Sổ bảo hiểm xã hội được cấp khi người lao động ký kết hợp đồng và bắt đầu tham gia bảo hiểm. Nhiều chính sách đảm bảo quyền lợi cho người lao động sẽ căn cứ vào nội dung quyển sổ này. Do đó, chúng giữ vai trò quan trọng nhất định.
1. Sổ Bảo hiểm Xã hội là gì?
Sổ Bảo hiểm Xã hội có kết cấu khá đơn giản, bao gồm bìa sổ và các trang thông tin. Sổ được đánh dấu bằng một dãy số gồm 10 chữ số. Hiện nay, dãy số này cũng được dùng để xác lập mã định danh y tế. Trong sổ bao gồm các thông tin về tình hình đóng, thời gian đóng, số tiền đóng vào quỹ của cá nhân theo chu kỳ hàng tháng.
Khi xuất hiện tình huống cần chi trợ cấp, Cơ quan Bảo hiểm sẽ căn cứ những thông tin trên sổ để xác định số tiền chi trả.
2. Làm sao để có sổ Bảo hiểm Xã hội?
Để có được loại sổ này, trước hết, người lao động cần thuộc diện được đóng bảo hiểm. Điều kiện tiên quyết là phải có hợp đồng lao động. Theo quy định tại Khoản 1 Điều 96 Luật Bảo hiểm Xã hội 2014 thì sổ Bảo hiểm Xã hội sẽ được cấp cho người tham gia.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký tham gia thay cho người lao động. Hồ sơ đăng ký gồm có:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Y tế theo mẫu TK1-TS
- Giấy tờ chứng minh được hưởng quyền lợi Bảo hiểm y tế cao hơn (nếu có)
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Y tế theo mẫu TK3-TS
- Danh sách lao động tham gia Bảo hiểm theo mẫu D02-TS
- Bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS
Sau đã lập đủ bộ hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành nộp tất cả giấy tờ trên vào Cơ quan Bảo hiểm trên địa bàn để được cấp sổ Bảo hiểm.
Trong trường hợp doanh nghiệp không có nhân sự riêng đảm nhiệm, việc điền sao cho đúng và đầy đủ các chứng từ trên sẽ hơi khó khăn. Do đó, hãy tham khảo dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu tại AZTAX để được hỗ trợ từ A đến Z.
3. Sổ Bảo hiểm do ai giữ?
Trước đây, khi đã được cấp sổ Bảo hiểm xã hội thì người sử dụng lao động có trách nhiệm giữ thay cho người lao động. Tuy nhiên, theo quy định mới nhất, người lao động cũng có quyền được quản lý sổ này. Việc quản lý sổ sẽ giúp bạn biết được mức đóng Bảo hiểm hàng tháng.
Thế nhưng lại xảy ra một vấn đề khác. Khi người lao động giữ sổ Bảo hiểm, khả năng lạc mất rất cao. Bên cạnh đó, sau mỗi kỳ đóng Bảo hiểm, doanh nghiệp lại phải thu về để điền thêm vào sổ, khiến công tác quản lý rắc rối hơn.
Do đó, tại một vài doanh nghiệp, sổ Bảo hiểm hiện nay vẫn do doanh nghiệp quản lý.
4. Cách tra cứu mã số sổ Bảo hiểm
Hiện nay, một số công tác hành chính đòi hỏi người lao động phải nhập mã số Bảo hiểm Xã hội. Thông thường sổ do doanh nghiệp nắm giữ, nên người lao động hay gặp khó trong vấn đề này. Nhưng đừng lo, Cơ quan Bảo hiểm đã phát triển hệ thống website, cho phép tra cứu mã số bảo hiểm xã hội. AZTAX đã thông tin rất kỹ cách thức thực hiện, bạn có thể bấm vào link để hiểu hơn.
5. Làm thế nào để được cấp lại sổ trong trường hợp mất sổ Bảo hiểm?
Theo quy định mới nhất tại Quyết định 595/QĐ-BHXH thì người lao động có thể làm lại sổ Bảo hiểm Xã hội nếu thực hiện đúng các thủ tục tại cơ quan Bảo hiểm. Việc cấp lại sổ sẽ khá mất thời gian do Bảo hiểm Xã hội cần khôi phục lại thông tin ghi trên sổ của người lao động. Những thông tin này được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của Cơ quan.
Cụ thể hơn, người lao động cần điền tờ khai theo mẫu TK1-TS và nộp trực tiếp đến Cơ quan Bảo hiểm Xã hội hoặc gián tiếp thông qua người sử dụng lao động. Sau khi đã nhận đầy đủ hồ sơ, Bảo hiểm Xã hội sẽ tiến hành xác nhận và cấp lại sổ trong khoảng thời gian từ 10 – 45 ngày.
6. Gộp sổ Bảo hiểm Xã hội
Theo quy định, mỗi lao động chỉ được cấp 1 sổ Bảo hiểm. Tuy nhiên nếu rơi vào trường hợp có nhiều sổ, người lao động cần làm công tác gộp sổ để đảm bảo quyền lợi.
Một vài trường hợp người lao động có nhiều hơn 1 sổ Bảo hiểm:
- Người lao động thay đổi công việc nhưng không thông báo đơn vị mới là đã tham gia bảo hiểm trước đó.
- Doanh nghiệp vỡ nợ, phá sản, không trao trả sổ bảo hiểm cũ.
- Người lao động làm việc tại các đơn vị khác nhau, có nhiều hơn 1 hợp đồng lao động và không thông báo cho cơ quan về việc đã đóng bảo hiểm.
- …
Nếu rơi vào một trong số những trường hợp trên, người lao động cần thực hiện công tác gộp sổ để đảm bảo quyền lợi.
Chiếu theo Khoản 3 Điều 43 của Quyết định 595/QĐ-BHXH, nếu người lao động có nhiều hơn một số Bảo hiểm Xã hội mà thời gian đóng trùng nhau thì khi tiến hành gộp, Cơ quan Bảo hiểm sẽ hoàn trả cho người lao động và đơn vị số tiền đã đóng chênh lệch, không bao gồm lãi.
7. Chốt sổ Bảo hiểm Xã hội
Việc chốt sổ Bảo hiểm Xã hội diễn ra khi doanh nghiệp kết thúc hợp đồng với người lao động. Lúc này, trách nhiệm của đơn vị là phải xác nhận lại số tiền đã đóng bảo hiểm vào các quỹ trong suốt thời gian người lao động làm việc tại công ty. Đây là việc làm bắt buộc đối với doanh nghiệp. Nếu không thực hiện, người lao động có quyền nhờ cơ quan chức năng can thiệp, giải quyết, đồng thời phạt hành chính doanh nghiệp.
Như vậy, sổ Bảo hiểm Xã hội có vai trò quan trọng như bài viết đã trình bày. Đồng thời những vấn đề xoay quanh nó cũng được AZTAX giải đáp. Hy vọng bạn đã hiểu hơn về Bảo hiểm Xã hội nhờ những thông tin AZTAX vừa chia sẻ. Nếu gặp bất cứ khó khăn nào về vấn đề Bảo hiểm, đừng ngần ngại liên hệ AZTAX để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp nhất. AZTAX rất hân hạnh được đồng hành cùng bạn!
