Quyết toán thuế xuất nhập khẩu là bước không thể thiếu để doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tránh bị truy thu thuế ngoài ý muốn. Nếu bạn chưa rõ quy trình hoặc cần cập nhật quy định mới nhất, hãy theo dõi bài viết AZTAX để không bỏ sót thông tin quan trọng!
1. Khi nào cần phải thực hiện quyết toán thuế xuất nhập khẩu?
Quyết toán thuế xuất nhập khẩu là thủ tục mà doanh nghiệp hoặc cá nhân thực hiện nhằm rà soát, đối chiếu và xác minh các khoản thuế đã kê khai và nộp trong suốt quá trình xuất, nhập khẩu hàng hóa. Mục tiêu chính là đảm bảo việc thực hiện nghĩa vụ thuế là chính xác, đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật.
Việc quyết toán thuế xuất nhập khẩu thường được tiến hành trong các trường hợp cụ thể sau:
– Theo yêu cầu từ cơ quan hải quan: Doanh nghiệp bắt buộc phải quyết toán thuế nếu nhận được yêu cầu kiểm tra từ phía cơ quan hải quan. Tình huống này thường xảy ra khi có nghi ngờ về độ chính xác của hồ sơ kê khai, chẳng hạn như nghi vấn liên quan đến mã HS, giá tính thuế hoặc mức thuế suất áp dụng chưa phù hợp. Mục đích là để xác minh tính trung thực và minh bạch trong việc nộp thuế.
– Khi doanh nghiệp đề nghị hoàn hoặc giảm thuế: Trường hợp doanh nghiệp xin hoàn lại thuế nhập khẩu đã nộp, như trong trường hợp nhập khẩu nguyên liệu để sản xuất hàng xuất khẩu, cơ quan hải quan sẽ yêu cầu thực hiện quyết toán thuế để xác định tính đủ điều kiện được hoàn thuế. Tương tự, khi xin giảm thuế, việc quyết toán cũng là bước cần thiết.
– Khi có điều chỉnh, bổ sung hồ sơ khai thuế: Trong quá trình tự kiểm tra, nếu doanh nghiệp phát hiện ra những sai sót trong hồ sơ thuế như sai mã số hàng hóa, khai sai giá trị tính thuế hoặc áp dụng thuế suất không đúng, thì cần thực hiện quyết toán để điều chỉnh số thuế đã nộp một cách phù hợp.
– Khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động hoặc giải thể: Trước khi doanh nghiệp tiến hành giải thể hoặc chấm dứt hoạt động kinh doanh, cần thực hiện thủ tục quyết toán thuế xuất nhập khẩu nhằm đảm bảo đã hoàn tất đầy đủ nghĩa vụ thuế liên quan đến hoạt động XNK.
– Tham gia kiểm tra sau thông quan: Trong các chương trình kiểm tra sau thông quan của cơ quan hải quan, doanh nghiệp thường được yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho việc đối chiếu và xác định nghĩa vụ thuế. Khi đó, doanh nghiệp cần thực hiện quyết toán để đáp ứng yêu cầu kiểm tra.
Tóm lại, việc quyết toán thuế xuất nhập khẩu thường phát sinh trong các tình huống có liên quan đến kiểm tra, hoàn thuế, điều chỉnh hồ sơ hoặc chấm dứt hoạt động. Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, đồng thời chứng minh sự tuân thủ pháp luật trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
+ Ví dụ minh họa về việc quyết toán thuế xuất nhập khẩu:
Giả sử Công ty A là đơn vị chuyên nhập khẩu nguyên liệu nhựa từ nước ngoài để phục vụ hoạt động sản xuất hàng nhựa tại Việt Nam, sau đó xuất khẩu toàn bộ sản phẩm ra thị trường quốc tế. Khi nhập khẩu nguyên liệu, Công ty A đã thực hiện nghĩa vụ nộp thuế nhập khẩu theo quy định.
Sau khi hoàn tất quá trình sản xuất và xuất khẩu toàn bộ lô hàng thành phẩm, Công ty A có nhu cầu xin hoàn lại số thuế nhập khẩu đã nộp cho phần nguyên liệu nhựa nhập vào, với lý do đây là nguyên liệu sử dụng trực tiếp để tạo ra sản phẩm xuất khẩu.
