Cách Khai Báo Tình Hình Sử Dụng Lao Động Mới Nhất 2023

Cách Khai Trình Lao Động Mới Nhất 2023

Khai báo tình hình sử dụng lao động là một trong những nghiệp vụ bắt buộc nhưng phần lớn doanh nghiệp lại chưa chú ý thực hiện, dẫn đến những khoản truy thu không đáng có. Vậy nên, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách khai trình lao động mới nhất hiện hành để doanh nghiệp nắm bắt và thực hiện.

Cách Khai Trình Lao Động Mới Nhất 2023
Cách Khai Trình Lao Động Mới Nhất 2023

1. Khai trình lao động – khai báo tình hình sử dụng lao động định kỳ là gì?

Khai trình lao động hay còn được gọi là khai báo tình hình sử dụng lao động là một nghiệp vụ được thực hiện định kỳ 02 lần một năm. Theo quy định, các doanh nghiệp cần chủ động thực hiện báo cáo để gửi đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội vì thông thường sẽ không có văn bản hay thông báo nào để nhắc nhở doanh nghiệp về việc gần đến hạn chót nộp hồ sơ. Vậy nên, doanh nghiệp cần phải tự thực hiện khi đến hạn để tránh phát sinh truy thu.

Thực tế, nhiều doanh nghiệp đã và đang bỏ qua bước khai trình lao động định kỳ hằng năm nhưng vẫn không nhận được công văn thanh tra hay quyết định truy thu. Do vậy, doanh nghiệp dần không chú trọng nghiệp vụ này. Thế nhưng doanh nghiệp cần biết, nếu doanh nghiệp có bất cứ nghiệp vụ về bảo hiểm hay lao động đáng ngờ nào trong năm thì đều có thể bị thanh tra, và khi thanh tra, cán bộ sẽ kiểm tra chi tiết phần khai trình lao động.

Bạn đọc có thể tìm hiểu chi tiết về khai trình lao động qua bài viết Khai Trình Lao Động: Nghiệp Vụ Bắt Buộc

Khai trình lao động - khai báo tình hình sử dụng lao động định kỳ là gì?
Khai trình lao động – khai báo tình hình sử dụng lao động định kỳ là gì?

2. Quy định khai trình lao động mới nhất

Quy định mới nhất về khai trình lao động được đề cập trong Nghị định 145/2020/NĐ-CP ban hành ngày 14/12/2020 có hiệu lực từ ngày 01/02/2021. Cụ thể:

– Quy định về khai trình lao động lần đầu được nêu tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

“1. Người sử dụng lao động khai trình việc sử dụng lao động theo Nghị định số 122/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.”

Như vậy, doanh nghiệp đăng ký kinh doanh sau ngày 15/10/2020 thì không phải khai trình lần đầu nữa.

– Quy định về khai trình lao động định kỳ được nêu tại Khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

“2. Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này.”

Theo quy định trên thì doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo hằng năm chậm nhất vào ngày 05/06ngày 05/12.

Quy định khai trình lao động mới nhất
Quy định khai trình lao động mới nhất

3. Hướng dẫn các bước khai trình lao động 2023

Để khai trình lao động năm 2023, doanh nghiệp có thể thực hiện 01 trong 02 cách sau:

3.1 Nộp báo cáo qua Cổng dịch vụ công Quốc gia

Giai Đoạn 1: Đăng ký tài khoản Dịch vụ công Quốc gia

Bước 01: Truy cập vào Cổng Dịch Vụ Công Quốc Gia

Bước 02: Chọn “Đăng ký”

Đăng ký tài khoản dịch vụ công - Bước 1
Đăng ký tài khoản dịch vụ công – Bước 1, 2

Bước 03: Chọn đối tượng đăng ký là “Doanh nghiệp” và loại chứng thư số mà đơn vị sử dụng (thường là ký số USB Token)

Đăng ký tài khoản dịch vụ công - Bước 2
Đăng ký tài khoản dịch vụ công – Bước 3

Bước 04: Sau khi xác nhận, doanh nghiệp tiếp tục điền đầy đủ thông tin 

Đăng ký tài khoản dịch vụ công - Bước 3
Đăng ký tài khoản dịch vụ công – Bước 4

Bước 05: Chọn “Đăng ký” để hoàn thành đăng ký tài khoản

Giai Đoạn 2: Khai báo tình hình sử dụng lao động định kỳ

Bước 01: Truy cập vào Cổng Dịch Vụ Công Quốc Gia

Khai trình lao động online - Bước 1
Khai trình lao động online – Bước 1

Bước 02: Chọn “Đăng nhập” và chọn “Tài khoản cấp bởi DVC Quốc Gia”

Bước 03: Chọn mục “USB chữ ký số” để tiến hành đăng nhập

Báo cáo tình hình sử dụng lao động online - Bước 2
Khai báo tình hình sử dụng lao động online – Bước 2, 3

Bước 04: Sau khi hoàn thành đăng nhập, chọn mục “Dịch vụ công trực tuyến” để tiến hành khai báo tình hình lao động

Báo cáo tình hình sử dụng lao động online - Bước 4
Khai báo tình hình sử dụng lao động online – Bước 4

Bước 05: Chọn cơ quan thực hiện là “Bảo hiểm xã hội Việt Nam” sau đó chọn “Tìm kiếm”

Báo cáo tình hình sử dụng lao động online - Bước 5
Khai báo tình hình sử dụng lao động online – Bước 5

Bước 06: Trên màn hình hiện ra Danh sách các dịch vụ công do BHXH Việt Nam cung cấp => Chọn Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và Báo cáo tình hình sử dụng lao động => Nộp trực tuyến

Báo cáo tình hình sử dụng lao động online - Bước 6
Khai báo tình hình sử dụng lao động online – Bước 6

Bước 07: Sau khi được chuyển sang giao diện “Đăng ký thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động” doanh nghiệp tiếp tục thực hiện theo các bước sau:

(1) Chọn Sở LĐTBXH tại tỉnh/TP nơi doanh nghiệp đang tham gia BHXH

(2) Điền đầy đủ “Mã đơn vị” và “Mã cơ quan BHXH” nơi doanh nghiệp đang tham gia BHXH

Báo cáo tình hình sử dụng lao động online - Bước 7
Khai báo tình hình sử dụng lao động online – Bước 7, 8

Bước 08: Chọn “Đăng ký” để hoàn tất quá trình 

Bước 09: Sau khi lên thông báo hoàn thành cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động => chọn “Tiếp tục” để khai báo tình hình sử dụng lao động

Báo cáo tình hình sử dụng lao động online - Bước 8
Khai báo tình hình sử dụng lao động online – Bước 8

Như vậy, doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục khai trình lao động định kỳ hằng năm. Cổng dịch vụ công Quốc gia sẽ lấy dữ liệu lao động từ hệ thống cơ sở dữ liệu của bảo hiểm xã hội (yêu cầu doanh nghiệp phải có sử dụng bảo hiểm xã hội điện tử) để gửi Sở Lao động Thương binh và Xã Hội.

Lưu ý: Hiện nay một số địa phương vẫn yêu cầu doanh nghiệp thực hiện gửi hồ sơ trực tiếp hoặc thông qua email đến Sở Lao động – Thương binh và Xã Hội. Vậy nên để đảm bảo thủ tục đã hoàn tất và được Sở Lao động ghi nhận, doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp với Sở để được hướng dẫn chi tiết.

3.2 Nộp hồ sơ trực tiếp

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị hồ sơ theo Mẫu số 01/PLI được đính kèm trong Phụ lục I của Nghị định 145/2020/NĐ-CP về báo cáo tình hình sử dụng lao động dành cho doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức. Mẫu số 01/PLI như sau:

Bước 2: Điền thông tin vào báo cáo tình hình sử dụng lao động

Doanh nghiệp điền thông tin theo hướng dẫn sau:

(1) Phần Kính gửi: Điền Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

(2) Vị trí việc làm phân loại theo:

– Cột số 8 – Nhà quản lý: Bao gồm lãnh đạo, quản lý làm việc trong các ngành, các cấp, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp giữ chức vụ có quyền quản lý, chỉ huy, điều hành từ TW tới cấp xã.

– Cột số 9 – Chuyên môn kỹ thuật bậc cao: Bao gồm các ngành nghề đòi hỏi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm ở trình độ đại học trở lên trong các lĩnh vực như KHKT, sức khỏe, giáo dục, kinh doanh quản lý, Công nghệ TTTT.

– Cột số 10 – Chuyên môn kỹ thuật bậc trung: Bao gồm ngành nghề đòi hỏi kiến thức, kinh nghiệm ở trình độ bậc trung về các lĩnh vực KHKT, sức khỏe, kinh doanh, VHXH, TTTT, giáo dục, CNTT…

Doanh nghiệp tra soát danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội tại đơn vị và tiến hành nhập thông tin, sau đó ký tên, đóng dấu.

Bước 3: Nộp trực tiếp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội

Doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ báo cáo trực tiếp đến Sở Lao động thương binh và Xã hội, sau đó thông báo đến cơ quan Bảo hiểm xã  hội cấp quận/huyện nơi đang đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Sau khi hoàn tất các bước trên, doanh nghiệp đã thực hiện thành công thủ tục khai trình lao động định kỳ.

Nộp hồ sơ khai trình lao động trực tiếp
Nộp hồ sơ khai trình lao động trực tiếp

Bài viết trên vừa hướng dẫn chi tiết, tường tận cách thức nộp hồ sơ khai báo tình hình sử dụng lao động hay còn gọi là khai trình lao động. Hy vọng thông tin trên hữu ích với doanh nghiệp. Đừng quên theo dõi website AZTAX để đọc được những tin tức mới nhất về khai trình lao động hoặc các thông tin liên quan. Liên hệ ngay AZTAX theo thông tin bên dưới để được tư vấn chi tiết về dịch vụ khai trình lao động:

CÔNG TY AZTAX CUNG CẤP GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN

   Email: cs@aztax.com.vn

   Hotline: 0932.383.089

   #AZTAX - Giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp

Đánh giá post
Đánh giá post