Tài khoản 344 được sử dụng để ghi nhận các giao dịch liên quan đến tiền ký quỹ hoặc ký cược mà doanh nghiệp nhận từ các bên ngoài. Việc hiểu rõ TK 344 là tài khoản gì giúp các kế toán viên thực hiện công tác hạch toán ký quỹ chính xác, đồng thời đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của pháp luật về tài chính kế toán. Cùng AZTAX tìm hiểu thêm nhé!
1. Nguyên tắc kế toán tài khoản 344 – Nhận ký quỹ, ký cược
TK 344 là gì? Tài khoản 344 theo thông tư 200 là Tài khoản Nhận ký quỹ, ký cược, dùng để phản ánh các khoản tiền hoặc tài sản mà doanh nghiệp nhận ký quỹ ký cược từ tổ chức hoặc cá nhân khác theo hợp đồng nhằm đảm bảo thực hiện cam kết. Kết cấu tài khoản gồm: bên Có ghi nhận số tiền hoặc giá trị tài sản nhận ký quỹ ký cược; bên Nợ ghi giảm khi hoàn trả hoặc chuyển thành doanh thu; số dư Có phản ánh số tiền hoặc tài sản doanh nghiệp đang giữ.
Dựa trên quy định tại Khoản 1 Điều 60 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 344 (nhận ký quỹ, ký cược) được quy định như sau:
- Tài khoản 344 dùng để ghi nhận các khoản tiền mà doanh nghiệp nhận từ các tổ chức, cá nhân bên ngoài dưới hình thức ký quỹ, ký cược nhằm bảo đảm thực hiện các hợp đồng kinh tế, hợp đồng đại lý hoặc các dịch vụ sản xuất, kinh doanh. Đây là khoản tiền bảo vệ quyền lợi các bên trong hợp đồng, giúp đảm bảo cam kết được thực hiện đúng theo thỏa thuận.
- Kế toán phải theo dõi chi tiết từng khoản tiền nhận ký quỹ ký cược từ khách hàng, phân loại theo kỳ hạn và loại ngoại tệ (nếu có). Những khoản ký quỹ, ký cược có kỳ hạn dưới 12 tháng được phân bổ vào nợ ngắn hạn, trong khi các khoản có kỳ hạn trên 12 tháng sẽ được ghi nhận vào nợ dài hạn.
- Trong trường hợp doanh nghiệp nhận thế chấp hoặc cầm cố tài sản bằng hiện vật, các khoản này sẽ không được ghi nhận trên tài khoản 344 mà phải trình bày trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.
- Khi nhận ký quỹ ký cược bằng ngoại tệ, kế toán cần theo dõi riêng biệt số gốc ngoại tệ và quy đổi sang đơn vị tiền tệ kế toán theo các nguyên tắc sau:
-
- Tại thời điểm nhận tiền ký quỹ, ký cược, kế toán quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế.
- Khi hoàn trả các khoản ký quỹ, ký cược bằng ngoại tệ, kế toán sẽ quy đổi theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh.
- Khi lập Báo cáo tài chính, các khoản ký quỹ, ký cược bằng ngoại tệ sẽ được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập báo cáo, với các chênh lệch tỷ giá phát sinh được ghi nhận vào chi phí tài chính hoặc doanh thu hoạt động tài chính.
Hiểu rõ TK 344 là gì giúp doanh nghiệp theo dõi và hoàn trả chính xác khi các điều kiện hợp đồng được thực hiện, đảm bảo tính minh bạch và đúng đắn trong báo cáo tài chính.
Xem thêm: Tài khoản 347 – Thuế thu nhập hoãn lại phải trả
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 344 – Nhận ký quỹ, ký cược
Việc hiểu rõ kết cấu và nội dung tài tài khoản 344 là gì là cần thiết để đảm bảo công tác hạch toán ký quỹ, báo cáo tài chính diễn ra hiệu quả và tuân thủ đúng quy định.
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 60 Thông tư 200/2014/TT-BTC, kết cấu và nội dung của tài khoản 344 (nhận ký quỹ, ký cược) được xác định như sau:
- Bên Nợ: Phản ánh việc hoàn trả số tiền ký quỹ, ký cược đã nhận.
