Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho

Trong quản lý doanh nghiệp, phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho dùng để kiểm tra giá trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Phương pháp này không chỉ hỗ trợ việc kiểm soát số lượng hàng hóa mà còn ảnh hưởng đến quyết định tài chính và quản lý. Bài viết này AZTAX sẽ giới thiệu về cách thực hiện kiểm kê định kỳ và các bước hạch toán cần thiết, nhằm giúp các doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý tồn kho.

1. Tổng quan về phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho

1.2 Phương pháp kiểm kê định kỳ là gì?

Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp hạch toán dựa vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hóa, vật tư đã xuất.

Đây là phương pháp hạch toán hàng tồn kho căn bản mà các kế toán kho cần nắm được.

Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ:

• Kiểm kê định kỳ được thực hiện vào đầu và cuối kỳ.
• Công ty chỉ biết được mức tồn kho và giá vốn hàng bán sau khi hoàn tất kiểm kê.
• Phương pháp kiểm kê định kỳ thường được áp dụng trong các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa có giá trị thấp, đa dạng về chủng loại, số lượng lớn, hoặc trong doanh nghiệp sản xuất một loại sản phẩm.

1.2 Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho

Ưu điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho

Những ưu điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ như sau:

• Nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa: Kiểm kê định kỳ cung cấp cho quản lý cái nhìn tổng quan về tình hình tồn kho, từ đó có thể đưa ra quyết định kịp thời về việc bổ sung hoặc giảm lượng hàng lưu trữ.
• Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Phương pháp này không yêu cầu theo dõi hàng hóa hàng ngày, giúp giảm bớt thời gian và công sức trong việc kiểm soát hàng tồn kho.
• Giảm thiểu công việc ghi chép: Do không cần cập nhật dữ liệu thường xuyên, phương pháp kiểm kê định kỳ giúp giảm tải khối lượng công việc liên quan đến quản lý sổ sách và hồ sơ

Nhược điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho

Những nhược điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ có thể kể đến như sau:

• Khối lượng công việc cuối kỳ lớn: Toàn bộ hạch toán được thực hiện vào cuối kỳ, gây áp lực lớn cho bộ phận kế toán khi phải tổng hợp tài chính trong thời gian ngắn.
• Không theo dõi hàng hóa liên tục: Việc không cập nhật thường xuyên tình hình hàng hóa khiến doanh nghiệp khó điều chỉnh kịp thời hoạt động sản xuất và kinh doanh.
• Dễ sai sót trong kiểm kê: Kiểm kê tại một thời điểm duy nhất có thể gây sai sót, làm ảnh hưởng đến độ chính xác của báo cáo tài chính và hoạt động doanh nghiệp.

1.3 Nên áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ  hàng tồn kho trong mô hình doanh nghiệp nào?

Phương pháp kiểm kê định kỳ thường được áp dụng trong những doanh nghiệp với đặc điểm sau:

• Doanh nghiệp bán sản phẩm có giá trị thấp: Những doanh nghiệp chuyên kinh doanh các mặt hàng giá trị nhỏ, đa dạng và số lượng lớn thường sử dụng phương pháp này. Ví dụ, các cửa hàng bán lẻ hàng tiêu dùng hoặc văn phòng phẩm.
• Doanh nghiệp sản xuất hạn chế loại sản phẩm: Các doanh nghiệp chỉ sản xuất một hoặc một vài loại sản phẩm cụ thể thường áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ vì việc quản lý hàng tồn kho trở nên đơn giản hơn.

Ngược lại, phương pháp kiểm kê định kỳ ít được sử dụng ở các doanh nghiệp như:

• Ngành công nghiệp sản xuất và lắp đặt: Doanh nghiệp trong ngành sản xuất công nghiệp và lắp đặt máy móc thường cần theo dõi hàng tồn kho một cách liên tục để quản lý hiệu quả nguồn lực và quy trình sản xuất.
• Kinh doanh hàng hóa giá trị lớn: Các doanh nghiệp chuyên bán thiết bị, máy móc với giá trị lớn thường không áp dụng phương pháp này, vì họ cần cập nhật thường xuyên tình trạng hàng hóa để giảm thiểu rủi ro tài chính.

2. Tài khoản hàng tồn kho và nguyên tắc kế toán hàng tồn kho

2.1. Hàng tồn kho hạch toán vào tài khoản nào?

Với phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi sự biến động của vật tư và hàng hóa như nhập kho hay xuất kho không được theo dõi liên tục trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Thay vào đó, giá trị của vật tư và hàng hóa mua vào trong kỳ sẽ được ghi nhận trên một tài khoản riêng biệt, cụ thể là tài khoản 611 – Mua hàng.

2.2. Kết cấu và nội dung phản ánh TK 611

Kết cấu của tài khoản 611 – Mua hàng như sau:

• Bên Nợ
  • Ghi nhận giá gốc của hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ và dụng cụ tồn kho đầu kỳ theo kết quả kiểm kê.
  • Giá gốc của hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ và dụng cụ mua vào trong kỳ.
• Bên Có
  • Ghi nhận giá gốc của hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ và dụng cụ tồn kho cuối kỳ theo kết quả kiểm kê.
  • Giá gốc của hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ và dụng cụ xuất sử dụng trong kỳ hoặc giá gốc của hàng hóa xuất bán (nếu chưa xác định là đã bán trong kỳ).
  • Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ và hàng hóa trả lại cho người bán hoặc được giảm giá.

Tài khoản 611 không có số dư cuối kỳ

Tài khoản 611 có 2 tài khoản cấp 2:

• TK 6111 – Mua nguyên liệu, vật liệu: Ghi nhận giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào và sử dụng trong kỳ, đồng thời kết chuyển giá trị tồn kho từ đầu kỳ đến cuối kỳ.
• TK 6112 – Mua hàng hóa: Ghi nhận giá trị hàng hóa mua vào và bán ra trong kỳ, và kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho từ đầu kỳ đến cuối kỳ.

2.3. Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho

Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho được quy định như sau:

• Khi ghi nhận mua hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ, kế toán phải phản ánh trên tài khoản 611 theo giá gốc.
• Kế toán cần duy trì sổ chi tiết để theo dõi giá gốc hàng tồn kho mua vào cho từng loại nguyên liệu, vật liệu, công cụ và dụng cụ.
• Vào cuối kỳ, doanh nghiệp tổ chức kiểm kê từng loại để xác định số lượng và giá trị tồn kho cũng như hàng đã xuất kho trong kỳ.
• Dựa trên hóa đơn mua hàng, kế toán ghi nhận giá gốc mua vào tài khoản 611. Khi hàng hóa được xuất sử dụng hoặc xuất bán, việc ghi chép chỉ được thực hiện một lần vào cuối kỳ kế toán dựa trên kết quả kiểm kê.

3. Cách tính giá thành theo phương pháp kiểm kê định kỳ theo Thông tư 200

Hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,… khi xuất kho sẽ không được theo dõi, phản ánh thường xuyên mà sẽ được tính lại vào cuối kỳ dựa trên kết quả kiểm kê cuối cùng.

Công thức tính giá thành theo phương pháp kiểm kê định kỳ như sau:

Giá trị hàng xuất kho trong kỳ = Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + Tổng giá trị hàng nhập kho trong kỳ – Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ không yêu cầu phải theo dõi chi tiết từng danh mục hàng hóa mà tập trung vào việc xác định giá trị tồn kho cuối cùng, điều này mới là mối quan tâm chính của doanh nghiệp.

4. Hạch toán kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Có nhiều phương pháp tính giá hàng tồn kho, và mỗi phương pháp yêu cầu một cách hạch toán khác nhau. Dưới đây là một số nghiệp vụ kế toán cơ bản khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ cho hàng tồn kho:

Đầu kỳ kế toán: Kết chuyển giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, và hàng hóa tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê cuối kỳ trước), ghi:

• Nợ TK 611 – Mua hàng
• Có TK 152, 153, 156: Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa

Trong kỳ kế toán:

• Khi mua thêm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ hoặc hàng hóa, kế toán ghi:
  • Nợ TK 611 – Mua hàng (giá mua chưa bao gồm thuế GTGT)
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
  • Có TK 331, 111, 112
• Nếu được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hoặc trả lại hàng kém chất lượng, kế toán sẽ điều chỉnh trực tiếp trên tài khoản 611:
  • Nợ TK 111, 112, 331
  • Có TK 133
  • Có TK 611

Cuối kỳ:

• Kế toán kết chuyển giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu, công cụ, và hàng hóa tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê), ghi:
  • Nợ TK 152, 153, 156: Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa
  • Có TK 611 – Mua hàng (6111)
• Cùng lúc đó, kế toán xác định giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ và ghi:
  • Nợ các TK 621, 627, 641, 642…
  • Nợ TK 128, 222
  • Có TK 611

5. Bài tập kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Bài tập ví dụ về phương pháp kiểm kê định kỳ: Doanh nghiệp thương mại XYZ hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ và tính thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ.

Đầu kỳ, số dư của các tài khoản như sau:

• TK 152: 300.000.000 VND
• TK 156: 1.500.000.000 VND

Trong quý II năm N, có các nghiệp vụ phát sinh sau:

• Mua một lô hàng hóa theo hóa đơn GTGT:
  • Trị giá mua chưa thuế: 400.000.000 VND
  • Thuế GTGT: 10%
  • Tiền hàng chưa thanh toán, hàng đã về nhập kho.
• Mua 1 lô hàng hóa với giá trị chưa thuế: 220.000.000 VND, Thuế GTGT: 10%, chiết khấu thương mại 3%.
  • Tiền hàng đã thanh toán bằng tiền mặt.
  • Số hàng mua nhập kho đủ.
• Xuất kho bán một lô hàng
  • Giá bán chưa thuế: 500.000.000 VND
  • Thuế GTGT: 10%
  • Tiền hàng người mua chưa thanh toán
• Cuối kỳ kiểm kê hàng tồn kho trị giá hàng hóa còn trong kho: 1.200.000.000 VND

Hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho như sau:

Đầu kỳ: Kết chuyển giá trị hàng tồn kho đầu kỳ vào tài khoản mua hàng, ghi:

• Nợ TK 611: 1.800.000.000 VND
• Có TK 152: 300.000.000 VND
• Có TK 156: 1.500.000.000 VND

Các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ:

• Mua lô hàng hóa nhập kho, tiền chưa thanh toán, ghi:
  • Nợ TK 611: 400.000.000 VND
  • Nợ TK 133: 40.000.000 VND
  • Có TK 331: 440.000.000 VND
• Mua hàng về nhập kho, được hưởng chiết khấu thương mại, đã thanh toán bằng tiền mặt, ghi nhận như sau:
  • Số tiền hàng phải trả sau chiết khấu thương mại: 220.000.000 – 220.000.000 x 3% = 213.400.000 VND
  • Nợ TK 611: 213.400.000 VND
  • Nợ TK 133 21.340.000 VND
  • Có TK 111: 234.740.000 VND
• Xuất kho bán hàng, ghi:
  • Nợ TK 131: 550.000.000 VND
  • Có TK 511: 500.000.000 VND
  • Có TK 333: 50.000.000 VND
• Cuối kỳ kiểm kê hàng hóa:
  • Kết chuyển giá trị hàng tồn kho cuối kỳ vào tài khoản mua hàng, ghi:
    • Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu: 300.000.000 VND
    • Nợ TK 156 – Hàng hóa: 1.200.000.000 VND
    • Có TK 611 – Mua hàng: 1.500.000.000 VND
  • Tính giá trị hàng hóa xuất dùng trong kỳ, ghi:
    • Đầu kỳ: 1.800.000.000 VND
    • Mua thêm: 400.000.000 + 213.400.000 = 613.400.000 VND
    • Tổng: 1.800.000.000 + 613.400.000 = 2.413.400.000 VND
    • Cuối kỳ: 1.200.000.000 VND
    • Giá trị hàng hóa xuất dùng trong kỳ: 2.413.400.000 – 1.200.000.000 = 1.213.400.000 VND
  • Kết toán cuối kỳ, ghi:
    • Nợ TK 632: 1.213.400.000 VND
    • Có TK 611: 1.213.400.000 VND

Trên đây là toàn bộ thông tin về phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho mà AZTAX đã tổng hợp được. Hy vọng bài viết mang lại thông tin hữu ích cho bạn. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì trong việc kiểm kê định kỳ hàng tồn kho hãy liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089 để được hỗ trợ chuyên nghiệp và tận tình.