Kinh nghiệm quyết toán thuế đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa sai phạm và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Từ khâu rà soát hóa đơn, chứng từ đến việc tổng hợp báo cáo tài chính, mỗi bước đều cần được thực hiện cẩn trọng. Trong nội dung dưới đây, AZTAX sẽ tổng hợp những kinh nghiệm quyết toán thuế hữu ích, giúp doanh nghiệp tự tin hơn khi làm việc với cơ quan thuế và tránh được các khoản truy thu không mong muốn.
1. Tổng hợp những kinh nghiệm quyết toán thuế
1.1 Kinh nghiệm kê khai thuế GTGT
- Chỉ kê khai thuế khi có hóa đơn gốc (đối với mua hàng trong nước) hoặc chứng từ nộp thuế gốc (đối với hàng nhập khẩu). Trường hợp chưa có bản gốc, cần ghi chú để theo dõi và yêu cầu đối tác cung cấp đúng thời hạn.
- Việc kê khai dựa trên giấy nộp tiền thuế thay vì tờ khai hải quan để đảm bảo tính chính xác.
Lưu ý: Nếu kê khai theo tờ khai hải quan trước khi thực tế nộp thuế, số liệu giữa sổ sách và báo cáo thuế có thể chênh lệch.
- Sau khi kê khai và nộp báo cáo thuế, cần trích xuất dữ liệu ra file Excel và lưu trữ có hệ thống. Dù không cần nộp bảng kê mua vào/bán ra, vẫn nên lập file theo dõi để kiểm tra và đối chiếu khi cần.
1.2 Kinh nghiệm quyết toán thuế đối với hàng hóa
Mọi hàng hóa rời khỏi kho đều phải có hóa đơn, bao gồm cả hàng sử dụng nội bộ, hàng khuyến mãi hay biếu tặng. Hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong kiểm toán thuế.
1.3 Kinh nghiệm quyết toán thuế với hàng bảo hành
1.3.1 Đối với hàng bảo hành
Khi doanh nghiệp xuất hàng bảo hành để giao cho khách, nên lập hóa đơn nội bộ nhằm ghi nhận việc luân chuyển hàng hóa trong công ty. Nếu doanh nghiệp không đủ điều kiện xuất hóa đơn, cần chuẩn bị đầy đủ phiếu xuất kho và biên bản bàn giao làm chứng từ thay thế. Ngoài ra, kế toán vẫn cần lập hóa đơn cho chính công ty để thực hiện kê khai thuế GTGT đầu ra và đầu vào theo quy định, đảm bảo không vi phạm quy trình thuế.
1.3.2 Đối với hàng tồn kho cần thanh lý
Trường hợp doanh nghiệp có hàng tồn kho không thể tiêu thụ và buộc phải thanh lý, quy trình thanh lý phải được thực hiện đầy đủ, có biên bản xác nhận. Doanh nghiệp cần lập hóa đơn bán hàng thanh lý, dù bán lỗ, để được ghi nhận vào giá vốn hợp lý.
1.3.3 Đối với hàng xuất kho nhưng chưa lập hóa đơn kịp thời
Nếu hàng hóa đã xuất kho nhưng chưa lập hóa đơn ngay, sau đó mới phát hành hóa đơn, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin để đảm bảo phiếu xuất kho và hóa đơn khớp nhau. Trong trường hợp phát hiện sai lệch giữa chứng từ và hóa đơn, doanh nghiệp phải rà soát nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời. Lỗi này nếu bị cơ quan thuế kiểm tra và phát hiện sẽ bị xử phạt nghiêm trọng và rất khó giải trình.
1.4 Kinh nghiệm quyết toán về vấn đề hóa đơn
1.4.1 Lưu trữ hóa đơn đầu vào
- Hóa đơn nên được đục lỗ, đóng thành tập theo tháng/quý và sắp xếp theo thứ tự trên tờ khai thuế GTGT. Cần lưu kèm báo cáo sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế GTGT và tờ khai thuế TNCN (nếu áp dụng theo quý).
- In sổ cái tài khoản 133 để đối chiếu số dư và số phát sinh giữa kế toán và báo cáo thuế.
- Khi đóng tập, cần đảm bảo không che khuất các thông tin quan trọng trên hóa đơn.
- Những sai sót nhỏ như dấu câu hoặc viết tắt thường không ảnh hưởng đến quyết toán thuế.
1.4.2 Lưu trữ hóa đơn đầu ra
- Hóa đơn cần được đánh số theo thứ tự của từng cuốn để dễ dàng quản lý. Nếu là hóa đơn đặt in, số thứ tự đã có sẵn, còn hóa đơn mua từ cơ quan thuế chỉ có số seri, doanh nghiệp tự đánh số theo trình tự sử dụng. Ví dụ, nếu cuốn hóa đơn số 1 được sử dụng từ 01/01/2015 đến 31/01/2015, có thể dán nhãn bên ngoài ghi rõ thời gian sử dụng để dễ dàng tra cứu khi cần.
- Đối với hóa đơn hủy, cần lập danh sách các số bị hủy, dán nhãn bên trong trang bìa của cuốn hóa đơn để dễ nhận diện. Đồng thời, tạo một file Excel theo dõi xuyên suốt từ khi bắt đầu kinh doanh, giúp việc đối chiếu nhanh chóng khi cơ quan thuế kiểm tra, dù là nhiều năm sau vẫn có thể truy xuất dễ dàng.
- Khi cơ quan thuế kiểm tra, họ sẽ so sánh tình hình sử dụng hóa đơn với bảng kê đầu ra, đồng thời kiểm tra thực tế các cuốn hóa đơn để xác minh tính hợp lệ của hóa đơn hủy. Nếu không có biên bản hủy hợp lệ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt.
- Hóa đơn hủy ở liên 2 do khách hàng trả lại cần được dán vào cuốn hóa đơn, gạch chéo ghi chú hủy, sau đó kèm theo biên bản hủy để đảm bảo hồ sơ hợp lệ.
1.5 Quy định đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng
- Thanh toán bắt buộc phải thực hiện qua chuyển khoản giữa tài khoản công ty mua và công ty bán.
- Giấy nộp tiền vào tài khoản ngân hàng của người bán không được chấp nhận thay thế.
- Cần lưu giữ Ủy nhiệm chi (UNC) thanh toán cùng với hóa đơn để tiện đối chiếu khi cần.
- Nếu không cung cấp được chứng từ thanh toán, thuế GTGT đầu vào sẽ không được khấu trừ.
- Trường hợp thanh toán qua hình thức cấn trừ công nợ, phải có “biên bản cấn trừ công nợ” ký tên xác nhận giữa hai bên.
1.6 Các hóa đơn mua hàng hóa kèm bảng kê
Trong quá trình xuất hóa đơn, nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng bảng kê chi tiết đính kèm hóa đơn nhưng lại thiếu thông tin bắt buộc theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC. Cụ thể, bảng kê không có dấu xác nhận của bên bán (ví dụ: HĐ số 0152 – ngày 09/01/2013), thiếu thông tin về đơn vị bán hàng, đơn vị mua hàng, không có chữ ký của người bán, người mua và thủ trưởng đơn vị… Những thiếu sót này có thể khiến hóa đơn bị coi là không hợp lệ khi quyết toán thuế.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần lưu ý khi lưu trữ hóa đơn đầu vào, đầu ra. Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặt in đã được đánh số, nên quản lý và lưu trữ theo thứ tự cuốn và ngày sử dụng để dễ tra cứu khi cần. Doanh nghiệp nên ghi nhãn bên ngoài từng cuốn hóa đơn, thể hiện rõ số thứ tự và khoảng thời gian sử dụng.
Ví dụ: Cuốn hóa đơn số 1 có thời gian sử dụng từ 01/01/2015 đến 31/01/2015, nên dán nhãn ghi rõ: “Hóa đơn cuốn số 1 – 01/01/2015 đến 31/01/2015”. Việc này giúp kế toán dễ dàng tìm kiếm và đối chiếu khi cần làm việc với cơ quan thuế hoặc kiểm tra hồ sơ.
1.7 Lưu ý với hàng hóa phi mậu dịch
Đối với hàng hóa phi mậu dịch được nhà cung cấp gửi tặng, biếu hoặc cung cấp mẫu dùng thử, doanh nghiệp không phải chi trả tiền mua hàng hay thanh toán hóa đơn, mà chỉ phát sinh chi phí liên quan như thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (GTGT) và chi phí vận chuyển để nhận hàng về kho.
Trong trường hợp hàng hóa phi mậu dịch được sử dụng cho hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp vẫn có thể kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Tuy nhiên, trên thực tế, vẫn tồn tại một số trường hợp đặc biệt mà thuế GTGT của hàng hóa dạng này không đủ điều kiện khấu trừ.
Kinh nghiệm xử lý: Với hàng hóa phi mậu dịch, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục nhập kho và hạch toán đúng theo quy định, không cần lập hóa đơn bán hàng khi nhận hàng mẫu, quà tặng dạng này.
1.8 Xử lý hóa đơn mua hàng của công ty bỏ trốn khi quyết toán thuế
Trường hợp doanh nghiệp không may sử dụng phải hóa đơn của công ty đã bỏ trốn, hậu quả sẽ rất nghiêm trọng. Cụ thể, doanh nghiệp sẽ bị loại thuế GTGT đầu vào, khoản chi phí liên quan bị loại khỏi chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, đồng thời đối mặt với các mức xử phạt hành chính, phạt chậm nộp thuế. Nghiêm trọng hơn, nếu bị kết luận có dấu hiệu gian lận hoặc tiếp tay trốn thuế, doanh nghiệp có thể bị xử lý theo quy định pháp luật, mức phạt có thể tăng nặng.
Nếu phát hiện sớm hóa đơn liên quan đến công ty bỏ trốn, doanh nghiệp nên chủ động điều chỉnh báo cáo tài chính, tự loại bỏ hóa đơn vi phạm ra khỏi hồ sơ kê khai. Việc xử lý sớm sẽ giúp hạn chế tối đa thiệt hại và tránh bị cơ quan thuế áp dụng hình thức xử phạt nghiêm khắc.
Theo quy định hiện hành, mức phạt cao nhất có thể lên tới 70% giá trị thiệt hại. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải nộp lại số tiền thuế GTGT, thuế TNDN đã kê khai sai, kèm theo tiền phạt chậm nộp và các khoản xử phạt hành chính khác.
Lời khuyên: Doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát hóa đơn đầu vào, đặc biệt là những hóa đơn từ đối tác mới hoặc ít giao dịch. Khi phát hiện dấu hiệu nghi vấn, nên kịp thời loại bỏ và xử lý trước khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra.
1.9 Kinh nghiệm quyết toán thuế đối với chi phí lãi vay
1.9.1 Kinh nghiệm
- Không để tiền mặt tồn quỹ cao vào thời điểm ngân hàng giải ngân khoản vay.
- Nếu tồn quỹ cao hơn số tiền đi vay, chi phí lãi vay sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý.
- Để giảm quỹ tiền mặt, có thể làm phiếu chi hợp lý như:
- Cho nhân viên vay (có tính lãi).
- Chi phí marketing không có hóa đơn.
- Chi lương, thưởng, phụ cấp.
- Thanh toán trước tiền hàng hoặc các khoản chi khác.
- Các khoản chi không có hóa đơn cần ghi chú rõ để loại ra khi quyết toán thuế.
1.9.2 Nguyên nhân bị loại chi phí lãi vay
Nếu tại thời điểm vay, số dư tiền mặt lớn hơn số tiền vay thì thuế sẽ loại chi phí lãi vay. Lập luận rằng tiền vay dùng cho mục đích khác không được chấp nhận do cơ quan thuế làm theo thông tư hướng dẫn. Trường hợp tiền mặt công ty dùng để trả lương, nhập hàng, vẫn có thể cần vay vốn, nhưng thuế vẫn có quyền loại chi phí lãi vay.
- Không để quỹ tiền mặt âm, nếu quỹ tiền mặt bị âm, cần lập hợp đồng vay từ sếp hoặc cổ đông với lãi suất 0%. Khi có tiền mặt, làm thanh lý hợp đồng để trả lại khoản vay.
- Cân đối dòng tiền hợp lý
1.10 Kinh nghiệm quyết toán thuế đối với sổ phụ ngân hàng
Khi thực hiện quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ sổ phụ ngân hàng bao gồm: sổ phụ, giấy báo nợ/có, chứng từ giao dịch kèm theo như ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền, lệnh chi,… Tốt nhất nên tổng hợp và lưu trữ sao kê theo từng năm tài chính. Bộ phận kế toán nên chuẩn bị cả bản cứng (bản in) và file mềm được xuất từ hệ thống Internet Banking để thuận tiện trong việc kiểm tra và đối chiếu khi cần.
Thông thường, cơ quan thuế sẽ kiểm tra dựa trên bản sao chứng từ, sổ sách. Nếu phát sinh vấn đề cần xác minh, họ mới yêu cầu đối chiếu với bản gốc. Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động rà soát hồ sơ, nếu phát hiện thiếu chứng từ hoặc giấy tờ liên quan, cần nhanh chóng bổ sung đầy đủ. Trường hợp kế toán để sót chứng từ, không lưu trữ đúng quy định, khi bị cơ quan thuế kiểm tra có thể bị xử phạt và truy thu thuế.
1.11 Kinh nghiệm quyết toán thuế các khoản ăn uống tiếp khách
Qua quá trình rà soát, nhiều hóa đơn dịch vụ ăn uống, tiếp khách được phát hành trong giai đoạn 2012 – 2015 tồn tại một số lỗi phổ biến:
- Nhiều hóa đơn ghi phần tên hàng hóa, dịch vụ là “Tiếp khách”. Tuy nhiên, theo quy định về mã ngành nghề đăng ký kinh doanh, không có ngành nghề nào mang tên “Tiếp khách”. Do đó, việc lập hóa đơn với mô tả như vậy là không hợp lệ. Đây là lỗi thường gặp trên các hóa đơn bán hàng thông thường do hộ kinh doanh phát hành.
- Một số hóa đơn ghi chung chung như “Dịch vụ ăn uống”, “Ăn uống tiếp khách”, “Cơm tiếp khách” nhưng không kèm theo bảng kê chi tiết món ăn, đồ uống phục vụ trong bữa tiệc, gây thiếu minh bạch.
Theo quy định tại các văn bản thuế hiện hành như Thông tư 219/2014/TT-BTC (về điều kiện khấu trừ thuế GTGT) và Thông tư 78/2014/TT-BTC (về điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN), cơ quan thuế yêu cầu: Các hóa đơn chi phí tiếp khách phải ghi rõ: “Dịch vụ ăn uống” và đính kèm bảng kê đầy đủ các món ăn, đồ uống.
Việc lập hóa đơn không đầy đủ, thiếu bảng kê chi tiết sẽ dẫn đến rủi ro cao khi quyết toán thuế, dễ bị loại chi phí hoặc không được khấu trừ thuế GTGT.
Ngoài ra, theo quy định tại Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp, trong giai đoạn 2012 – 2014, các khoản chi phí tiếp khách, tiếp tân, lễ hội, khánh tiết, marketing, quảng cáo… sẽ được tính vào chi phí được trừ nhưng không vượt quá 15% tổng chi phí phát sinh (chưa bao gồm các chi phí thuộc nhóm này).
Lưu ý: Đối với doanh nghiệp hoạt động thương mại, tổng chi phí được trừ không bao gồm giá vốn hàng hóa bán ra. Trường hợp hàng hóa nhập khẩu, giá vốn tính bao gồm thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có).
1.12 Kinh nghiệm quyết toán thuế về chi phí xăng xe
Trong giai đoạn từ 2012 đến 2015, doanh nghiệp đã ghi nhận vào chi phí hợp lý và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào từ các hóa đơn liên quan đến chi phí xăng xe. Tuy nhiên, mức chi phí xăng xe trong một số năm khá cao (có năm lên tới khoảng xxx triệu đồng), đặt ra dấu hỏi về tính hợp lý so với mức tiêu hao nhiên liệu thực tế của phương tiện (trung bình từ 4 – 6 lít/100km đối với xe ô tô).
Để đảm bảo chi phí này hợp lệ và tránh rủi ro khi cơ quan thuế tiến hành thanh, kiểm tra, doanh nghiệp cần chủ động xây dựng và lưu trữ Lịch trình sử dụng xe. Nội dung lịch trình cần thể hiện rõ các thông tin như:
- Quãng đường di chuyển
- Chỉ số công tơ mét đầu và cuối hành trình
- Tình trạng phương tiện
- Lượng nhiên liệu tiêu hao
Việc quản lý chặt chẽ lịch trình sử dụng xe không chỉ giúp kiểm soát chi phí thực tế mà còn là căn cứ quan trọng khi chứng minh tính hợp lý của khoản chi phí xăng xe, đảm bảo đáp ứng đầy đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
2. Hồ sơ cần chuẩn bị khi quyết toán thuế
Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro khi quyết toán thuế. Dưới đây là danh sách tài liệu cần chuẩn bị kèm theo những lưu ý quan trọng trong quá trình thực hiện chuẩn bị.
2.1 Hồ Sơ Pháp Lý Của Doanh Nghiệp
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Giấy chứng nhận đầu tư (nếu có).
- Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật.
- Điều lệ hoạt động của doanh nghiệp.
- Quy chế tài chính và quy định về lương, thưởng nội bộ công ty.
- Văn bản đăng ký với cơ quan thuế về phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ).
- Thông báo tài khoản ngân hàng sau khi đã đăng ký thành công.
2.2 Hồ sơ khai thuế
- Tờ khai thuế giá trị gia tăng (VAT) định kỳ.
- Tờ khai thuế vãng lai và thuế nhà thầu nước ngoài (nếu có phát sinh).
- Bảng kê chi tiết hóa đơn mua vào, bán ra đối với hàng hóa, dịch vụ.
- Thông báo phát hành hóa đơn và Hợp đồng in hóa đơn với đơn vị in ấn.
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo từng kỳ kê khai.
- Bộ báo cáo tài chính theo năm tài chính.
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo quy định.
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của người lao động.
2.3 Hồ sơ về lương, thưởng và ngày phép
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ liên quan đến chính sách tiền lương, thưởng và chế độ phép năm, bao gồm:
- Hồ sơ cá nhân của người lao động.
- Hợp đồng lao động đã ký kết.
- Quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương và các quyết định liên quan.
- Bảng chấm công hàng tháng.
- Bảng tính và thanh toán tiền lương, tiền thưởng.
- Giấy đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người lao động.
- Bản cam kết thu nhập mẫu 02/CK-TNCN (nếu có).
- Giấy ủy quyền thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
- Danh sách đăng ký mã số thuế cho cá nhân.
- Thông báo và chứng từ nộp tiền bảo hiểm bắt buộc.
2.4 Hồ sơ công nợ
- Hợp đồng kinh tế đầu vào và đầu ra.
- Phụ lục hợp đồng kinh tế (nếu có phát sinh điều chỉnh).
- Biên bản đối chiếu công nợ định kỳ.
2.5 Hồ sơ vay nợ
- Hợp đồng vay vốn ký với tổ chức tín dụng hoặc cá nhân.
- Chứng từ thanh toán gốc và lãi vay (Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ…).
2.6 Hồ sơ chứng từ kế toán
- Hóa đơn mua vào, bán ra.
- Tờ khai hải quan, giấy nộp thuế vào ngân sách nhà nước.
- Phiếu thu, phiếu chi.
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
- Phiếu kế toán khác liên quan đến nghiệp vụ phát sinh.
- Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn theo mẫu 01/TNDN.
- Sổ phụ tài khoản ngân hàng kèm chứng từ giao dịch.
2.7 Hồ sơ sổ sách kế toán
- Sổ nhật ký chung.
- Sổ quỹ tiền mặt.
- Sổ nhật ký mua hàng và bán hàng.
- Sổ cái tài khoản cho toàn bộ tài khoản phát sinh.
- Sổ chi tiết tài khoản theo dõi từng tài khoản cụ thể.
- Sổ chi tiết quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng (chi tiết từng tài khoản ngân hàng).
- Bảng tính khấu hao tài sản cố định.
- Bảng phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC), chi phí trả trước.
- Bảng định mức nguyên vật liệu phục vụ sản xuất kinh doanh.
- Bảng dự toán và quyết toán công trình (nếu doanh nghiệp có hoạt động xây dựng).
- Bảng chi tiết nhập – xuất – tồn kho hàng hóa.
- Sổ tổng hợp và chi tiết các khoản công nợ phải thu, phải trả.
- Sổ chi tiết các khoản vay nợ tài chính.
3. Các lưu ý khi quyết toán thuế
3.1 Hóa Đơn Tạm Ứng Khi Ký Hợp Đồng (Thanh Toán 30%)
- Lý do xuất hóa đơn: Khi ký hợp đồng và khách hàng thanh toán trước 30% giá trị hợp đồng, bạn cần xuất hóa đơn cho số tiền này.
- Chú ý: Đây là hóa đơn tạm ứng, vì vậy bạn cần theo dõi và khi công trình hoàn thành hoặc khi tiến hành thanh toán tiếp theo, bạn cần điều chỉnh hoặc phát hành thêm hóa đơn.
- Giải pháp: Hãy cập nhật thường xuyên về tiến độ công trình để điều chỉnh hóa đơn khi cần thiết (khi có thay đổi về số tiền thanh toán hoặc khi nghiệm thu công trình).
3.2 Sai Sót Trong Hóa Đơn (Chênh Lệch Một Số Tiền Nhỏ)
- Trường hợp sai sót nhỏ: Nếu có sự sai lệch trong hóa đơn chỉ vài đồng hoặc vài trăm nghìn đồng, bạn có thể không cần điều chỉnh.
- Trường hợp sai sót lớn: Nếu sai số tiền lớn hơn, cần lập tờ khai bổ sung để điều chỉnh số liệu.
- Giải pháp:
- Đối với mức chênh lệch nhỏ: Bạn có thể bỏ qua nếu mức độ sai lệch không đáng kể.
- Đối với sai sót lớn hơn: Cần phải lập tờ khai bổ sung và kèm theo bản sao các hóa đơn sai sót trong tờ khai điều chỉnh.
3.3 Hóa Đơn Với Giá Trị Lớn Và Công Nợ Lâu Dài
- Vấn đề công nợ kéo dài: Nếu công nợ phát sinh từ các hóa đơn có giá trị cao (ví dụ lớn hơn 20 triệu đồng) nhưng không được thanh toán sau nhiều năm, cơ quan thuế có thể yêu cầu bạn giải trình.
- Giải pháp:
- Bạn cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ hợp lệ như hợp đồng, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán.
- Trong các ngành xây dựng, công nợ thường xuyên bị kéo dài do thiếu vốn lưu động, tuy nhiên, cần có giải trình hợp lý khi có thanh kiểm tra thuế.
3.4 Công Trình Đã Nghiệm Thu Nhưng Chưa Xuất Hóa Đơn
- Lỗi thường gặp: Công trình đã nghiệm thu xong, bạn đã nhận tiền tạm ứng nhưng chưa xuất hóa đơn.
- Giải pháp:
- Bạn cần xuất hóa đơn bổ sung cho những khoản tạm ứng đã nhận.
- Hãy ghi rõ trong hợp đồng rằng tạm ứng không cần hóa đơn, và chỉ xuất hóa đơn khi có nghiệm thu hoàn thành công trình.
3.5 Đối Chiếu Vật Liệu Và Dự Toán
- Vấn đề khi xuất kho vật liệu: Nếu nhận thấy có sự chênh lệch giữa vật liệu xuất kho và dự toán công trình, cơ quan thuế có thể yêu cầu đối chiếu.
- Giải pháp:
- Bạn cần rà soát kỹ và đối chiếu số liệu vật liệu xuất kho với dự toán.
- Nếu có sự vượt quá định mức, bạn phải có giải trình hợp lý và có các biện pháp điều chỉnh cho phù hợp.
3.6 Mất Chứng Từ Ngân Hàng
- Vấn đề thường gặp: Chứng từ ngân hàng (UNC, sao kê) bị mất trong quá trình lưu trữ.
- Giải pháp:
- Bạn cần gửi yêu cầu sao y trích lục từ ngân hàng để phục hồi chứng từ đã mất.
- Nếu không thể lấy lại, bạn có thể dùng sao kê ngân hàng hoặc giấy báo nợ làm chứng từ thay thế.
3.7 Mua Nguyên Vật Liệu Không Có Vận Chuyển Chính Hãng
- Lỗi phát sinh: Mua nguyên vật liệu từ các địa phương khác mà không có chứng từ vận chuyển hợp lệ.
- Giải pháp:
- Nếu có vận chuyển, yêu cầu cung cấp các chứng từ vận chuyển hợp lệ (hợp đồng thuê xe, kế hoạch vận chuyển).
- Nếu mua từ bên thứ ba và không sử dụng phương tiện của công ty, cần có hợp đồng thuê vận chuyển hoặc các chứng từ xác nhận vận chuyển của bên cung cấp.
3.8 Giải Trình Vật Liệu Dùng Cho Công Trình
- Lỗi phát sinh: Nếu chỉ giao khoán nhân công và không cung cấp vật tư, việc giải trình về vật liệu thi công có thể gặp khó khăn.
- Giải pháp:
- Bạn cần có các hợp đồng, báo giá hoặc phụ lục hợp đồng ghi rõ chi tiết vật liệu được sử dụng trong công trình.
