Công văn nhập cảnh cho người nước ngoài đã trở thành một vấn đề được bàn luận nhiều trong thời gian gần đây. Từ năm 2023, tất cả các đơn xin công văn nhập cảnh cho người nước ngoài muốn nhập cảnh vào Việt Nam đều phải thực hiện qua hình thức nộp online thông qua hệ thống dịch vụ công quốc gia. Hôm nay, AZTAX sẽ giới thiệu đến quý vị những thông tin cơ bản về công văn nhập cảnh, cũng như hướng dẫn chi tiết về quy trình xin công văn nhập cảnh online – một quy trình đơn giản, thuận tiện và nhanh chóng.
1. Định nghĩa của Công văn nhập cảnh
Công văn nhập cảnh, trong tiếng Anh được gọi là Vietnam entry approval letter hoặc Vietnam entry permit, là một loại giấy phép được cấp bởi Cục quản lý xuất nhập cảnh thuộc Bộ Công An. Giấy phép này cho phép cá nhân được ghi tên trong công văn lấy visa thương mại và nhập cảnh vào Việt Nam để làm việc. Công văn nhập cảnh còn được biết đến với tên gọi khác là Công văn chấp thuận nhập cảnh. Công văn này cung cấp các thông tin cơ bản sau đây:
- Thông tin về cá nhân của người nước ngoài dự kiến nhập cảnh Việt Nam,
- Tên và địa chỉ của tổ chức hoặc doanh nghiệp mời bảo lãnh người nước ngoài,
- Thời hạn cho phép nhập cảnh của người nước ngoài vào Việt Nam, và
- Địa điểm nhận thị thực (visa) Việt Nam, có thể là Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài hoặc sân bay quốc tế của Việt Nam.
Đặc biệt, do quy trình xin cấp công văn nhập cảnh hiện đang được thực hiện trực tuyến, nên công văn này sẽ có dấu ấn điện tử thay vì dấu đỏ như trước đây.
*Lưu ý: Công văn nhập cảnh không phải là thẻ visa. Để được cấp thị thực nhập cảnh vào Việt Nam, người nước ngoài cần mang theo bản sao của công văn này và đến các cơ quan đại diện của Việt Nam như Đại sứ quán/ Lãnh sự quán hoặc cửa khẩu để làm thủ tục nhận thị thực.
2. Điều kiện đối với việc xin cấp công văn nhập cảnh cho người nước ngoài
Để yêu cầu cấp công văn nhập cảnh cho người nước ngoài, cần đáp ứng hai điều kiện cơ bản sau đây:
- Có sự bảo lãnh của một công ty hoặc tổ chức đang hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, bao gồm:
- Công ty có vốn đầu tư nước ngoài,
- Công ty Nhà nước,
- Công ty 100% vốn nước ngoài,
- Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài,
- Công ty du lịch tại Việt Nam.
- Không nằm trong danh sách đen (blacklist), nghĩa là không thuộc nhóm bị cấm nhập cảnh vào Việt Nam vì một trong các lý do sau đây:
- Sử dụng giấy tờ giả hoặc cung cấp thông tin không đúng sự thật để đạt được giấy tờ pháp lý cho việc nhập cảnh, xuất cảnh hoặc cư trú.
- Mắc các bệnh tâm thần hoặc bệnh truyền nhiễm gây nguy hiểm cho sức khỏe cộng đồng.
- Đang bị trục xuất khỏi Việt Nam và quyết định trục xuất vẫn còn hiệu lực.
- Vì lý do liên quan đến quốc phòng, an ninh, trật tự hoặc an toàn xã hội.
Điều kiện làm công văn nhập cảnh cho người nước ngoài không chỉ đòi hỏi sự bảo lãnh từ một tổ chức pháp lý tại Việt Nam mà còn cần phải đảm bảo không thuộc danh sách đen của Cục quản lý xuất nhập cảnh. Điều này nhằm đảm bảo tính an toàn và thứ tự nhập cảnh, cũng như giữ vững quốc phòng và an ninh cho đất nước.
3. Các trường hợp không cần làm công văn nhập cảnh
Dưới đây là danh sách các loại giấy tờ người nước ngoài có thể sử dụng để nhập cảnh vào Việt Nam mà không cần có công văn nhập cảnh:
- Visa Việt Nam loại nhiều lần còn hiệu lực.
- Thẻ tạm trú còn hiệu lực.
- Thẻ thường trú còn hiệu lực.
