Thủ tục đăng ký tạm trú cho người nước ngoài thuê nhà tại Việt Nam là một yếu tố quan trọng và bắt buộc mà tất cả các chủ nhà cho thuê đều cần thực hiện. Điều này đặt ra trách nhiệm lớn đối với cá nhân, tổ chức cho thuê nhà và việc nắm vững thủ tục này là điều cần thiết. Dưới đây, AZTAX đưa ra hướng dẫn thủ tục đăng ký tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam, mời quý khách hàng cùng tham khảo nhé!
1. Định nghĩa về đăng ký tạm trú
Đăng ký tạm trú là một thủ tục bắt buộc phải làm khi công dân chuyển đến nơi khác để sinh sống trong một khoảng thời gian nhất định ngoài nơi đăng ký thường trú. Đăng ký tạm trú giúp công dân được cấp giấy tờ, tài liệu chứng minh nơi cư trú hợp pháp và được bảo vệ quyền lợi theo quy định của pháp luật.
Theo quy định, nơi tạm trú được xác định là nơi mà công dân sinh sống trong một khoảng thời gian nhất định ngoài nơi thường trú và đã được đăng ký tạm trú. Khi công dân chuyển đến sinh sống tại một địa điểm hợp pháp ngoài phạm vi đơn vị hành chính cấp xã mà họ đã đăng ký thường trú để lao động, học tập hoặc vì mục đích khác và thời gian lưu lại từ 30 ngày trở lên, họ phải tiến hành đăng ký tạm trú (theo quy định tại Điều 27, Luật Cư trú 2020). Thời hạn tạm trú tối đa có thể được đăng ký là 02 năm và có thể được gia hạn nhiều lần nếu có nhu cầu.
Việc công dân thực hiện đăng ký hoặc khai báo tạm trú một cách đầy đủ sẽ giúp bảo vệ người dân, đảm bảo an ninh trật tự khu vực và an toàn xã hội, cũng như giúp cho cơ quan chức năng trong việc quản lý dân cư và dữ liệu công dân một cách thuận tiện.
Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký tạm trú online cho người nước ngoài
2. Thời hạn đăng ký tạm trú cho người nước ngoài thuê nhà
Căn cứ khoản 2 Điều 33 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 47/2014/QH13 quy định thời hạn đăng ký thẻ tạm trú như sau:
Điều 33. Khai báo tạm trú
2. Người trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động của cơ sở lưu trú có trách nhiệm ghi đầy đủ nội dung mẫu phiếu khai báo tạm trú cho người nước ngoài và chuyển đến Công an xã, phường, thị trấn hoặc đồn, trạm Công an nơi có cơ sở lưu trú trong thời hạn 12 giờ, đối với địa bàn vùng sâu, vùng xa trong thời hạn là 24 giờ kể từ khi người nước ngoài đến cơ sở lưu trú.
Như vậy, người trực tiếp quản lý và điều hành hoạt động của cơ sở lưu trú phải thực hiện đăng ký tạm trú cho người nước ngoài trong thời hạn 12 tiếng. Đối với các khu vực vùng sâu, vùng xa, thời hạn đăng ký được mở rộng lên 24 tiếng kể từ thời điểm người nước ngoài đặt chân đến cơ sở lưu trú.
Dựa trên thông tin này, chủ khách sạn nơi người nước ngoài đang lưu trú sẽ chịu trách nhiệm đăng ký tạm trú cho người nước ngoài tại Công an phường trong khoảng thời gian quy định, đảm bảo tuân thủ theo quy định pháp luật.
Xem thêm: Thủ tục làm thẻ tạm trú cho chồng là người nước ngoài
3. Tại sao phải khai báo tạm trú cho người nước ngoài thuê nhà?
Khai báo tạm trú là một quy trình vô cùng quan trọng nhằm chứng minh sự tuân thủ theo các quy định pháp luật của Việt Nam đối với người nước ngoài. Các doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam phải đảm bảo việc xin xác nhận tạm trú cho nhân viên nước ngoài.
