Thủ tục khai trình lao động là nghiệp vụ mà doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện định kỳ và hằng năm, nhằm giúp cơ quan Nhà nước cập nhật tình hình lao động thực tế tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa hiểu rõ và thực hiện nghiệp vụ này đúng quy định. Chính vì thế, AZTAX đã tổng hợp tất tần tật những thông tin cần biết về nghiệp vụ khai trình lao động này trong bài viết dưới đây.
1. Khai trình lao động là gì?
Khai trình lao động hay còn được gọi là báo cáo tình hình sử dụng lao động. Đây là việc doanh nghiệp thực hiện khai báo với cơ quan chức năng về lao động tại doanh nghiệp mình trong thời gian được quy định. Đây là nghiệp vụ bắt buộc phải được thực hiện 02 lần mỗi năm.
Những phần phải khai báo lần đầu bao gồm:
– Số lượng người lao động
– Thông tin cá nhân người lao động
– Trình độ chuyên môn, kỹ thuật của người lao động
– Loại hợp đồng ký kết với người lao động
– Vị trí việc làm của người lao động
– Thời gian làm việc của người lao động
– Thông tin khác cần chú ý của người lao động
Những phần phải khai báo định kỳ bao gồm:
– Số lượng lao động của kỳ khai báo trước (Đầu kỳ)
– Số lượng người lao động tăng trong kỳ (Phát sinh tăng)
– Số lượng người lao động giảm trong kỳ (Phát sinh giảm)
– Số lượng người lao động tại thời điểm hiện tại (Cuối kỳ)
Khi mới thành lập, doanh nghiệp đều phải thực hiện khai trình lao động theo yêu cầu của Nhà nước. Như vậy, có 02 trường hợp doanh nghiệp thực hiện khai báo tình hình sử dụng lao động, đó là:
- Khai trình khi mới thành lập.
- Khai trình 02 lần/năm khi đã hoạt động 01 năm trở lên.
2. Thủ tục, hồ sơ khai trình lao động
Để khai trình lao động, doanh nghiệp cần nộp các hồ sơ sau đến Phòng Lao động nơi quản lý doanh nghiệp (nơi đặt trụ sở kinh doanh). Có 02 loại hồ sơ, doanh nghiệp chỉ cần chọn 01 trong 02 loại để nộp đến Cơ quan Nhà nước. Tuy nhiên hiện tại, các Phòng Lao động tại nhiều địa phương đã và đang yêu cầu doanh nghiệp phải nộp hồ sơ điện tử từ 2022. Do đó, hồ sơ giấy chỉ còn mang tính chất bổ trợ và sử dụng đối với các doanh nghiệp chưa có tài khoản điện tử. Cụ thể hồ sơ như sau:
2.1 Hồ sơ điện tử
a) Đối với doanh nghiệp mới thành lập
Theo quy định về khai trình lao động thì doanh nghiệp phải thông báo việc sử dụng lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan Bảo hiểm xã hội.
Tuy nhiên, Nghị định 01/2021/NĐ-CP ban hành ngày 04/01/2021 về đăng ký doanh nghiệp có thực hiện thay đổi biểu mẫu – đã bao gồm phần khai trình lao động – nên hiện tại doanh nghiệp không phải giải trình việc sử dụng lao động lần đầu nữa.
b) Đối với doanh nghiệp đã hoạt động và khai báo lao động định kỳ
Doanh nghiệp tiến hành thống kê tình hình lao động và thực hiện khai báo theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại đường link https://dichvucong.gov.vn
Bước 2: Sử dụng chữ ký số để đăng ký hoặc đăng nhập tài khoản doanh nghiệp. Trường hợp không đăng ký được vui lòng liên hệ trực tiếp Phòng Lao động địa phương để được hỗ trợ.
Doanh nghiệp cần lưu ý tải và cài đặt công cụ ký điện tử tại link https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-phan-mem-ho-tro.html để xác thực thông tin chữ ký số.
Doanh nghiệp có thể xem tài liệu hướng dẫn đăng ký tài khoản mà Cổng Dịch vụ công Quốc gia đã hướng dẫn tại đây https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-huong-dan-cong-dan-doanh-nghiep.html
Bước 3: Chọn chức năng “Dịch vụ công trực tuyến”
Bước 4: Tìm kiếm thủ tục bằng cách nhập từ khóa tìm kiếm theo tên trong thủ tục
Tên thủ tục khai trình lao động đầy đủ là “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động”. Bạn chỉ cần gõ cụm từ “đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc” thì hệ thống sẽ tự hiển thị thủ tục cần tìm.