- Giấy miễn thị thực có thời hạn 5 năm còn hiệu lực.
- Thẻ APEC còn hiệu lực và ghi rõ Việt Nam là một trong các nước được phép nhập cảnh để làm việc.
Ngoài ra, các trường hợp sau đây cũng không yêu cầu công văn nhập cảnh:
- Người nước ngoài nhập cảnh theo diện miễn thị thực đơn phương hoặc song phương.
- Người nước ngoài sử dụng thị thực điện tử Việt Nam (e-visa).
Các trường hợp đặc biệt khác, bao gồm người nước ngoài không có bất kỳ giấy tờ nhập cảnh Việt Nam hợp lệ nào, không được miễn visa Việt Nam và không thuộc diện được làm e-visa Việt Nam, sẽ cần xin công văn nhập cảnh để lấy visa Việt Nam.
4. Hồ sơ xin công văn nhập cảnh Việt Nam
Các hồ sơ đề xuất để nhận công văn nhập cảnh vào Việt Nam sẽ thay đổi tùy thuộc vào từng đối tượng, chi tiết như sau:
4.1. Hồ sơ xin công văn nhập cảnh theo diện thương mại, làm việc
Hồ sơ này sẽ được chuẩn bị bởi công ty mà người nước ngoài sang làm việc. Bộ hồ sơ bao gồm:
- Bản sao công chứng Giấy đăng ký kinh doanh.
- Mẫu đơn xin cấp công văn nhập cảnh cho người nước ngoài (Form NA2).
- Mẫu đơn giới thiệu mẫu chữ ký và con dấu của công ty bảo lãnh (Form NA16).
- Bản sao Hộ chiếu của người nước ngoài.
- Giấy giới thiệu người nộp hồ sơ.
- Các tài liệu khác theo yêu cầu.
4.2. Hồ sơ xin cấp công văn nhập cảnh để thăm thân
Hồ sơ này sẽ được chuẩn bị bởi công ty mà người nước ngoài muốn mời người thân sang Việt Nam. Bộ hồ sơ bao gồm:
- Bản sao công chứng Giấy đăng ký kinh doanh.
- Mẫu đơn xin cấp công văn nhập cảnh cho người nước ngoài (Form NA2).
- Mẫu đơn giới thiệu mẫu chữ ký và con dấu của công ty bảo lãnh (Form NA16).
- Bản sao Hộ chiếu của người nước ngoài cần sang Việt Nam.
- Bản sao Hộ chiếu và giấy tờ lưu trú tại Việt Nam của người nước ngoài đang ở tại Việt Nam.
- Giấy tờ chứng minh mối quan hệ (nếu có, bản hợp pháp hóa lãnh sự nếu do nước ngoài cấp).
- Giấy giới thiệu người đi nộp hồ sơ.
- Các tài liệu khác theo yêu cầu.
4.3. Hồ sơ xin công văn nhập cảnh du lịch
Hồ sơ này sẽ được chuẩn bị bởi công ty du lịch tổ chức tour cho người nước ngoài khi nhập cảnh Việt Nam. Bộ hồ sơ bao gồm:
- Bản sao công chứng Giấy đăng ký kinh doanh.
- Mẫu Công văn xin nhập cảnh cho người nước ngoài (Form NA2).
- Mẫu đơn giới thiệu mẫu chữ ký và con dấu của công ty bảo lãnh (Form NA16).
- Bản sao Hộ chiếu của người nước ngoài cần sang Việt Nam.
- Lịch trình du lịch tại Việt Nam.
- Giấy giới thiệu người đi nộp hồ sơ.
- Các tài liệu khác theo yêu cầu.
5. Quy trình xin cấp công văn nhập cảnh vào Việt Nam
Như đã đề cập trước đó, quá trình xin công văn nhập cảnh được thực hiện trực tuyến. Quá trình này bao gồm hai bước cơ bản để hoàn tất việc nộp hồ sơ xin công văn nhập cảnh trực tuyến và một bước để tra cứu tình trạng công văn nhập cảnh trực tuyến như sau, AZTAX cung cấp hướng dẫn chi tiết cho hai giai đoạn sau đây:
Bước 1: Đăng ký tài khoản trên trang Dịch vụ công quốc gia của Việt Nam
Để thực hiện quy trình nộp hồ sơ trực tuyến trên không gian điện tử, doanh nghiệp cần đăng ký một tài khoản.
