Thời điểm xuất hóa đơn là yếu tố quan trọng quyết định tính hợp pháp và giá trị pháp lý của hóa đơn trong các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn giúp doanh nghiệp quản lý doanh thu, kê khai thuế GTGT chính xác và tránh vi phạm các quy định của cơ quan thuế. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết về quy định và cách xác định thời điểm xuất hóa đơn theo pháp luật hiện hành.
1. Khi nào phải xuất hóa đơn hàng hóa, dịch vụ?
Việc xác định khi nào phải xuất hóa đơn hàng hóa, dịch vụ là nội dung quan trọng mà mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần nắm rõ để tuân thủ đúng quy định thuế. Hóa đơn không chỉ là chứng từ ghi nhận giao dịch mua bán mà còn là căn cứ để kê khai, khấu trừ và hạch toán chi phí hợp lệ. Hiểu đúng thời điểm lập và xuất hóa đơn giúp tránh sai sót, xử phạt hành chính và đảm bảo minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn giao cho người mua, bao gồm cả các trường hợp: hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động; tiêu dùng nội bộ (trừ hàng luân chuyển nội bộ phục vụ sản xuất) và hàng hóa cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, và nếu là hóa đơn điện tử, phải tuân thủ định dạng dữ liệu chuẩn của cơ quan thuế theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Tóm lại, người bán bắt buộc xuất hóa đơn khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong giao dịch.
2. Thời điểm xuất hóa đơn hàng hóa, dịch vụ là khi nào?
Thời điểm xuất hóa đơn hàng hóa, dịch vụ là một trong những nội dung quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ để tuân thủ đúng quy định của pháp luật về thuế. Việc lập hóa đơn đúng thời điểm không chỉ giúp tránh bị xử phạt hành chính mà còn đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ kế toán và quyền lợi về khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Vậy, theo quy định hiện hành, thời điểm xuất hóa đơn hàng hóa, dịch vụ là khi nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Căn cứ khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thời điểm lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ được xác định như sau:
- Đối với bán hàng hóa:
Hóa đơn phải được lập vào thời điểm quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho người mua, bất kể người bán đã nhận thanh toán hay chưa. Điều này bao gồm cả việc bán, chuyển nhượng tài sản công và hàng dự trữ quốc gia.
Riêng đối với hàng hóa xuất khẩu (bao gồm cả gia công xuất khẩu), hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự lập, nhưng chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ khi hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật hải quan.
- Đối với cung cấp dịch vụ:
Hóa đơn phải được lập khi dịch vụ được hoàn thành, bao gồm cả dịch vụ cung cấp cho tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài, bất kể đã thu tiền hay chưa. Trong trường hợp người cung cấp dịch vụ nhận tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là lúc thu tiền (không áp dụng cho tiền đặt cọc hoặc tạm ứng nhằm đảm bảo thực hiện hợp đồng các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính – thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
Lưu ý: Nếu hàng hóa được giao nhiều lần hoặc dịch vụ được bàn giao theo từng hạng mục, mỗi lần giao hàng hoặc hoàn thành hạng mục phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng và giá trị thực tế được giao.
3. Thời điểm xuất hóa đơn trong một số trường hợp cụ thể
Việc hiểu rõ thời điểm lập hóa đơn trong từng tình huống — như bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, xây dựng hay bất động sản — giúp doanh nghiệp tránh sai sót, hạn chế rủi ro về thuế và đảm bảo tuân thủ pháp luật kế toán – thuế hiện hành.
Khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định các thời điểm lập hóa đơn trong những trường hợp cụ thể như sau:
1. Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên
Với những dịch vụ cần đối soát số liệu giữa doanh nghiệp và khách hàng, đối tác, bao gồm: dịch vụ hỗ trợ vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không, cung cấp điện (trừ một số trường hợp), dịch vụ vận tải đường sắt, đường thủy, truyền hình, quảng cáo truyền hình, thương mại điện tử, bưu chính – chuyển phát (bao gồm đại lý, thu hộ, chi hộ), viễn thông (cả giá trị gia tăng), logistics, công nghệ thông tin (trừ một số trường hợp), ngân hàng (trừ cho vay), chuyển tiền quốc tế, chứng khoán, xổ số điện toán, thu phí đường bộ giữa nhà đầu tư và nhà cung cấp, và các trường hợp khác theo hướng dẫn Bộ Tài chính. Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn tất đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng không muộn hơn ngày 07 của tháng sau khi phát sinh dịch vụ hoặc 07 ngày kể từ khi kết thúc kỳ quy ước. Kỳ quy ước được xác định theo thỏa thuận giữa bên bán và bên mua.
2. Dịch vụ viễn thông và công nghệ thông tin theo hợp đồng kinh tế:
Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn tất đối soát dữ liệu về cước, nhưng không muộn hơn 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước. Với dịch vụ viễn thông trả trước hoặc khi khách hàng không cung cấp thông tin xuất hóa đơn, doanh nghiệp lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày hoặc định kỳ trong tháng, ghi nhận tổng doanh thu theo từng dịch vụ.
3. Hoạt động xây dựng, lắp đặt:
Hóa đơn được lập khi nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành, bất kể tiền đã thu hay chưa.
4. Kinh doanh bất động sản, xây dựng nhà, hạ tầng:
- Chưa chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng: lập hóa đơn theo tiến độ thu tiền hoặc theo thỏa thuận hợp đồng.
- Đã chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng: lập hóa đơn khi chuyển giao, bất kể tiền đã thu hay chưa.
5. Dịch vụ vận tải hàng không bán qua website hoặc thương mại điện tử
Hóa đơn lập theo thông lệ quốc tế, chậm nhất 05 ngày kể từ khi chứng từ dịch vụ xuất trên hệ thống.
6. Khai thác và chế biến dầu khí
- Dầu thô, condensate, sản phẩm chế biến: lập hóa đơn khi xác định giá bán chính thức.
- Khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than qua đường ống: lập hóa đơn khi xác định khối lượng giao, nhưng không muộn hơn ngày cuối kỳ kê khai thuế. Thỏa thuận bảo lãnh/cam kết của Chính phủ có quy định khác thì thực hiện theo thỏa thuận.
7. Bán điện trên thị trường điện
Hóa đơn lập căn cứ đối soát số liệu thanh toán giữa đơn vị vận hành, thị trường điện, bên bán và bên mua theo quy định Bộ Công Thương. Chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế. Trường hợp có bảo lãnh của Chính phủ, thời điểm lập hóa đơn căn cứ theo bảo lãnh và hợp đồng mua bán điện đã ký.
8. Bán xăng dầu lẻ cho khách hàng:
Lập hóa đơn điện tử ngay khi kết thúc từng lần bán. Người bán phải lưu trữ đầy đủ và có thể tra cứu khi cơ quan thuế yêu cầu.
9. Dịch vụ vận tải hàng không, bảo hiểm qua đại lý:
Lập hóa đơn khi hoàn tất đối soát dữ liệu, nhưng không muộn hơn ngày 10 của tháng sau phát sinh.
10. Hoạt động cho vay, đại lý ngoại tệ
- Cho vay: lập hóa đơn theo kỳ thu lãi hợp đồng; nếu chưa thu được lãi, hóa đơn lập khi thu lãi. Trả lãi trước hạn thì lập hóa đơn khi thu lãi trước hạn.
- Đại lý đổi ngoại tệ, dịch vụ nhận và chi trả ngoại tệ: lập hóa đơn khi thực hiện giao dịch.
11. Vận tải hành khách bằng taxi:
Hóa đơn điện tử lập ngay khi kết thúc chuyến đi, dữ liệu chuyển đến cơ quan thuế theo quy định.
12. Cơ sở khám chữa bệnh
- Với khách không yêu cầu hóa đơn: tổng hợp và lập hóa đơn cuối ngày dựa trên phiếu thu và dữ liệu hệ thống.
- Khách yêu cầu hóa đơn: lập và giao ngay.
- Hóa đơn với cơ quan bảo hiểm xã hội lập khi thanh quyết toán chi phí khám chữa bệnh.
13. Thu phí sử dụng đường bộ điện tử không dừng
- Ngày lập hóa đơn là ngày xe đi qua trạm.
- Với nhiều lượt trong tháng, có thể lập hóa đơn định kỳ cuối tháng, liệt kê chi tiết từng lượt xe (thời gian, giá phí).
14. Kinh doanh bảo hiểm:
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm ghi nhận doanh thu theo quy định pháp luật.
15. Kinh doanh xổ số truyền thống và vé số kết quả ngay:
Lập hóa đơn tổng hợp cho đại lý sau khi thu hồi vé không tiêu thụ hết và trước khi mở thưởng kỳ tiếp theo, có mã của cơ quan thuế.
16. Kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng
Lập hóa đơn điện tử chậm nhất 01 ngày sau khi kết thúc ngày xác định doanh thu. Đồng thời, chuyển dữ liệu thu – trả cho người chơi (trừ tiền trả lại) theo mẫu Mẫu 01/TH-DT kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Ngày xác định doanh thu từ 00:00 đến 23:59 cùng ngày.
4. Mức xử phạt khi xuất hóa đơn sai thời điểm
Xuất hóa đơn sai thời điểm là lỗi thường gặp trong quá trình kê khai, hạch toán của doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Tuy nhiên, hành vi này có thể dẫn đến bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật về thuế và hóa đơn. Vậy mức xử phạt khi xuất hóa đơn sai thời điểm được quy định như thế nào? Cùng tìm hiểu chi tiết để tránh vi phạm và đảm bảo tuân thủ đúng quy định hiện hành.
Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị xử lý vi phạm khi lập hóa đơn không đúng thời điểm như sau:
- Cảnh cáo: Áp dụng cho trường hợp hóa đơn được lập sai thời điểm nhưng không làm chậm nghĩa vụ nộp thuế và có tình tiết giảm nhẹ, theo điểm a, khoản 1, Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Phạt tiền từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng: Dành cho hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không gây chậm nộp thuế, theo khoản 3, Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng: Áp dụng khi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định về hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ, ngoại trừ hai trường hợp trên, theo điểm a, khoản 4, Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Bên cạnh hình thức xử phạt hành chính, doanh nghiệp còn phải thực hiện nghĩa vụ thuế và truy thu nếu việc lập hóa đơn sai thời điểm dẫn đến chậm nộp thuế, đồng thời chịu thêm các khoản lãi phát sinh. Điều này không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp.
5. Giải đáp một số thắc mắc về thời điểm xuất hóa đơn
Câu hỏi số 1: Có thể xuất hóa đơn điện tử lùi ngày hay không?
Pháp luật hiện hành nghiêm cấm doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử với ngày ghi lùi so với thực tế. Nếu doanh nghiệp phát hành hóa đơn không đúng thời điểm hoặc cố tình ghi lùi ngày, sẽ bị xử lý vi phạm hành chính theo quy định về hóa đơn. Đây cũng là một trong những điểm khác biệt cơ bản giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, giúp đảm bảo tính minh bạch, chính xác cho cả người bán, người mua và cơ quan thuế.
Câu hỏi số 2: Giao hàng trước, xuất hóa đơn sau có hợp pháp không?
Việc giao hàng trước rồi mới lập hóa đơn được coi là xuất hóa đơn không đúng thời điểm. Hành vi này sẽ bị xử phạt theo mức độ vi phạm, căn cứ Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Việc nắm rõ thời điểm xuất hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn tối ưu hóa quản lý tài chính, tránh rủi ro phạt vi phạm hành chính. Do đó, chủ doanh nghiệp và kế toán cần cập nhật kiến thức, áp dụng đúng quy trình lập hóa đơn điện tử để đảm bảo chính xác về ngày, tháng và số liệu trên hóa đơn. Hy vọng bài viết đã cung cấp những kiến thức hữu ích, nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với AZTAX qua hotline 0932.383.089 để được giải đáp nhanh chóng.