- Bên Có: Ghi nhận số tiền doanh nghiệp nhận được từ các khoản ký quỹ, ký cược.
- Số dư bên Có: Là số tiền ký quỹ, ký cược mà doanh nghiệp vẫn chưa hoàn trả.
3. Phương pháp kế toán dành cho một số giao dịch kinh tế chủ yếu
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 60 Thông tư 200/2014/TT-BTC, phương pháp ký quỹ tài khoản 344 được hướng dẫn như sau:
3.1. Khi nhận tiền ký quỹ, ký cược của đơn vị, cá nhân bên ngoài
Khi doanh nghiệp nhận tiền ký quỹ, ký cược từ các tổ chức, cá nhân bên ngoài, kế toán thực hiện ghi sổ như sau:
- Nợ tài khoản 111 (Tiền mặt) hoặc 112 (Tiền gửi ngân hàng)
- Có tài khoản 344 – Nhận ký quỹ ký cược, chi tiết theo từng khách hàng.
3.2. Khi hoàn trả tiền ký quỹ, ký cược cho khách hàng
Khi hoàn trả tiền ký quỹ, ký cược cho khách hàng, kế toán thực hiện ghi nhận như sau:
- Nợ tài khoản 344 – Nhận ký quỹ ký cược
- Có các tài khoản 111 (Tiền mặt) hoặc 112 (Tiền gửi ngân hàng).
Trong trường hợp hoàn trả tiền ký quỹ, ký cược bằng ngoại tệ, kế toán ghi như sau:
- Nợ tài khoản 344 – Nhận ký quỹ ký cược (theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh của từng đối tượng)
- Nợ tài khoản 635 – Chi phí tài chính (do lỗ tỷ giá)
- Có các tài khoản 111, 112 (theo tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền của tài khoản tiền)
- Có tài khoản 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (do lãi tỷ giá).
3.3. Trường hợp đơn vị ký quỹ, ký cược vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết với doanh nghiệp, bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế
Khi nhận được khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, nếu khoản phạt được khấu trừ từ tiền ký quỹ, ký cược, kế toán ghi nhận như sau:
- Nợ tài khoản 344 – Nhận ký quỹ ký cược
- Có tài khoản 711 – Thu nhập khác.
Khi hoàn trả phần ký quỹ, ký cược còn lại (sau khi đã khấu trừ tiền phạt), kế toán ghi:
- Nợ tài khoản 344 – Nhận ký quỹ ký cược (sau khi đã trừ tiền phạt)
- Có các tài khoản 111 (Tiền mặt) hoặc 112 (Tiền gửi ngân hàng).
3.4. Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán đánh giá lại khoản tiền nhận ký cược, ký quỹ có nghĩa vụ phải trả lại bằng ngoại tệ
Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán phải thực hiện việc đánh giá lại các khoản tiền nhận ký quỹ ký cược có nghĩa vụ phải trả lại bằng ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm báo cáo:
- Nếu phát sinh lãi do chênh lệch tỷ giá hối đoái, kế toán ghi nhận:
-
- Nợ tài khoản 344 – Nhận ký quỹ ký cược
- Có tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái.
- Nếu phát sinh lỗ do chênh lệch tỷ giá hối đoái, kế toán ghi:
-
- Nợ tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
- Có tài khoản 344 – Nhận ký quỹ, ký cược.
4. Ví dụ về hạch toán tài khoản 344 theo thông tư 200
Tình huống: Công ty ABC chuyên kinh doanh dịch vụ cho thuê thiết bị, trong đó yêu cầu khách hàng đặt cọc một khoản tiền ký quỹ khi thuê thiết bị. Dưới đây là một số giao dịch liên quan đến tiền ký quỹ mà công ty đã thực hiện trong tháng 3 năm 2025:
- Ngày 01/03/2025, Công ty ABC ký hợp đồng cho thuê thiết bị với công ty XYZ. Công ty XYZ đã đặt cọc số tiền 50,000,000 VNĐ cho công ty ABC. Công ty ABC đã nhận tiền ký quỹ bằng chuyển khoản ngân hàng.
- Ngày 15/03/2025, công ty XYZ trả lại thiết bị trước thời hạn hợp đồng và yêu cầu hoàn trả số tiền ký quỹ. Công ty ABC đã hoàn trả số tiền ký quỹ 50,000,000 VNĐ cho công ty XYZ qua chuyển khoản ngân hàng.
- Ngày 20/03/2025, do sự biến động tỷ giá hối đoái, công ty ABC phải trả lại khoản tiền ký quỹ bằng ngoại tệ. Số tiền ký quỹ 50,000 USD đã được đánh giá lại theo tỷ giá hối đoái tại thời điểm đó. Tỷ giá ghi sổ thực tế của USD là 23,500 VND/USD, trong khi tỷ giá bình quân gia quyền của tài khoản tiền là 23,200 VND/USD.
- Ngày 25/03/2025, công ty XYZ vi phạm hợp đồng cho thuê thiết bị và bị phạt 5,000,000 VNĐ. Khoản tiền phạt này được khấu trừ vào tiền ký quỹ của công ty XYZ.
Yêu cầu:
- Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền ký quỹ của công ty XYZ trong các ngày 01/03/2025, 15/03/2025, 20/03/2025 và 25/03/2025 theo phương pháp kế toán tài khoản 344.
- Lập các bút toán phản ánh việc khấu trừ tiền phạt vào tiền ký quỹ và hoàn trả phần còn lại cho khách hàng.
Hướng Dẫn Giải Quyết Bài Tập:
- Ngày 01/03/2025: Nhận tiền ký quỹ từ công ty XYZ
- Khi công ty ABC nhận tiền ký quỹ từ công ty XYZ, ghi nhận:
- Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 50,000,000 VNĐ.
- Có TK 344 (Nhận ký quỹ, ký cược): 50,000,000 VNĐ.
- Bút toán:
- Nợ TK 112: 50,000,000 VNĐ
- Có TK 344: 50,000,000 VNĐ
- Ngày 15/03/2025: Hoàn trả tiền ký quỹ cho công ty XYZ
- Công ty ABC hoàn trả số tiền ký quỹ 50,000,000 VNĐ cho công ty XYZ qua chuyển khoản ngân hàng. Ghi nhận:
- Nợ TK 344 (Nhận ký quỹ, ký cược): 50,000,000 VNĐ.
- Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 50,000,000 VNĐ.
- Bút toán:
- Nợ TK 344: 50,000,000 VNĐ
- Có TK 112: 50,000,000 VNĐ
- Ngày 20/03/2025: Đánh giá lại tiền ký quỹ bằng ngoại tệ
- Giả sử số tiền ký quỹ của công ty XYZ là 50,000 USD, và tỷ giá ghi sổ thực tế tại thời điểm này là 23,500 VND/USD, trong khi tỷ giá bình quân gia quyền của tài khoản tiền là 23,200 VND/USD.
- Giá trị ký quỹ theo tỷ giá ghi sổ thực tế: 50,000 USD x 23,500 VND/USD = 1,175,000,000 VNĐ.
- Giá trị ký quỹ theo tỷ giá bình quân gia quyền: 50,000 USD x 23,200 VND/USD = 1,160,000,000 VNĐ.
- Do tỷ giá thực tế tăng, công ty ABC phát sinh lãi tỷ giá là:
- Lãi tỷ giá = 1,175,000,000 VNĐ – 1,160,000,000 VNĐ = 15,000,000 VNĐ.
- Ghi nhận lãi tỷ giá hối đoái:
- Nợ TK 344 (Nhận ký quỹ, ký cược): 15,000,000 VNĐ.
- Có TK 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái): 15,000,000 VNĐ.
