Hướng dẫn hạch toán kế toán khách sạn, nhà hàng

Hạch toán kế toán khách sạn là một trong những yếu tố then chốt giúp duy trì hoạt động kinh doanh bền vững và hiệu quả. Khách sạn và nhà hàng không chỉ cần cung cấp dịch vụ tuyệt vời mà còn phải quản lý tài chính một cách chặt chẽ. Trong bài viết này, AZTAX sẽ chia sẻ các bước cơ bản và phương pháp hạch toán phí phục vụ khách sạn, giúp bạn tối ưu hóa quản lý tài chính và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

1. Nghiệp vụ kế toán khách sạn, nhà hàng thường bao gồm những gì?

1.1 Đối với mảng nhà hàng

Kế toán trong ngành nhà hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng các định mức nguyên liệu chi tiết cho từng món ăn, bao gồm cả nguyên liệu chính và phụ. Công việc bao gồm:

• Lập phiếu xuất, nhập kho: Quản lý nguyên liệu bằng cách lập phiếu xuất kho cho nguyên liệu tiêu dùng và phiếu nhập kho cho thành phẩm.
• Hạch toán các khoản chi phí: Ghi nhận hóa đơn mua nguyên liệu, chi phí dịch vụ (gas, điện, nước), doanh thu từ việc bán món ăn, cùng với các hóa đơn mua sắm và phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC), tài sản cố định (TSCĐ), chi phí quản lý doanh nghiệp và lương nhân viên bếp cũng như phục vụ.

Ngoài các nhiệm vụ chính trên, kế toán nhà hàng còn phải thực hiện các nghiệp vụ khác theo đặc thù riêng của lĩnh vực này.

1.2 Đối với mảng khách sạn

Kế toán dịch vụ phòng nghỉ thực hiện các bước quan trọng như sau:

• Tạo mã công việc: Xác định và lập mã cho các công việc liên quan đến dịch vụ phòng nghỉ.
• Hạch toán và phân bổ chi phí: Ghi nhận hóa đơn chi phí phân bổ vào giá thành dịch vụ phòng, bao gồm chi phí mua sắm và phân bổ công cụ dụng cụ (như giường, tủ, điều hòa) và đồ dùng cá nhân (lược, bàn chải, khăn). Đồng thời, hạch toán hóa đơn mua mới và khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) cũng như doanh thu từ dịch vụ phòng. Đặc biệt, tính toán và phân bổ chi phí cho bữa sáng miễn phí cho khách cũng là một phần của quy trình.
• Tính toán giá thành: Đảm bảo quy trình tính giá thành cho dịch vụ phòng nghỉ được thực hiện chính xác và hợp lý.

1.3 Các bước thực hiện chung

• Phân bổ chi phí chung: Xác định và phân bổ chi phí chung cho cả hai mảng dịch vụ dựa trên tỷ lệ phần trăm phù hợp.
• Khấu hao tài sản: Tính toán và phân bổ tỷ lệ khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) và công cụ dụng cụ (CCDC) đều cho từng mảng dịch vụ.
• Tính giá thành đồng thời: Xác định giá thành cho cả hai mảng dịch vụ một cách đồng bộ và chính xác.
• Tổng hợp doanh thu và giá vốn: Tổng hợp và phân tích doanh thu cùng giá vốn của từng mảng để đánh giá hiệu quả kinh doanh.

2. Những quy trình kế toán khách sạn, nhà hàng

2.1 Quy trình theo dõi nhập/xuất hàng tồn kho

• Tiếp nhận chứng từ: Nhận và kiểm tra các chứng từ nhập và xuất từ bộ phận kho và mua hàng, đảm bảo chúng đáp ứng đầy đủ yêu cầu về chính xác, hợp lý và hợp lệ theo quy định.
• Kiểm tra và đôn đốc: Rà soát các chứng từ và đôn đốc các bộ phận liên quan để đảm bảo hồ sơ được luân chuyển đúng hạn, phục vụ cho việc lập kế hoạch và báo cáo.
• Hạch toán và lưu trữ: Thực hiện hạch toán và lưu trữ các chứng từ một cách hệ thống và khoa học.
• Báo cáo sai phạm: Kịp thời báo cáo và xử lý các sai phạm khi phát hiện sự không phù hợp trong quy trình xuất nhập theo nguyên tắc kế toán.
• Giám sát tồn kho: So sánh số lượng hàng xuất hàng ngày với định mức tồn kho quy định và báo cáo các vấn đề liên quan tới Trưởng bộ phận, đặc biệt là khi có sự thay đổi đột xuất.
• Kiểm tra định kỳ: Thực hiện kiểm tra định kỳ số lượng xuất nhập tồn, phối hợp với nhân viên bếp để kiểm kê số lượng, chất lượng và hạn sử dụng của hàng tồn kho thực tế.
• Quản lý nguyên vật liệu tươi sống: Lập kế hoạch tồn kho và mua hàng cho các nguyên vật liệu tươi sống, nhằm tránh tình trạng hư hỏng, ôi thiu, và giảm thiểu thất thoát cũng như lãng phí.

2.2 Quy trình kiểm soát giá cả hàng hoá, dịch vụ mua vào & thanh toán nhà cung cấp

• Thu thập báo giá: Nhận và tổng hợp báo giá từ các nhà cung cấp để đánh giá chi phí.
• Giám sát biến động giá: Theo dõi và cập nhật sự thay đổi về giá cả của các nhà cung cấp để điều chỉnh kịp thời.
• So sánh giá thị trường: Định kỳ kiểm tra giá cả trên thị trường và so sánh với mức giá của các nhà cung cấp để đảm bảo tính cạnh tranh và hợp lý.
• Hợp tác và lập kế hoạch tài chính: Phối hợp với bộ phận bếp để xem xét các số liệu nhập hàng, nhằm thực hiện thanh toán chính xác cho nhà cung cấp và xây dựng kế hoạch tài chính hiệu quả, đảm bảo tránh tình trạng thiếu hàng và thiếu tiền.

2.3 Quản lý CCDC, TSCĐ

• Giám sát tài sản CCDC: Theo dõi chặt chẽ số lượng công cụ dụng cụ (CCDC) được mua vào và sử dụng.
• Theo dõi biến động hàng tháng: Định kỳ hàng tháng cập nhật số lượng tài sản CCDC, theo dõi sự gia tăng và giảm thiểu.
• Quản lý tài sản cố định: Tổ chức quản lý các tài sản cố định và công cụ quan trọng, bao gồm việc dán nhãn và theo dõi chi phí. Thực hiện kiểm kê thực tế tài sản, máy móc và công cụ hàng tháng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.

2.4 Tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu

• Xác định định mức tiêu hao: Tính toán định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng món ăn để đảm bảo sử dụng hiệu quả.
• Tính định mức với nguyên liệu thay thế: Xác định định mức tiêu hao cho các loại nguyên vật liệu thay thế để tối ưu hóa chi phí.
• Giám sát tiêu hao nguyên vật liệu: Kiểm tra và theo dõi việc tiêu hao nguyên vật liệu từ các khu vực như bếp, bar, và món ăn của khách để đảm bảo sự chính xác.
• Báo cáo và tính giá vốn: Dựa trên dữ liệu tiêu hao nguyên liệu từ bếp và bar, báo cáo để tính toán giá vốn chính xác cho từng món ăn.

2.5 Theo dõi hóa đơn xuất cho khách hàng, doanh thu, các khoản phải thu

Hiện nay, hầu hết các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống đã áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, được khởi tạo trực tiếp từ máy tính tiền theo yêu cầu của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nhờ đó, nhân viên bán hàng và thu ngân có thể xuất hóa đơn GTGT ngay trên máy tính tiền dựa trên phiếu order, bảng kê chi tiết món ăn, hoặc phiếu xác nhận dịch vụ (đối với khách hàng đặt trước). Kế toán sẽ đảm nhiệm việc kiểm tra tính chính xác, hợp lý và hợp lệ của các hóa đơn đã phát hành.

Ngoài ra, kế toán cũng cần quản lý các đơn hàng đã được thanh toán ngay, các đơn hàng thanh toán chậm, và các khoản nợ phải thu một cách hiệu quả.

2.6 Tính giá thành

Tính toán giá thành món ăn yêu cầu việc tổng hợp và phân tích chi phí một cách chi tiết và chính xác. Giá thành bao gồm các yếu tố sau:

• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Bao gồm các nguyên liệu chính như thịt, cá, tôm, cua, và các loại rau, đậu, gạo, mì… cho món ăn, cũng như nguyên liệu pha chế nước uống như trái cây, đường và sữa. Vật liệu phụ như gia vị (mắm, muối, bột ngọt, tương, ớt) cũng được tính vào.
• Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm tiền lương và các khoản phụ cấp của đầu bếp, phụ bếp. Do đặc thù làm việc theo ca của nhà hàng, bảng lương nên được phân chia theo ca làm việc để dễ dàng theo dõi và quản lý.
• Chi phí sản xuất chung: Những chi phí phát sinh tại nhà bếp ngoài các khoản mục trên, cũng như chi phí phát sinh tại phòng đãi khách. Cụ thể, bao gồm:
  • Chi phí nhân viên: Nhân viên phục vụ bàn, quản đốc nhà hàng, nhân viên vệ sinh.
  • Chi phí nhiên liệu: Điện, gas, than, củi.
  • Chi phí công cụ dụng cụ: Nồi niêu, chén đĩa, tủ, kệ.
  • Khấu hao tài sản cố định: Máy lạnh, tủ lạnh, lò nướng.
  • Chi phí dịch vụ mua ngoài: Điện, nước, điện thoại.
  • Chi phí phát sinh tại phòng đãi khách: Khấu hao cơ sở vật chất, chi phí bàn ghế, tiền điện, nước.

Kế toán sẽ ghi nhận tất cả các chi phí này vào chi phí sản xuất chung của nhà hàng. Cuối kỳ, các chi phí này sẽ được phân bổ cho từng đoàn khách hoặc từng món ăn cụ thể.

Đối với nhà hàng thực hiện theo đơn đặt hàng (như tiệc cưới, sinh nhật), giá thành thường được tính theo đơn đặt hàng. Trong khi đó, đối với các nhà hàng đặc sản, giá thành có thể được tính theo từng món ăn riêng lẻ.

3. Hạch toán kế toán khách sạn, nhà hàng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

3.1. Phương pháp kê khai thường xuyên

Khách sạn, nhà hàng thường hạch toán kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, cụ thể như sau:

3.1.1 Tập hợp chi phí 621

Khi mua hàng hóa: Dựa trên hóa đơn và bảng kê mua hàng:

• Nợ TK 152, TK 156 (kho và hàng hóa đang trên đường)
• Nợ TK 133 (thuế VAT đầu vào)
• Có TK 331, TK 111, TK 112 (tài khoản phải trả, tiền mặt hoặc tiền gửi)

Khi xuất kho: Dựa trên định mức và số lượng do thủ kho bếp xuất cho bộ phận bếp và bar để chế biến hoặc bán cho khách:

• Nợ TK 621 (chi phí nguyên vật liệu)
• Có TK 152, TK 111, TK 112 (kho nguyên vật liệu và tài khoản thanh toán)
• Lưu ý: Đối với hàng mua ngoài chợ, lập bảng kê mua hàng và hạch toán trực tiếp vào TK 621 mà không cần nhập kho.

Cuối kỳ: Kết chuyển chi phí vào TK 154:

• Nợ TK 154 (chi phí sản xuất chung)
• Nợ TK 632 (chi phí nguyên vật liệu vượt mức bình thường)
• Có TK 621 (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp)

3.1.2. Tập hợp chi phí 622

Tiền lương trực tiếp: Đối với đầu bếp, phụ bếp và nhân viên pha chế:

• Nợ TK 622 (chi phí nhân công trực tiếp)
• Có TK 334 (phải trả lương nhân viên)

Cuối kỳ: Kết chuyển vào TK 154:

• Nợ TK 154 (chi phí sản xuất chung)
• Nợ TK 632 (chi phí nhân công vượt mức bình thường)
• Có TK 622 (chi phí nhân công trực tiếp)

3.1.3. Tập hợp chi phí 627

Chi phí chung như thuê mặt bằng, khấu hao tài sản cố định..:

• Nợ TK 627 (chi phí sản xuất chung)
• Nợ TK 133 (thuế VAT đầu vào nếu có)
• Có TK 331, TK 111, TK 112 (tài khoản phải trả, tiền mặt hoặc tiền gửi)

Công cụ, dụng cụ sử dụng trong quầy bếp, bar:

• Khi mua và đưa vào sử dụng:
  • Nợ TK 242 (công cụ dụng cụ)
  • Nợ TK 133 (thuế VAT đầu vào nếu có)
  • Có TK 331, TK 111, TK 112 (tài khoản phải trả, tiền mặt hoặc tiền gửi)
• Khi phân bổ hàng tháng:
  • Nợ TK 627 (chi phí sản xuất chung)
  • Có TK 242 (công cụ dụng cụ)

TSCĐ sử dụng trong quầy bếp, bar:

• Khi mua và đưa vào sử dụng:
  • Nợ TK 211 (tài sản cố định)
  • Nợ TK 133 (thuế VAT đầu vào nếu có)
  • Có TK 331, TK 111, TK 112 (tài khoản phải trả, tiền mặt hoặc tiền gửi)
• Khi phân bổ hàng tháng:
  • Nợ TK 627 (chi phí sản xuất chung)
  • Có TK 214 (khấu hao tài sản cố định)

Cuối kỳ: Kết chuyển vào TK 154:

• Nợ TK 154 (chi phí sản xuất chung)
• Nợ TK 632 (chi phí sản xuất chung không phân bổ, chi phí trên mức bình thường)
• Có TK 627 (chi phí sản xuất chung)

3.1.4. Tập hợp giá thành TK 154

Tạo tài khoản chi tiết cho TK 154 tương ứng với từng loại dịch vụ như ẩm thực, lưu trú, và giải trí…

Tập hợp giá thành:

• Nợ TK 154 (chi phí sản xuất chung theo từng dịch vụ)
• Có TK 621, 622, 627 (chi phí nguyên vật liệu, nhân công, và chi phí sản xuất chung)

Kết chuyển giá vốn:

• Nợ TK 632 (chi phí giá vốn)
• Có TK 154 (chi phí sản xuất chung)

Sử dụng dịch vụ cho quản lý và bán hàng:

• Nợ TK 641, 642 (chi phí quản lý và chi phí bán hàng)
• Có TK 154 (chi phí sản xuất chung)

3.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ

3.2.1. Hạch toán TK 611

Kết chuyển trị giá NVL và CCDC đầu kỳ:

• Nợ TK 611 (chi phí NVL và CCDC tồn kho)
• Có TK 152 (nguyên vật liệu tồn kho)
• Có TK 153 (công cụ dụng cụ tồn kho)
• (Dựa trên kết quả kiểm kê cuối kỳ trước)

Khi mua NVL và CCDC:

• Nợ TK 611 (chi phí mua hàng, chưa bao gồm thuế GTGT)
• Nợ TK 133 (thuế GTGT đầu vào được khấu trừ)
• Có TK 331, TK 111, TK 112 (tài khoản phải trả, tiền mặt hoặc tiền gửi)

Cuối kỳ, khi xác định trị giá thực tế NVL và CCDC sử dụng:

• Nợ TK 621, TK 623, TK 627, TK 641, TK 642, TK 241 (chi phí liên quan đến sử dụng NVL và CCDC trong sản xuất và kinh doanh)
• Có TK 611 (chi phí NVL và CCDC đã tiêu thụ)

Kết chuyển trị giá NVL và CCDC tồn kho cuối kỳ:

• Nợ TK 152 (nguyên vật liệu tồn kho)
• Nợ TK 153 (công cụ dụng cụ tồn kho)
• Có TK 611 (chi phí mua hàng)

3.2.2. Hạch toán TK 631

Kết chuyển chi phí sản xuất, kinh doanh và dịch vụ dở dang đầu kỳ:

• Nợ TK 631 (chi phí sản xuất)
• Có TK 154 (chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang)

Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp vào giá thành sản xuất:

• Nợ TK 631 (chi phí sản xuất)
• Nợ TK 632 (chi phí NVL vượt mức bình thường)
• Có TK 621 (chi phí NVL trực tiếp)

Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào giá thành sản xuất:

• Nợ TK 631 (chi phí sản xuất)
• Nợ TK 632 (chi phí nhân công vượt mức bình thường)
• Có TK 622 (chi phí nhân công trực tiếp)

Tính toán và kết chuyển chi phí sản xuất chung vào giá thành sản xuất:

• Nợ TK 631 (chi phí sản xuất)
• Nợ TK 632 (chi phí sản xuất chung vượt mức bình thường)
• Có TK 627 (chi phí sản xuất chung)

Kiểm kê và xác định giá trị sản phẩm, dịch vụ dở dang cuối kỳ:

• Nợ TK 154 (chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang)
• Có TK 631 (giá thành sản xuất)

Ghi nhận giá thành dịch vụ hoàn thành:

• Nợ TK 632 (giá vốn hàng bán)
• Có TK 631 (giá thành sản xuất)

4. Lưu ý về hạch toán kế toán khách sạn và nhà hàng ăn uống

4.1 Doanh thu khách sạn

Doanh thu của khách sạn chủ yếu từ dịch vụ lưu trú, cho thuê phòng và dịch vụ ăn uống. Ngoài ra, khách sạn còn có thể tạo doanh thu từ các dịch vụ phụ trợ như giặt ủi, bán hàng lưu niệm và một số dịch vụ khác.

Nhiều khách sạn cũng cung cấp các gói du lịch. Trong trường hợp này, kế toán cần xác định rõ ràng liệu đây là tour do khách sạn tổ chức trực tiếp hay là tour bán hộ của một công ty du lịch khác, từ đó phân loại và hạch toán doanh thu chính xác.

• Nếu là tour do khách sạn tổ chức: Hạch toán doanh thu và ghi nhận giá vốn của tour tương ứng.
• Nếu là tour bán hộ công ty du lịch: Hạch toán doanh thu và hoa hồng như sau:
  • Khi thu tiền từ khách hàng:
    • Nợ TK 111, 112, 131 (tiền mặt, tiền gửi hoặc phải thu)
    • Có TK 3388 (doanh thu hoa hồng phải trả)
  • Xác định số hoa hồng được hưởng:
    • Nợ TK 3388 (doanh thu hoa hồng phải trả)
    • Có TK 5111 (hoa hồng được hưởng)
    • Có TK 3331 (thuế GTGT trên hoa hồng)
    • Có TK 111, 112 (số tiền thực trả cho công ty du lịch sau khi trừ hoa hồng)

4.2 Nước uống ngoài tiêu chuẩn

Thông thường, khách sạn cung cấp miễn phí một chai nước/khách/ngày, đã tính vào giá phòng. Nếu khách yêu cầu thêm nước, phần thu từ dịch vụ này được hạch toán như sau:

• Doanh thu từ nước uống thêm:
  • Nợ TK 111, 112 (tiền mặt hoặc tiền gửi)
  • Có TK 511 (doanh thu từ nước uống thêm)
  • Có TK 3331 (thuế GTGT trên doanh thu từ nước uống thêm)
• Giá vốn của nước uống thêm:
  • Nợ TK 632 (chi phí hàng hóa tiêu dùng)
  • Có TK 156 (kho hàng hóa)

5. Một số câu hỏi thường gặp

5.1 Kế toán khách sạn là gì?

Kế toán khách sạn là người đảm nhiệm công việc ghi chép, thu thập và xử lý tất cả các thông tin tài chính liên quan đến hoạt động kinh doanh của khách sạn. Vị trí này thuộc lĩnh vực quản lý kinh tế và được xếp vào nhóm kế toán doanh nghiệp. Nghề này đang có nhiều triển vọng phát triển, đặc biệt trong bối cảnh ngành du lịch phục hồi mạnh mẽ với lượng khách quốc tế đến Việt Nam ngày càng tăng, mang lại cơ hội lớn để nâng cao doanh thu cho các khách sạn và nhà hàng.

5.2 Kế toán khách sạn cần làm gì?

Trong các khách sạn lớn, bộ phận kế toán thường bao gồm nhiều vị trí như: kế toán trưởng, kế toán phó, kế toán tổng hợp, kế toán thuế, kế toán thanh toán, và kế toán doanh thu… Đối với những khách sạn quy mô nhỏ, bộ phận này thường chỉ có từ 1 đến 2 nhân viên.

Nhìn chung, kế toán khách sạn cần đảm nhận những công việc chủ yếu như sau:

Quản lý hàng hóa xuất nhập

• Xử lý chứng từ và hóa đơn liên quan đến hàng hóa xuất nhập của khách sạn.
• Lập phiếu nhập hàng và công cụ dụng cụ.
• Tính toán định mức tiêu hao hàng hóa và sản phẩm.
• Hỗ trợ thanh toán cho nhà cung cấp bằng việc lập phiếu thu, chi dựa trên hóa đơn mua bán.

Giám sát và quản lý tài sản cố định

• Theo dõi thường xuyên các tài sản cố định và công cụ mới nhập, cập nhật vào phần mềm kế toán.
• Thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp đúng thời hạn đã thỏa thuận.
• Kiểm tra và điều chỉnh số lượng tài sản cố định theo từng giai đoạn.
• Áp dụng các biện pháp quản lý và bảo vệ tài sản thuộc quyền sở hữu khách sạn.

Quản lý lương và phúc lợi nhân viên

• Thực hiện việc chấm công, tính lương và lập bảng lương, phiếu chi lương cho nhân viên.
• Theo dõi và hạch toán bảo hiểm xã hội.

Lập báo cáo và thực hiện các quyết toán

• Chuẩn bị tờ khai thuế theo tháng hoặc quý tùy theo quy định đăng ký kê khai thuế của doanh nghiệp.
• Tổng hợp báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng, quý, và năm.
• Lập báo cáo tài chính và giải trình báo cáo tài chính cuối năm.
• Thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo kỳ tháng hoặc quý.
• Hoàn thành quyết toán liên quan đến thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân…
• Thực hiện hạch toán, kê khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp và cá nhân.

Trong suốt quá trình làm việc, kế toán khách sạn phải lưu trữ đầy đủ các tài liệu, hồ sơ và sổ sách liên quan đến tài chính kế toán. Ngoài ra, họ cần nhanh chóng xử lý các vấn đề phát sinh và thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng bộ phận.

Hạch toán kế toán khách sạn và nhà hàng là một quy trình quan trọng nhằm đảm bảo chính xác trong quản lý chi phí và doanh thu. Từ việc ghi chép chi tiết chi phí nguyên vật liệu, nhân công, đến tính toán giá thành và doanh thu dịch vụ, mỗi bước đều góp phần vào việc duy trì ổn định tài chính và tối ưu hóa lợi nhuận. Để biết thêm chi tiết về hạch toán kế toán khách sạn, hãy liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được hỗ trợ chuyên nghiệp và tận tình.