Mọi người nước ngoài lưu trú tại Việt Nam đều phải tiến hành khai báo tạm trú nhằm chứng minh sự tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật Việt Nam. Hơn nữa, xác nhận tạm trú còn đóng vai trò quan trọng trong việc đối mặt với các thủ tục khác như:
- Gia hạn visa Việt Nam.
- Làm thẻ tạm trú Việt Nam.
- Thu thập lý lịch tư pháp Việt Nam.
Việc này không chỉ là nghĩa vụ của người nước ngoài mà còn là cơ hội để họ duy trì quan hệ tốt với pháp luật và cộng đồng nơi họ lưu trú.
4. Thủ tục đăng ký tạm trú cho người nước ngoài thuê nhà tại Việt Nam
4.1 Khai báo tạm trú của người nước ngoài online qua trang thông tin điện tử
Căn cứ quy định tại Điều 4, 5, 6 Thông tư 53/2016/TT-BCA và quy trình thực tế, thủ tục đăng ký tạm trú cho người nước ngoài qua mạng yêu cầu một số thông tin cần chuẩn bị như sau:
- Tên, loại hình, địa chỉ, số điện thoại, email của cơ sở lưu trú.
- Họ tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại, số chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đăng ký.
- Họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, số hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu.
- Thời gian dự kiến tạm trú.
Thủ tục đăng ký tạm trú cho người nước ngoài có thể được thực hiện trực tuyến, thường do bản thân người nước ngoài hoặc chủ nhà/chủ cho thuê nhà có thể thực hiện quy trình này một cách đơn giản theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập trang khai báo tạm trú
Đầu tiên, truy cập trang chủ của Cục quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an thông qua đường dẫn: https://xuatnhapcanh.gov.vn.
Tiếp theo, thêm tên tỉnh hoặc thành phố (không dấu, viết liền) vào đường dẫn theo dạng [Tên tỉnh không dấu].xuatnhapcanh.gov.vn.
Ví dụ: Nếu cơ sở lưu trú của bạn ở Hà Nội, liên kết sẽ trở thành https://hanoi.xuatnhapcanh.gov.vn. Tương tự, áp dụng cho các tỉnh khác như haiduong, binhdinh, tayninh, binhduong… Ngoài ra có một số tỉnh đặc biệt như: Thành phố Hồ Chí Minh (/hochiminh.xuatnhapcanh), Bà Rịa – Vũng Tàu (-vungtau.xuatnhapcanh).
Sau đó, chọn “Khai báo tạm trú”.
Bước 2: Khai báo thông tin tạm trú
Đối với những người chưa có tài khoản, nhấn vào nút “Đăng ký”. Quá trình đăng ký chỉ thực hiện một lần duy nhất. Khi muốn khai báo tạm trú lần sau, người lao động chỉ cần sử dụng tài khoản đã đăng ký để đăng nhập.
Sau khi màn hình hiển thị như hình dưới, điền đầy đủ thông tin vào các trường đã được chỉ định. Các trường có dấu (*) là bắt buộc phải nhập, còn các trường không có dấu (*) có thể bỏ trống nếu cần.
Sau khi bạn đã điền đầy đủ thông tin, nhấn vào nút “Hoàn tất đăng ký”. Nếu đăng ký thành công, cửa sổ thông báo sẽ xuất hiện.
Bước 3: Hoàn tất và gửi thông tin tạm trú
Khi tài khoản đã được tạo thành công, đăng nhập vào hệ thống theo thứ tự: chọn “Chức năng” => “Quản lý khách” => “Thêm mới”.
Hãy điền thông tin người nước ngoài vào theo hướng dẫn dưới đây:
Người khai báo tạm trú chịu trách nhiệm bảo vệ và quản lý an toàn tài khoản khai báo cũng như toàn bộ thông tin tạo ra từ tài khoản đó. Trong trường hợp phát hiện tài khoản bị đánh cắp hoặc lợi dụng thông tin một cách trái phép, người đó phải ngay lập tức thông báo cho Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tại tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương.
Lưu ý: Tài khoản khai báo sẽ tự động hủy sau 12 tháng nếu không có thông tin mới được cập nhật, hoặc nếu phát hiện việc khai báo thông tin sai lệch về người nước ngoài hoặc cơ sở lưu trú.
Cuối cùng, hãy chọn “Lưu thông tin”. Bạn đã hoàn tất quá trình khai báo tạm trú online cho người nước ngoài.
Để in danh sách người nước ngoài đã khai báo tạm trú, thực hiện lại các thao tác: “Chức năng” => “Quản lý khách” => “In danh sách” (tại góc trên bên phải).
Bước 4: Tiếp nhận thông tin tạm trú
Căn cứ theo quy định tại Điều 4, 5, 6 Thông tư 53/2016/TT-BCA, Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương sẽ tiếp nhận thông tin về tạm trú của người nước ngoài được khai báo qua trang thông tin điện tử trong vòng 24 giờ.
4.2 Khai báo tạm trú của người nước ngoài trực tiếp bằng phiếu khai báo tạm trú
Thủ tục đăng ký tạm trú cho người nước ngoài thông qua Phiếu khai báo được thực hiện tại cơ quan Công an cấp xã/phường và bao gồm các bước sau đây:
Bước 1: Người trực tiếp quản lý, điều hành cơ sở lưu trú tiếp nhận thông tin tạm trú của người nước ngoài.
Bước 2: Người trực tiếp quản lý, điều hành cơ sở lưu trú tải Mẫu đăng ký tạm trú cho người nước ngoài theo mẫu NA17, được ban hành theo Thông tư 04/2015/TT-BCA và điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu.
Mẫu phiếu khai báo tạm trú cho người nước ngoài, còn gọi là Mẫu NA17, đã được ban hành theo quy định trong Thông tư 04/2015/TT-BCA. Dưới đây là cấu trúc của mẫu:
Bước 3: Người khai báo tạm trú mang Mẫu đăng ký tạm trú đã điền đầy đủ thông tin tới Ban trực ban Công an cấp xã/phường để đăng ký và nhận lại phiếu đã được xác nhận.
Người khai báo tạm trú sẽ điền thông tin vào phiếu khai báo tạm trú và gửi trực tiếp phiếu này cho trực ban Công an cấp xã tại địa phương có cơ sở lưu trú trong thời hạn 12 giờ. Đối với các khu vực vùng sâu, vùng xa, thời hạn này được mở rộng lên 24 giờ kể từ lúc người nước ngoài đến đăng ký tạm trú.
Phiếu khai báo tạm trú cũng có thể được gửi trước qua fax hoặc thông báo thông tin qua điện thoại đến trực ban Công an cấp xã. Điều này giúp giảm thời gian và tiện lợi cho quá trình đăng ký tạm trú của người nước ngoài.
Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký tạm trú cho người nước ngoài tại bắc ninh
5. Đối tượng người nước ngoài nào phải đăng ký tạm trú?
Căn cứ theo quy định của Điều 33 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 47/2014/QH13, người nước ngoài được yêu cầu phải đăng ký tạm trú khi lao động thuộc các trường hợp sau:
- Người nước ngoài tạm trú tại Việt Nam cần thông qua người trực tiếp quản lý và điều hành hoạt động của cơ sở lưu trú để thực hiện quy trình khai báo tạm trú với Công an xã, phường, thị trấn hoặc đồn, trạm Công an tại địa phương nơi có cơ sở lưu trú.
- Trong trường hợp người nước ngoài có nhu cầu thay đổi nơi tạm trú hoặc tạm trú ngoài địa chỉ ghi trong thẻ thường trú, họ phải tuân thủ quy định và tiến hành khai báo tạm trú theo quy trình nêu trên. Điều này đảm bảo rằng quá trình đăng ký tạm trú của người nước ngoài tại Việt Nam diễn ra một cách đơn giản và theo đúng quy định pháp luật.
6. Hình thức đăng ký tạm trú của người nước ngoài
Hình thức đăng ký tạm trú của người nước ngoài được quy định tại khoản 3 Điều 33 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam như sau:
- Cơ sở lưu trú du lịch như khách sạn phải có kết nối mạng Internet hoặc mạng máy tính với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương để truyền thông tin khai báo tạm trú của người nước ngoài.
