Thành lập công ty mới dễ dàng với 4 bước

Muốn thành lập công ty mới nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Các vấn đề liên qua đến pháp lý và tài chính giải quyết như thế nào? Đó có phải là những điều bạn vẫn đang còn băng khoăn?

Hãy cùng AZTAX giải đáp hết những băng khoăn qua bài viết dưới đây nhé!

1.   Điều kiện thành lập công ty mới

• Đối với ngành nghề kinh doanh bình thường thì luật pháp không quy định mức vốn tối thiểu để thành lập công ty. 
• Đối với ngành nghề kinh doanh yêu cầu vốn pháp định thì sẽ phải có mức vốn tối thiểu theo quy định của từng ngành nghề đó.
• Đối tượng được phép thành lập công ty: là công dân nước Việt Nam Dân Chủ Cộng Hòa, hoặc là người nước ngoài định cư tại Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài có quốc tịch là các nước thành viên WTO.

2.   Quy trình thành lập công ty mới: Gồm có 4 giai đoạn chính

GIAI ĐOẠN 1: Chuẩn bị đầy đủ thông tin để lập hồ sơ thành lập công ty

Bước 1: Xác định ngành nghề công ty dự kiến kinh doanh

• Theo quy định, công ty có quyền kinh doanh ở mọi ngành nghề mà pháp luật không cấm và phải đăng ký với cơ quan Đăng ký kinh doanh trước khi hoạt động.
• Ngành nghề kinh doanh của công ty phải khớp theo mã ngành cấp 4 trong Hệ thống ngành nghề kinh tế quốc gia của Việt Nam.
• Hãy tìm hiểu xem ngành nghề kinh doanh khi thành lập công ty mới của mình có cần bất cứ điều kiện gì hay không. Ví dụ như điều kiện về giấy phép con, điều kiện về vốn pháp định…

Bước 2:  Lựa chọn loại hình doanh nghiệp để bắt đầu khởi nghiệp

“Công ty, doanh nghiệp của mình nên thành lập theo loại hình nào?” là câu hỏi đầu tiên các nhà khởi nghiệp phải trả lời khi muốn thành lập công ty mới. Bởi lẽ nó không những phân định quyền lợi và nghĩa vụ của các chủ sở hữu mà còn ảnh hưởng lâu dài đến hướng đi và tầm nhìn của công ty.

Hiện tại Việt Nam có 4 loại hình doanh nghiệp phổ biến bao gồm:

• Doanh nghiệp tư nhân:  chỉ do 1 cá nhân làm chủ nhưng lại mang tính rủi ro cao về mặt pháp lý nên rất ít người lựa chọn loại hình này.
• Công ty TNHH một thành viên: là công ty mà 1 cá nhân hoặc 1 tổ chức làm chủ và có thể thuê đại diên pháp luật cho công ty.
• Công ty TNHH hai thành viên trở lên: là công ty bao gồm từ 2 đến không quá 50 cá nhân/ tổ chức và có thể thuê đại diên pháp luật cho công ty.
• Công ty cổ phần: là công ty có từ 3 cá nhân/ tổ chức trở lên và có thể thuê đại diên pháp luật cho công ty.

Các loại hình công ty trên đều có thể chuyển đổi qua lại được nên khi thành lập công ty mới bạn cũng không cần quá đặt nặng vấn đề loại hình nào. Sau khi hoạt động ổn định chúng ta có thể chuyển đổi qua loại hình phù hợp hơn nếu cần.

Bước 3: Chuẩn bị bản sao y công chứng CMND/ hộ chiếu của các thành viên hoặc cổ đông.

Lưu ý: Bản sao y công chứng CMND chưa quá 3 tháng và thời hạn CMND chưa quá 15 năm.

Bước 4: Đặt tên công ty 

Nên lựa chọn tên công ty sao cho ngắn gọn, dễ nhớ, dễ phát âm và không trùng lặp hoàn toàn với tên của bất kì đơn vị nào thành lập trước đó trên toàn quốc và được quy định tại Điều 42 Luật doanh nghiệp năm 2014.

Bước 5: Địa chỉ trụ sở công ty

• Căn cứ Điều 43 Luật Doanh nghiệp: Địa chỉ công ty là địa điểm dùng để liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp được xác định bởi:

Số nhà + Tên đường + Tên phường/ xã/ thị trấn + Tên quận/ huyện/ thị xã/TP thuộc tỉnh + TP trung ương/ tỉnh

• Nếu nơi đặt trụ sở chưa có số nhà hoặc tên đường thì phải có xác nhận của địa phương nộp kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh.
• Trường hợp bạn dự định thuê văn phòng trong một tòa nhà làm trụ sở thì bạn hãy kiểm tra giấy tờ tòa nhà đó xem nó có chức năng làm văn phòng hay không trước khi ký kết hợp đồng thuê.

