Chi phí trả trước là mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp. Việc hạch toán chi phí trả trước như chi phí đặt cọc thuê cơ sở hạ tầng, văn phòng, bảo hiểm và các khoản tương tự phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật. Bài viết sau đây của AZTAX sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán chi phí trả trước – Tài khoản 242 theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và các vấn đề liên quan về tài khoản 242 – Chi phí tài chính. Cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
1. Tổng quan tài khoản 242 – Chi phí trả trước
1.1 TK 242 là tài khoản gì?
Tài khoản 242 – Chi phí trả trước là tài khoản này dùng để ghi nhận các chi phí đã phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ kế toán, và để kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí của các kỳ kế toán sau.
1.2 Nguyên tắc kế toán tài khoản 242
Nguyên tắc kế toán tài khoản 242 – Chi phí trả trước dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên hệ đến kết quả hoạt động SXKD của nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí SXKD của các kỳ kế toán sau.
Nguyên tắc kế toán tài khoản 242 được quy định tại khoản 1, điều 47 của Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:
Điều 47. Tài khoản 242 – Chi phí trả trước
1. Nguyên tắc kế toán
a) Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động SXKD của nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí SXKD của các kỳ kế toán sau.
b) Các nội dung được phản ánh là chi phí trả trước, gồm:
– Chi phí trả trước về thuê cơ sở hạ tầng, thuê hoạt động TSCĐ (quyền sử dụng đất, nhà xưởng, kho bãi, văn phòng làm việc, cửa hàng và TSCĐ khác) phục vụ cho sản xuất, kinh doanh nhiều kỳ kế toán.
– Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo, quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động được phân bổ tối đa không quá 3 năm;
– Chi phí mua bảo hiểm (bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân xe, bảo hiểm tài sản,…) và các loại lệ phí mà doanh nghiệp mua và trả một lần cho nhiều kỳ kế toán;
– Công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán;
– Chi phí đi vay trả trước về lãi tiền vay hoặc lãi trái phiếu ngay khi phát hành;
– Chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, phân bổ tối đa không quá 3 năm;
– Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê tài chính;
– Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê hoạt động;
– Trường hợp hợp nhất kinh doanh không dẫn đến quan hệ công ty mẹ – công ty con có phát sinh lợi thế thương mại hoặc khi cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước có phát sinh lợi thế kinh doanh;
– Các khoản chi phí trả trước khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh của nhiều kỳ kế toán.
Chi phí nghiên cứu và chi phí cho giai đoạn triển khai không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ vô hình được ghi nhận ngay là chi phí sản xuất kinh doanh, không ghi nhận là chi phí trả trước.
c) Việc tính và phân bổ chi phí trả trước vào chi phí SXKD từng kỳ kế toán phải căn cứ vào tính chất, mức độ từng loại chi phí để lựa chọn phương pháp và tiêu thức hợp lý.
d) Kế toán phải theo dõi chi tiết từng khoản chi phí trả trước theo từng kỳ hạn trả trước đã phát sinh, đã phân bổ vào các đối tượng chịu chi phí của từng kỳ kế toán và số còn lại chưa phân bổ vào chi phí.
đ) Đối với các khoản chi phí trả trước bằng ngoại tệ, trường hợp tại thời điểm lập báo cáo có bằng chứng chắc chắn về việc người bán không thể cung cấp hàng hoá, dịch vụ và doanh nghiệp sẽ chắc chắn nhận lại các khoản trả trước bằng ngoại tệ thì được coi là các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ và phải đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm báo cáo (là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch)
1.3 Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 242 – Chi phí trả trước
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 242 – Chi phí trả trước được quy định rõ trong Thông tư 200/2014/TT-BTC với các khoản chi phí trả trước được ghi nhận bên Nợ khi phát sinh và bên Có khi đã được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Số dư bên Nợ của tài khoản này phản ánh các chi phí trả trước chưa được hạch toán vào chi phí trong kỳ.
Theo quy định tại khoản 2, điều 47 của Thông tư 200/2014/TT-BTC về nguyên tắc kế toán của tài khoản 242 được quy định như sau:
- Bên Nợ: Ghi nhận các khoản chi phí trả trước phát sinh trong kỳ.
- Bên Có: Ghi nhận các khoản chi phí trả trước đã được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
- Số dư bên Nợ: Được sử dụng để ghi nhận các khoản chi phí trả trước chưa được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
2. Hướng dẫn hạch toán chi phí trả trước – Tài khoản 242 theo thông tư 200
Dưới đây là hướng dẫn hạch toán chi phí trả trước – Tài khoản 242 theo thông tư 200
2.1 Khi phát sinh chi phí trả trước phải bổ chi phí trả trước vào nhiều kỳ
Khi phát sinh chi phí trả trước phải bổ chi phí trả trước vào nhiều kỳ, ghi:
- Nợ vào TK 242 – Chi phí trả trước
- Có vào các TK 111, 112, 153, 331, 334, 338,…
Định kỳ phân bổ chi phí trả trước vào chi phí hoạt động dựa theo nội dung của những khoản chi phí trả trước để phân bổ vào những tài khoản chi phí có liên quan, ghi:
- Nợ vào TK 631 – Chi hoạt động BHTG (bảo hiểm tiền gửi)
- Nợ vào TK 635 – Chi phí tài chính
- Nợ vào TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Có vào TK 242 – Chi phí trả trước.
2.2 Khi trả trước tiền thuê TSCĐ theo phương thức thuê hoạt động cho nhiều kỳ
Thuê tài sản cố định theo phương thức thuê hoạt động cho nhiều kỳ, ghi:
- Nợ vào TK 242 – Chi phí trả trước
- Có vào các TK 111, 112
Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí trả trước tiền thuê TSCĐ vào chi phí hoạt động trong kỳ, ghi:
- Nợ vào TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Có vào TK 242 – Chi phí trả trước.
2.3 Khi xuất dùng công cụ, dụng cụ phục vụ hoạt động của đơn vị trong nhiều kỳ
Khi xuất dùng, ghi:
- Nợ tài khoản 242 – Chi phí trả trước.
- Có tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ.
Định kỳ phân bổ giá trị của các công cụ, dụng cụ đã xuất kho theo phương pháp hợp lý. Việc phân bổ chi phí được căn cứ vào thời gian sử dụng tham gia vào hoạt động, ghi:
- Nợ tài khoản 631 – Chi hoạt động BHTG
- Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Có tài khoản 242 – Chi phí trả trước.
2.4 Mua TSCĐ và bất động sản đầu tư theo phương thức trả chậm, trả góp
Khi mua TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình hoặc bất động sản đầu tư bằng phương thức trả chậm, trả góp và đưa vào sử dụng ngay cho sản xuất kinh doanh, hoặc để nắm giữ chờ tăng giá hoặc cho thuê, ghi như sau:
- Nợ các tài khoản 211, 213, 217 (nguyên giá – ghi theo giá mua trả tiền ngay)
- Nếu có, nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Nếu có, nợ tài khoản 242 – Chi phí trả trước (phần lãi trả chậm là chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán trừ đi giá mua trả tiền ngay và thuế GTGT)
- Có tài khoản 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
Định kỳ khi thanh toán tiền cho người bán, kế toán ghi:
- Nợ tài khoản 331 – Phải trả cho người bán
- Có các tài khoản 111, 112 (bao gồm cả số tiền phải trả định kỳ cho giá gốc và lãi trả chậm, trả góp).
Định kỳ, tính vào chi phí số tiền lãi trả chậm, trả góp phải trả, ghi:
- Nợ tài khoản 635 – Chi phí tài chính
- Có tài khoản 242 – Chi phí trả trước.
2.5 Chi phí sửa chữa TSCĐ lớn không trích trước phải phân bổ vào các kỳ
Trường hợp chi phí sửa chữa TSCĐ lớn và không trích trước, phải phân bổ chi phí vào nhiều kỳ kế toán sau khi hoàn thành sửa chữa
Để kết chuyển chi phí sửa chữa TSCĐ vào tài khoản chi phí trả trước, ghi như sau:
- Nợ tài khoản 242 – Chi phí trả trước.
- Có tài khoản 241 – XDCB dở dang (2413).
Định kỳ, khi tính và phân bổ chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí hoạt động trong kỳ, ghi:
- Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Có tài khoản 242 – Chi phí trả trước.
2.6 Trường hợp doanh nghiệp trả trước lãi tiền vay cho bên cho vay
Khi trả trước lãi tiền vay, ghi như sau:
- Nợ tài khoản 242 – Chi phí trả trước
- Có các tài khoản 111, 112.
Định kỳ, khi phân bổ lãi tiền vay theo số phải trả từng kỳ vào chi phí tài chính hoặc vốn hóa tính vào giá trị tài sản dở dang, thực hiện như sau:
- Nợ tài khoản 635 – Chi phí tài chính (chi phí vay ghi vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ)
Nếu chi phí vay được vốn hóa vào giá trị tài sản đầu tư xây dựng dở dang:
- Nợ tài khoản 241 – XDCB dở dang
Nếu chi phí vay được vốn hóa vào giá trị tài sản sản xuất dở dang:
- Nợ tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung
- Có tài khoản 242 – Chi phí trả trước.
2.7 Trường hợp phát hành trái phiếu và trả trước lãi
Khi doanh nghiệp phát hành trái phiếu theo mệnh giá để huy động vốn vay, nếu doanh nghiệp trả trước lãi trái phiếu ngay khi phát hành, chi phí lãi vay được phản ánh vào bên Nợ TK 242 (chi tiết lãi trái phiếu trả trước), sau đó phân bổ dần vào các đối tượng chịu chi phí.
Tại thời điểm phát hành trái phiếu, ghi như sau:
- Nợ các tài khoản 111, 112 (tổng số tiền thu được thực tế)
- Nợ tài khoản 242 – Chi phí trả trước (chi tiết lãi trả trước của trái phiếu)
- Có tài khoản 34311 – Mệnh giá trái phiếu.
Định kỳ, khi phân bổ lãi trả trước của trái phiếu vào chi phí vay từng kỳ, thực hiện như sau:
- Nếu lãi trả trước tính vào chi phí tài chính trong kỳ:
- Nợ tài khoản 635 – Chi phí tài chính
- Nếu lãi trả trước được vốn hóa vào giá trị tài sản đầu tư xây dựng dở dang:
- Nợ tài khoản 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
- Nếu lãi trả trước được vốn hóa vào giá trị tài sản sản xuất dở dang:
- Nợ tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung
- Có tài khoản 242 – Chi phí trả trước (ghi số lãi trả trước được phân bổ trong kỳ).
2.8 Hợp nhất kinh doanh không tạo ra quan hệ công ty mẹ – con
Nếu hợp nhất kinh doanh không dẫn đến quan hệ công ty mẹ – công ty con (mua tài sản thuần), tại ngày mua nếu phát sinh lợi thế thương mại
Khi việc mua bán trong quá trình hợp nhất kinh doanh được bên mua thanh toán bằng tiền hoặc các khoản tương đương tiền, ghi như sau:
- Nợ các tài khoản 131, 138, 152, 153, 155, 156, 211, 213, 217,… (theo giá trị hợp lý của các tài sản đã mua)
- Nợ tài khoản 242 – Chi phí trả trước (chi tiết lợi thế thương mại)
- Có các tài khoản 331, 3411,… (theo giá trị hợp lý của các khoản nợ phải trả và nợ tiềm tàng phải gánh chịu)
- Có các tài khoản 111, 112, 121 (số tiền hoặc các khoản tương đương tiền bên mua đã thanh toán).
Nếu việc mua bán được thực hiện bằng việc bên mua phát hành cổ phiếu, ghi như sau:
- Nợ các tài khoản 131, 138, 152, 153, 155, 156, 211, 213, 217,… (theo giá trị hợp lý của các tài sản đã mua)
- Nợ tài khoản 242 – Chi phí trả trước (chi tiết lợi thế thương mại)
- Nợ tài khoản 4112 – Thặng dư vốn cổ phần (nếu giá phát hành cổ phiếu nhỏ hơn mệnh giá)
- Có tài khoản 4111 – Vốn góp của chủ sở hữu (theo mệnh giá)
- Có các tài khoản 331, 3411,… (theo giá trị hợp lý của các khoản nợ phải trả và nợ tiềm tàng phải gánh chịu)
- Có tài khoản 4112 – Thặng dư vốn cổ phần (nếu giá phát hành cổ phiếu lớn hơn mệnh giá).
2.9 Kết chuyển lỗ chênh lệch tỷ giá chưa phân bổ từ TK 242 sang TK 635
Các doanh nghiệp chưa phân bổ hết lỗ chênh lệch tỷ giá trong giai đoạn trước hoạt động phải kết chuyển toàn bộ số lỗ lũy kế đang theo dõi trên TK 242 sang TK 635 – Chi phí tài chính để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ
- Nợ vào TK 635 – Chi phí tài chính
- Có vào TK 242 – Chi phí trả trước.
2.10 Đánh giá tăng vốn Nhà nước khi kiểm kê tài sản cổ phần hóa
Khi kiểm kê tài sản tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hóa doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, nếu khoản tiền thuê đất trả trước không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ vô hình, được đánh giá tăng vốn Nhà nước:
- Nợ vào TK 242 – Chi phí trả trước
- Có vào TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
2.11 Tăng vốn và ghi nhận lợi thế kinh doanh khi giá trị thực tế lớn hơn giá trị ghi sổ
Khi kiểm kê tài sản tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hóa doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, nếu giá trị thực tế của vốn Nhà nước lớn hơn giá trị ghi sổ của vốn Nhà nước, kế toán ghi tăng vốn Nhà nước và ghi nhận phần chênh lệch là lợi thế kinh doanh
- Nợ vào TK 242 – Chi phí trả trước
- Có vào TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
2.12 Lợi thế kinh doanh khi cổ phần hóa và phân bổ tối đa 3 năm
Lợi thế kinh doanh phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước được phản ánh trên TK 242 và phân bổ dần tối đa không quá 3 năm
- Nợ vào TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Có vào TK 242 – Chi phí trả trước.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán trích trước chi phí
3. Các câu hỏi thường gặp
3.1 Chi phí trả trước là gì?
Chi phí trả trước là những khoản chi đã được thanh toán trong một kỳ kế toán cụ thể nhưng phục vụ cho hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán sau. Đây là các chi phí được ghi nhận trước và sẽ được phân bổ dần vào các kỳ sau để phù hợp với thời gian hưởng lợi.
Ví dụ về chi phí trả trước
Doanh nghiệp có thể thanh toán trước cho hợp đồng quảng cáo trên một trang web kéo dài trong một năm. Số tiền chi trả cho quảng cáo này vào đầu năm sẽ được coi là chi phí trả trước cho 11 tháng kế tiếp. Theo định kỳ hàng tháng, công ty sẽ phân bổ khoản chi phí này vào chi phí của từng tháng trong năm.
3.2 Nguyên tắc ghi nhận chi phí trả trước
Chi phí trả trước ban đầu được ghi nhận là tài sản trên bảng cân đối kế toán của công ty.
Trong các kỳ kế toán sau, chi phí trả trước được kết chuyển vào chi phí SXKD tương ứng.
3.3 Chi phí trả trước dài hạn là gì?
Đây là một khoản chi phí mà doanh nghiệp đã chi để mua tài sản phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty. Chi phí này liên quan đến nhiều kỳ kế toán, thường kéo dài từ 2 năm tài chính trở lên, và chưa được ghi nhận toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh ngay lập tức. Thay vào đó, nó sẽ được phân bổ dần vào các kỳ kế toán tiếp theo.
Trên đây là toàn bộ thông tin về hạch toán chi phí tài chính – tài khoản 242 theo thông tư 200 mà AZTAX đã tổng hợp được. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn trong công việc kế toán doanh nghiệp. Nếu gặp khó khăn trong việc hạch toán chi phí tài chính hãy gọi ngay cho chúng tôi qua số HOTLINE: 0932.383.089 để được hỗ trợ nhanh nhất nhé!