- Bút toán:
- Nợ TK 344: 15,000,000 VNĐ
- Có TK 413: 15,000,000 VNĐ
- Ngày 25/03/2025: Khấu trừ tiền phạt vào tiền ký quỹ
- Do công ty XYZ vi phạm hợp đồng và bị phạt 5,000,000 VNĐ, công ty ABC sẽ khấu trừ khoản phạt này vào số tiền ký quỹ của khách hàng. Ghi nhận:
- Nợ TK 344 (Nhận ký quỹ, ký cược): 5,000,000 VNĐ.
- Có TK 711 (Thu nhập khác): 5,000,000 VNĐ.
- Bút toán:
- Nợ TK 344: 5,000,000 VNĐ
- Có TK 711: 5,000,000 VNĐ
- Hoàn trả số tiền ký quỹ còn lại cho công ty XYZ
- Sau khi khấu trừ khoản phạt, số tiền ký quỹ còn lại mà công ty ABC phải hoàn trả cho công ty XYZ là:
- Số tiền ký quỹ còn lại = 50,000,000 VNĐ – 5,000,000 VNĐ = 45,000,000 VNĐ.
- Ghi nhận:
- Nợ TK 344 (Nhận ký quỹ, ký cược): 45,000,000 VNĐ.
- Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 45,000,000 VNĐ.
- Bút toán:
- Nợ TK 344: 45,000,000 VNĐ
- Có TK 112: 45,000,000 VNĐ
Bài tập này giúp bạn nắm vững cách hạch toán tài khoản 344 theo thông tư 200 trong các tình huống thực tế liên quan đến tiền ký quỹ, ký cược, và các nghiệp vụ phát sinh như lãi/lỗ tỷ giá, khấu trừ tiền phạt vào tiền ký quỹ.
5. Một số câu hỏi liên quan đến tài khoản 344
- Khoản thế chấp hoặc cầm cố tài sản hiện vật có được ghi vào tài khoản 344 không?
Không, các khoản thế chấp hoặc cầm cố tài sản hiện vật không được ghi nhận vào tài khoản 344. Thay vào đó, chúng cần được trình bày chi tiết trong phần thuyết minh của Báo cáo tài chính. - Cách theo dõi chi tiết các khoản ký quỹ, ký cược như thế nào?
Doanh nghiệp cần lập sổ chi tiết để theo dõi từng khoản ký quỹ, ký cược, bao gồm các thông tin sau:- Đối tượng ký quỹ, ký cược.
- Loại tiền tệ.
- Kỳ hạn thanh toán.
- Mục đích của khoản ký quỹ, ký cược.
- Những sai sót phổ biến khi hạch toán tài khoản 344 là gì?
Kế toán viên dễ mắc phải những sai sót sau khi hạch toán ký quỹ – tài khoản 344:- Nhầm lẫn giữa các khoản ký quỹ, ký cược và các khoản vay mượn.
- Không đánh giá lại số dư ngoại tệ vào cuối kỳ.
- Thiếu thông tin chi tiết trong sổ sách, gây khó khăn khi đối chiếu hoặc kiểm tra.
- Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn là tài sản hay nguồn vốn?
Tài khoản 344 – Nhận ký quỹ ký cược không phản ánh tài sản hay nguồn vốn của doanh nghiệp mà là nghĩa vụ tài chính tạm thời.. Các khoản này được ghi nhận là nợ phải trả, vì doanh nghiệp chỉ giữ tiền tạm thời để đảm bảo nghĩa vụ hợp đồng và sẽ hoàn trả khi các điều kiện được thực hiện. Như vậy bạn đã hiểu nhận ký quỹ ký cược là tài sản hay nguồn vốn.
Tóm lại, tài khoản 344 đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các khoản ký quỹ, ký cược của doanh nghiệp, giúp đảm bảo việc thực hiện các hợp đồng kinh tế. Việc hiểu rõ cách sử dụng và hạch toán tài khoản này sẽ giúp kế toán viên thực hiện chính xác, tuân thủ đầy đủ các quy định tài chính, từ đó góp phần vào sự ổn định và minh bạch trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Nếu có thắc mắc 344 là tài khoản gì, hãy liên hệ AZTAX để được tư vấn và giải đáp kịp thời qua số Hotline: (+84) 932 383 089.
Xem thêm: Tài khoản 343 – Trái phiếu phát hành
