Hóa đơn đã xuất nhưng khách hàng không lấy là tình huống thường gặp trong hoạt động bán hàng và dễ khiến kế toán lúng túng khi xử lý. Tùy theo việc hóa đơn đã gửi cho cơ quan thuế hay chưa, doanh nghiệp sẽ áp dụng cách hủy, điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế theo đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cùng AZTAX hiểu rõ quy trình giúp tránh sai sót, đảm bảo tính hợp lệ chứng từ và hạn chế rủi ro khi thanh tra thuế qua bài viết sau.
1. Hóa đơn đã xuất nhưng khách hàng không lấy có được hủy không?
Hóa đơn đã xuất và đã gửi cho khách hàng thì không được hủy chỉ vì khách hàng “không muốn thanh toán” hoặc “không lấy hóa đơn”. Việc hủy chỉ được thực hiện khi hóa đơn có sai sót và phải xử lý theo Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn điện tử và khách hàng không muốn thanh toán, yêu cầu hủy hóa đơn, thì việc này cần thực hiện theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý hóa đơn có sai sót như sau:
(1) Nếu hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua mà phát hiện có sai sót, người bán phải thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT và lập hóa đơn điện tử mới để thay thế, đồng thời gửi hóa đơn mới cho người mua. Cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn điện tử cũ trên hệ thống.
(2) Nếu hóa đơn đã gửi cho người mua, việc xử lý sai sót được thực hiện như sau:
- Sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác: người bán chỉ cần thông báo cho khách hàng và cho cơ quan thuế, không cần lập hóa đơn mới.
- Sai sót liên quan đến mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa/dịch vụ: người bán có hai lựa chọn:
- Lập hóa đơn điều chỉnh: ghi rõ dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Việc lập hóa đơn điều chỉnh nên có thỏa thuận bằng văn bản với khách hàng.
- Lập hóa đơn thay thế: lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn cũ, ghi rõ dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”, đồng thời có văn bản thỏa thuận nếu có giữa hai bên.
Như vậy, trong trường hợp hóa đơn đã được gửi cho khách hàng, doanh nghiệp không được tự ý hủy hóa đơn, mà phải xác định sai sót và xử lý theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
2. Quy định hiện hành về lập hoá đơn
Căn cứ tại Khoản 1 và Điểm a khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC, quy định về việc lập hóa đơn được xác định dựa trên nguyên tắc người bán phải lập và giao hóa đơn khi thực hiện hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hóa đơn phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được lập bằng mực không phai, không tẩy xóa và đảm bảo thống nhất giữa các liên. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn và được quản lý theo phạm vi phân bổ đối với các đơn vị trực thuộc.
Về thời điểm lập hóa đơn, pháp luật quy định ngày lập hóa đơn trong trường hợp bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phụ thuộc vào việc thu tiền. Đối với cung ứng dịch vụ, ngày lập hóa đơn tương ứng với ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc ngày thu tiền đối với các trường hợp thu trước hoặc trong khi cung ứng. Một số trường hợp đặc thù như điện, nước, viễn thông, truyền hình, xây dựng hoặc bất động sản được quy định thời điểm lập hóa đơn riêng tùy theo tính chất giao dịch.
Từ các quy định trên có thể xác định rằng khi phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ, người bán có trách nhiệm lập hóa đơn đầu ra theo đúng thời điểm pháp luật quy định. Hóa đơn đã lập là chứng từ bắt buộc doanh nghiệp phải lưu giữ để phục vụ việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế và đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của giao dịch.
3. Quy định về báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn 2025
Việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế được thực hiện theo Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Cụ thể như sau:
Báo cáo theo quý:
- Tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả khi trong kỳ không sử dụng hóa đơn.
- Thời hạn nộp: Quý I chậm nhất ngày 30/4; Quý II chậm nhất ngày 30/7; Quý III chậm nhất ngày 30/10; Quý IV chậm nhất ngày 30/1 năm sau.
- Nếu trong kỳ không sử dụng hóa đơn, báo cáo ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng 0.
Báo cáo theo tháng:
- Áp dụng cho doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in/đặt in nhưng vi phạm, hoặc doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế và phải mua hóa đơn từ cơ quan thuế theo Điều 11 Thông tư 39/2014/TT-BTC.
- Thời hạn nộp báo cáo tháng là chậm nhất ngày 20 của tháng tiếp theo.
- Báo cáo theo tháng thực hiện trong 12 tháng kể từ ngày thành lập hoặc kể từ khi chuyển sang diện mua hóa đơn của cơ quan thuế. Sau thời hạn này, cơ quan thuế kiểm tra và thông báo doanh nghiệp chuyển sang báo cáo quý. Nếu chưa nhận thông báo, doanh nghiệp tiếp tục báo cáo theo tháng.
Trường hợp đặc biệt:
- Khi doanh nghiệp chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu hoặc giao/bán/khoán/cho thuê doanh nghiệp nhà nước, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn phải nộp cùng với hồ sơ quyết toán thuế.
- Khi doanh nghiệp chuyển địa điểm kinh doanh sang địa bàn khác, báo cáo phải nộp cho cơ quan thuế nơi chuyển đi.
Các loại hóa đơn đặc thù:
- Hóa đơn thu cước viễn thông, điện, nước, phí dịch vụ ngân hàng, vé vận tải hành khách, tem, vé, thẻ và một số loại khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính không phải báo cáo từng số hóa đơn, mà báo cáo theo tổng số hóa đơn.
- Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính chính xác của số hóa đơn tồn đầu kỳ, tổng số đã sử dụng, xoá bỏ, mất hoặc hủy, đồng thời phải cung cấp chi tiết từ số… đến số… khi cơ quan thuế yêu cầu.
4. Cách xử lý khi hoá đơn dịch vụ đã xuất nhưng bị trả lại
Khi hóa đơn dịch vụ đã xuất nhưng bị trả lại, doanh nghiệp cần xử lý đúng quy định để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch. Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn cách xử lý tình huống này.
4.1. Lý do phải xử lý hóa đơn dịch vụ đã xuất
Việc xử lý hóa đơn dịch vụ đã xuất nhưng bị trả lại là yêu cầu quan trọng trong công tác kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác của chứng từ, phản ánh đúng doanh thu và tránh các rủi ro liên quan đến quản lý thuế. Trong thực tế, hóa đơn dịch vụ thường được lập trước khi cung cấp dịch vụ. Khi khách hàng từ chối sử dụng toàn bộ hoặc một phần dịch vụ do không hài lòng hoặc theo thỏa thuận hoàn tiền, kế toán cần thực hiện các bước xử lý nhằm đảm bảo sự chính xác của sổ sách và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.
4.2. Cách xử lý hoá đơn dịch vụ đã xuất
Pháp luật cho phép xử lý hóa đơn bị trả lại theo hai phương thức:
- Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế: Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về giá tiền, số lượng dịch vụ, chất lượng dịch vụ hoặc thuế, người bán có thể lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.
- Khi thực hiện, kế toán cần đảm bảo có thỏa thuận bằng văn bản giữa hai bên nếu đây là yêu cầu trong quy trình nội bộ
- Hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện rõ thông tin “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”, đồng thời thực hiện ký số, gửi cơ quan thuế để cấp mã trong trường hợp hóa đơn có mã và chuyển cho người mua theo quy định.
- Ngoài phương pháp điều chỉnh, doanh nghiệp cũng có thể xử lý bằng cách lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
- Hóa đơn thay thế phải thể hiện thông tin “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”, đảm bảo nội dung được điều chỉnh chính xác.
- Quy trình ký số, gửi cơ quan thuế cấp mã và gửi cho người mua được áp dụng tương tự như trong trường hợp điều chỉnh.
- Cả hóa đơn gốc và hóa đơn xử lý đều phải được lưu trữ theo quy định về chứng từ kế toán và quản lý hóa đơn.
Việc lựa chọn phương pháp điều chỉnh hoặc thay thế tùy thuộc vào tính chất sai sót và thỏa thuận giữa các bên, song cả hai phương thức đều phải tuân thủ đúng trình tự, đảm bảo việc xử lý hóa đơn hợp lệ và phù hợp với quy định pháp luật.
5. Cách lập hóa đơn cho hàng hóa, dịch vụ khuyến mại và tiêu dùng nội bộ
Việc lập hóa đơn cho hàng hóa, dịch vụ khuyến mại hoặc tiêu dùng nội bộ cần tuân thủ đúng quy định của pháp luật để đảm bảo minh bạch kế toán và tránh vi phạm thuế.
Theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 và Tiết 2.4 Điểm 2 Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 39, các trường hợp phát sinh hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, cho biếu tặng, tiêu dùng nội bộ hoặc trả thay lương đều phải lập hóa đơn GTGT theo quy định.
- Đối với hàng hóa sử dụng cho mục đích khuyến mại, quảng cáo hoặc làm hàng mẫu, doanh nghiệp phải lập hóa đơn ghi rõ tên hàng hóa, số lượng hàng hóa và thể hiện rõ là hàng khuyến mại, quảng cáo hoặc hàng mẫu không thu tiền. Tại dòng thuế suất và thuế GTGT không ghi và gạch chéo theo quy định. Đây là cách thể hiện nhằm xác định đây là nghiệp vụ không thu tiền và phù hợp với chương trình khuyến mại đã đăng ký hoặc theo quy định pháp luật về thương mại.
- Đối với hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và hàng hóa tiêu dùng nội bộ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn với đầy đủ các chỉ tiêu như hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ thông thường. Giá tính thuế và thuế GTGT được xác định như giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh để bảo đảm nghĩa vụ thuế. Việc lập hóa đơn theo hướng dẫn này giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định về thuế và chứng từ kế toán.
6. Câu hỏi thường gặp về trường hợp lập hóa đơn
6.1. Giao hàng nhiều lần có được lập hóa đơn chung không?
Theo Khoản 3 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi doanh nghiệp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao theo từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng đều phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng và giá trị thực tế đã giao. Vì vậy, không được lập một hóa đơn chung cho nhiều lần giao hàng mà phải xuất hóa đơn riêng cho từng lần phát sinh.
6.2. Thời điểm lập hóa đơn có tính theo ngày tháng năm âm lịch không?
Theo Khoản 8 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn phải tuân thủ hướng dẫn tại Điều 9 và được thể hiện theo định dạng ngày, tháng, năm dương lịch. Do đó, doanh nghiệp không được sử dụng ngày tháng năm âm lịch khi lập hóa đơn; mọi thông tin về thời điểm lập và ký số trên hóa đơn điện tử đều phải dùng lịch dương.
Hóa đơn đã xuất nhưng khách hàng không lấy vẫn có thể xử lý đúng quy định nếu kế toán nắm rõ thời điểm và tình trạng hóa đơn. AZTAX sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra và xử lý hóa đơn an toàn, đúng luật. Liên hệ qua HOTLINE: 0932.383.089 để được đội ngũ chúng tôi tư vấn chi tiết và kịp thời.
