Có nhiều cá nhân và người lao động quan tâm liệu họ có được hoàn lại khoản thuế TNCN từ tiền lương, tiền công hàng tháng đã bị trừ hay không. Họ cần thông tin cụ thể về khái niệm, thời hạn và quy trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân online. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp các thông tin cần thiết đó.
1. Quyết toán thuế TNCN là gì?
Quyết toán thuế TNCN là quá trình mà cá nhân hoặc tổ chức (người nộp thuế) thực hiện để kê khai số thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đã nộp trong một năm và tính toán số tiền thuế thực tế phải nộp với cơ quan thuế. Mục đích chính của quyết toán này là xác định số tiền thuế TNCN thực sự phải nộp, và từ đó thực hiện các bước như sau:
- Nộp thêm thuế nếu số thuế đã nộp tạm thời ít hơn số thuế thực tế cần nộp.
- Hoàn lại thuế nếu số thuế đã nộp tạm thời nhiều hơn số thuế thực tế cần nộp.
- Sử dụng số thuế thặng dư cho kỳ kế tiếp nếu số thuế đã nộp tạm thời nhiều hơn số thuế thực tế cần nộp (nếu người nộp thuế không yêu cầu hoàn lại).
Quyết toán thuế TNCN là bước không thể bỏ qua vì nó giúp hạn chế rủi ro pháp lý và tài chính. Việc này đảm bảo tuân thủ luật pháp thuế và tránh bị xử phạt từ cơ quan thuế.
Đồng thời, quyết toán giúp cá nhân hoặc tổ chức xác định số tiền thuế thực tế phải nộp, tránh tình trạng nộp thiếu hoặc nhiều so với yêu cầu. Đối với những người nộp thuế, quyết toán cũng tạo điều kiện để họ có thể được hoàn trả số tiền thuế đã nộp thừa, giúp tối ưu hóa tài chính cá nhân và tổ chức.
Ngoài ra, việc thực hiện quyết toán thuế TNCN đúng thời hạn cũng đảm bảo quyền lợi và tiện ích của người nộp thuế trong quá trình thanh toán và quản lý tài chính cá nhân, tổ chức.
2. Đối tượng phải quyết toán thuế TNCN
Dựa trên Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn 883/TCT-DNNCN, đối tượng phải thực hiện quyết toán thuế TNCN bao gồm tổ chức và cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công cho người lao động; cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và ủy quyền tổ chức, cá nhân khác quyết toán thuế TNCN; cũng như cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và tự trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.
Tuy nhiên, có những trường hợp được miễn quyết toán thuế, cụ thể bao gồm:
| ĐỐI VỚI CÁ NHÂN | ĐỐI VỚI TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRẢ THU NHẬP |
| Khi số tiền thuế TNCN phải nộp sau quyết toán hàng năm từ 50.000 đồng trở xuống. | Khi không phát sinh thu nhập trong năm. |
| Khi số thuế TNCN phải nộp ít hơn số thuế đã tạm nộp mà không yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ kê khai thuế tiếp theo. | Khi tạm ngừng hoạt động kinh doanh trọn năm dương lịch. |
| Khi cá nhân có thu nhập từ tiền công, tiền lương từ hợp đồng làm việc từ 3 tháng trở lên, đồng thời thu nhập vãng lai ở nơi khác không vượt quá 10 triệu đồng/tháng và đã được khấu trừ thuế TNCN 10% mà không yêu cầu quyết toán. | |
| Khi cá nhân được người sử dụng lao động mua các loại bảo hiểm không bắt buộc và đã được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân 10% trên khoản phí bảo hiểm tương ứng. |
3. Thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân là thời điểm cuối cùng mà cá nhân hoặc tổ chức phải nộp hồ sơ và thanh toán thuế TNCN cho thu nhập cá nhân. Tuân thủ thời hạn này là rất quan trọng để tránh phạt và đảm bảo tính minh bạch tài chính.
Thời hạn quyết toán thuế TNCN được quy định trong Điều 44 của Luật Quản lý thuế 2019 như sau:
Đối với tổ chức trả thu nhập:
Điều 44. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế
…
2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:
a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;
Đối với cá nhân tự quyết toán Thuế TNCN:
Điều 44. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế
…
2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:
…
b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;
c) Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.
Thời hạn quyết toán thuế TNCN năm 2023 cho cá nhân tự quyết toán là ngày 30/4/2024. Tuy nhiên, vì ngày này trùng với kỳ nghỉ Lễ, thời gian quyết toán sẽ được dời sang ngày làm việc đầu tiên sau kỳ nghỉ. Trong trường hợp cá nhân có hoàn thuế TNCN nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán theo quy định, không bị phạt đối với vi phạm hành chính theo Khoản 4 Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC.
4. Hướng dẫn thủ tục quyết toán thuế TNCN Online
Bước 1: Truy cập vào hệ thống Thuế điện tử của Tổng cục Thuế và đăng nhập
Bước 2: Đăng nhập bằng cách nhập thông tin mã số thuế, nhập mã kiểm tra để đăng nhập
Bước 3: Chọn “Quyết toán thuế” và chọn “Kê khai thuế trực tuyến”
Bước 4: Điền nội dung kê khai trực tuyến
| Tên người nộp thuế: | điền họ tên của người tự quyết toán |
| Địa chỉ liên hệ: | Nhập địa chỉ thường trú hoặc tạm trú |
| Điện thoại liên lạc: | điền số điện thoại của người tự quyết toán |
| Địa chỉ email: | điền email của cá nhân tự quyết toán |
| Chọn tờ khai: | 02/QTT-TNCN-Tờ khai quyết toán thuế TNCN(TT92/2015) |
| Chọn cơ quan quyết toán thuế: | Tùy theo trường hợp của người nộp thuế mà tích chọn phù hợp.Ví dụ ở hình nêu trên minh họa cho trường hợp có thu nhập tại 2 nơi (đã thay đổi nơi làm việc) và đã khấu trừ thuế tại nguồn. Khi nhập mã số thuế của đơn vị thực hiện khấu trù thuế tại thời điểm đang thực hiện quyết toán thuế thì hệ thống tự động nhân diện cơ quan quyết toán thuế. |
| Loại tờ khai: | Tờ khai chính thức |
| Năm quyết toán: | 2023 |
Bước 5: Chọn “Tiếp tục” để Khai tờ khai quyết toán thuế
| [01] đến [06]: | Hệ thống tự động nhật |
| [07] đến [08]: | Chọn tỉnh, thành phố ở mục 08 trước, sau đó chọn quận huyện ở mục 07 (Địa chỉ thường trú) |
| [09]: | Điền số điện thoại của NNT: (Bắt buộc điền) |
| [10]: | Fax: Không bắt buộc |
| [11]: | Điền địa chỉ email của NNT vào. (Bắt buộc điền) |
| [12]: | Số tài khoản ngân hàng (nếu có). Không bắt buộc |
| [12a]: | Mở tại: Ngân hàng mở tại đâu thì chọn vào đó. |
| [13] đến [21]: | Thông tin đại lý thuế nếu không có thì bỏ qua. |
| [22]: | Tổng thu nhập chịu thuế (TNCT) trong kỳ: |
| [23]: | Tổng TNCT phát sinh tại Việt Nam: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công phát sinh tại Việt Nam; bao gồm cả thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công do làm việc trong khu kinh tế và thu nhập chịu thuế được miễn theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có).
Thu nhập phát sinh ở đâu thì người lao động yêu cầu bên cơ quan/đơn vị đã trả thu nhập cần xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mình. Người lao động cần lấy thông tin về thu nhập trên các chứng từ đó nhập vào tờ khai. Ví dụ: Trong năm 2020, Anh A làm công ty X từ tháng 1 đến tháng 4 có tổng thu nhập chịu thuế theo chứng từ là 100 triệu, làm công ty Y từ tháng 5 đến tháng 12 có tổng thu nhập chịu thuế theo chứng từ là 150 triệu, vậy chỉ tiêu số 23, anh A sẽ nhập 250.000.000 triệu đồng. |
| [24]: | Tổng TNCT làm căn cứ tính giảm thuế: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác có tính chất tiền lương tiền công mà cá nhân nhận được do làm việc trong khu kinh tế; không bao gồm thu nhập được miễn giảm theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có) (Không có thì không điền). |
| [25]: | Tổng TNCT được miễn giảm theo Hiệp Định: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công mà cá nhân nhận được thuộc diện miễn thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có) (Không có thì không điền). |
| [26]: | Tổng TNCT phát sinh ngoài Việt Nam: là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công phát sinh ngoài Việt Nam (Không có thì không điền). |
| [27]: | Số người phụ thuộc: Tự động tính khi được kê khai Trường hợp có người phụ thuộc thì để kê khai người phụ thuộc thì bạn kéo xuống cuối trang, chọn “02-1/BK-QTT-TNCN” để kê khai: |
Sau khi chọn “02-1/BK-QTT-TNCN” hệ thống chuyển giao diện để bạn kê khai người phụ thuộc, khai xong người phụ thuộc bạn chọn “Tờ khai” dể quy về giao diện tờ khai tiếp tục khai.
| 28]: | Các khoản giảm trừ: Hệ thống tự động tính |
| [29]: | Giảm trừ cho bản thân cá nhân: Hệ thống tự động tính |
| [30]: | Cho những người phụ thuộc được giảm trừ: Hệ thống tự động tính. |
| [31]: | Từ thiện, nhân đạo, khuyến học: là các khoản chi đóng góp vào các tổ chức, cơ sở chăm sóc, nuôi dưỡng trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn; người tàn tật; người già không nơi nương tựa; các khoản chi đóng góp vào các quỹ từ thiện; quỹ nhân đạo; quỹ khuyến học được thành lập và hoạt động theo quy định của cơ quan nhà nước (Không có thì không điền) |
| [32]: | Các khoản đóng bảo hiểm được trừ: là các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; bảo hiểm thất nghiệp; bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc. |
| [33]: | Khoản đóng quỹ hưu trí tự nguyện được trừ: là tổng các khoản đóng vào Quỹ hưu trí tự nguyện theo thực tế phát sinh tối đa không vượt quá ba (03) triệu đồng/tháng (Không có thì không điền). |
| [34]: | Tổng thu nhập tính thuế: Hệ thống tự động tính. |
| [35]: | Tổng số thuế TNCN phát sinh trong kỳ: Hệ thống tự động tính. |
| [36]: | Tổng số thuế đã tạm nộp, đã khấu trừ, đã nộp trong kỳ: Hệ thống tự động tính. |
| [37]: | Đã khấu trừ: Là tổng số thuế mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ từ tiền lương; tiền công của cá nhân theo thuế suất Biểu thuế lũy tiến từng phần trong kỳ và tổng số thuế mà tổ chức; cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ theo thuế suất 10% trong kỳ; căn cứ vào chứng từ khấu trừ thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập. |
| [38]: | Đã tạm nộp: Là số thuế cá nhân trực tiếp kê khai và đã tạm nộp tại Việt Nam; căn cứ vào chứng từ nộp thuế vào ngân sách nhà nước. |
| [39]: | Đã nộp ở nước ngoài được giảm trừ (nếu có): là số thuế đã nộp ở nước ngoài được xác định tối đa bằng số thuế phải nộp tương ứng; với tỷ lệ thu nhập nhận được từ nước ngoài so với tổng thu nhập nhưng không vượt quá số thuế là [35] x {[26]/([22] –[25])}x 100%. |
| [40]: | Đã khấu trừ hoặc tạm nộp trùng do quyết toán vắt năm: là số thuế đã khấu trừ; đã nộp thực tế phát sinh trên chứng từ đã kê khai trên Tờ khai quyết toán thuế năm trước. |
| [41]: | Tổng số thuế TNCN được giảm trong kỳ: Hệ thống tự động tính. |
| [42]: | Tổng số thuế TNCN được giảm do làm việc trong khu kinh tế: Hệ thống tự động tính. |
| [43]: | Tổng số thuế TNCN được giảm khác: là số thuế được giảm do đã tính ở kỳ tính thuế trước. |
| [44]: | Tổng số thuế còn phải nộp trong kỳ , [44]=[35]-[36]-[41] >= 0: Hệ thống tự động tính. |
| [45]: | Tổng số thuế nộp thừa trong kỳ , [45] = [35]-[36]-[41] < 0: Tự động tính |
| [46]: | Tổng số thuế đề nghị hoàn trả, [46]=[47]+[48]: Hệ thống tự động tính. |
| [47]: | Số thuế hoàn trả vào tài khoản người nộp thuế: cá nhân có số thuế nộp thừa nếu muốn đề nghị hoàn trả thì phải nhập vào ô này, nếu không đề nghị hoàn trả thì không nhập. |
| [48]: | Số thuế bù trừ cho khoản phải nộp Ngân sách nhà nước khác: cá nhân có số thuế nộp thừa và đề nghị bù trừ cho các khoản phải nộp Ngân sách nhà nước khác (bao gồm khoản nợ ngân sách, khoản phát sinh phải nộp của các loại thuế khác như giá trị gia tăng, môn bài, tiêu thụ đặc biệt…) thì ghi vào chỉ tiêu này. |
| [49]: | Tổng số thuế bù trừ cho các phát sinh của kỳ sau, [49]=[45]-[46]: Hệ thống tự động tính. |
Sau khi điền xong thì Chọn “Hoàn thành kê khai”.
Bước 6: Chọn “Kết xuất XML” như ảnh dưới đây
Bước 7: Chọn “Nộp tờ khai”, nhập mã kiểm tra để xác thực nộp tờ khai và chọn “Tiếp tục”
Bước 8: In tờ khai
Sau khi bạn chọn “Kết xuất XML”, hệ thống sẽ gửi về một file tờ khai theo định dạng XML. Để mở và xem nội dung của file này, bạn cần cài đặt phần mềm iTax Viewer.
Sau khi mở file, bạn có thể in và ký tên vào tờ khai để hoàn thành quy trình quyết toán thuế.
Bước 9: Nộp chứng từ khấu trừ thuế TNCN và tờ khai quyết toán thuế TNCN tại bộ phận 1 cửa
Người nộp thuế đem theo:
- CMND/CCCD
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN vừa in có chữ ký
Đến bộ phận một cửa của Cơ quan Thuế đã nộp tờ khai online để hoàn tất thủ tục.
5. Một số thắc mắc khi quyết toán thuế TNCN
5.1 Không thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân có sao không?
Không thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân có thể gây hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP và khoản 5 Điều 5 Nghị định này, việc này sẽ bị xử phạt hành chính. Mức phạt phụ thuộc vào thời gian chậm nộp và được quy định cụ thể. Các hình thức phạt có thể là cảnh cáo hoặc tiền phạt:
- Với mức từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với cá nhân
- Với mức từ 4.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với tổ chức
Việc tuân thủ quy định về quyết toán thuế là cần thiết để tránh rủi ro và đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế.
5.2 Khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN?
Theo tiết d.3, điểm d, khoản 6 của Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cá nhân có thu nhập từ tiền công, tiền lương phải tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân trong các trường hợp sau:
- Khi cá nhân phải nộp thêm thuế hoặc nộp thừa thuế và có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ kê khai thuế tiếp theo, trừ khi có quy định khác của pháp luật.
- Khi cá nhân có mặt tại Việt Nam tính trong năm dương lịch đầu tiên dưới 183 ngày, nhưng tính trong 12 tháng liên tục từ 183 ngày trở lên, thì từ ngày thứ 183 trở đi được tính là có mặt tại Việt Nam.
- Khi người nước ngoài kết thúc hợp đồng lao động tại Việt Nam, họ phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân trước khi xuất cảnh.
- Khi cá nhân có thu nhập từ tiền công, tiền lương thuộc diện được xét giảm thuế do thiên tai, hoả hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo gây ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế.
5.3 Cá nhân có thu nhập 2 nơi thì quyết toán thuế TNCN như thế nào?
Dựa trên Công văn số 13762/CTIN-HKDCN, cá nhân có thu nhập từ 2 nơi trở lên phải thực hiện quyết toán thuế như sau:
- Tổ chức trả thu nhập phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người lao động có ủy quyền, dù có khấu trừ thuế hay không.
- Cá nhân có thu nhập từ tiền công, tiền lương và hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, cùng với thu nhập vãng lai bình quân không quá 10 triệu đồng/tháng, đã khấu trừ thuế 10%, thực hiện quyết toán theo các trường hợp sau:
-
- a. Trường hợp 1: Không có yêu cầu quyết toán thuế đối với thu nhập vãng lai, cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại tổ chức trả thu nhập.
- b. Trường hợp 2: Có yêu cầu quyết toán thuế đối với thu nhập vãng lai, cá nhân phải trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế.
- Cá nhân có thu nhập từ tiền công, tiền lương, hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và thu nhập vãng lai nhưng chưa khấu trừ thuế, phải tự đi quyết toán thuế TNCN.
5.4 Quyết toán thuế TNCN bao lâu thì nhận được tiền?
Thời gian nhận được tiền sau khi quyết toán thuế TNCN được quy định dựa trên Luật Quản lý thuế 2019 như sau:
- Trong trường hợp hoàn thuế trước: Cơ quan quản lý thuế sẽ thông báo chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết trong vòng 6 ngày làm việc kể từ ngày thông báo.
- Trong trường hợp kiểm tra trước hoàn thuế: Thời hạn giải quyết là 40 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan quản lý thuế chấp nhận hồ sơ và thông báo bằng văn bản.
Sau khi quyết toán, thời gian nhận được tiền sẽ phụ thuộc vào quá trình xử lý của cơ quan quản lý thuế, và có thể thay đổi tùy theo tình hình cụ thể và quy định của từng trường hợp.
Nếu bạn vẫn gặp bất kỳ khó khăn nào về quyết toán thuế thu nhập cá nhân, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ miễn phí. Chúng tôi sẵn lòng giúp đỡ bạn. Chúc các bạn thực hiện quyết toán thành công!
 |
CÔNG TY AZTAX CUNG CẤP GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN |
Fanpage: AZTAX - Giải pháp kế toán thuế |
Email: cs@aztax.com.vn |
Hotline: 0932.383.089 |
#AZTAX - Giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp |
