Người lao động khi nghỉ việc có nhu cầu dùng bảo hiểm xã hội để hưởng các trợ cấp như trợ cấp thất nghiệp, trợ cấp một lần. Thế nhưng công ty làm mất sổ bảo hiểm xã hội chưa chốt của người lao động dẫn đến người lao động không nhận được các khoản bảo hiểm đó. Vậy trong trường hợp này người lao động và doanh nghiệp cần phải giải quyết như thế nào?
1. Sổ bảo hiểm xã hội là gì?
Sổ bảo hiểm xã hội là loại sổ mà người lao động nào cũng cần có, tối đa mỗi người một quyển, để thuận tiện theo dõi việc đóng và hưởng các chế độ của bảo hiểm. Đây được xem là tài sản của người lao động, là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, đảm bảo quyền và lợi ích của bản thân mình.
2. Trách nhiệm giữ sổ khi công ty làm mất sổ bảo hiểm xã hội theo quy định mới nhất
2.1 Trách nhiệm của người lao động
- Theo Điều 18 của Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định quyền của người lao động:
“1. Được tham gia và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này.
- Được cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội.
- Nhận lương hưu và trợ cấp bảo hiểm xã hội theo hình thức:
a) Trực tiếp từ cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc tổ chức dịch vụ …”
- Thứ hai, trách nhiệm của người lao động quy định như sau:
“1. Đóng bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này.
- Thực hiện quy định về việc lập hồ sơ bảo hiểm xã hội.
- Bảo quản sổ bảo hiểm xã hội.“
Như vậy, hiện nay thì người lao động có thể tự bảo quản sổ bảo hiểm xã hội của mình. Mục đích để người lao động giữ sổ, giúp người lao động nắm rõ được quá trình đóng bảo hiểm. Có thời gian để nhanh chóng tự mình làm thủ tục chỉnh sửa.
Đồng thội việc này còn giúp giảm bớt những rủi ro có thể xảy ra cho hoạt động quản lý sổ của doanh nghiệp. Tạo sự thuận lợi, tiết kiệm thời gian cho người lao động.
2.2. Trách nhiệm của người sử dụng lao động
Về việc người sử dụng lao động giữ sổ bảo hiểm của người lao động:
Quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động như sau:
“Trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những hồ sơ giấy tờ khác mà doanh nghiệp đã giữ lại của người lao động”.
Doanh nghiệp phải trả sổ bảo hiểm cho người tham gia lao động khi chấm dứt hợp đồng. Nếu người sử dụng lao động vẫn giữ, thì có thể bị xử phạt hành chính.
Xem thêm: mẫu đơn xin trợ cấp thất nghiệp
3. Những lý do công ty làm mất sổ bảo hiểm xã hội
Có nhiều trường hợp khiến công ty làm mất sổ, chẳng hạn:
- Trong quá trình thay đổi trụ sở, di chuyển đến văn phòng mới thì sẽ có những bất cẩn, sơ suất làm mất sổ bảo hiểm xã hội chưa chốt của người lao động;
- Sổ bảo hiểm để tại công ty nhưng không may xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt;
- Trong quá trình thay đổi nhân sự mới, người nhân sự chưa quen với công việc, chưa có kinh nghiệm.
Dù trong bất kỳ trong trường hợp nào đi chăng nữa công ty làm mất sổ bảo hiểm xã hội cũng cần có trách nhiệm làm lại sổ bảo hiểm đã mất hoàn trả lại cho người lao động theo quy định của Luật bảo hiểm.
Việc mất sổ bảo hiểm xã hội còn khiến cho người lao động ko nhận được bảo hiểm thai sản bảo hiểm xã hội kể cả quá trình đang làm việc tại công ty.
4. Công ty làm mất sổ bảo hiểm xã hội chưa chốt phải làm sao?
Khi công ty làm mất sổ chưa chốt của người lao động, cần thực hiện các bước sau
Bước 1: Làm lại sổ bảo hiểm xã hội
Trong trường hợp công ty/ doanh nghiệp bất cẩn dẫn đến việc làm mất sổ bảo hiểm cần nhanh chóng tiến hành việc làm lại sổ bảo hiểm cho người lao động
Doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ:
– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, BHYT (Mẫu TK1-TS);
– Đơn đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội của người lao động
Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội
Người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, BHTN và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng những văn bản giấy tờ khác đã giữ của người lao động (trừ trường hợp doanh nghiệp bị phá sản không thể tiến hành chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động).
Sau khi chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội.
Để tiến hành thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội thì trước tiên doanh nghiệp cần tiến hành báo giảm lao động.
Hồ sơ làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm gồm:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, BHYT
- Bảng kê thông tin;
- Sổ bảo hiểm xã hội;
- Công văn chốt sổ của đơn vị;
- Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN;
Doanh nghiệp hoàn tất hồ sơ và gửi tới cơ quan bảo hiểm xã hội qua phần mềm bảo hiểm xã hội hoặc qua đường bưu điện để được giải quyết giống với hình thức nộp trợ cấp thất nghiệp online.
Bước 3: Thực hiện các thủ tục bảo hiểm xã hội khác theo nhu cầu
Sau khi thực hiện các bước làm lại sổ và chốt sổ bảo hiểm xã hội thì DN tiếp tục tiến hành các thủ tục theo yêu cầu của Cơ quan Bảo hiểm Xã hội để có thể làm lại và trả sổ bảo hiểm đã làm mất cho người lao động để họ có thể hưởng được những quyền lợi nhất định của bản thân.
Như vậy, nếu công ty làm mất sổ bảo hiểm xã hội thì cần nhanh chóng tiến hành việc làm lại sổ và chốt sổ cho người lao động, hoặc liên hệ với AZTAX để được tư vấn, hỗ trợ.
Hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới để được tư vấn miễn phí:
