Thời đại kinh tế phát triển, việc các công ty thành lập nên các văn phòng đại diện dần trở nên phổ biến, tuy nhiên cũng không tránh khỏi những thiệt hại và hạn chế trong quá trình kinh doanh. Sau một thời gian hoạt động, vì một số lý do nào đó mà công ty muốn tiến hành giải thể văn phòng đại diện. Hiểu được điều đó, AZTAX sẽ hướng dẫn doanh nghiệp Việt Nam cũng như doanh nghiệp nước ngoài cách tiến hành về thủ tục, hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện.
1. Giải thể văn phòng đại diện là gì?
Bài viết trước AZTAX đã giới thiệu những điều cần biết về “Những điều cần biết về giải thể doanh nghiệp”. Tương tự như doanh nghiệp, một văn phòng đại diện cần tiến hành giải thể khi văn phòng hoạt động không còn hiệu quả hay không cần thiết nữa thì doanh nghiệp thường sẽ lựa chọn giải thể văn phòng đại diện để giảm thiểu chi phí.
2. Hướng dẫn thủ tục giải thể văn phòng đại diện
Thủ tục giải thể văn phòng đại diện trải qua 4 bước như sau, bao gồm: Nộp hồ sơ khóa mã số thuế của văn phòng, làm thủ tục trả dấu hoặc làm xác nhận không sử dụng dấu (nếu có), chuẩn bị hồ sơ giải thể văn phòng, nộp hồ sơ và nhận kết quả.
Bước 1: Chấm dứt hiệu lực mã số thuế với cơ quan thuế
Để có thể đóng hiệu lực mã số thuế của văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tới Chi cục thuế quản lý. Các loại giấy tờ, văn bản bao gồm:
(1) Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh (Phụ lục II-22, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT).
(2) Quyết định của doanh nghiệp về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện bao gồm quyết định của chủ doanh nghiệp đối với doanh nghiệp tư nhân, của chủ sở hữu hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
(3) Bản sao giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
(4) Giấy đăng ký mã số thuế bản chính (nếu có)
Bước 2: Thực hiện thủ tục trả con dấu, xác nhận với cơ quan công an
Theo luật doanh nghiệp 2014 có hiệu lực vào ngày 01-07-2015. Đối với công ty thành lập trước tháng 7/2015, khi làm thủ tục đóng văn phòng đại diện cần nộp hồ sơ hoàn trả con dấu với cơ quan công an. Hồ sơ gồm có:
(1) Văn bản xin trả dấu/xác nhận không sử dụng dấu.
(2) Quyết định giải thể văn phòng đại diện.
(3) Con dấu và giấy đăng ký mẫu con dấu bản chính
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ giải thể
Sau khi hoàn tất thủ tục về mã số thế và con dấu, doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy tờ, tài liệu trong bộ hồ sơ đóng văn phòng đại diện như sau:
(1) Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh (Phụ lục II-22, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT)
(2) Quyết định giải thể văn phòng đại diện
(3) Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế của chi nhánh và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
(4) Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;
(5) Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện;
(6) Con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện (nếu có).
(7) Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động quy định tại Phụ lục II-19 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT (trường hợp chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp được cấp Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương);
(8) Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư và bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế của chi nhánh (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh được cấp Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương).
Bước 4: Nộp hồ sơ
– Doanh nghiệp nộp hồ sơ giải thể tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt địa điểm Văn Phòng Đại Diện (Nộp trực tiếp hoặc nộp qua mạng điện tử: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/)
– Số lượng hồ sơ: 01 (bộ).
– Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Bước 5: Đợi duyệt hồ sơ và nhận kết quả
Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ, chuyển tình trạng pháp lý của văn phòng trong Sơ sở dữ liệu quốc gia sang tình trạng chấm đứt hoạt động. Đồng thời, thông báo về việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện.
3. Giải thể văn phòng đại diện nước ngoài
Tại Việt Nam, văn phòng đại diện nước ngoài hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam trong các vấn đề liên quan. Chính vì thế, việc giải thể cũng phải tuân theo trình tự, thủ tục theo quy định của nước ta.
Giai đoạn 1: Ra thông báo
Tổ chức nước ngoài phải thực hiện những việc thông báo sau trong thời gian ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến giải thể:
– Tổ chức tuyên bố về việc ngừng hoạt động văn phòng đại diện đến các bên liên quan như cơ quan cấp giấy phép, người lao động, ngân hàng,…
– Nội dung thông báo ghi rõ thời điểm dự kiến chấm dứt hoạt động
– Doanh nghiêp tiến hành niêm yết công khai, thông báo giải thể tại trụ sở văn phòng đại diện và đăng báo viết, báo điện tử được phép lưu hành tại Việt Nam
Giai đoạn 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ
Sau khi thực hiện những việc trên, văn phòng đại diện cần chuẩn bị hồ sơ giấy tờ:
– Giấy thông báo về việc giải thể văn phòng đại diện nước ngoài theo quy định.
– Trường hợp hết thời gian hoạt động theo giấy phép thành lập văn phòng đại diện mà không được cơ quan cấp giấy phép đồng ý gia hạn thì phía văn phòng đại diện phải cung cấp bản sao văn bản của cơ quan cấp giấy phép.
– Trường hợp bị thu hồi giấy phép thành lập văn phòng đại diện thì phải cung cấp bản sao quyết định thu hồi giấy phép thành lập văn phòng đại diện trong trường hợp bị thu hồi giấy phép thành lập.
– Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội
– Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động
– Bản chính giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
– Báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện
– Giấy xác nhận đã trả dấu cơ quan công an của văn phòng đại diện
– Hộ chiếu của trưởng văn phòng đại diện
– Hợp đồng thuê trụ sở và Biên bản thanh lý hợp đồng của văn phòng đại diện tại Việt Nam.
– Thanh lý hợp đồng thuê trụ sở tại Việt Nam
Sau khi có đầy đủ các hồ sơ kể trên, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh
Giai đoạn 3: Tiến hành thực hiện việc giải thể văn phòng đại diện nước ngoài:
Thương nhân nước ngoài phải thực hiện các nghĩa vụ sau để có thể chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài:
– Tổ chức thực hiện quyết toán nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế, nghĩa vụ bảo hiểm với cơ quan bảo hiểm xã hội cho người lao động (nếu có), nghĩa vụ tài chính với người lao động (nếu có).
– Doanh nghiệp hoàn trả dấu của văn phòng đại diện tại cơ quan công an nơi đặt trụ sở.
– Doanh nghiệp hoàn trả Giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện tại Sở Công Thương.
Sau khi hoàn trả con dấu và Giấy phép, thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ Giải thể theo trình tự quy định tại Điều 37 Nghị định 07/2016/NĐ-CP:
– Tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan cấp giấy phép.
– Cơ quan cấp giấy phép thực hiện việc kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ trong 03 ngày khi nhận được hồ sơ. Trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ, việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần.
– Khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử về việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện trong thời hạn 05 ngày.
4. Dịch vụ giải thể văn phòng đại diện tại AZTAX
Nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí cho quý khách hàng, Công ty TNHH AZTAX giới thiệu đến quý khách dịch vụ giải thể văn phòng đại diện Việt Nam và nước ngoài. Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực đăng ký kinh doanh, giải thể trong nhiều năm qua, chúng tôi sẽ giúp khách hàng giải quyết những thắc mắc liên quan, chuẩn bị soạn thảo hồ sơ và nộp kết quả. CHUYÊN NGHIỆP – HỢP LÝ – UY TÍN – TẬN TÂM là yếu tố được đặt lên hàng đầu tại AZTAX. Vậy nên, dịch vụ của chúng tôi sẽ hỗ trợ doanh nghiệp toàn diện nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu dịch vụ.
Tham khảo ngay dịch vụ của AZTAX tại: Dịch vụ giải thể doanh nghiệp
AZTAX đã trình bày những thông tin cần biết khi thực hiện giải thể, cũng như những hồ sơ quan trọng cần chuẩn bị khi tiến hành thủ tục giải thể văn phòng đại diện. Doanh nghiệp có thắc mắc, cần hỗ trợ tư vấn chi tiết hoặc hỗ trợ thực hiện thủ tục thì đừng ngần ngại, hãy liên hệ ngay với AZTAX qua hotline : 0932.383.089 để được tư vấn 24/24 một cách miễn phí và nhanh chóng.
