữa hai bên, bên mua và bên bán về thông tin và giá trị giao dịch thể hiện trên hóa đơn.
- Bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn và chống chối bỏ đối với các giao dịch điện tử.
- Ngăn chặn hành vi giả mạo, chỉnh sửa hay can thiệp vào nội dung hóa đơn sau khi phát hành.
- Tăng cường bảo mật và độ tin cậy trong hoạt động quản lý, lưu trữ và đối chiếu dữ liệu hóa đơn.
Các loại chữ ký số phổ biến được sử dụng trên hóa đơn điện tử hiện nay gồm:
- Chữ ký số USB Token: Thiết bị lưu trữ khóa bí mật, sử dụng khi cắm trực tiếp vào máy tính.
- Chữ ký số HSM: Thiết bị chuyên dụng hỗ trợ ký số lượng lớn, tốc độ cao, phù hợp doanh nghiệp quy mô lớn.
- Chữ ký số từ xa: Giải pháp ký số qua nền tảng đám mây, không cần thiết bị vật lý.
- Chữ ký số cá nhân: Áp dụng cho cá nhân kinh doanh và hộ kinh doanh khi phát hành hóa đơn điện tử.
2. Quy định hiện hành về chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Việc ứng dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử là yêu cầu pháp lý bắt buộc đối với các doanh nghiệp và tổ chức khi phát hành hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Chữ ký số nhằm bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và giá trị pháp lý của chứng từ điện tử trong hoạt động kinh doanh.
2.1 Trường hợp bắt buộc phải có chữ ký số
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, chữ ký số là yêu cầu bắt buộc trong các trường hợp sau:
Đối với bên bán
- Doanh nghiệp, tổ chức phát hành hóa đơn phải sử dụng chữ ký số của chính đơn vị để ký trên hóa đơn điện tử.
- Cá nhân kinh doanh phát hành hóa đơn điện tử phải ký bằng chữ ký số cá nhân hoặc chữ ký số của người được ủy quyền theo quy định.
Đối với bên mua
- Trường hợp bên mua là cơ sở kinh doanh và có thỏa thuận với bên bán về việc ký số, đồng thời đáp ứng các tiêu chí kỹ thuật cần thiết, HĐĐT phải có chữ ký số của cả hai bên.
- Nếu không có thỏa thuận hoặc bên mua không đủ điều kiện kỹ thuật, hóa đơn điện tử chỉ bắt buộc có chữ ký số của bên bán.
2.2 Trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số
Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định một số trường hợp không bắt buộc phải có chữ ký số trên HĐĐT, cụ thể như sau:
1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán cho cá nhân không kinh doanh
- Không yêu cầu chữ ký số của người bán nếu hóa đơn được lập và gửi lên cơ quan thuế để cấp mã.
- Dữ liệu hóa đơn đã được bảo đảm toàn vẹn thông qua mã của cơ quan thuế.
- Ví dụ: Hóa đơn siêu thị, cửa hàng tiện lợi cho khách hàng cá nhân.
2. Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh
- Áp dụng cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không đủ điều kiện tự phát hành HĐĐT.
- Hóa đơn cơ quan thuế cấp trực tiếp đã có mã xác thực nên không bắt buộc có chữ ký số của người bán.
3. Hóa đơn điện tử xăng dầu khi bán cho cá nhân không kinh doanh
- Đơn vị bán lẻ xăng dầu không bắt buộc ký số trên hóa đơn nếu sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.
- Một số chỉ tiêu như ký hiệu mẫu số, số hóa đơn, thuế suất GTGT, thông tin người mua có thể không bắt buộc.
4. Hóa đơn điện tử là tem, vé và thẻ
- Tem, vé, thẻ điện tử như vé xem phim, vé xe buýt, thẻ nạp tiền không bắt buộc có chữ ký số của người bán.
- Trường hợp tem, vé, thẻ do cơ quan thuế cấp mã vẫn phải tuân thủ theo quy định tương ứng.
5. Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không
- Vé máy bay điện tử phát hành qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử cho cá nhân không kinh doanh không bắt buộc có chữ ký số.
- Chứng từ phải lập theo thông lệ quốc tế và được xác định là HĐĐT hợp lệ.
2.3 Điều kiện bắt buộc đối với chữ ký số an toàn
Để HĐĐT có giá trị pháp lý khi sử dụng trong giao dịch với cơ quan thuế hoặc các cơ quan nhà nước, chữ ký số đi kèm phải đáp ứng tiêu chuẩn chữ ký số an toàn theo quy định. Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định ba điều kiện cốt lõi mà chữ ký số phải bảo đảm để được công nhận hợp lệ.