Bước 2: Nộp hồ sơ xin công văn nhập cảnh trực tuyến
Sau khi tài khoản được phê duyệt bởi Cục xuất nhập cảnh, bạn có thể tiến hành các thủ tục trực tuyến cho người nước ngoài.
Để thực hiện việc nộp hồ sơ nhập cảnh trực tuyến, trước tiên cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Mẫu đơn NA2.
- Bản sao scan mặt hộ chiếu của người nước ngoài.
Các bước thực hiện như sau:
- Bước 2.1: Đăng nhập vào trang Dịch vụ công của Bộ Công an tại dichvucong.bocongan.gov.vn, sau đó nhấp vào mục Nộp hồ sơ trực tuyến.
- Bước 2.2: Tìm và chọn thủ tục “Xét duyệt nhân sự nước ngoài”, sau đó tiến hành nộp hồ sơ.
- Bước 2.3: Điền các thông tin cần thiết và đính kèm hồ sơ đã chuẩn bị.
- Bước 2.4: Chờ đợi kết quả xét duyệt.
Bạn có thể kiểm tra tình trạng xử lý hồ sơ tại mục tra cứu hồ sơ.
Bước 3: Tra cứu tình trạng hồ sơ công văn nhập cảnh trực tuyến
Để biết tình trạng hiện tại của hồ sơ, bạn có thể tra cứu để biết các trạng thái như: Vừa tạo mới, Đã tiếp nhận, Đang xử lý, Đã có kết quả hoặc yêu cầu Bổ sung, sửa đổi.
Nhấp vào mục tra cứu hồ sơ, sau đó nhập mã hồ sơ và mã xác nhận theo hướng dẫn.
- Tra cứu hồ sơ xin công văn nhập cảnh online
6. Một số câu hỏi liên quan
Dưới đây là những câu hỏi đang thu hút sự quan tâm lớn của nhiều người hiện nay. Hãy cùng AZTAX khám phá và giải đáp những vấn đề này nhé!
6.1 Xin công văn nhập cảnh ở đâu?
Trước năm 2023, thủ tục xin công văn nhập cảnh phải được thực hiện tại Cục xuất nhập cảnh ở Hà Nội hoặc Hồ Chí Minh, và công ty phải gửi nhân viên đến đây để làm thủ tục. Điều này gây nhiều bất tiện cho các công ty ở xa như miền Trung và Tây Nguyên.
Tuy nhiên, từ đầu năm 2023, quy trình xin công văn nhập cảnh đã được cải tiến. Cục quản lý xuất nhập cảnh đã chuyển sang nộp hồ sơ online trực tuyến thông qua cổng dịch vụ công của Bộ Công an. Điều này áp dụng cho các hồ sơ như xin xét duyệt nhập cảnh và các thủ tục liên quan.
6.2. Chi phí đăng ký xin cấp công văn nhập cảnh Việt Nam
Công văn nhập cảnh được cấp miễn phí. Tuy nhiên, để xin công văn nhập cảnh, công ty bảo lãnh sẽ phải chi trả các chi phí sau:
- Chi phí chuẩn bị hồ sơ.
- Chi phí di chuyển để hoàn thành thủ tục xin cấp công văn nhập cảnh.
Sau khi nhận được công văn nhập cảnh, người nước ngoài sẽ phải chi trả chi phí visa như sau:
- Visa loại 1 lần: 25 USD.
- Visa loại nhiều lần, có thời hạn tối đa là 3 tháng, có chi phí là 50 USD.
Visa sẽ được dán tem tại Đại sứ quán/ Lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài hoặc tại sân bay Việt Nam khi nhập cảnh.
6.3 Thời hạn của công văn bảo lãnh nhập cảnh cho người nước ngoài
Công văn bảo lãnh nhập cảnh Việt Nam có thời hạn tối đa là 3 tháng, phù hợp với lịch trình làm việc/du lịch của người nước ngoài tại Việt Nam.
Để đảm bảo bạn có mọi thông tin cần thiết về quy trình nhập cảnh cho người nước ngoài đến Việt Nam và để được hỗ trợ với các dịch vụ xin visa, vui lòng liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932 383 089. AZTAX cam kết mang đến dịch vụ chuyên nghiệp và hiệu quả, giúp quý khách trải nghiệm du lịch hoặc công tác tại Việt Nam một cách suôn sẻ và thuận tiện nhất. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để bắt đầu kế hoạch của bạn!