Bước 6: Xác định vốn điều lệ khi thành lập công ty mới

Đây là vốn do các thành viên/ cổ đông đóng góp hoặc cam kết góp trong một thời gian nhất định, được ghi vào Điều lệ công ty và ảnh hưởng đến mức thuế môn bài mà công ty phải đóng sau này.

Bước 7: Người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật sẽ đại diện cho công ty xác lập và thực hiện các giao dịch với bên ngoài công ty. Người đại diện theo pháp luật của công ty nên là giám đốc/ tổng giám đốc.

GIAI ĐOẠN 2: Soạn thảo và nộp hồ sơ thành lập công ty

Tùy theo từng loại hình công ty sẽ có các loại hồ sơ riêng

HỒ SƠ THÀNH LẬP CÔNG TY TNHH 1 THÀNH VIÊN BAO GỒM:

• Đơn đề nghị đăng ký kinh doanh do đại diện pháp luật công ty ký (theo mẫu qui định)
• Dự thảo điều lệ công ty TNHH 1 thành viên, người đại diện theo pháp luật ký từng trang (1 bản)
• Bản sao y chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hợp lệ của người đại diện pháp luật công ty (CMND công chứng chưa quá 3 tháng, thời hạn chưa quá 15 năm) 

HỒ SƠ THÀNH LẬP CÔNG TY TNHH 2 THÀNH VIÊN TRỞ LÊN BAO GỒM:

• Đơn đề nghị đăng ký kinh doanh do đại diện pháp luật công ty ký (theo mẫu qui định)
• Dự thảo điều lệ công ty TNHH 2 thành viên trở lên được tất cả các thành viên và người đại diện theo pháp luật ký từng trang (1 bản)
• Danh sách thành viên (1 bản)
• Đối với thành viên là cá nhân: Bản sao hợp lệ CMND hoặc hộ chiếu của các thành viên (CMND công chứng chưa quá 3 tháng, thời hạn chưa quá 15 năm)
• Đối với thành viên là tổ chức: Bản sao hợp lệ Quyết định thành lập, GCNĐKKD hoặc các loại giấy tờ tương đương khác

HỒ SƠ THÀNH LẬP CÔNG TY CỔ PHẦN BAO GỒM:

• Đơn đề nghị đăng ký kinh doanh (theo mẫu qui định)
• Dự thảo về Điều lệ công ty
• Danh sách các cổ đông sáng lập công ty
• Đối với thành viên là cá nhân: Bản sao hợp lệ CMND hoặc hộ chiếu (CMND công chứng chưa quá 3 tháng, thời hạn chưa quá 15 năm)
• Đối với thành viên là tổ chức: Bản sao hợp lệ Quyết định thành lập, GCNĐKKD hoặc các giấy tờ tương đương khác

Lưu ý: Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính (Điều 25 Nghị định 43/2010/NĐ-CP ngày 15/04/2010). Trường hợp người đại diện pháp luật của công ty không thể đến nộp hồ sơ trực tiếp thì người được ủy quyền đi nộp phải có giấy ủy quyền hợp lệ theo Thông tư của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

GIAI ĐOẠN 3: Làm con dấu pháp nhân và công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia

Sau khi có giấy chứng nhận đăng ký Doanh nghiệp, người đại diện pháp luật của công ty mang một bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đến cơ sở có chức năng khắc dấu để thực hiện việc làm con dấu pháp nhân cho công ty.

Trường hợp người đại diện pháp luật của công ty không thể trực tiếp đến nhận con dấu thì người được ủy quyền đi nhận phải có giấy ủy quyền có công chứng hợp lệ.

GIAI ĐOẠN 4: Các thủ tục sau khi thành lập công ty (Tư nhân, TNHH, Cổ phần…)

Sau khi hoàn thành các thủ tục thành lập công ty mới (Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế, con dấu), công ty cần phải quan tâm đến một số vấn đề để tránh bị cơ quan quản lý thuế kiểm tra và phạt hoặc bị đóng mã số thuế:

Bước 1: Khắc bảng hiệu và treo bảng tại trụ sở công ty

Bảng hiệu công ty bao gồm:

Tên doanh nghiệp + Mã số doanh nghiệp + Địa chỉ công ty

Bước 2:  Mua Token (Chữ ký số) khai thuế qua mạng điện tử

Token (Chữ ký số) là một dạng chữ ký điện tử đóng vai trò như chữ ký đối với cá nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý.

Bước 3: Nộp tờ khai thuế môn bài

Thời hạn nộp tờ khai:

• Trong vòng 30 ngày kể từ ngày công ty có giấy phép đăng ký kinh doanh nhưng chưa hoạt động ngay.
• Nếu hoạt động ngay thì công ty phải nộp trong tháng mà công ty nhận được giấy đăng ký kinh doanh.

 Lưu ý: Mức phạt chậm nộp tờ khai lệ phí môn bài theo thông tư 166/2013/ TT-BTC của bộ tài chính như sau: 

Bước 4: Nộp thuế môn bài cho năm nay

 Mức thuế môn bài mà công ty phải nộp được quy định như sau:

• Mức thuế môn bài là 2.000.000 đồng/ năm nếu vốn điều lệ từ 10 tỷ trở xuống
• Mức thuế môn bài là 3.000.000 đồng/ năm nếu vốn điều lệ trên 10 tỷ

 Lưu ý: Nếu thành lập công ty mới sau ngày 01/07 thì thuế môn bài của năm đó chỉ phải đóng 50% mức cả năm.

 Thời hạn nộp thuế môn bài

• Năm đầu thành lập: Trong vòng 30 ngày sau khi có giấy Đăng ký kinh doanh và đã nộp Tờ khai môn bài
• Các năm tiếp theo: Trước ngày 30/01 hàng năm
• Mức phạt nếu chậm nộp tiền lệ phí môn bài

 Theo thông tư 130 /2016 TT-BTC của Bộ Tài Chính thì số tiền phạt được tính như sau:

 Số tiền phạt = Số tiền thuế môn bài chậm nộp x 0.03% x Số ngày chậm nộp

Bước 5: Mở tài khoản ngân hàng cho công ty, nộp thông báo tài khoản ngân hàng lên sở KHĐT, kích hoạt bước 1, bước 2 nộp thuế qua mạng điện tử

HỒ SƠ CẦN CHUẨN BỊ ĐỂ MỞ TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG KHI THÀNH LẬP CÔNG TY MỚI

• Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh (1 bản)
• Quyết định bổ nhiệm giám đốc do người đại diện pháp luật ký và đóng dấu (1 bản)
• Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng do người đại diện pháp luật ký và đóng dấu (1 bản)
• Bản sao CMND hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật (1 bản)
• Bản sao CMND hoặc hộ chiếu của kế toán trưởng (1 bản)
• Thông báo chấp thuận mẫu dấu (1 bản)
• Giấy đăng ký mở tài khoản (theo mẫu của từng ngân hàng) (Mẫu này các bạn đến ngân hàng xin và điền theo chỉ dẫn)

THỦ TỤC THÔNG BÁO TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG LÊN SỞ KHĐT

 Sau khi điền thông tin tài khoản ngân hàng (Theo mẫu II-1) do người đại diện pháp luật ký tên và đóng dấu, công ty tiến hành đăng ký tài khoản ngân hàng qua mạng điện tử.

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày đăng kí tài khoản ngân hàng qua mạng điện tử hợp lệ, doanh nghiệp mang toàn bộ hồ sơ gốc (đã scan) nộp cho Sở Kế hoạch và Đầu tư để nhận “Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh do sở kế hoạch đầu tư cấp”.

Bước 6: Khai thuế ban đầu tại chi cục thuế quản lý công ty

Hồ sơ khai báo thuế bao gồm:

• Bản sao y công chứng giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (2 bản)
• Bảng đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (2 bản)
• Công văn về việc đăng ký thực hiện hình thức, chế độ kế toán, hóa đơn (2 bản)
• Quyết định bổ nhiệm giám đốc
• Quyết định bổ nhiệm kế toán
• Đơn đề nghị đặt in hóa đơn đặt in (Mẫu 3.14 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) (2 bản)

Bước 7:  Hoàn tất thủ tục đặt in và phát hành hóa đơn GTGT cho doanh nghiệp

Sau khi có kết quả cho phép đặt in hóa đơn GTGT của cơ quan thuế, công ty tiến hành đặt in hóa đơn GTGT và làm thủ tục nộp thông báo phát hành hóa đơn GTGT + hóa đơn mẫu (liên 2) trên mạng tổng cục thuế(nhantokhai.gdt.gov.vn) trước khi sử dụng.

Bước 8: Doanh nghiệp bắt buộc phải dán hoặc treo “Hóa đơn mẫu liên 2” tại trụ sở công ty.

Bước 9: Hoàn tất các điều kiện kinh doanh khác (nếu thành lập công ty mới với ngành nghề kinh doanh có điều kiện)

Trên đây là toàn bộ thủ tục cần có khi bạn muốn thành lập công ty mới. Hi vọng đã giải đáp được phần nào những thắc mắc của bạn về các thủ tục pháp lý liên quan khi đăng ký kinh doanh.

Nếu bạn còn cần giải đáp bất kì thắc mắc nào hãy gọi đến Hotline : 0932 383 089 – Email : cs@aztax.com.vn – https://aztax.com.vn để liên hệ trực tiếp với đội ngũ AZTAX và nhận được những tư vấn sớm nhất nhé!