Hàng tồn kho đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho đúng đắn là yếu tố then chốt quyết định sự chính xác của báo cáo tài chính. Việc áp dụng hiệu quả các phương pháp hạch toán hàng tồn kho không chỉ đảm bảo doanh nghiệp phản ánh chính xác giá trị và hiệu suất kinh doanh của mình mà còn là một điều cần thiết. Hãy cùng AZTAX khám phá các phương pháp hạch toán hàng tồn kho phổ biến và cách áp dụng chúng trong thực tế kế toán.
1. Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là các sản phẩm, nguyên vật liệu và công cụ được doanh nghiệp lưu giưc trong kho để phục vụ sản xuất hoặc đang chờ bán.
Hàng tồn kho là các tài sản được dành để bán trong quá trình sản xuất và kinh doanh hàng ngày, bao gồm cả hàng đang trong quá trình sản xuất hoặc kinh doanh dở dang, cùng các nguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho bao gồm các tài sản được lưu giữ để bán trong quá trình sản xuất và kinh doanh hàng ngày, bao gồm:
- Hàng hóa đã mua để bán gồm hàng tồn kho, hàng đang trên đường đi, hàng gửi bán và hàng gửi gia công chế biến.
- Thành phẩm đã hoàn thành.
- Sản phẩm dở dang gồm tất cả sản phẩm chưa hoàn thành và đã hoàn thành nhưng chưa nhập kho thành phẩm. Nếu thời gian sản xuất và chu kỳ lưu chuyển của sản phẩm dở dang vượt quá một chu kỳ kinh doanh bình thường, chúng sẽ được xem xét là tài sản dài hạn thay vì hàng tồn kho trong bảng cân đối kế toán.
- Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho hoặc đã mua và đang trên đường đi.
- Chi phí dở dang.
Xem thêm: Các tài khoản hàng tồn kho: phương pháp và cách hạch toán đầy đủ nhất
2. Các phương pháp hạch toán hàng tồn kho
Hạch toán hàng tồn kho là một phần thiết yếu trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Có hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ.
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp hạch toán hàng tồn kho bằng cách liên tục theo dõi và cập nhật thông tin về nhập, xuất và tồn kho hàng hóa trên sổ kế toán. Phương pháp này cho phép các tài khoản kế toán phản ánh chính xác số lượng hiện có, cũng như sự biến động tăng hoặc giảm của vật tư và hàng hóa. Điều này giúp xác định giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán vào bất kỳ thời điểm nào trong kỳ.
Phương pháp kiểm kê định kỳ dựa trên kết quả kiểm kê thực tế để ghi nhận giá trị tồn kho cuối kỳ trên sổ sách kế toán. Từ thông tin này, giá trị của hàng hóa và vật tư đã xuất trong kỳ kế toán được tính toán.
Theo quy định, mỗi doanh nghiệp hoặc đơn vị kế toán chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho. Quyết định lựa chọn phương pháp phù hợp phụ thuộc vào đặc điểm hàng hóa, số lượng, chủng loại, và nhu cầu quản lý của từng đơn vị. Quan trọng nhất, phương pháp chọn phải được áp dụng một cách nhất quán trong toàn bộ niên độ kế toán.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán xuất kho nguyên vật liệu, vật liệu mới nhất
3. Phân việt giữa 2 phương pháp kế toán hàng tồn kho
Dưới đây, AZTAX sẽ phân tích sau hơn về hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho một cách chi tiết nhất.