- Đảm bảo rằng chủ đầu tư cũng có xác nhận về các vật liệu này để tránh bất kỳ sự tranh cãi nào trong tương lai.
3.9 Chuyển Lỗ Thuế
- Vấn đề khi chuyển lỗ: Trong trường hợp doanh nghiệp có lỗ và muốn chuyển lỗ sang các năm tiếp theo.
- Giải pháp:
- Bạn cần đính kèm phụ lục 03-2A khi quyết toán thuế.
- Nếu năm nay ghi nhận có lãi, ghi nhận số lỗ chuyển cho các năm trước vào cột “Số lỗ cần chuyển”.
- Nếu năm nay vẫn có lỗ, để trống mục trên, chỉ cần lưu trữ số lỗ theo dõi.
3.10 Quyết Toán Thuế TNDN
- Vấn đề về thuế TNDN: Khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, có thể xảy ra các sai lệch trong hạch toán hoặc thiếu chi phí được trừ.
- Giải pháp:
- Điều chỉnh các chỉ tiêu từ B2 đến B7 trong tờ khai thuế TNDN để tránh sai sót.
- Chú ý đến các khoản phí không hợp lệ và ghi rõ trong chỉ tiêu B4.
- Nếu có hóa đơn sai sót từ năm trước đã bị truy thu, ghi vào các chỉ tiêu B9 đến B11 để điều chỉnh.
3.11 Quyết Toán Thuế TNCN
- Vấn đề về thuế TNCN: Khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên.
- Giải pháp:
- Giảm trừ bản thân: Với nhân viên có hợp đồng dài hạn (trên 3 tháng), bạn cần giảm trừ 9 triệu đồng/tháng (từ 1/7/2020 giảm lên 11 triệu).
- Giảm trừ người phụ thuộc: Nếu nhân viên có người phụ thuộc, giảm trừ 3.6 triệu đồng/tháng (tăng lên 4.4 triệu từ 1/7/2020).
- Cam kết thuế TNCN: Đảm bảo các nhân viên ký cam kết thuế khi thu nhập dưới 2 triệu đồng/tháng không phải khấu trừ thuế.
3.12 Lỗi Liên Quan Đến Thuế Trong Ngành Xây Dựng
- Điều chỉnh thuế GTGT: Nếu có yêu cầu thanh tra thuế, bạn phải kê khai bổ sung giảm thuế VAT đã khấu trừ vào chỉ tiêu [37].
- Xử lý chênh lệch hàng tồn kho: Nếu phát hiện thiếu hụt hoặc thừa hàng hóa, cần lập biên bản và điều chỉnh lại số liệu trong sổ sách.
- Hạch toán thiếu hoặc thừa nguyên liệu: Trong trường hợp có thiếu hụt hay thừa nguyên liệu, phải có giải trình hợp lý và xử lý theo quy định của pháp luật.
4. Kinh Nghiệm khi Cơ Quan Thuế xuống kiểm tra
Quyết toán thuế là một công việc quan trọng và không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Nếu kế toán thiếu kinh nghiệm hoặc không chuẩn bị kỹ càng, sẽ rất khó bảo vệ quyền lợi của công ty khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra. Dưới đây là những kinh nghiệm từ các kế toán trưởng tại Kế toán Lê Ánh, giúp bạn sẵn sàng cho quá trình quyết toán thuế một cách thuận lợi nhất.
4.1 Các công việc kế toán cần chuẩn bị trước khi quyết toán thuế
Khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra để tránh sai sót gây bất lợi, bạn cần chuẩn bị những công việc sau đây:
- Kiểm tra chứng từ kế toán: Đảm bảo rằng các chứng từ, hóa đơn, tài liệu liên quan đầy đủ và hợp lệ.
- Kiểm tra định khoản, hạch toán nghiệp vụ: Đảm bảo tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được hạch toán chính xác.
- Kiểm tra tờ khai thuế VAT: Việc kiểm tra kĩ lương nhằm đảm bảo việc kê khai thuế VAT hàng tháng là chính xác và đầy đủ.
- Kiểm tra báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp: Xem lại báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, đảm bảo tính chính xác.
- Kiểm tra hồ sơ thuế thu nhập cá nhân: Đảm bảo rằng hồ sơ của nhân viên đã được chuẩn bị đầy đủ và chính xác.