Để được hoàn thuế, Công ty A bắt buộc phải thực hiện thủ tục quyết toán thuế xuất nhập khẩu theo yêu cầu từ cơ quan hải quan. Trong quá trình quyết toán, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ hồ sơ liên quan đến các hoạt động nhập khẩu và xuất khẩu, bao gồm: tờ khai hải quan, hóa đơn, chứng từ thanh toán, định mức tiêu hao nguyên liệu, báo cáo sản xuất, cũng như các tài liệu chứng minh nguyên liệu nhập khẩu đã được dùng để sản xuất hàng xuất khẩu.
Sau khi xem xét, nếu cơ quan hải quan xác định rằng Công ty A đã sử dụng đúng nguyên liệu nhập khẩu cho mục đích sản xuất và xuất khẩu, đồng thời tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật, thì yêu cầu hoàn thuế sẽ được chấp thuận. Nhờ quá trình quyết toán này, doanh nghiệp có thể lấy lại số thuế đã nộp một cách hợp pháp, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và đúng đắn trong thực hiện nghĩa vụ thuế.
2. Thời gian chỉnh lý quyết toán thuế xuất nhập khẩu là ngày nào?
Theo quy định được nêu tại Điều 7 của Thông tư số 174/2015/TT-BTC, nội dung cụ thể như sau:
Kỳ kế toán thuế xuất khẩu, nhập khẩu
- Kỳ kế toán thuế gồm kỳ kế toán tháng, kỳ kế toán năm và kỳ chỉnh lý quyết toán.
- Kỳ kế toán tháng là khoảng thời gian được tính từ ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng. Kỳ kế toán năm là khoảng thời gian được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch.
- Kỳ chỉnh lý quyết toán là khoảng thời gian bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 01 năm kế tiếp, để hạch toán và điều chỉnh các nghiệp vụ được phép hạch toán vào sổ kế toán năm trước theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước, chứng từ điều chỉnh liên quan đến năm trước được cập nhật số liệu vào tháng 12 năm trước.
Trường hợp các chứng từ điều chỉnh ngân sách nhà nước năm trước phát sinh sau khi cơ quan hải quan đã đóng kỳ kế toán năm trước thì hạch toán vào kỳ kế toán năm hiện hành.
- Nghiệp vụ quản lý thuế phát sinh ở kỳ nào phải được ghi chép, hạch toán vào sổ kế toán của kỳ đó. Các trường hợp phát sinh yêu cầu điều chỉnh số liệu phát hiện trong năm liên quan đến năm hiện hành thì được hạch toán điều chỉnh vào kỳ (tháng) phát hiện.
Như vậy, theo quy định nêu trên, khoảng thời gian thực hiện chỉnh lý quyết toán thuế xuất nhập khẩu được xác định từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 01 của năm sau. Trong thời gian này, doanh nghiệp có thể ghi nhận và điều chỉnh các nghiệp vụ kế toán được phép phản ánh vào sổ sách của năm trước; các chứng từ điều chỉnh liên quan đến năm cũ sẽ được cập nhật vào dữ liệu kế toán tháng 12 của năm đó.
Trường hợp phát sinh chứng từ điều chỉnh ngân sách nhà nước của năm trước sau khi cơ quan hải quan đã kết thúc kỳ kế toán năm đó, thì các nội dung điều chỉnh sẽ được ghi nhận vào kỳ kế toán của năm hiện hành.
3. Thời điểm đóng kỳ kế toán thuế xuất nhập khẩu là khi nào?
Theo quy định tại khoản 2, Điều 8 của Thông tư số 174/2015/TT-BTC, nội dung được xác định như sau:
Mở, đóng kỳ kế toán thuế xuất khẩu, nhập khẩu
- Mở kỳ kế toán thuế xuất khẩu, nhập khẩu là việc thiết lập trên hệ thống kế toán thuế xuất khẩu, nhập khẩu đối với một kỳ kế toán xác định trong năm để cho phép cập nhật dữ liệu vào hệ thống kế toán theo phân quyền.
- Đóng kỳ kế toán thuế xuất khẩu, nhập khẩu là việc thiết lập trên hệ thống kế toán thuế xuất khẩu, nhập khẩu đối với một kỳ kế toán được xác định trong năm để không cho phép người sử dụng có thể cập nhật dữ liệu vào hệ thống kế toán.