| Phương pháp kê khai thường xuyên | Phương pháp kiểm kê định kỳ | |
| Nội dung | Theo dõi hàng tồn kho đều đặn, liên tục và có tổ chức
Ghi nhận rõ ràng các giao dịch nhập, xuất và tồn kho của hàng hóa Đảm bảo cập nhật thông tin hàng tồn kho một cách toàn diện và liên tục |
Nếu không thực hiện theo dõi hàng tồn kho thường xuyên và liên tục:
Chỉ có thể phản ánh giá trị hàng tồn kho ở đầu kỳ và cuối kỳ, không ghi nhận các hoạt động nhập và xuất trong suốt kỳ. Giá trị của hàng hóa xuất trong kỳ chỉ được tính toán vào cuối kỳ. |
| Công thức | Công thức này tính toán giá trị tồn kho cuối kỳ bằng cách thêm vào giá trị hàng nhập kho trong kỳ và trừ đi giá trị hàng xuất kho trong kỳ từ giá trị hàng tồn kho đầu kỳ:
Giá trị tồn kho cuối kỳ = Giá trị tồn kho đầu kỳ + Giá trị hàng nhập kho trong kỳ – Giá trị hàng xuất kho trong kỳ |
Công thức này tính toán giá trị hàng xuất kho trong kỳ bằng cách thêm giá trị hàng nhập kho trong kỳ vào giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và sau đó trừ đi giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:
Giá trị hàng xuất kho trong kỳ = Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + Giá trị hàng nhập kho trong kỳ – Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ |
| Chứng từ sử dụng | Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho đóng vai trò quan trọng trong việc hạch toán hàng tồn kho. Biên bản kiểm kê vật tư và hàng hóa là tài liệu ghi nhận kết quả của quá trình kiểm kê thực tế, bao gồm thông tin về số lượng, đơn giá và giá trị của hàng tồn kho tại thời điểm kiểm kê. | Phiếu nhập kho được dùng để ghi nhận việc nhập hàng hóa và vật tư vào kho, bao gồm thông tin chi tiết về số lượng, đơn giá và tổng giá trị của hàng nhập kho. Phiếu xuất kho được sử dụng để ghi nhận việc xuất hàng hóa và vật tư từ kho, cung cấp thông tin về số lượng, đơn giá và tổng giá trị của hàng xuất kho.
Biên bản kiểm kê vật tư và hàng hóa Chứng từ nhập xuất hàng hóa |
| Cách hạch toán hàng tồn kho | Mọi biến động (nhập hoặc xuất) và số lượng hiện có của vật tư và hàng hóa được ghi nhận và hạch toán vào các tài khoản này.
Ví dụ: Doanh nghiệp XYZ mua hàng hóa trị giá 10 triệu đồng. Trong đó, giá trị hàng hóa là 10 triệu đồng, thuế GTGT (10%) là 1 triệu đồng. Doanh nghiệp thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng. Hạch toán: Ghi nhận chi phí mua hàng hóa:
|
Giá trị của vật tư và hàng hóa được mua và nhập kho trong kỳ được ghi nhận và phản ánh trên một tài khoản kế toán đặc biệt, là tài khoản 611 – Mua hàng.
Các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ được áp dụng để điều chỉnh số dư đầu kỳ và cuối kỳ, nhằm hiển thị chính xác giá trị thực tế của hàng tồn kho vào cuối kỳ kế toán. Lưu ý: mọi biến động của vật tư và hàng hóa không được ghi nhận và phản ánh trực tiếp trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Ví dụ: Doanh nghiệp ABC mua hàng hóa trị giá 20 triệu đồng. Trong đó, thuế GTGT (10%) là 2 triệu đồng. Doanh nghiệp thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng. Sau khi kiểm kê vào cuối kỳ, phát hiện số hàng thực tế còn ít hơn số lượng đã ghi nhận. Hạch toán khi mua hàng: Ghi nhận chi phí mua hàng hóa:
|
| Đối tượng | Các tổ chức hoạt động trong ngành công nghiệp, xây dựng và kinh doanh các sản phẩm có giá trị cao như máy móc, thiết bị công nghệ cao… | Các cửa hàng bán lẻ thường xuất dùng hoặc bán hàng hóa và vật tư có nhiều loại, quy cách và mẫu mã khác nhau, thường có giá trị thấp. |
| Ưu điểm | Phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho cho phép đánh giá và quản lý số lượng cũng như giá trị của hàng tồn kho tại mỗi thời điểm trong quá trình kinh doanh một cách hiệu quả. Điều này giúp các doanh nghiệp có thể liên tục cập nhật và điều chỉnh nhanh chóng hoạt động sản xuất kinh doanh.
Áp dụng phương pháp này cũng giúp giảm thiểu sai sót trong ghi chép và quản lý hàng tồn kho. Việc theo dõi thường xuyên và phản ánh chính xác tình trạng hàng tồn kho trên sổ sách kế toán đảm bảo tính đồng nhất và chính xác trong quản lý hàng tồn kho. |
Áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ trong hạch toán hàng tồn kho giúp giảm thiểu khối lượng công việc và tăng cường hiệu quả quản lý hàng tồn kho. |
| Nhược điểm | Việc ghi chép hàng ngày liên quan đến hàng tồn kho có khối lượng lớn, nhưng có thể được giải quyết thông qua việc áp dụng các máy móc và công nghệ hiện đại. | Công việc kế toán cuối kỳ liên quan đến hàng tồn kho là một nhiệm vụ khổng lồ. Việc kiểm tra không thường xuyên trong quá trình nhập và xuất kho đòi hỏi sự liên tục và có thể hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán trong quản lý.
Ngoài ra, việc phát hiện các sai sót cũng khó khăn nếu việc kiểm kê hàng thực tế nhập kho không khớp với ghi chép trong sổ kế toán. |
4. Các phương pháp tính giá xuất kho hàng tồn kho
Theo chuẩn mực kế toán số 02 về hàng tồn kho ban hành theo Quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài chính, có tổng cộng 4 phương pháp để tính giá trị hàng tồn kho. Do đó, tùy thuộc vào loại hình kinh doanh của từng doanh nghiệp, có thể lựa chọn một trong các phương pháp sau để xác định giá trị tồn kho:
4.1 Phương pháp tính giá hàng tồn kho theo giá gốc
Phương pháp tính theo giá đích danh được áp dụng dựa trên giá trị thực tế của từng loại hàng hóa mua vào và sản phẩm sản xuất, phù hợp cho các doanh nghiệp có ít mã hàng hoặc hàng hóa ổn định và dễ nhận diện.
Ưu điểm: Đáp ứng nguyên tắc kế toán, phù hợp với chi phí và doanh thu thực tế, giúp phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho theo giá trị thực tế.
Nhược điểm: Yêu cầu điều kiện nghiêm ngặt, chỉ phù hợp với doanh nghiệp có ít loại hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, và các mặt hàng ổn định và dễ nhận diện mới có thể áp dụng được phương pháp này.
Ví dụ: Công ty TNHH A có các nghiệp vụ liên quan đến nguyên vật liệu Y như sau:
- Tồn đầu kỳ: Nguyên vật liệu Y có số lượng 8.000 kg, với đơn giá 6.000 đồng/kg.
- Ngày 10/02/2024: Nhập 5.000 kg nguyên vật liệu Y với đơn giá 6.500 đồng/kg.
- Ngày 20/02/2024: Xuất 5.000 kg nguyên vật liệu Y
- Ngày 28/02/2024: Xuất 6.000 kg nguyên vật liệu Y
Như vậy:
- Trị giá xuất kho ngày 20/02: 4.000 kg x 6.500 đồng/kg = 26.000.000 đồng
- Trị giá xuất kho ngày 28/02: 6.000 kg x 6.000 đồng/kg = 36.000.000 đồng
4.2 Phương pháp bình quân gia quyền
4.2.1 Bình quân gia quyền cuối kỳ
Theo phương pháp này, trị giá vốn của hàng được tính khi hàng xuất kho trong kỳ chỉ vào cuối kỳ. Kế toán căn cứ vào giá nhập kho, giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị hàng nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân, phụ thuộc vào thời gian lưu kho của từng loại hàng của doanh nghiệp. Dưới đây là công thức tính:
Đơn giá xuất kho bình quân cuối kỳ của mỗi mã hàng = ∑ (Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ) / ∑ (Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ)
Ưu điểm: Phương pháp đơn giản, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ.
Nhược điểm: Độ chính xác không cao, công việc tập trung vào cuối kỳ có thể ảnh hưởng đến các hoạt động khác của kế toán và không cung cấp thông tin kế toán kịp thời khi có sự kiện phát sinh.
4.2.2 Bình quân gia quyền tức thời (bình quân gia quyền liên hoàn)
Theo phương pháp bình quân liên tục, khi nhập sản phẩm, vật tư, hàng hóa vào kho, kế toán phải điều chỉnh lại giá trị thực của hàng tồn kho và tính toán lại giá đơn vị bình quân cho từng mã hàng. Công thức được áp dụng như sau:
Đơn giá xuất kho lần thứ n = ∑ (Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trước lần xuất thứ n) / ∑ (Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trước lần xuất thứ n)
Ưu điểm: Phương pháp này khắc phục nhược điểm của phương pháp bình quân cuối kỳ, đảm bảo tính chính xác và cập nhật thường xuyên.