Sau đó bạn chọn cơ quan thực hiện là “Bảo hiểm xã hội Việt Nam” và nhấn tìm kiếm.
Bước 5: Chọn thủ tục và nhấn “Nộp trực tuyến” để tiến hành khai báo thông tin
Bước 6: Chọn cơ quan nhận báo cáo tương ứng, với:
+ Sở Lao động Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện với doanh nghiệp thuộc Khu Công nghiệp.
+ Phòng Lao động Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện đối với các doanh nghiệp khác.
Bước 7: Nhấn vào “Đăng ký” để hệ thống tự ghi nhận thông tin.
Bước 8: Chờ màn hình hiệu lên bảng “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công” là hoàn tất.
Bước 9: Nhấn nút “Thoát” để hoàn tất thủ tục.
Để xem hướng dẫn chi tiết bằng hình ảnh cho các bước thực hiện, bạn vui lòng xem bài viết Cách Khai Trình Lao Động Mới Nhất 2023
Lưu ý:
– Sau khi hoàn tất thủ tục này, Phòng Lao động sẽ nhận được thông tin khai báo tình hình sử dụng lao động từ doanh nghiệp dựa trên các dữ liệu mà doanh nghiệp đã khai báo trên bảo hiểm xã hội điện tử. Do vậy, doanh nghiệp không cần phải làm thêm thủ tục nào khác trừ trường hợp Phòng Lao động địa phương yêu cầu bổ sung.
– Trong trường hợp Phòng Lao động địa phương có yêu cầu bổ sung hồ sơ giấy, hoặc hồ sơ bản mềm qua email, doanh nghiệp vui lòng nhận thông tin trực tiếp từ Phòng Lao động để thực hiện hồ sơ tương ứng.
2.2 Hồ sơ giấy
a. Đối với doanh nghiệp mới thành lập
Hồ sơ giấy khai trình lần đầu hiện chỉ áp dụng với doanh nghiệp thành lập trước ngày 15/10/2021 do thủ tục đăng ký kinh doanh chưa được tích hợp khai trình lao động. Đối với doanh nghiệp thành lập sau thời gian trên thì hoàn toàn có thể bỏ qua thủ tục này. Cụ thể thủ tục như sau:
Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:
– Công văn đề nghị khai trình sử dụng lao động
– Bản sao có công chứng của giấy phép đăng ký kinh doanh
– Bản khai trình việc sử dụng lao động của đơn vị khi bắt đầu hoạt động (Theo mẫu 05 ban hành kèm theo Thông tư số 23/2014/TT-BLĐTBXH)
– Hợp đồng lao động đã ký kết với người lao động
Sau khi hoàn tất chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp nộp trực tiếp đến Phòng Lao động Thương binh và Xã hội địa phương.
Bấm vào đây để xem và tải mẫu hồ sơ khai trình lao động lần đầu
b. Đối với doanh nghiệp đã hoạt động và khai báo lao động định kỳ
Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:
– Báo cáo tình hình thay đổi về lao động 06 tháng đầu năm theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ.
– HOẶC Báo cáo tình hình thay đổi về lao động 06 tháng cuối năm theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ.
Doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ khai trình lao động đến Phòng Lao động Thương binh và Xã hội địa phương. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý quy định về loại hồ sơ khi nộp bởi Phòng Lao động địa phương có thể yêu cầu hồ sơ, giấy tờ bổ sung.
Bấm vào đây để xem và tải mẫu hồ sơ khai trình lao động hằng năm
3. Thời gian khai trình lao động theo quy định
3.1 Đối với doanh nghiệp vừa mới thành lập
Trong vòng 30 ngày sau khi thành lập, doanh nghiệp phải khai trình lao động lần đầu theo Mẫu 05 Thông tư 23. Sau mỗi 6 tháng đầu và 6 tháng cuối năm, doanh nghiệp phải báo cáo tình hình sử dụng lao động theo Mẫu 07 Thông tư 23.
Tuy nhiên, theo quy định có đề cập ở trên, doanh nghiệp thành lập sau ngày 15/10/2021 không cần phải thực hiện thủ tục khai trình ban đầu nữa.
3.2 Đối với doanh nghiệp đã đi vào hoạt động hơn 1 năm
Sau mỗi 6 tháng đầu và 6 tháng cuối năm, doanh nghiệp phải báo cáo tình hình sử dụng lao động theo thủ tục bên trên. Thời hạn cuối cùng khai báo tình hình sử dụng lao động như sau:
– Trước ngày 05/06 đối với báo cáo 06 tháng đầu năm.
– Trước ngày 05/12 đối với báo cáo cuối năm.
4. Quy định xử phạt khi vi phạm khai trình lao động
Theo Điều 7 Nghị định 28/2020/NĐ-CP thì doanh nghiệp vi phạm khai báo sử dụng lao động khi có một trong những hành vi sau:
- Không khai báo việc sử dụng lao động theo đúng quy định với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
- Không báo cáo tình tình thay đổi lao động với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Nếu doanh nghiệp có dấu hiệu vi phạm khai báo sử dụng lao động thì sẽ bị phạt hành chính từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng. Đồng thời, doanh nghiệp phải đảm bảo thực hiện khai trình lại theo đúng quy định.
5. Dịch vụ khai trình lao động trọn gói, uy tín
5.1 Dịch vụ tại AZTAX hỗ trợ vấn đề gì?
Để hỗ trợ cho doanh nghiệp trong giai đoạn khai báo tình hình sử dụng lao động thường niên, AZTAX đã và đang triển khai dịch vụ khai trình lao động trọn gói. Tại AZTAX, chúng tôi cam kết:
– Hỗ trợ doanh nghiệp rà soát lại tình hình lao động.
– Điều chỉnh hồ sơ khai báo tình hình sử dụng lao động tại doanh nghiệp nếu phát hiện sai sót.
– Thay mặt doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ khai trình đúng chuẩn theo yêu cầu của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
– Hỗ trợ doanh nghiệp những vấn đề khác liên quan đến lao động – thang lương.
– Chịu trách nhiệm và bồi thường toàn bộ nếu có bất cứ sai phạm nào do AZTAX thực hiện thủ tục chưa đúng.
– Thay mặt doanh nghiệp tiếp đoàn thanh tra trong quá trình hợp tác.
– Bảo mật thông tin doanh nghiệp ngay cả khi ngừng hợp tác.
5.2 Vì sao nên sử dụng dịch vụ tại AZTAX?
Dịch vụ khai trình lao động là một trong những giải pháp hàng đầu cho công tác lao động – thang lương. Hơn ai hết, AZTAX hiểu được khó khăn của doanh nghiệp khi phải thực hiện nhiều thủ tục hành chính. Đồng thời, dịch vụ tại AZTAX còn có những ưu điểm không thể bỏ qua, như:
– Chi phí rẻ hơn nhiều lần so với thuê nhân viên chuyên trách.
– Đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng bởi chúng tôi sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp.
– Đảm bảo đúng quy trình, thủ tục mới nhất bởi chúng tôi luôn thường xuyên cập nhật những quy định của Nhà nước.
– Được hỗ trợ trọn gói từ A-Z cùng với cam kết bảo mật thông tin.
– Doanh nghiệp có thể tích luỹ được nhiều thời gian cho việc kinh doanh.
Như vậy, khai báo tình hình sử dụng lao động là một trong những yêu cầu về thủ tục hành chính mà doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện. Để tiết kiệm thời gian và chi phí cũng như những sai sót không đáng có, doanh nghiệp hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ của AZTAX. Liên hệ ngay theo thông tin bên dưới để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo thêm thông tin liên quan đến các chính sách lao động – tiền lương tại bài viết 06 Chính Sách Mới Về Lao Động, Tiền Lương: Doanh Nghiệp Cần Biết Và Cập Nhật
Trường hợp cần hỗ trợ tư vấn chi tiết hoặc hỗ trợ thực hiện thủ tục thì hãy liên hệ ngay với AZTAX.
Hotline : 0932 383 089 – Email : cs@aztax.com.vn – https://aztax.com.vn
CÔNG TY AZTAX CUNG CẤP GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN Fanpage: AZTAX - Giải pháp kế toán thuế Email: cs@aztax.com.vn Hotline: 0932.383.089 #AZTAX - Giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp
