Đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập là một trong những thủ tục pháp lý bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Vậy thủ tục đăng ký hóa đơn điện tủ cho doanh nghiệp mới thành lập như thế nào? Điều kiện để đăng ký hóa đơn điện tử là gì? Hãy cùng AZTAX tìm hiểu về vấn đề này nhé!
1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi đăng ký hóa đơn điện tử?
1.1 Chuẩn bị thông tin về doanh nghiệp
Những thông tin cơ bản doanh nghiệp cần có trước khi đăng ký phát hành hóa đơn:
- Mã số thuế
- Tên đơn vị
- Địa chỉ đơn vị
- Số điện thoại
- Fax
- Số tài khoản
- Tên ngân hàng
- Thực hiện cung cấp số số serial
- Thực hiện lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử bao gồm các nội dung và mẫu số,ký hiệu và bao gồm cả logo.
1.2 Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập
Thông thường, sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử:
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp).
Lưu ý: Quyết định sử dụng hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hoá đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào một bản dưới định dạng word. Ngoài ra, phải đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token.
2. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập
Quy trình thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập sẽ bao gồm 4 bước. AZTAX sẽ hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử một cách chi tiết nhất để bạn có thể tự thực hiện công việc này.
Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử được quy định theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP. Hầu như, có 6 mục lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cơ bản được sử dụng khá phổ biến.
– Mục 1: Lựa chọn hình thức hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần xác định xem mình thuộc nhóm sử hóa đơn có mã số hay không.
– Mục 2: Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp tích chọn theo hướng dẫn của tờ khai.
– Mục 3: Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp lựa chọn 1 trong hai phương thức sau đây:
- Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, thuộc ngành: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán, điện, nước sạch.
- Chuyển đầy đủ nội dung sang từng hóa đơn: Các doanh nghiệp còn lại sử dụng hóa đơn có mã (hầu hết doanh nghiệp thuộc trường hợp này).
– Mục 4: Loại hóa đơn áp dụng. Doanh nghiệp chọn các loại hóa đơn sử dụng tương ứng.
– Mục 5: Điền danh sách chứng thư số mà doanh nghiệp sử dụng khi xuất hóa đơn
– Mục 6: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn. Doanh nghiệp tích chọn khi ủy nhiệm cho đơn vị khác lập hóa đơn, còn không thì bỏ trống mục này.
Mẫu đăng ký hóa đơn điện tử 01ĐKTĐ/HĐĐT
Xem thêm: Khai báo thuế doanh nghiệp mới thành lập
Bước 2: Tổng cục Thuế gửi thông báo tiếp nhận đăng ký
Nếu doanh nghiệp thực hiện đúng và đầy đủ các thông tin khi lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn cho doanh nghiệp mới thành lập trên Cổng TTĐT Tổng cục Thuế sẽ thông báo về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ 3 – 5 ngày.
Lưu ý: Thông báo này chỉ mang tính chất báo cáo việc đăng ký thành công, không phải là việc doanh nghiệp đã chính thức được phê duyệt sử dụng hoá đơn điện tử.
Bước 3: Nhận thông báo kết quả đăng ký sử dụng HĐĐT
Trong 01 ngày làm việc tính từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo mẫu số 01/TB-ĐKĐT.
- Trường hợp hồ sơ đăng ký HĐĐT được chấp nhận: doanh nghiệp xuất hoá đơn theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
- Trường hợp hồ sơ đăng ký HĐĐT không được chấp nhận: doanh nghiệp điều chỉnh và bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế, và thực hiện lại từ Bước 1.
Nếu Tổng Cục Thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ tiến vào bước 4.
Ngoài ra, Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây và tiến hành tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng. Trình tự và thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP.
Doanh nghiệp sẽ không phải làm thủ tục thông báo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế theo Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP.
Bước 4: Hủy hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo mẫu cũ
Nếu doanh nghiệp còn tồn hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử theo quy định cũ, doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục hủy các loại hóa đơn này và ngưng sử dụng chúng.
Lưu ý: Doanh nghiệp không cần phải thực hiện thủ tục thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử, mẫu hóa đơn cũng như số lượng hóa đơn cho cơ quan thuế.
Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty tpHCM
3. Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử
Trong nền kinh tế hiện nay, hóa đơn điện tử là một trong những công cụ chuyển đổi số đầu tiên mà doanh nghiệp cần triển khai khi thành lập doanh nghiệp riêng. Do đó doanh nghiệp nên đăng ký mua hóa đơn điện tử.
Tuy nhiên, để việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi và nhanh chóng thì doanh nghiệp cần đáp ứng 5 điều kiện sau đây.
- Điều kiện 1: Đăng ký, sử dụng phần mềm chữ ký số đúng theo quy định, tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử và chữ ký số phải còn hiệu lực ký.
- Điều kiện 2: Truy cập mạng internet để thực hiện các nghiệp vụ như kê khai hay phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Điều kiện 3: Xây dựng cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm theo quy định.
- Điều kiện 4: Phải yêu cầu nhân sự tìm hiểu để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Thông thường, doanh nghiệp khi chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì nên chọn đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để có vấn đề gì sẽ được hỗ trợ nhanh nhất.
- Điều kiện 5: Phải có phần mềm bán hàng hoá và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán. Để nhằm đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn doanh nghiệp.
4. Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2022, tất cả đối tượng dưới đây phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử:
- Các tổ chức và doanh nghiệp trên toàn quốc (ngoại trừ cơ sở kinh doanh được thành lập trong khoảng từ 17/09/2021 đến ngày 30/06/2022 mà vẫn chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin – theo quy định tại Điều 12 của Thông tư 78).
- Các hộ và cá nhân kinh doanh nộp thuế bằng phương pháp kê khai.
Trên đây là tất cả các thông tin về đăng ký hóa đơn cho doanh nghiệp mới thành lập mà AZTAX muốn gửi đến bạn. Hy vọng là những thông tin này sẽ giúp ích trong quá trình thành lập doanh nghiệp của bạn. Chúc các bạn thành công!
Xem thêm: Công ty mới thành lập cần làm những gì?
Xem thêm: Các bút toán công ty mới thành lập
Xem thêm: Bố cáo là gì?
 |
CÔNG TY AZTAX CUNG CẤP GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN |
Fanpage: AZTAX - Giải pháp kế toán thuế |
Email: cs@aztax.com.vn |
Hotline: 0932.383.089 |
#AZTAX - Giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp |
