Các thủ tục thành lập chi nhánh công ty cổ phần đơn giản

Thủ tục thành lập chi nhánh công ty cổ phần như thế nào? Thành lập chi nhánh công ty cổ phần là quá trình đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc để triển khai toàn bộ hoặc một phần chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Điều kiện để thành lập chi nhánh ra sao?. Hãy cùng AZTAX tìm hiểu ngay nhé!

1. Chi nhánh công ty cổ phần là gì?

Việc thành lập văn phòng chi nhánh là thủ tục hành chính do doanh nghiệp thực hiện tại Sở kế hoạch đầu tư tỉnh, nơi mà doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính của chi nhánh khi có nhu cầu mở rộng địa điểm kinh doanh ngoài trụ sở chính.

Áp dụng theo Điều 45 Luật Doanh Nghiệp 2020 số 59/2020/QH14 để hiểu rõ ý nghĩa hơn, cụ thể như sau:

1. Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

2. Trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:

a) Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;

b) Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Xem thêm: Công ty cổ phần là gì?

Xem thêm: Cổ phần là gì?

2. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần

2.1 Hồ sơ cần cung cấp để thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh công ty cổ phần

• Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty.
• Bản sao chứng thực Chứng minh thư hoặc hộ chiếu của người đứng đầu chi nhánh.
• Bản sao công chứng Hợp đồng thuê trụ sở (được sử dụng để phát hành hóa đơn cho chi nhánh).
• Bản sao công chứng quyết định cấp số nhà/ Biên bản bàn giao nhà (nếu có).

2.2 Hồ sơ và cách ký hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần

• Biên bản họp Hội đồng quản trị công ty cổ phần về việc thành lập chi nhánh công ty: Ký tên vào vị trí ghi tên; đóng dấu vào chữ ký chủ tọa; đóng dấu treo vào góc trái trang 1 của Biên bản (Không đóng giáp lai).
• Quyết định thành lập chi nhánh công ty cổ phần: Ký tên vào vị trí ghi tên, đóng dấu của Công ty vào đúng vị trí ghi tên (Không đóng giáp lai).
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh công ty cổ phần: Ký tên vào vị trí ghi tên, đóng dấu của Công ty vào vị trí ghi tên (Không đóng giáp lai).
• Thông báo thành lập chi nhánh: Ký tên vào đúng vị trí ghi tên, đóng dấu vào chữ ký, không đóng giáp lai.
• Thông báo mẫu dấu: Ký tên vào đúng vị trí ghi tên, không đóng dấu vào chữ ký, không đóng giáp lai.
• Uỷ quyền nộp hồ sơ và nhận kết quả thành lập chi nhánh công ty cổ phần: Ký tên, đóng dấu vào vị trí ký tên.

3. Thủ tục thành lập chi nhánh công ty cổ phần

Tùy thuộc vào cách thức nộp hồ sơ, quy trình thành lập chi nhánh của công ty cổ phần sẽ có những khác biệt cụ thể.

3.1 Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện

Bước 1: Công ty phải hoàn tất hồ sơ và nộp đăng ký thành lập chi nhánh tại Phòng Đăng ký kinh doanh, đặt tại địa chỉ nơi chi nhánh được đặt.

Bước 2: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho chi nhánh hoặc văn phòng đại diện trong khoảng thời gian 03 ngày làm việc, tính từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký đầy đủ và hợp lệ.

Nếu hồ sơ đăng ký không đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản, chi tiết nội dung cần sửa đổi hoặc bổ sung cho doanh nghiệp.

Lệ phí xử lý việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ là 50.000 đồng mỗi lần, theo quy định tại Biểu phí và lệ phí đăng ký doanh nghiệp được ban hành kèm theo Thông tư số 47/2019/TT-BTC.

3.2 Trường hợp đăng ký qua mạng sử dụng chữ ký số công cộng

Bước 1: Người đăng ký doanh nghiệp có thể kê khai thông tin theo quy định, tải văn bản điện tử, và ký xác thực hồ sơ trực tuyến qua mạng. Thủ tục thanh toán phí và lệ phí đăng ký doanh nghiệp cũng được thực hiện thông qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (tại địa chỉ https://dangkykinhdoanh.gov.vn).

Bước 2: Ngay sau khi hoàn tất việc gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận qua mạng. Trong trường hợp hồ sơ đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về quá trình này. Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo qua mạng để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Lưu ý: Đối với hồ sơ đăng ký qua mạng, miễn lệ phí theo quy định (khoản 3 Điều 5 Thông tư số 47/2019/TT-BTC).

3.3 Trường hợp đăng ký qua mạng sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh

Phương thức này được áp dụng phổ biến và giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.

Bước 1: Người nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để điền thông tin, đính kèm giấy tờ trong hồ sơ, và ký xác nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. Sau đó, thanh toán phí và lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).

Lưu ý: Trong trường hợp ủy quyền, văn bản ủy quyền phải bao gồm thông tin liên hệ của người ủy quyền để xác thực việc nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Bước 2: Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận qua mạng thông tin điện tử.

Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh cấp đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp nếu hồ sơ đủ điều kiện và thông báo cho doanh nghiệp về quá trình này. Trong trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Lệ phí: Miễn lệ phí đối với hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử (theo khoản 3 Điều 5 Thông tư số 47/2019/TT-BTC).

3.4 Những thủ tục chung sau khi thành lập chi nhánh công ty

Thông báo và Nộp thuế

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày có ĐKKD của chi nhánh, người quản lý chi nhánh phải kê khai và nộp thuế môn bài.

Khai thuế Giá trị gia tăng

Nếu người nộp thuế có đơn vị trực thuộc ở địa phương cấp tỉnh khác nơi có trụ sở chính, đơn vị trực thuộc nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp; nếu đơn vị trực thuộc không trực tiếp thực hiện bán hàng hoặc không phát sinh doanh thu, thì việc khai thuế tập trung tại trụ sở chính của người nộp thuế.

Treo biển tại chi nhánh

• Việc treo biển hiệu tại chi nhánh là bắt buộc.
• Biển hiệu phải chứa thông tin như Tên chi nhánh, Địa chỉ trụ sở, Số điện thoại và Cơ quan chủ quản.

Thay đổi thông tin chi nhánh

Trong trường hợp có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến hoạt động và nội dung thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh, việc này yêu cầu thực hiện thủ tục thay đổi tới cơ quan Đăng ký kinh doanh.

Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty cổ phần

Xem thêm: Lợi thế của công ty cổ phần là gì?

4. Điều kiện để thành lập chi nhánh công ty cổ phần?

Điều kiện liên quan đến tư cách

• Công ty phải được thành lập trước khi mở chi nhánh, cần có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Không thể thực hiện cùng lúc thủ tục thành lập chi nhánh và công ty.

Điều kiện liên quan đến tên chi nhánh

• Tên chi nhánh sử dụng chữ cái tiếng Việt, F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
• Bao gồm tên công ty và cụm từ “Chi nhánh”. Ví dụ: Chi nhánh Công ty TNHH ABC.

Điều kiện về địa điểm trụ sở

• Địa chỉ phải rõ ràng, chính xác trên lãnh thổ Việt Nam, bao gồm số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
• Có thể lập chi nhánh tại Việt Nam hoặc ở nước ngoài.

Điều kiện liên quan đến ngành nghề kinh doanh

Ngành nghề kinh doanh phải phù hợp với ngành nghề mà công ty đã đăng ký.

Điều kiện liên quan đến người đứng đầu

Người đứng đầu chi nhánh có thể là người khác hoặc thành viên công ty, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.

Điều kiện về loại hình hoạt động

• Hai hình thức hạch toán là độc lập hoặc phụ thuộc.
• Chi nhánh độc lập xác định thu nhập và chi phí để tính thuế, có báo cáo tài chính và sổ sách độc lập.
• Chi nhánh phụ thuộc chia sẻ số liệu với công ty, hạch toán chung và thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp.

5. Lưu ý khi làm thủ tục thành lập chi nhánh công ty cổ phần?

5.1 Người đứng tên chi nhánh là ai?

Vì chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên người đứng đầu quản lý và chịu trách nhiệm đối với hoạt động của từng chi nhánh chính là giám đốc.

Căn cứ vào Khoản 5 Điều 84 Bộ Luật Dân Sự 2015, người đứng tên chi nhánh, cụ thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền.

5.2 Con dấu của chi nhánh?

Dựa vào Điều 43 Luật Doanh Nghiệp 2020 số 59/2020/QH14 đã nêu rõ cụ thể như sau:

1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Ngày nay, pháp luật không yêu cầu bắt buộc chi nhánh/văn phòng đại diện phải có con dấu của chi nhánh/văn phòng đại diện đó. Chính vì thế, đối với việc chi nhánh/văn phòng đại diện có con dấu hay không phụ thuộc vào điều lệ doanh nghiệp hoặc quyết định của chủ thể có thẩm quyền của doanh nghiệp.

5.3 Các vấn đề về thuế

Thuế môn bài (Lệ phí môn bài)

Căn cứ vào Điều 4 Khoản 1 Nghị Định số 139/2016/NĐ-CP quy định về lệ phí môn bài cụ thể như sau:

Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế khác: 1.000.000 đồng/năm.

Khi thành lập chi nhánh công ty cổ phần các doanh nghiệp phải nộp tiền thuế môn tuân thủ theo. Trường hợp, nếu vi phạm các quy định được ban hành sẵn thì doanh nghiệp phải chịu xử phạt theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Thuế thu nhập doanh nghiệp

Hiện nay, theo Khoản 1 Điều 11 Thông Tư 78/2014/TT-BTC trường hợp thuộc diện áp dụng thuế suất 22% chuyển sang áp dụng thuế suất 20% (phát hành từ ngày 01/01/2016).

Nghĩa là, hiện giờ doanh nghiệp của bạn phải chịu 20% doanh thu năm trước liền kề trừ đi các khoản chi phí khác. Ngược lại, nếu doanh thu nhỏ hơn 0 thì doanh nghiệp sẽ không phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp.

Thuế GTGT

Căn cứ vào Điều 2 Luật thuế GTGT số 13/2008/QH12 định nghĩa cụ thể như sau:

Thuế giá trị gia tăng là thuế tính trên giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng.

Hiện nay,  giá thuế giá trị gia tăng được xác định dựa theo công thức như sau: Giá tính thuế GTGT = Giá cung cấp hàng hóa / dịch vụ chưa tính thuế GTGT

5.4 Chi nhánh có phát hành hóa đơn đỏ không?

Ngày nay, các chi nhánh có quyền phát hành hóa đơn. Tuy nhiên, các loại hóa đơn có thể chung mẫu với mẫu hóa đơn của công ty hoặc có thể khác mẫu. Ngoài ra, nếu chi nhánh dùng mẫu hóa đơn khác với mẫu của công ty, thì phải đáp ứng điều kiện theo luật quy định.

Trên đây là tất cả các thủ tục thành lập chi nhánh công ty cổ phần mà AZTAX muốn gửi đến bạn. Mọi thắc mắc về việc thành lập chi nhánh công ty cổ phần, bạn có thể liên hệ AZTAX để giải đáp. Nhớ theo dõi các bài viết khác của AZTAX để cập nhật những thông tin mới nhất về việc thành lập công ty mới nhất nhé!

Xem thêm: Điều kiện thành lập công ty cổ phần

Xem thêm: Tăng vốn điều lệ công ty cổ phần