- Các cơ sở lưu trú khác nếu có mạng Internet, có thể gửi trực tiếp thông tin khai báo tạm trú của người nước ngoài qua hộp thư điện tử công khai của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Xem thêm: Việt kiều về nước có phải khai báo tạm trú không?
7. Những lưu ý quan trọng khi đăng ký tạm trú cho người nước ngoài thuê nhà
Việc đăng ký tạm trú cho người nước ngoài là một quy trình cực kỳ quan trọng khi họ đến Việt Nam để học tập, làm việc hoặc sinh sống. Dưới đây là các điểm cần nhớ:
Thủ tục đăng ký tạm trú:
- Xuất trình giấy tờ: Người nước ngoài cần mang theo hộ chiếu, tờ khai xuất nhập cảnh, chứng nhận tạm trú và thị thực (nếu có).
- Khai báo tạm trú: Người nước ngoài cần điền đầy đủ thông tin vào mẫu khai tạm trú.
- Lập danh sách và nộp tại Công an phường/xã: Họ cần lập danh sách khai báo tạm trú và nộp tại Công an phường/xã nơi họ đang cư trú.
Hợp đồng thuê nhà và nộp thuế:
- Nếu bạn là chủ nhà cho thuê, đảm bảo rằng bạn và người thuê đã có một hợp đồng thuê nhà hợp pháp.
- Đối với việc nộp thuế, hãy tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
Lưu ý: Đây chỉ là thông tin tổng quan. Để biết chi tiết và đảm bảo tuân thủ đúng quy định, bạn nên tham khảo luật cư trú và hỏi rõ hơn tại cơ quan chức năng.
8. Các câu hỏi thường gặp
8.1 Có thể đăng ký tạm trú cho người nước ngoài thuê nhà tại đâu?
Để đăng ký tạm trú online cho người nước ngoài thuê nhà, bạn có thể thực hiện quy trình này trên Trang thông tin điện tử về khai báo thông tin tạm trú của Phòng Quản lý xuất nhập cảnh thuộc Công an tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương, nơi mà cơ sở lưu trú của bạn đặt tại. Nếu muốn sử dụng phiếu khai báo để đăng ký, bạn có thể thực hiện thủ tục này tại cơ quan công an xã/phường nơi bạn đang cư trú.
8.2 Hồ sơ đăng ký tạm trú cho người nước ngoài bao gồm những gì?
Đối với hồ sơ đăng ký tạm trú cho người nước ngoài, quy trình cụ thể phụ thuộc vào phương thức đăng ký:
- Nếu đăng ký online: Không cần nộp bất kỳ giấy tờ nào.
- Nếu đăng ký bằng phiếu khai báo: Người đăng ký cần chuẩn bị mẫu Phiếu khai báo đã điền đầy đủ thông tin.
8.3 Trường hợp đăng ký tạm trú chậm có bị xử phạt không?
Nếu không đăng ký tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam, bạn có thể bị phạt cảnh cáo từ 300.000 đồng – 500.000 đồng.
Người nước ngoài vi phạm một số hành vi sau đây có thể bị phạt hành chính từ 3 – 5 triệu đồng:
- Không kết nối internet để gửi thông tin tạm trú cho đơn vị quản lý xuất nhập cảnh.
- Đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trú không báo cáo tạm trú hoặc bao che thông tin tạm trú.
- Khai báo thông tin sai sự thật cho các cơ quan có thẩm quyền.
Ngoài ra, người nước ngoài vi phạm có thể bị trục xuất theo quy định của pháp luật, bao gồm cả việc cảnh cáo hoặc mức phạt tiền tương ứng tùy theo tình trạng vi phạm cụ thể.
Trên đây là những thông tin quan trọng liên quan đến thủ tục đăng ký tạm trú cho người nước ngoài thuê nhà tại Việt Nam. Để nhận được sự hỗ trợ và hiểu rõ hơn về các quy định pháp luật liên quan đến đăng ký tạm trú của người nước ngoài, quý khách hàng có thể liên hệ với AZTAX để được tư vấn chính xác từ đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý có kinh nghiệm.