Nhược điểm: Phương pháp này đòi hỏi nhiều công sức tính toán, phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng mã hàng tồn kho ít và hoạt động nhập xuất không quá phức tạp.
4.3 Phương pháp nhập trước, xuất trước (phương pháp FIFO)
Phương pháp nhập trước, xuất trước dựa trên giả định rằng hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước sẽ được xuất ra trước, và trị giá hàng xuất kho được tính dựa trên giá của lô hàng nhập hoặc sản xuất trước đó, thực hiện tuần tự cho đến khi hết lô hàng đó.
Ưu điểm:
- Cho phép tính toán trị giá vốn của hàng xuất kho ngay sau mỗi lần xuất, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho kế toán ghi chép và quản lý.
- Trị giá vốn hàng tồn kho gần với giá thị trường hiện tại của mặt hàng, phản ánh giá trị thực tế của hàng tồn kho trên báo cáo kế toán.
Nhược điểm: Phương pháp này có thể dẫn đến việc doanh thu được phát sinh dựa trên giá trị các lô hàng nhập hoặc sản xuất từ trước, không phù hợp với chi phí hiện tại của sản phẩm, vật tư, hàng hóa.
4.4 Phương pháp nhập sau, xuất trước (phương pháp LIFO)
Theo phương pháp nhập sau, xuất trước, hàng tồn kho được giả định là hàng mua sau hoặc sản xuất sau sẽ được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại vào cuối kỳ là hàng mua hoặc sản xuất từ trước. Giá trị hàng xuất kho được tính dựa trên giá của lô hàng nhập gần nhất, trong khi giá trị hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập vào ở đầu kỳ.
Ưu điểm:
- Cho phép tính toán trị giá vốn của hàng xuất kho ngay sau mỗi lần xuất kho, cung cấp thông tin kịp thời cho kế toán và quản lý.
- Chi phí của lần mua gần nhất sát với giá vốn thực tế của hàng xuất kho, tuân thủ nguyên tắc kế toán phù hợp.
Nhược điểm: Trị giá vốn của hàng tồn kho còn lại vào cuối kỳ có thể không phù hợp với thực tế do tính toán theo giá hàng nhập đầu kỳ.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hàng gia công theo Thông tư 200 và Thông tư 133
Xem thêm: Cách hạch toán hàng gửi đi bán – Tài khoản 157 theo Thông tư 200
5. Các câu hỏi thường gặp về phương pháp hạch toán hàng tồn kho
5.1 Giá hàng kho là gì?
Giá hàng kho hay còn gọi là hàng tồn kho (hoặc giá trị hàng tồn kho) là tổng chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để mua hoặc sản xuất hàng hóa đang lưu giữ trong kho. Nó bao gồm nhiều yếu tố khác nhau, tùy thuộc vào cách doanh nghiệp tính toán và quản lý hàng tồn kho.
5.2 Có bao nhiêu phương pháp hạch toán hàng tồn kho?
Có hai phương pháp chính để hạch toán hàng tồn kho. Đó là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kê khai thường xuyên yêu cầu theo dõi và cập nhật liên tục thông tin về nhập, xuất và tồn kho hàng hóa trên sổ kế toán. Ngược lại, phương pháp kiểm kê định kỳ chỉ ghi nhận giá trị hàng tồn kho vào cuối kỳ, dựa vào kết quả kiểm kê thực tế để xác định số lượng và giá trị hàng hóa.
5.3 Giá trị hàng tồn kho được ghi nhận theo cách nào?
Giá trị hàng tồn kho được ghi nhận vào chi phí trong kỳ bao gồm: các chi phí trước đây đã bao gồm trong giá trị hàng tồn kho nay đã được bán, trao đổi, hoặc phân phối và các chi phí sản xuất chung không được phân bổ và chi phí sản xuất hàng tồn kho phát sinh trên mức bình thường.
Trên đây là các thông tin chi tiết về phương pháp hạch toán hàng tồn kho mà AZTAX muốn chia sẻ. Chúng tôi hy vọng rằng các thông tin này sẽ hữu ích đối với quý độc giả. Nếu quý độc giả có bất kỳ câu hỏi nào khác, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số hotline 0932.383.089. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của AZTAX luôn sẵn sàng để hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của Quý vị.
