Hóa Đơn Điện Tử Là Gì ? Ưu Điểm Của Hóa Đơn Điện Tử So Với Hóa Đơn Giấy ?

1. Hóa đơn điện tử là gì

Hóa đơn điện tử là văn bản lưu trữ lại những dữ liệu về mua bán hàng hóa – dịch vụ được khởi tạo, quản lý bằng phương tiện điện tử. Ở một số trường hợp như khi vận chuyển hàng hóa và được thanh tra yêu cầu kiểm tra thì hóa đơn điện tử có thể được chuyển đổi thanh hóa đơn giấy.

Tại Việt Nam có 3 hình thức hóa đơn hiện hành: hóa đơn giấy tự in, hóa đơn giấy đặt in và hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, do những bất cập về thao tác quản lý, bảo mật nên Bộ Tài Chính đã đưa ra Nghị định từ 1/1/2018 sẽ bắt buộc lên đến 60% Doanh Nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử.

Cùng tìm hiểu sâu hơn về những đặc điểm của hóa đơn điện tử.

2. Hóa đơn điện tử được áp dụng cho những loại hóa đơn nào?

Hóa đơn điện tử được áp dụng cho những loại sau:

• Hóa đơn Giá trị gia tăng (Hóa đơn đỏ) cung cấp hàng hóa – dịch vụ, tiền điện, nước, Internet …
• Hóa đơn Xuất khẩu
• Những loại tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu viện phí,…
• Phiếu thu cước vận chuyển, thu phí dịch vụ ngân hàng, ….

3. Những điểm đáng lưu ý về hóa đơn điện tử

Sau đây là một số đặc điểm khác nhau cơ bản giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy:

• Không còn liên hóa đơn: cả Bên Bán, Bên Mua và Cơ quan Thuế đều khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.
• Hóa đơn giấy đã được xử lý, truyền, lưu trữ bằng phương tiện điện tử thì KHÔNG phải là hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn điện tử được sử dụng song ngữ ( cả tiếng việt và tiếng ngoài). Chữ nước ngoài phải được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
• Nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ nhiều thì phải có bảng kê kèm theo hóa đơn giấy. Nhưng đối với Hóa đơn điện tử thì vấn đề này trở nên rất đơn giản: 1 số hóa đơn có thể có rất nhiều trang – miễn là mỗi file đều có mã xác thực của Cơ quan Thuế và chữ ký số Doanh Nghiệp là đảm bảo được tính pháp lý.

Hiểu rõ về những đặc điểm của hóa đơn điện tử, vậy chúng ta sẽ đặt ra câu hỏi rằng hóa đơn điện tử có ưu điểm gì mà Bộ Tài Chính lại bắt buộc Doanh Nghiệp phải áp dụng thay thế.

4. Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy

• Giảm chi phí in ấn, chuyển phát:

Hóa đơn điện tử có mã xác thực của Cơ quan Thuế được đề xuất mức giá 300đ/hóa đơn. Nếu so với mức giá khoảng 6.000đ/hóa đơn (tự đặt in chứ không mua tại Chi cục Thuế – đa phần DN không mua tại Chi cục do chất lượng giấy xấu) thì chi phí được giảm đi rất đáng kể.

• Tối ưu chi phí lưu trữ, bảo quản:

Không còn phải mở kho lưu trữ đúng tiểu chuẩn (thiết bị, PCCC,…)

Không cần thuê thêm nhân sự lưu trữ, thanh lọc hóa đơn hết niên hạn,…

Giảm thiểu chi phí phát sinh

Giảm rủi ro mất hóa đơn (giảm tiền phạt mất hóa đơn – thường bị phạt rất nặng). Từ đó cũng không tốn thêm chi phí giải trình mất hóa đơn.

• Hỗ trợ Doanh Nghiệp quản lý hóa đơn hiệu quả, khoa học hơn.

Bộ Tài Chính đang triển khai kế hoạch đến 2020 sẽ có 80% Doanh Nghiệp sử dụng HĐĐT. Và kế hoạch này sẽ bắt đầu từ ngày 1/1/2018, rất nhiều Doanh Nghiệp sẽ phải thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang HĐĐT. Do đó, Quý Doanh Nghiệp hãy đón đọc những thông tin mới nhất để không gặp phải quá nhiều khó khăn trong công tác kế toán.