Thời điểm đóng kỳ kế toán tháng là ngày 12 tháng tiếp theo, đóng kỳ kế toán năm là 24h ngày 10 tháng 02 năm tiếp theo. Trường hợp phải lập báo cáo nhanh trong hệ thống thì phải thực hiện theo đúng quy trình xử lý cuối ngày. Ngoài ra phải thực hiện đóng kỳ kế toán thuế trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Cơ quan hải quan phải đảm bảo mọi chứng từ kế toán thuế phát sinh được hạch toán đầy đủ, chính xác trong kỳ kế toán.
- Sau thời điểm đóng kỳ kế toán, trường hợp cần điều chỉnh số liệu kế toán thuế thì thực hiện theo hướng dẫn của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan.
Theo quy định, thời điểm đóng kỳ kế toán thuế xuất nhập khẩu được xác định như sau:
- Đối với kỳ kế toán theo tháng: Đến hết ngày 12 của tháng tiếp theo.
- Đối với kỳ kế toán theo năm: Đến 24h ngày 10 tháng 2 của năm tiếp theo.
Lưu ý:
- Trong trường hợp cần lập báo cáo nhanh trong hệ thống, việc thực hiện phải tuân thủ đúng quy trình xử lý cuối ngày.
- Việc đóng kỳ kế toán thuế cần được thực hiện trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
- Cơ quan hải quan phải đảm bảo mọi chứng từ kế toán thuế phát sinh được ghi nhận đầy đủ, chính xác trong kỳ kế toán.
Yêu cầu đối với kế toán thuế xuất nhập khẩu:
Căn cứ theo Điều 5 của Thông tư 174/2015/TT-BTC, kế toán thuế xuất nhập khẩu phải thực hiện các yêu cầu sau:
- Phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ thuế và thu khác liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phát sinh trong kỳ vào sổ sách và báo cáo kế toán.
- Đảm bảo thông tin, số liệu kế toán thuế xuất khẩu, nhập khẩu rõ ràng, dễ hiểu, chính xác và đúng theo thời gian quy định.
- Phản ánh trung thực về hiện trạng, bản chất, nội dung và giá trị của các nghiệp vụ thuế và thu khác đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.
- Các thông tin, số liệu kế toán thuế xuất khẩu, nhập khẩu phải được ghi nhận liên tục; số liệu của kỳ này phải tiếp nối với số liệu của kỳ trước.
- Thông tin, số liệu kế toán thuế xuất khẩu, nhập khẩu phải được phân loại, sắp xếp theo trình tự hợp lý, có hệ thống và thống nhất với các chỉ tiêu quản lý thuế.
4. Những vướng mắc thực tế khi thực hiện quyết toán thuế xuất nhập khẩu
Mặc dù các quy định về quyết toán thuế xuất nhập khẩu đã được pháp luật hướng dẫn rõ ràng, nhưng trong quá trình thực hiện, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp không ít trở ngại. Một số khó khăn thường gặp bao gồm:
– Vấn đề khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ: Doanh nghiệp thường gặp rắc rối khi tập hợp đầy đủ các tài liệu phục vụ cho quyết toán như hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, tờ khai hải quan, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)… Việc lưu trữ và đối chiếu các chứng từ này càng trở nên phức tạp đối với những đơn vị có quy mô hoạt động lớn, hàng hóa đa dạng và quy trình nhập – xuất thường xuyên.
– Thời gian xử lý thủ tục kéo dài: Quy trình quyết toán có thể mất nhiều thời gian do phải phối hợp với nhiều cơ quan quản lý khác nhau, đặc biệt trong những trường hợp phát sinh kiểm tra thực tế hoặc rà soát chuyên sâu. Điều này ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thuế, cân đối tài chính và thậm chí gián tiếp tác động đến dòng tiền của doanh nghiệp.
– Rủi ro xử phạt do sai sót trong kê khai: Nếu trong quá trình quyết toán phát hiện có nhầm lẫn về mã HS, thuế suất, trị giá tính thuế hoặc không đủ chứng cứ chứng minh mục đích sử dụng hàng hóa, doanh nghiệp có thể bị xử lý vi phạm. Trường hợp không chủ động điều chỉnh sai sót, mức phạt có thể cao và ảnh hưởng nghiêm trọng đến cả tài chính và uy tín doanh nghiệp.