Các điều kiện gồm:
- Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực, đồng thời người nhận phải có khả năng kiểm tra và xác thực chữ ký bằng khóa công khai tương ứng được ghi trên chứng thư số.
- Chữ ký số phải được tạo bằng khóa bí mật đi kèm với khóa công khai trên chứng thư số, và chứng thư số này phải do Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được Nhà nước cấp phép tại Việt Nam cấp phát.
- Khóa bí mật tại thời điểm ký phải thuộc quyền kiểm soát duy nhất của người ký, bảo đảm tính toàn vẹn và ngăn chặn mọi hành vi truy cập hoặc sử dụng trái phép.
Ba điều kiện trên là nền tảng để chữ ký số được công nhận an toàn, từ đó giúp HĐĐT đáp ứng đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định hiện hành.
3. Một số lưu ý khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử
Khi sử dụng chữ ký số trong quá trình lập và phát hành hóa đơn điện tử, người bán và người mua cần tuân thủ các yêu cầu pháp lý về thời điểm lập hóa đơn, hiệu lực của chữ ký số và quản lý chữ ký số sử dụng trên hệ thống. Ba lưu ý quan trọng gồm:
3.1 Xác định thời điểm lập và ký
Thời điểm lập và ký hóa đơn điện tử cần được xác định đúng theo quy định nhằm đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ.
- Thời điểm lập (ngày lập): là ngày người bán hoàn tất việc nhập đầy đủ thông tin trên hóa đơn.
- Thời điểm ký (ngày ký): là ngày người bán và người mua ký số để xác nhận giao dịch trong trường hợp hai bên thỏa thuận ký số.
Theo thường lệ, hóa đơn điện tử chỉ yêu cầu có ngày lập. Tuy nhiên, trong một số trường hợp ngày lập được hiểu đồng thời là ngày ký, kế toán cần bảo đảm việc ký số được thực hiện trong cùng ngày để phù hợp quy định pháp luật và tránh sai lệch dữ liệu.
3.2 Xác định khi chữ ký số hóa đơn điện tử hết hạn
Khi chữ ký số hết hạn, doanh nghiệp phải tiến hành gia hạn để tiếp tục sử dụng. Sau khi gia hạn, thông tin chữ ký số sẽ được cập nhật trên hệ thống của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp chỉ cần đồng bộ lại thông tin này trên phần mềm HĐĐT để tiếp tục lập và ký hóa đơn bình thường.
3.3 Sử dụng nhiều chữ ký số trên HĐĐT
Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số cho các mục đích quản trị hoặc phân quyền nội bộ. Tuy nhiên, tất cả chữ ký số sử dụng cho việc ký HĐĐT phải được đăng ký và cập nhật đầy đủ lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Việc cập nhật đúng giúp đảm bảo dữ liệu hóa đơn đồng nhất và được cơ quan thuế chấp nhận.
4. Câu hỏi thường gặp về chữ ký số hóa đơn điện tử
4.1 Hộ kinh doanh có yêu cầu chữ ký số trên HĐĐT không?
Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC phải sử dụng chữ ký số khi phát hành HĐĐT để bảo đảm giá trị pháp lý, trừ các trường hợp sử dụng hóa đơn cơ quan thuế cấp trực tiếp hoặc HĐĐT có mã khi bán lẻ cho cá nhân không kinh doanh.
4.2 Một doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số không?
Doanh nghiệp được phép sử dụng nhiều chữ ký số cho các mục đích quản trị hoặc phân quyền ký hóa đơn, với điều kiện tất cả chữ ký số đang sử dụng phải hợp lệ và được cập nhật đầy đủ lên hệ thống của Tổng cục Thuế.
4.3 Có được phép ủy quyền ký số hóa đơn điện tử không?
Chữ ký số sử dụng trên HĐĐT phải là chữ ký số của doanh nghiệp, không dùng chữ ký số thuộc cá nhân được ủy quyền. Tuy nhiên, người đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác trong doanh nghiệp sử dụng chữ ký số của công ty để ký hóa đơn điện tử theo đúng phạm vi được giao và tuân thủ quy định nội bộ cũng như pháp luật hiện hành.
Chữ ký số hóa đơn điện tử là yêu cầu cốt lõi để doanh nghiệp phát hành hóa đơn đúng chuẩn và an toàn. Nếu bạn cần hỗ trợ triển khai hoặc tối ưu quy trình hóa đơn, hãy liên hệ AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn nhanh chóng và chính xác.
