Hiện nay, Bảo hiểm Xã hội Việt Nam đã sử dụng các biện pháp thắt chặt những hoạt động liên quan đến công tác bảo hiểm, kê khai bảng lương,…Điều này làm cho rất nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng khó khăn trong công tác giải trình bảo hiểm xã hội cho công ty. Nhằm tránh trường hợp bị thanh tra phạt và truy thu, AZTAX sẽ cung cấp một số thông tin cần thiết cho quý doanh nghiệp.
1. Thanh tra bảo hiểm xã hội được hiểu như thế nào?
Thanh tra bảo hiểm xã hội được hiểu như hoạt động kiểm tra, rà soát, đánh giá và xử lý sai phạm, thực hiện nghiêm chỉnh các quy định pháp luật dưới sự kiểm soát của cơ quan chức năng có thẩm quyền đối với một tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân.
2. Những trường hợp doanh nghiệp sẽ bị giải trình bảo hiểm xã hội
Một vài trường hợp bị kiểm tra và buộc phải giải trình bảo hiểm xã hội với thanh tra như sau:
- Doanh nghiệp quyết toán thuế;
- Doanh nghiệp nợ đọng tiền đóng Bảo hiểm Xã hội;
- Doanh nghiệp mắc lỗi về việc đăng ký thang bảng lương;
- Doanh nghiệp không chốt sổ bảo hiểm cho người lao động và bị người lao động kiện;
- Doanh nghiệp bị nghi ngờ kê khai, làm giả hồ sơ nhằm mục đích trục lợi bảo hiểm;
- Chậm trễ trong việc báo tăng, báo giảm lao động;
- Doanh nghiệp chuẩn bị thanh toán tiền hưởng trợ cấp bảo hiểm như trợ cấp thai sản, trợ cấp ốm đau.
Xem thêm: Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu.
3. Tóm tắt quá trình làm việc với thanh tra
Khi doanh nghiệp nhận được thông báo bị thanh tra bảo hiểm xuống kiểm tra.
Bước 1: Doanh nghiệp sẽ tiến hành chuẩn bị hồ sơ trong thủ tục:
+ Báo tăng, báo giảm lao động;
+ Đăng ký thang bảng lương;
+ Kiểm tra hợp đồng lao động;
+ Hồ sơ về quá trình tham gia bảo hiểm của đơn vị theo đúng quy định;
+ Thanh toán các khoản trợ cấp thai sản, ốm đau.
Bước 2: Cán bộ thanh tra sẽ rà soát, kiểm tra hồ sơ
Thanh tra cần xác định kiểm tra, rà soát về việc tham gia bảo hiểm của công ty và sẽ tiến hành lập, gửi công văn đính kèm hồ sơ cần chuẩn bị cho doanh nghiệp.
Bước 3: Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những hồ sơ theo yêu cầu.
Bước 4: Doanh nghiệp làm việc với cơ quan bảo hiểm và bên phía cơ quan bảo hiểm sẽ kiểm tra hồ sơ.
Nếu các báo cáo trùng khớp, hồ sơ được duyệt thì doanh nghiệp không cần phải giải trình bảo hiểm xã hội với thanh tra (xem thêm chi tiết: Mẫu công văn giải trình bảo hiểm xã hội )
Bước 5: Cơ quan bảo hiểm sẽ kiểm duyệt hồ sơ và trả lại kết quả cho doanh nghiệp.
4. Nội dung thanh tra kiểm tra
Trên thực tế hiện nay, nội dung kiểm tra của thanh tra bảo hiểm xã hội đối với mỗi doanh nghiệp thường khác nhau vì vậy mỗi quy trình thanh tra còn phải phụ thuộc vào những yếu tố xung quanh doanh nghiệp.
Dựa vào đó cán bộ sẽ đưa ra cách kiểm tra và quy trình khác nhau. Bằng những kinh nghiệm đã có trong việc giải trình bảo hiểm xã hội AZTAX sẽ chia sẻ một số nội dung kiểm tra thông thường của thanh tra bảo hiểm xã hội hiện nay:
- Cho thực hiện các công tác rà soát, kiểm tra việc chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật và các quy định của Bảo hiểm Xã hội đối với các đối tượng công nhân viên chức, lao động theo hợp đồng thuộc hệ thống Bảo hiểm Xã hội Việt Nam;
- Kiểm tra, rà soát việc thực hiện so sánh hồ sơ lao động, nội dung hợp đồng lao động, hệ thống bảng lương, lương thực tế và bản công so với báo cáo khai báo đã trùng khớp hay không và nếu không thì bắt buộc doanh nghiệp phải giải trình vì sao không trùng khớp với thanh tra;
- Cán bộ Thanh tra sẽ yêu cầu doanh nghiệp cung cấp và cho kiểm tra, rà soát các hồ sơ có liên quan khác (các nội dung khác theo yêu cầu của người có thẩm quyền đưa ra quyết định thanh tra, kiểm tra).
Lưu ý với một vài trường hợp:
Doanh nghiệp sử dụng dưới 10 lao động
- Không phải đăng ký nội quy lao động nhưng phải lập bảng nội quy để đặt tại công ty;
- Được miễn thủ tục gửi thang lương bảng lương nhưng phải lập hệ thống thang bảng lương và lưu trữ tại công ty;
- Được miễn tổ chức hội nghị người lao động;
- Được miễn ban hành quy chế tại nơi làm việc bằng văn bản;
- Được áp dụng thủ tục thuế và kế toán đơn giản;
- Được bố trí phụ trách kế toán mà không bắt buộc phải có kế toán trưởng;
5. Hồ sơ giải trình bảo hiểm xã hội
AZTAX sẽ tóm tắt những giấy tờ cần chuẩn bị như sau:
- Hợp đồng lao động, Sơ yếu lý lịch của người lao động đang làm việc tại công ty;
- Hệ thống bảng lương;
- Bảng chấm công, bảng thanh toán lương;
- Đăng ký thang bảng lương, đăng ký sử dụng lao động với phòng Lao động Thương Binh và Xã hội;
- Quyết toán thuế thu nhập cá nhân của doanh nghiệp.
- Bản photo sổ Bảo hiểm Xã hội của người lao động;
- Khai trình sử dụng lao động;
- Danh sách trả lương;
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động;
- Hồ sơ đăng ký tham gia đóng và đã đóng Bảo hiểm Xã hội;
- Quyết định của doanh nghiệp đối với người lao động.
Bạn có thể tham khảo thêm: Công văn giải trình bảo hiểm xã hội.
6. Một vài lưu ý về chuẩn bị giấy tờ khi có cơ quan xuống kiểm tra
Hồ sơ lao động
- Bắt buộc phải được ghi chép đầy đủ và các nội dung đã được xác nhận giữa hai bên. Chữ ký trên bản hợp đồng phải trùng khớp với chữ ký trên bảng thanh toán lương và trên sơ yếu lý lịch;
- Đối với lao động thời vụ thì hợp đồng phải tính chẵn tháng;
- Hợp đồng lao động thời hạn 3 tháng nếu không tham gia đóng bảo hiểm thì phải có thẻ bảo hiểm còn giá trị sử dụng.
Bảng chấm công và bảng thanh toán lương
- Thời gian chấm công và tính lương bắt buộc phải khớp với thời gian ghi trong hợp đồng;
- Danh sách thanh toán kèm ủy nhiệm chi (dành cho doanh nghiệp thanh toán bằng chuyển khoản).
Đăng ký sử dụng lao động
Địa điểm nộp hồ sơ tại phòng Lao động Thương binh và Xã hội.
Các hồ sơ đi kèm
- Công văn khai trình lao động;
- Danh sách đăng ký sử dụng lao động;
- Hợp đồng lao động (làm theo mẫu).
7. Dịch vụ giải trình bảo hiểm xã hội
Bài viết trên đã cung cấp những thông tin cần thiết giúp quý doanh nghiệp nắm được phần nào những yêu cầu của cơ quan chức năng. Tuy nhiên, nếu bên phía doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và các giấy tờ liên quan có sai sót thì sẽ bị xử lý và chịu mức phạt theo quy định.
Vậy nên để tránh trường hợp trên AZTAX khuyên quý công ty nên sử dụng dịch vụ giải trình bảo hiểm xã hội của công ty chúng tôi. Liên hệ ngay theo thông tin dưới đây để được hỗ trợ tư vấn miễn phí về gói dịch vụ. AZTAX – Sự khởi đầu vững chắc cho hành trình khởi nghiệp.