- Kiểm tra báo cáo tài chính: Đảm bảo các báo cáo tài chính được lập đúng quy định pháp luật.
- Điều chỉnh các sai sót: Xem xét lại các sai sót trong sổ sách và báo cáo thuế, thực hiện điều chỉnh kịp thời.
- Thiết lập lại sổ sách kế toán: Sổ sách phải tuân thủ đầy đủ quy định của các luật thuế hiện hành.
- Giải trình với cơ quan thuế: Chuẩn bị tốt tâm lý và thông tin để làm việc với cơ quan thuế khi cần.
4.2 Các loại sổ sách và chứng từ cần chuẩn bị
Dưới đây là những tài liệu quan trọng mà bạn cần chuẩn bị trước khi quyết toán thuế:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh: Giấy phép thành lập doanh nghiệp.
- Phiếu thu, chi, nhập, xuất: Đảm bảo rằng tất cả các phiếu thu, chi, nhập xuất đều được lưu trữ lại và sắp xếp hợp lý.
- Tờ khai thuế: Chuẩn bị đầy đủ các tờ khai thuế của các tháng trong năm.
- Sổ sách kế toán: Đảm bảo các sổ sách như sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản, thẻ kho, sổ kho… đều được in ra, ký tên và đóng dấu đầy đủ.
- Chứng từ: Các hóa đơn mua vào, bán ra, giấy nộp tiền vào NSNN, bảng lương, hợp đồng lao động… cần được sắp xếp và kiểm tra kỹ lưỡng.
- Hóa đơn mua vào và bán ra: Kiểm tra việc kê khai hóa đơn trong phụ lục tờ khai có chính xác, đầy đủ, hợp pháp không.
- Các khoản chi phí: Xem xét các chi phí như tiền lương, bảo hiểm xã hội, chi phí quảng cáo, khuyến mãi… có đầy đủ chứng từ hợp lệ không.
- Tài sản cố định: Kiểm tra việc trích khấu hao tài sản cố định đảm bảo đúng theo quy định và xem thẻ theo dõi tài sản cố định có được lập không.
- Giấy nộp tiền vào NSNN: Đảm bảo giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước đầy đủ để đối chiếu công nợ thuế.
- Báo cáo tài chính: Bao gồm các báo cáo như bảng cân đối kế toán, bảng kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ…
4.3 Kinh nghiệm đón tiếp cơ quan thuế
Khi cơ quan thuế đến làm việc, có một số điểm bạn cần chú ý để quá trình kiểm tra diễn ra suôn sẻ:
- Lịch kiểm tra: Bạn có thể đề nghị một lịch kiểm tra phù hợp với công ty, tránh các ngày công ty đang bận rộn làm báo cáo thuế.
- Chuẩn bị phòng làm việc riêng: Cung cấp một không gian riêng biệt cho đoàn thuế việc này giúp tránh nhân viên công ty trao đổi thông tin không chính thức.
- Quỹ đón tiếp thuế: Thành lập một quỹ nhỏ để chi cho việc đón tiếp cơ quan thuế (như trà nước, chi phí đi lại…). Tuy nhiên, đây chỉ là chi phí đón tiếp hợp lý, không liên quan đến các khoản phong bì hay vi phạm pháp luật.
- Mối quan hệ tốt với cơ quan thuế: Trong suốt quá trình kiểm tra, bạn có thể đáp ứng một số yêu cầu hợp lý như xe đưa đón, ăn uống, nhưng cần từ chối khéo léo nếu yêu cầu quá đáng.
- Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi cơ quan thuế đến: Trước khi cơ quan thuế đến, bạn có thể đề nghị công ty thuê một đơn vị kiểm toán độc lập hoặc các bộ phận nội bộ kiểm tra lại hệ thống kế toán, số liệu để đảm bảo không còn sai sót lớn.
Kinh nghiệm quyết toán thuế là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và hạn chế rủi ro pháp lý. Việc nắm rõ quy định và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ giúp quá trình thanh tra diễn ra thuận lợi, tránh các sai sót không đáng có. Doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra sổ sách, chứng từ để đảm bảo tuân thủ đúng quy định. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết về kinh nghiệm quyết toán thuế, hãy liên hệ ngay đến AZTAX qua HOTLINE: 0932 383 089 để được tư vấn kịp thời!