– Biến động trong chính sách thuế: Việc pháp luật thuế, đặc biệt là các quy định về ưu đãi thuế và hoàn thuế nhập khẩu, thường xuyên được sửa đổi hoặc cập nhật khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc áp dụng đúng quy định hiện hành. Nếu không theo sát các thay đổi kịp thời, doanh nghiệp có thể áp dụng sai chính sách, dẫn đến mất quyền lợi hoặc bị truy thu thuế.
5. Những lưu ý cần thiết khi thực hiện quyết toán thuế xuất nhập khẩu
Để đảm bảo quá trình quyết toán thuế xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi và giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý những vấn đề sau:
– Chuẩn bị đầy đủ và đúng quy cách hồ sơ, chứng từ: Doanh nghiệp nên tổ chức hệ thống lưu trữ khoa học, đảm bảo tập hợp đầy đủ các loại chứng từ liên quan đến hoạt động xuất – nhập khẩu, bao gồm: hóa đơn thương mại, hợp đồng mua bán quốc tế, chứng từ vận chuyển, phiếu đóng gói (packing list), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), cùng các tài liệu liên quan khác. Việc lưu giữ hồ sơ đầy đủ và rõ ràng là cơ sở quan trọng giúp việc quyết toán diễn ra suôn sẻ và minh bạch.
– Rà soát kỹ nội dung khai báo trước khi quyết toán: Trước khi nộp hồ sơ quyết toán, doanh nghiệp cần tiến hành đối chiếu kỹ lưỡng các thông tin đã khai báo với thực tế để phát hiện kịp thời các sai sót (nếu có). Việc đảm bảo tính chính xác trong hồ sơ sẽ giúp tránh việc bị cơ quan hải quan yêu cầu giải trình bổ sung hoặc xử phạt do khai báo không đúng quy định.
– Chủ động theo dõi và cập nhật các quy định pháp luật mới: Chính sách thuế xuất nhập khẩu có thể thay đổi theo tình hình kinh tế, điều ước quốc tế và định hướng quản lý của Nhà nước. Do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật thông tin pháp lý mới nhất từ các nguồn chính thống để kịp thời điều chỉnh quy trình nội bộ, đảm bảo tuân thủ pháp luật.
– Tự giác thực hiện quyết toán và điều chỉnh khi phát hiện sai sót: Nếu trong quá trình rà soát nội bộ, doanh nghiệp phát hiện có sai sót trong việc kê khai thuế, nên chủ động đề xuất quyết toán và thực hiện điều chỉnh sớm. Việc này không chỉ giúp tránh bị xử lý vi phạm mà còn thể hiện thiện chí hợp tác và nâng cao uy tín đối với cơ quan hải quan.
6. Căn cứ pháp lý về quyết toán thuế xuất nhập khẩu
Việc thực hiện quyết toán thuế xuất nhập khẩu hiện nay được căn cứ trên các văn bản pháp luật quan trọng sau:
– Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu năm 2016: Đây là văn bản pháp lý nền tảng, quy định cụ thể về đối tượng chịu thuế, nguyên tắc tính thuế, miễn thuế, giảm thuế, cũng như các nguyên tắc quản lý và quyết toán thuế xuất nhập khẩu.
– Nghị định số 134/2016/NĐ-CP: Nghị định này hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, trong đó bao gồm quy định về điều kiện miễn, giảm, hoàn thuế và đặc biệt là các thủ tục quyết toán thuế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu.
– Thông tư số 38/2015/TT-BTC và Thông tư số 39/2018/TT-BTC: Hai thông tư này quy định cụ thể về thủ tục hải quan, kiểm tra sau thông quan và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu. Trong đó, các nội dung liên quan đến quyết toán thuế, xác định số thuế phải nộp, hồ sơ hoàn thuế, cũng như các quy trình kiểm tra sau thông quan đều được nêu rõ.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình quyết toán thuế xuất nhập khẩu và những lưu ý cần thiết để thực hiện đúng quy định. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ ngay với AZTAX qua HOTLINE: 0932 383 089 để được tư vấn kịp thời và nhanh chóng nhé!
